อธิบายระบบการจัดการเนื้อหา

CMS (ระบบจัดการเนื้อหา) เป็นซอฟต์แวร์หรือชุดของโปรแกรมที่เกี่ยวข้องซึ่งอำนวยความสะดวกในการสร้าง จัดระเบียบ เผยแพร่ และแก้ไขเนื้อหาดิจิทัล โดยทั่วไปจะใช้สำหรับการจัดการเนื้อหาเว็บ (WCM) และการจัดการเนื้อหาองค์กร (ECM)

ซอฟต์แวร์การจัดการเนื้อหาขององค์กรส่งเสริมการทำงานร่วมกันภายในพื้นที่ทำงานขององค์กรด้วยการรวมฟังก์ชันการเก็บรักษาบันทึก การจัดการสินทรัพย์ดิจิทัล และการจัดการเอกสาร และการให้การเข้าถึงตามบทบาทในสินทรัพย์ดิจิทัลของบริษัทสำหรับผู้ใช้ปลายทาง

ทั้ง WCM และ ECM มีสององค์ประกอบ: แอปพลิเคชันการจัดส่งเนื้อหา (CDA) และแอปพลิเคชันการจัดการเนื้อหา (CMA) CMA คือ GUI (ส่วนติดต่อผู้ใช้แบบกราฟิก) ที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถจัดการการสร้าง การลบ และการแก้ไขเนื้อหาจากเว็บไซต์โดยไม่จำเป็นต้องมีความรู้ด้าน HTML ส่วนหนึ่งของแอปพลิเคชันการจัดส่งเนื้อหา (CDA) ของ CMS ให้บริการส่วนหลังที่ช่วยในการจัดส่งและการจัดการเนื้อหาเมื่อมีการสร้างขึ้นในแอปพลิเคชันการจัดการเนื้อหา

คุณลักษณะของระบบจัดการเนื้อหา

คุณลักษณะต่างๆ แตกต่างกันไปตามข้อเสนอต่างๆ ของ CMS แต่ฟังก์ชันหลักรวมถึงการค้นหาและการดึงข้อมูล การทำดัชนี การควบคุมการแก้ไขและการเผยแพร่ และการจัดการรูปแบบ คุณลักษณะการดึงข้อมูลและการค้นหา และการจัดทำดัชนีที่ใช้งานง่าย จัดทำดัชนีข้อมูลทั้งหมดเพื่อให้เข้าถึงได้ง่ายผ่านฟังก์ชันการค้นหา และช่วยให้ผู้ใช้สามารถค้นหาตามคุณลักษณะต่างๆ เช่น คำหลัก วันที่ตีพิมพ์ หรือผู้แต่ง

สิ่งอำนวยความสะดวกในการจัดการรูปแบบแปลงเอกสารอิเล็กทรอนิกส์รุ่นเก่าและเอกสารกระดาษที่สแกนเป็นเอกสาร PDF หรือ HTML คุณสมบัติการแก้ไขช่วยให้สามารถแก้ไขและอัปเดตเนื้อหาได้หลังจากการเผยแพร่ครั้งแรก ฟังก์ชันการเผยแพร่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถใช้ชุดของแม่แบบหรือแม่แบบที่บริษัทอนุมัติ ตลอดจนวิซาร์ดและเครื่องมืออื่นๆ เพื่อสร้างหรือแก้ไขเนื้อหา

ประเภทของระบบจัดการเนื้อหา

ระบบจัดการเนื้อหาสามารถแบ่งออกเป็นสามประเภทใหญ่ๆ ได้แก่ Open Source CMS, Proprietary CMS และ SaaS (Software as a Service) CMS มาเรียนรู้เกี่ยวกับรายละเอียดเหล่านี้กัน

โอเพ่นซอร์ส CMS (OS CMS)

ระบบจัดการเนื้อหาโอเพ่นซอร์สที่ได้รับความนิยมอย่างสูงทำงานบน PHP (ภาษาสคริปต์ฝั่งเซิร์ฟเวอร์และเครื่องมืออันทรงพลังสำหรับการพัฒนาเว็บ) WordPress, Drupal และ Joomla เป็นตัวอย่างที่สำคัญ ทุกคนสามารถใช้ระบบจัดการเนื้อหาเหล่านี้เพื่อวัตถุประสงค์ใดก็ได้ และคุณไม่จำเป็นต้องซื้อใบอนุญาต นอกจากนี้ คุณไม่จำเป็นต้องได้รับอนุญาตเป็นพิเศษในการปรับแต่ง OS CMS OS CMS มีราคาถูกกว่าเนื่องจากไม่ต้องเซ็นสัญญา ไม่มีข้อผูกมัดระยะยาว ไม่มีค่าธรรมเนียมในการอัปเกรด และไม่มีค่าธรรมเนียมใบอนุญาต

มีปลั๊กอิน โมดูล และเครื่องมือเสริมฟรีมากมาย เพราะใครๆ ก็สามารถพัฒนาแอปพลิเคชัน OS ได้ ดังนั้น คุณไม่จำเป็นต้องเข้าหานักพัฒนาสำหรับสิ่งนี้ มีธีมหรือเทมเพลตฟรีมากมายสำหรับ Open Source CMS นอกจากนี้ การจัดอันดับสูงในเครื่องมือค้นหาเป็นเรื่องง่ายด้วยความช่วยเหลือจากเครื่องมือปลั๊กอินที่ใช้งานง่าย เนื่องจากเครื่องมือค้นหาชอบ OS CMS ตัวอย่างของ Open Source CMS ได้แก่ WordPress, Joomla, Drupal และอื่นๆ

CMS ที่เป็นกรรมสิทธิ์

องค์กรหลายแห่งขายใบอนุญาตเพื่อใช้ CMS ที่เป็นกรรมสิทธิ์ของตนเอง แอปพลิเคชันที่เป็นกรรมสิทธิ์ของคุณหมายความว่าคุณเป็นเจ้าของแอปพลิเคชันนั้นและผู้อื่นต้องซื้อใบอนุญาตจากคุณหรือต้องได้รับอนุญาตจากคุณจึงจะใช้งานได้ ในกรณีส่วนใหญ่ แม้ว่าจะมีใบอนุญาตแล้ว ผู้ถือใบอนุญาตก็ยังไม่สามารถเปลี่ยนแปลง CMS หรือทำซ้ำแอปพลิเคชันได้ เว้นแต่จะซื้อใบอนุญาตของนักพัฒนาซอฟต์แวร์

CMS ที่เป็นกรรมสิทธิ์ไม่กี่แห่งได้รับการออกแบบและสามารถทำงานได้นอกสภาพแวดล้อมของผู้สร้าง แต่คุณต้องเข้าใจว่า CMS ที่คุณเลือกใช้งานนั้นทำงานได้อย่างถูกต้องเนื่องจากระบบจัดการเนื้อหาที่เป็นกรรมสิทธิ์ส่วนใหญ่จะทำงานเมื่อไซต์ที่คุณพัฒนาด้วยนั้นโฮสต์โดยเจ้าของ CMS

ข้อเสียที่สำคัญสองประการของ CMS ที่เป็นกรรมสิทธิ์ ได้แก่ ค่าใช้จ่ายของใบอนุญาต และเนื่องจากบริษัทโฮสต์เว็บหลายแห่งไม่สนับสนุนระบบการจัดการเนื้อหาที่เป็นกรรมสิทธิ์ คุณจึงเหลือตัวเลือกที่จำกัดในการโฮสต์เว็บไซต์ของคุณ

เหตุผลที่เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมากไม่เลือกใช้ CMS ที่เป็นกรรมสิทธิ์คือการขาดความสามารถในการพกพา ตัวอย่างของ CMS ที่เป็นกรรมสิทธิ์ ได้แก่ Microsoft SharePoint, Kentico, Shopify และอื่นๆ

SaaS (ซอฟต์แวร์เป็นบริการ) CMS

โซลูชัน SaaS (Software as a Service) CMS มักจะรวมซอฟต์แวร์ WCM, เว็บโฮสติ้ง และการสนับสนุนด้านเทคนิค โซลูชันเสมือนจริงเหล่านี้ใช้รูปแบบการสมัครสมาชิกและโฮสต์ในระบบคลาวด์ โดยปกติจะเป็นแบบต่อไซต์หรือต่อผู้ใช้ ราคาโดยทั่วไปจะรวมพื้นที่จัดเก็บข้อมูลและเนื้อหาของคุณ จำนวนการถ่ายโอนข้อมูล และการสนับสนุนอย่างต่อเนื่อง ระบบจัดการเนื้อหาบนคลาวด์มีสองประเภท

• Cloud CMS บางส่วนตั้งอยู่บนเซิร์ฟเวอร์เว็บคลาวด์ของคุณเอง ให้ความยืดหยุ่นมากขึ้นเนื่องจากคุณสามารถเปลี่ยนฟังก์ชันการทำงานได้โดยแก้ไขซอร์สโค้ดหรือโมดูลเสริม
• Cloud CMS เต็มรูปแบบมาเป็นส่วนหนึ่งของบริการหรือแพ็คเกจ ระบบเหล่านี้เป็นระบบที่เป็นกรรมสิทธิ์ภายใต้การควบคุมของซัพพลายเออร์ ดังนั้นจึงเป็นไปไม่ได้เสมอไปที่จะปรับเปลี่ยนหรือปรับแต่งการทำงานให้ตรงกับความต้องการของคุณ

Cloud CMS ให้ประโยชน์หลักๆ เพียงเล็กน้อยแก่ธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง พวกเขารวมถึง:

• ค่าใช้จ่ายมักจะต่ำ – โดยทั่วไปแล้วค่าติดตั้งเล็กน้อยจะครอบคลุมการใช้งานขั้นพื้นฐาน
• ซัพพลายเออร์ SaaS จัดการเรื่องการบำรุงรักษา การอัปเกรด และปัญหาทางเทคนิค
• ซอฟต์แวร์สามารถเข้าถึงได้จากแล็ปท็อป คอมพิวเตอร์ หรืออุปกรณ์พกพาที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต
• คุณลักษณะและการอัปเกรดซอฟต์แวร์พร้อมใช้งานแบบเรียลไทม์
• แพ็คเกจปรับขนาดได้ง่าย - สามารถเพิ่มไซต์หรือผู้ใช้ได้มากขึ้นเมื่อความต้องการของคุณเปลี่ยนไป

การเลือกใช้ CMS

ก่อนที่บริษัทจะตัดสินใจลงทุนในระบบการจัดการเนื้อหา ไม่มีข้อจำกัดบางประการสำหรับปัจจัยที่ต้องพิจารณา ฟังก์ชันพื้นฐานสองฟังก์ชันที่ควรมองหาคือความสามารถในการค้นหาอัจฉริยะและอินเทอร์เฟซตัวแก้ไขที่ใช้งานง่าย อย่างไรก็ตาม การใช้ CMS ในบางบริษัทขึ้นอยู่กับข้อกำหนดบางประการ

ตัวอย่างเช่น พิจารณาการกระจายตัวและพื้นที่ทางภูมิศาสตร์ของบริษัท ผู้ดูแลระบบ CMS ควรทราบจำนวนผู้ที่จะใช้แอปพลิเคชัน ว่า CMS ต้องการการสนับสนุนหลายภาษาหรือไม่ และขนาดของทีมสนับสนุนที่จำเป็นสำหรับการดูแลการดำเนินงาน

การพิจารณาระดับการควบคุมทั้งผู้ใช้ปลายทางและผู้ดูแลระบบจะมีเมื่อใช้ CMS ก็มีความสำคัญเช่นกัน ควรพิจารณาความหลากหลายของรูปแบบข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้ภายในบริษัทด้วย เนื้อหาดิจิทัลทุกประเภทต้องได้รับการจัดทำดัชนีอย่างง่ายดาย

คุณต้องอย่าลืมพูดคุยกับทีมธุรกิจของคุณและคำนึงถึงข้อกำหนดและข้อเสนอแนะของพวกเขาด้วย ตัวอย่างเช่น ทีมไอทีของคุณอาจต้องการ CMS ที่เหมาะกับโครงสร้างพื้นฐานในปัจจุบัน ทีมขายของคุณอาจต้องการระบบการชำระเงินอิเล็กทรอนิกส์หรือการผสานรวม CRM ทีมการตลาดของคุณอาจมองหาความสามารถด้านการตลาดดิจิทัลหรือระบบอัตโนมัติ หากคุณวางแผนที่จะขายบริการหรือผลิตภัณฑ์จากเว็บไซต์ของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแพลตฟอร์มที่คุณเลือกนั้นเหมาะสมกับอีคอมเมิร์ซ

เป็นการดีที่จะจัดลำดับความสำคัญของความต้องการของระบบการจัดการเนื้อหาตามที่ระบุไว้ด้านล่าง

น่าจะมี – คุณลักษณะที่ดูเหมือนแต่ไม่เหมาะสมหรือจำเป็น ณ เวลานี้
อาจมี – คุณสมบัติที่คุณต้องการแต่ไม่สำคัญสำหรับประสิทธิภาพ
ควรมี – คุณสมบัติที่คุณเห็นว่าสำคัญพอๆ กันแต่ไม่สำคัญต่อเวลา
ต้องมี – คุณสมบัติที่สำคัญที่คุณขาดไม่ได้

มาดูประเด็นสำคัญที่ต้องพิจารณาในการเลือก CMS กัน

• สะดวกในการใช้.
• ระดับความรู้ด้านเทคนิคที่จำเป็นในการใช้ CMS อย่างมีประสิทธิภาพ
• ประเภทของแพลตฟอร์ม (คลาวด์ กรรมสิทธิ์ หรือโอเพ่นซอร์ส)
• ความสามารถในการปรับขนาด
• การตอบสนอง
• ความยืดหยุ่นในการออกแบบ
• ง่ายต่อการปรับใช้
• ระดับการสนับสนุน
• ความปลอดภัย.

คุณต้องพิจารณาสิทธิ์การใช้งานและงบประมาณในขณะที่เลือก CMS ทุกโครงการอาจแตกต่างกัน แต่ปัจจัยที่ครอบคลุมข้างต้นจะต้องช่วยให้คุณจำกัดตัวเลือกให้แคบลงเพื่อเลือกบางโครงการที่อาจตรงกับความต้องการเฉพาะทางธุรกิจของคุณ

ค้นหาซัพพลายเออร์ที่เหมาะสมของ CMS

กระบวนการค้นหาซัพพลายเออร์ที่เหมาะสมของ CMS นั้นคล้ายคลึงกับการเลือกซัพพลายเออร์ไอทีรายอื่น คุณต้องจัดการกับคนที่คุณสามารถสนับสนุนคุณและคนที่คุณไว้ใจได้ เพราะคุณทำงานร่วมกับบุคคลนี้ตลอดกระบวนการ คุณควรดูว่าซัพพลายเออร์ควรตอบสนองความต้องการทางธุรกิจทั้งหมดของคุณภายในงบประมาณที่คุณจัดสรร

ตัวอย่างของ CMS

ในส่วนนี้ ฉันกำลังแสดงรายชื่อระบบการจัดการเนื้อหายอดนิยมที่บริษัทส่วนใหญ่ใช้กันอย่างแพร่หลาย

เวิร์ดเพรส

WordPress เป็นแพลตฟอร์มบล็อก PHP และเป็น CMS ที่มีชื่อเสียงที่สุดสำหรับบล็อก เริ่มต้นจากการเป็นซอฟต์แวร์บล็อกที่เรียบง่าย แต่ได้พัฒนาเป็น CMS ที่ทำงานได้อย่างสมบูรณ์โดยใช้ปลั๊กอิน วิดเจ็ต และธีมหลายพันรายการ

ต้องขอบคุณวิซาร์ดการติดตั้งที่รวดเร็วและเอกสารประกอบที่ยอดเยี่ยม ทำให้มันเป็นแพลตฟอร์มที่ยอดเยี่ยมสำหรับผู้เริ่มต้น ข้อดีอีกอย่างของ CMS แบบโอเพ่นซอร์สนี้คือเวอร์ชันล่าสุดจะได้รับการอัปเดตอัตโนมัติด้วยคอร์และปลั๊กอินจากภายในแบ็กเอนด์โดยไม่จำเป็นต้องดาวน์โหลดไฟล์แม้แต่ไฟล์เดียว

มีโปรแกรมแก้ไขแบบ WYSIWYG สำหรับผู้ใช้ที่ไม่มีความรู้เกี่ยวกับ HTML หรือภาษามาร์กอัปอื่นๆ รูปแบบแบ็กเอนด์นั้นใช้งานง่ายและคล่องตัว เพื่อให้ผู้ใช้ใหม่สามารถไปยังส่วนการดูแลระบบได้อย่างง่ายดาย CMS นี้ยังมาพร้อมกับมัลติมีเดียในตัวและการรองรับการอัพโหลดรูปภาพ

ภาษาชุดรูปแบบสำหรับนักพัฒนานั้นตรงไปตรงมาและค่อนข้างเรียบง่าย และมีชุดรูปแบบและปลั๊กอินให้เลือกมากมาย นอกจากนี้ยังมีนักพัฒนา WordPress มากมายที่จะช่วยเหลือคุณในกรณีที่คุณต้องการความช่วยเหลือเกี่ยวกับการติดตั้งธีมเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพความเร็วของไซต์ WordPress ของคุณ

ดรูปาล

Drupal ถือเป็นระบบการเผยแพร่ชุมชน เป็นระบบการจัดการเนื้อหาที่ได้รับการปรับให้เหมาะสมเพื่อใช้เป็นสื่อทางสังคมบนอินเทอร์เน็ต เป็นระบบที่ใช้องค์ประกอบสำคัญของระบบการจัดการเนื้อหา อีคอมเมิร์ซ และแพลตฟอร์มบล็อก ฟอรัม และวิกิเพื่อสร้างโซลูชันโมดูลาร์แบบบูรณาการที่สามารถใช้สำหรับการสื่อสาร สิ่งพิมพ์ และอีคอมเมิร์ซ

Drupal เป็นระบบ Open Source CMS ที่สามารถใช้เพื่อขับเคลื่อนแอปพลิเคชันและเว็บไซต์จำนวนมากได้ฟรี มีคุณสมบัติเช่นการจัดการผู้ใช้ขั้นสูงและการจัดการเมนู ผู้ใช้สามารถใช้คุณสมบัติเหล่านี้เพื่อสร้างบล็อก เว็บไซต์ เพจเครือข่ายสังคม ฯลฯ ที่ซับซ้อนแต่เรียบง่าย

จูมล่า

Joomla เป็นระบบจัดการเนื้อหาแบบ Open Source ที่รู้จักกันดีและใช้กันอย่างแพร่หลาย คุณสามารถใช้ CMS นี้เพื่อตรวจสอบเนื้อหาทุกประเภทที่เผยแพร่บนเว็บไซต์ของคุณและควบคุมคุณภาพเนื้อหาเหล่านั้น คล้ายกับห้องสมุดที่จัดเก็บและตรวจสอบหนังสือ

Joomla สามารถใช้เพื่อสร้างและจัดการเนื้อหา เช่น รูปภาพ เพลง วิดีโอ ข้อความ เป็นต้น คุณไม่จำเป็นต้องมีความรู้ด้านการจัดการเนื้อหาหรือทักษะทางเทคนิคใดๆ เพื่อใช้ซอฟต์แวร์นี้ Joomla อยู่ระหว่าง Drupal ขั้นสูงและ WordPress ธรรมดาในแง่ของความซับซ้อน

CMS เบาะ

Cushy CMS เป็น CMS ประเภทอื่นโดยสิ้นเชิง แม้ว่าจะประกอบด้วยฟังก์ชันการทำงานทั้งหมดของ CMS ทั่วไป แต่ก็ไม่ได้ขึ้นอยู่กับภาษาใดภาษาหนึ่ง Cushy CMS เป็นโซลูชันโฮสต์และจะไม่มีการดาวน์โหลดหรือการอัปเกรดในอนาคตสำหรับซอฟต์แวร์นี้

ใช้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับ FTP และอัปโหลดเนื้อหาบนเซิร์ฟเวอร์ ซึ่งในทางกลับกัน ผู้ออกแบบหรือนักพัฒนาสามารถแก้ไขเค้าโครงและฟิลด์การโพสต์โดยการเปลี่ยนคลาสสไตล์ของสไตล์

Cushy CMS เป็นซอฟต์แวร์ฟรี แม้สำหรับการใช้งานระดับมืออาชีพ อย่างไรก็ตาม มีตัวเลือกในการอัปเกรดเป็นบัญชีโปรสำหรับการใช้โทนสีและโลโก้ของคุณเอง

พัลส์ CMS

Pulse CMS เป็นซอฟต์แวร์ที่เป็นกรรมสิทธิ์และออกแบบมาสำหรับเว็บไซต์ขนาดเล็ก CMS นี้ช่วยให้นักพัฒนาเว็บสามารถเพิ่มเนื้อหาลงในไซต์ที่มีอยู่และจัดการได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย ฐานข้อมูลไม่จำเป็นสำหรับซอฟต์แวร์นี้ มันใช้ Apache กับ PHP 5 และให้การสนับสนุนผู้ใช้สำหรับลูกค้าที่ชำระเงิน

TERMINALFOUR

Site Manager เป็นผลิตภัณฑ์หลักของ TERMINALFOUR นี่คือ CMS ที่เป็นกรรมสิทธิ์ซึ่งให้การสนับสนุนหลายแพลตฟอร์มอย่างมาก แม้ว่าใบอนุญาตในสถานที่จะมีราคาแพง แต่การอัปเดตก่อนหน้านี้ได้รับการตรวจสอบอย่างดีและสนับสนุนแพลตฟอร์มชุมชนผู้ใช้ที่กว้างขวางสำหรับความช่วยเหลือแบบ peer-to-peer และการแลกเปลี่ยนความคิดเห็น

แชร์

คอลเลกชันของเทคโนโลยีบนเว็บและคลาวด์ที่ทำให้การจัดการ แบ่งปัน และจัดเก็บข้อมูลดิจิทัลภายในบริษัทเป็นเรื่องง่าย

คำสุดท้าย

การเลือก CMS ที่เหมาะสมเป็นงานที่ซับซ้อน จำเป็นต้องมีการพิจารณาอย่างรอบคอบเกี่ยวกับความต้องการทางธุรกิจ การผสานรวม ความสามารถในการขยายขนาด ต้นทุน และคุณสมบัติต่างๆ ธุรกิจส่วนใหญ่เริ่มกระบวนการคัดเลือกโดยตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขามีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับธุรกิจของตน (ข้อกำหนดในปัจจุบันและอนาคตและแนวทางปฏิบัติในการจัดการเนื้อหา) พวกเขาจะต้องกำหนดข้อกำหนดที่ชัดเจนซึ่งระบบจัดการเนื้อหาควรปฏิบัติตามและตัดสินใจตั้งแต่ต้นว่า CMS ใดดีที่สุดสำหรับพวกเขา

ระบบจัดการเนื้อหาจำนวนมากนำเสนอส่วนประกอบพื้นฐานฟรี แต่มีค่าใช้จ่ายสำหรับเว็บโฮสติ้ง เทมเพลตคุณภาพสูง ชื่อโดเมนที่กำหนดเอง และคุณสมบัติอื่นๆ ดังนั้น ก่อนที่จะเลือก CMS คุณต้องตรวจสอบตัวเลือกหลายๆ ตัวเพื่อให้คุณสามารถเลือกตัวเลือกที่เหมาะกับความต้องการของคุณได้มากที่สุด