Wyjaśnienie systemów zarządzania treścią

CMS (Content Management System) to oprogramowanie lub zestaw powiązanych programów, które ułatwiają generowanie, organizowanie, publikowanie i edytowanie treści cyfrowych. Są one zwykle używane do zarządzania treścią internetową (WCM) i zarządzania treścią w przedsiębiorstwie (ECM).

Oprogramowanie do zarządzania treścią w przedsiębiorstwie promuje współpracę w obszarze roboczym organizacji, integrując funkcje przechowywania dokumentacji, zarządzania zasobami cyfrowymi i dokumentami oraz zapewniając użytkownikom końcowym dostęp do zasobów cyfrowych firmy w oparciu o role.

Zarówno WCM, jak i ECM składają się z dwóch komponentów: aplikacji do dostarczania treści (CDA) i aplikacji do zarządzania treścią (CMA). CMA to GUI (graficzny interfejs użytkownika), który umożliwia użytkownikom obsługę generowania, usuwania i modyfikowania treści ze strony internetowej bez konieczności znajomości języka HTML. Aplikacja dostarczania treści (CDA) część CMS oferuje usługi zaplecza, które pomagają w dostarczaniu treści i zarządzaniu nimi po ich wygenerowaniu w aplikacji do zarządzania treścią.

Cechy systemu zarządzania treścią

Funkcje różnią się w różnych ofertach CMS, ale podstawowe funkcje obejmują wyszukiwanie i pobieranie, indeksowanie, kontrolę wersji i publikowanie oraz zarządzanie formatami. Funkcje pobierania i wyszukiwania oraz intuicyjne indeksowanie indeksują całość danych w celu łatwego dostępu za pomocą funkcji wyszukiwania i umożliwiają użytkownikom wyszukiwanie według atrybutów, takich jak słowa kluczowe, daty publikacji lub autor.

Funkcje zarządzania formatami konwertują starsze dokumenty elektroniczne i zeskanowane dokumenty papierowe na dokumenty PDF lub HTML. Funkcje rewizji umożliwiają edycję i aktualizację treści po pierwszej publikacji. Funkcjonalność publikowania umożliwia użytkownikom korzystanie z zestawu szablonów lub szablonu zatwierdzonego przez firmę, a także kreatorów i różnych innych narzędzi do generowania lub modyfikowania treści.

Rodzaje systemów zarządzania treścią

System zarządzania treścią można podzielić na trzy główne typy. Są to Open Source CMS, Proprietary CMS i SaaS (Software as a Service) CMS. Dowiedzmy się o nich szczegółowo.

Open Source CMS (system operacyjny CMS)

Bardzo popularne systemy zarządzania treścią Open Source działają na PHP (język skryptowy po stronie serwera i potężne narzędzie do tworzenia stron internetowych). Głównymi przykładami są WordPress, Drupal i Joomla. Z tych systemów zarządzania treścią może korzystać każdy w dowolnym celu i nie trzeba kupować licencji. Ponadto nie potrzebujesz żadnych specjalnych uprawnień, aby dostosować OS CMS. OS CMS jest tańszy, ponieważ nie ma umów do podpisania, żadnych długoterminowych zobowiązań, żadnych opłat za aktualizacje i żadnych opłat licencyjnych.

Istnieje wiele bezpłatnych wtyczek, modułów i narzędzi uzupełniających, ponieważ każdy może tworzyć aplikacje dla systemu operacyjnego. Nie musisz więc zwracać się w tym celu do programisty. Dostępnych jest wiele darmowych motywów lub szablonów dla Open Source CMS. Ponadto łatwo jest zająć wysoką pozycję w wyszukiwarkach za pomocą przyjaznych dla użytkownika narzędzi wtyczek, ponieważ wyszukiwarki uwielbiają system CMS. Przykłady Open Source CMS obejmują WordPress, Joomla, Drupal i tak dalej.

Autorski CMS

Wiele organizacji sprzedaje licencje na korzystanie z własnego, zastrzeżonego systemu CMS. Twoja zastrzeżona aplikacja oznacza, że ​​jesteś właścicielem tej aplikacji, a inne osoby muszą kupić od ciebie licencję lub potrzebują twojej zgody na jej używanie. W większości przypadków, nawet z licencją, posiadacze licencji nie mogą nadal wprowadzać zmian w CMS ani powielać aplikacji, chyba że kupią licencję programisty.

Niewiele zastrzeżonych systemów CMS zostało zaprojektowanych i może działać poza środowiskiem twórcy, ale musisz zrozumieć, gdzie wybrany CMS działa prawidłowo, ponieważ większość zastrzeżonych systemów zarządzania treścią działa, gdy witryna, którą z nimi tworzysz, jest hostowana przez właściciela CMS.

Dwie główne wady zastrzeżonego systemu CMS to koszt licencji, a ponieważ wiele firm hostingowych nie obsługuje zastrzeżonych systemów zarządzania treścią, masz ograniczone możliwości hostowania swojej witryny.

Powodem, dla którego wielu właścicieli małych firm nie decyduje się na własny CMS, jest brak przenośności. Przykłady zastrzeżonych CMS obejmują Microsoft SharePoint, Kentico, Shopify i tak dalej.

SaaS (oprogramowanie jako usługa) CMS

SaaS (Software as a Service) Rozwiązania CMS zwykle obejmują oprogramowanie WCM, hosting i wsparcie techniczne. Te wirtualne rozwiązania oparte są na modelu subskrypcji i są hostowane w chmurze, zwykle na zasadzie per site lub per user. Ceny zazwyczaj obejmują przechowywanie danych i treści, ilość przesyłanych danych oraz bieżące wsparcie. Istnieją dwa rodzaje systemów zarządzania treścią w chmurze.

• Częściowy Cloud CMS znajduje się na Twoim własnym serwerze internetowym w chmurze. Oferuje większą elastyczność, ponieważ możesz zmienić funkcjonalność, zmieniając kod źródłowy lub moduły dodatkowe.
• W pełni Cloud CMS jest częścią usługi lub pakietu. Są to autorskie systemy znajdujące się pod kontrolą dostawców, dlatego nie zawsze istnieje możliwość zmiany lub dostosowania ich funkcjonalności do własnych wymagań.

Cloud CMS oferuje kilka głównych korzyści małym i średnim firmom. Zawierają:

• Koszty są zwykle niskie – niewielka opłata instalacyjna zazwyczaj pokrywa podstawową implementację.
• Dostawca SaaS zajmuje się konserwacją, aktualizacjami i problemami technicznymi.
• Oprogramowanie jest dostępne z dowolnego laptopa, komputera lub urządzenia mobilnego z połączeniem internetowym.
• Funkcje i aktualizacje oprogramowania są dostępne w czasie rzeczywistym.
• Pakiety są łatwo skalowalne – w miarę zmieniających się potrzeb można dodawać więcej witryn lub użytkowników.

Wybór CMS-a

Zanim firma zdecyduje się zainwestować w system zarządzania treścią, nie ma określonego ograniczenia co do czynników, które należy wziąć pod uwagę. Dwie podstawowe funkcje, których należy szukać, to inteligentne możliwości wyszukiwania i łatwy w obsłudze interfejs edytora. Korzystanie z CMS-a przez niektóre firmy jest jednak uzależnione od spełnienia określonych wymagań.

Rozważmy na przykład rozproszenie geograficzne i przestrzeń firmy. Administrator CMS powinien znać liczbę osób, które będą korzystać z aplikacji, czy CMS wymaga obsługi wielu języków oraz wielkość zespołu wsparcia, który powinien być potrzebny do utrzymania operacji.

Ważne jest również uwzględnienie poziomu kontroli, jaką będą mieli zarówno użytkownicy końcowi, jak i administratorzy podczas korzystania z CMS. Należy również wziąć pod uwagę różnorodność elektronicznych formularzy danych wykorzystywanych w przedsiębiorstwie. Wszystkie rodzaje treści cyfrowych muszą być łatwo indeksowane.

Musisz także pamiętać, aby rozmawiać ze swoimi zespołami biznesowymi i brać pod uwagę ich wymagania i sugestie. Na przykład Twój zespół IT może potrzebować CMS, który pasuje do aktualnej infrastruktury. Twój zespół sprzedaży może potrzebować systemów płatności elektronicznych lub integracji CRM. Twój zespół marketingowy może szukać możliwości marketingu cyfrowego lub automatyzacji. Jeśli planujesz sprzedawać usługi lub produkty ze swojej strony internetowej, upewnij się, że wybrana platforma jest odpowiednia dla e-commerce.

Dobrze jest nadać priorytet wymaganiom dotyczącym systemu zarządzania treścią, jak podano poniżej.

Miałby – funkcje, które wydają się być odpowiednie, ale nie są odpowiednie lub wymagane w tym momencie.
Mógłby mieć — funkcje, których potrzebujesz, ale nie są krytyczne dla wydajności.
Powinien mieć – cechy, które uważasz za równie ważne, ale nie krytyczne czasowo.
Musi mieć – Najważniejsze funkcje, bez których nie możesz pracować.

Przyjrzyjmy się kluczowym punktom, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze CMS.

• Łatwość użycia.
• Poziom wiedzy technicznej wymagany do efektywnego korzystania z CMS.
• Rodzaj platformy (chmura, zastrzeżona lub open-source).
• Skalowalność.
• Reakcja na coś.
• Elastyczność projektowania.
• Łatwość wdrażania.
• Poziom wsparcia.
• Bezpieczeństwo.

Wybierając CMS, musisz również wziąć pod uwagę licencje i budżet. Każdy projekt może być inny, ale omówione powyżej czynniki muszą pomóc zawęzić wybór i wybrać kilka, które mogą pasować do konkretnych potrzeb biznesowych.

Znalezienie odpowiedniego dostawcy CMS

Proces znalezienia odpowiedniego dostawcy CMS jest analogiczny do wyboru dowolnego innego dostawcy IT. Musisz mieć do czynienia z kimś, kogo możesz wesprzeć i komu możesz zaufać, ponieważ pracowałeś z tą osobą przez cały proces. Powinieneś również zobaczyć, że dostawca powinien spełnić wszystkie Twoje wymagania biznesowe w ramach przyznanego budżetu.

Przykłady CMS-ów

W tej sekcji wymienię najpopularniejsze systemy zarządzania treścią, które są powszechnie używane przez większość firm.

WordPressa

WordPress to platforma blogowa PHP i zdecydowanie najbardziej znany CMS do blogowania. Zaczęło się jako proste oprogramowanie do blogowania, ale ewoluowało jako w pełni funkcjonalny CMS, wykorzystując tysiące wtyczek, widżetów i motywów.

Dzięki kreatorowi szybkiej instalacji i doskonałej dokumentacji jest to świetna platforma dla początkujących. Kolejną zaletą tego Open Source CMS jest to, że najnowsze wersje są automatycznie aktualizowane wraz z ich rdzeniem i wtyczkami z poziomu zaplecza bez konieczności pobierania nawet jednego pliku.

Dla użytkowników, którzy nie znają HTML lub innego języka znaczników, udostępniono edytor WYSIWYG. Układ zaplecza jest intuicyjny i usprawniony, dzięki czemu nowy użytkownik może łatwo poruszać się po sekcji administracyjnej. Ten CMS ma również wbudowaną obsługę przesyłania multimediów i obrazów.

Język motywów dla programistów jest prosty i dość prosty oraz ma najszerszą bazę motywów i wtyczek do wyboru. Ponadto istnieje wielu programistów WordPress, którzy pomogą Ci w przypadku, gdy potrzebujesz pomocy we wszystkim, od instalacji motywu po optymalizację szybkości witryny WordPress.

Drupala

Drupal, uważany za system publikacji społecznościowych, jest systemem zarządzania treścią, który został zoptymalizowany do wykorzystania jako medium społecznościowe w Internecie. Jest to system, który wykorzystuje istotne komponenty systemu zarządzania treścią, handlu elektronicznego i platform blogowych, forów i wiki do stworzenia zintegrowanego modułowego rozwiązania, które można wykorzystać do komunikacji, publikacji i handlu elektronicznego.

Drupal to system Open Source CMS, który może być wykorzystywany do obsługi wielu aplikacji i stron internetowych za darmo. Oferuje funkcje, takie jak zaawansowane zarządzanie użytkownikami i zarządzanie menu. Użytkownicy mogą wykorzystywać te funkcje do tworzenia wyrafinowanych, ale prostych blogów, stron internetowych, stron społecznościowych itp.

Joomla

Joomla to dobrze znany i szeroko stosowany system zarządzania treścią Open Source. Możesz wykorzystać ten CMS do monitorowania wszelkiego rodzaju treści publikowanych na Twojej stronie internetowej i kontrolowania ich jakości. Jest to analogiczne do biblioteki, która przechowuje i monitoruje książki.

Joomla może służyć do tworzenia i zarządzania treścią, taką jak obrazy, muzyka, wideo, tekst itp. Nie musisz mieć wiedzy na temat zarządzania treścią ani żadnych umiejętności technicznych, aby korzystać z tego oprogramowania. Joomla plasuje się pomiędzy zaawansowanym Drupalem a prostym WordPressem pod względem złożoności.

Cushy CMS

Cushy CMS to zupełnie inny rodzaj CMS. Chociaż zawiera wszystkie funkcje zwykłego CMS-a, nie jest zależny od konkretnego języka. Cushy CMS jest rozwiązaniem hostowanym i nie będzie pobierania ani przyszłych aktualizacji tego oprogramowania.

Pobiera informacje związane z FTP i przesyła zawartość na serwer, który z kolei projektant lub programista może modyfikować układ i pola publikowania, zmieniając klasy stylów stylów.

Cushy CMS to darmowe oprogramowanie, nawet do użytku profesjonalnego. Dostępna jest jednak opcja uaktualnienia do konta pro w celu korzystania z własnego schematu kolorów i logo.

Pulsujący CMS

Pulse CMS jest autorskim oprogramowaniem i jest przeznaczony dla małych stron internetowych. Ten system CMS umożliwia programistom stron internetowych dodawanie treści do istniejącej witryny oraz szybką i łatwą obsługę. Baza danych nie jest wymagana dla tego oprogramowania. Wykorzystuje Apache z PHP 5 i zapewnia wsparcie dla użytkowników płacących klientom.

TERMINAL CZTERY

Site Manager jest flagowym produktem TERMINALFOUR. Jest to zastrzeżony CMS, który zapewnia znaczną obsługę wielu platform. Chociaż licencja lokalna jest droga, poprzednie aktualizacje zostały pozytywnie ocenione i obsługują platformę społecznościową dla szerokiej społeczności użytkowników w celu wzajemnej pomocy i wymiany pomysłów.

SharePoint

Zbiór technologii internetowych i chmurowych, który ułatwia zarządzanie, udostępnianie i przechowywanie informacji cyfrowych w firmie.

Ostatnie słowa

Wybór odpowiedniego CMS to złożone zadanie. Wymaga starannego rozważenia potrzeb biznesowych, integracji, skalowalności, kosztów i funkcji. Większość firm rozpoczyna proces selekcji od upewnienia się, że dobrze rozumieją swoją działalność (obecne i przyszłe wymagania oraz praktyki zarządzania treścią). Muszą ustalić jasne wymagania, jakie powinien spełniać system zarządzania treścią i od początku zdecydować, który CMS jest dla nich najlepszy.

Wiele systemów zarządzania treścią oferuje bezpłatne podstawowe komponenty, ale pobiera opłatę za hosting, wysokiej jakości szablony, niestandardowe nazwy domen i inne funkcje. Dlatego zanim wybierzesz CMS, musisz przejrzeć wiele opcji, aby wybrać tę, która najlepiej odpowiada Twoim potrzebom.