Zgodność z przepisami HR: wszystko, co musisz wiedzieć, aby uniknąć kary

Niektóre zasady mają zostać złamane.

Z wyjątkiem sytuacji, gdy bierzesz pod uwagę zasady i przepisy, które mają zapewnić, że Twoja firma zachowuje zgodność.

Istnieje wiele przepisów i postanowień, których liderzy HR muszą przestrzegać, aby zapewnić, że ich firma uniknie wysokich grzywien i innych kar, w tym potencjalnej szkody dla jej reputacji. Aby mieć oko na te zasady, Twoja firma potrzebuje strategii skoncentrowanej na zgodności z przepisami HR.

Kiedy dział HR może poruszać się w złożoności wymagań, zgodność HR pomaga ograniczać ryzyko organizacji i unikać kar, grzywien, skandali i nie tylko, a wszystko to może ostatecznie zniszczyć zaufanie konsumentów i zaszkodzić reputacji.

Zazwyczaj zgodność zasobów ludzkich zajmuje się przepisami prawa pracy w ramach planu zarządzania świadczeniami, takimi jak zwolnienia lekarskie, równe zatrudnienie i antydyskryminacja, ale to nie wszystko, zwłaszcza w większych korporacjach. Przepisy prawa pracy ciągle się zmieniają i ewoluują, więc proces pozostawania na bieżąco może być trudny.

Jaka jest rola HR w zakresie zgodności?

Jako specjalista ds. HR może być trudno opracować konkretne zasady i procedury, które zapewnią zgodność Twojej organizacji.

W Twoim najlepszym interesie jest wiedza o tym, jak Twoja firma spodziewa się rozwijać i co to oznacza dla zatrudniania, utrzymania i rozwoju pracowników. Właściwa równowaga między skuteczną strategią a niezbędnym zrozumieniem zgodności podczas definiowania tych celów pozwoli lepiej przygotować organizację na sukces.

Typowe problemy ze zgodnością HR

Jeśli chodzi o kwestie zgodności, z jakimi boryka się dział HR, zazwyczaj mieszczą się one w sytuacjach związanych z pracownikami i obejmują wszystko, od rekrutacji po emeryturę.

Oto najczęstsze problemy, jakie może napotkać Twoja firma.

Zgodność korzyści

Liderzy HR często muszą rozumieć obowiązki firmy, oferując odszkodowania i świadczenia, takie jak plany emerytalne i ubezpieczenie zdrowotne. Im większa organizacja i im więcej benefitów pracowniczych zdecydujesz się zaoferować, tym bardziej złożone jest zarządzanie zgodnością.

Na przykład ustawa o przystępnej cenie (ACA) stanowi, że pracodawcy zatrudniający 50 lub więcej pracowników w pełnym wymiarze godzin muszą oferować opiekę zdrowotną w ramach pakietu świadczeń.

Przepisy antydyskryminacyjne

Istnieje długa lista federalnych przepisów antydyskryminacyjnych, które obejmują kolor skóry, rasę, płeć, pochodzenie etniczne, niepełnosprawność, wiek i status weterana. Zasadniczo przepisy te zabraniają pracodawcom we wszystkich branżach podejmowania negatywnych działań w zakresie zatrudnienia w oparciu o te czynniki.

Do tej kategorii należą różne prawa. Niektóre z tych praw obejmują:

• Tytuł VII ustawy o prawach obywatelskich z 1964 r.: Zakazuje dyskryminacji ze względu na rasę, kolor skóry, płeć i pochodzenie etniczne w organizacjach zatrudniających 15 lub więcej pracowników.
• Ustawa o Amerykanach niepełnosprawnych: zakazuje dyskryminacji osób niepełnosprawnych i ogranicza pytania, które pracodawcy mogą zadawać pracownikom w związku z niepełnosprawnością. Ustawa ta chroni również osoby, które są niepełnosprawne, są uważane za niepełnosprawne lub są związane z osobą niepełnosprawną.
• Ustawa o dyskryminacji wiekowej w zatrudnieniu z 1967 roku: chroni osoby w wieku 40 lat i starsze przed dyskryminacją ze względu na wiek.
• Tytuł II ustawy o niedyskryminacji informacji genetycznych: chroni przed dyskryminacją w zatrudnieniu opartą na informacjach genetycznych.
• The Uniformed Services Employment and Reemployment Rights Act: ustawa egzekwowana przez Departament Pracy Stanów Zjednoczonych, która zakazuje dyskryminacji ze względu na służbę wojskową, zapewniając jednocześnie ochronę pracy podczas służby wojskowej.

Urlop rodzinny i lekarski

Ustawa o urlopie rodzinnym i medycznym (FMLA) to ustawa federalna, która zapewnia niektórym pracownikom do 12 tygodni bezpłatnego urlopu z gwarancją zatrudnienia rocznie. Wymaga również zachowania grupowych świadczeń zdrowotnych podczas urlopu.

Urlop ten przysługuje osobom indywidualnym na urodzenie i opiekę nad noworodkiem pracownika, czas więzi z dzieckiem adopcyjnym lub z dzieckiem z pieczy zastępczej, opiekę nad członkiem najbliższej rodziny lub ciężki stan zdrowia pracownika.

Organizacje często wydłużają czas przyznawany pracownikom poza 12 tygodni, jednocześnie zezwalając na wypłacenie części lub całego tego czasu.

Prawa płacowe i godzinowe

Przepisy dotyczące płac i godzin pracy obejmują wszystkie wymagania dotyczące płacy minimalnej, wynagrodzenia za nadgodziny, przepracowanych godzin, przepisów dotyczących pracy dzieci oraz wymogów dotyczących posiłków i przerw.

Ustawa o uczciwych standardach pracy (FLSA) to federalne organizacje prawa, o których należy pamiętać, ponieważ ustanawia przepisy dotyczące płacy minimalnej i nadgodzin. Na poziomie federalnym płaca minimalna wynosi 7,25 USD za godzinę od 2020 roku, ale większość stanów ma własną płacę minimalną. Jeśli chodzi o nadgodziny, to wszystko, co wykracza poza standardowy 40-godzinny tydzień pracy.

Departament Pracy Stanów Zjednoczonych (DOL) zapewnia, że ​​pracownicy otrzymują wynagrodzenie zgodnie z federalnym prawem płacowym i godzinowym. Zgodnie z tym prawem pracownicy są klasyfikowani jako zwolnieni lub niezwolnieni z niektórych lub wszystkich przepisów FLSA. Pracownicy niezwolnieni muszą otrzymywać co najmniej wynagrodzenie minimalne za wszystkie godziny przepracowane do 40 w jednym tygodniu pracy wraz z obowiązującą stawką za nadgodziny za godziny przepracowane powyżej 40 w tygodniu pracy.

Prawo imigracyjne

Wiele przepisów obejmuje imigrację, aby zapewnić, że pracodawcy zatrudniają tylko kandydatów kwalifikujących się do pracy w USA

Akty te obejmują:

• Ustawa o imigracji i obywatelstwie
• Ustawa o reformie i kontroli imigracyjnej z 1986 r
• Ustawa o imigracji z 1990 r.
• Ustawa o reformie nielegalnej imigracji i odpowiedzialności imigrantów z 1996 r

Kwalifikujący się kandydaci objęci tymi aktami to obywatele, obcokrajowcy, legalni stali rezydenci oraz cudzoziemcy będący rezydentami, którzy są upoważnieni do pracy. Bardzo ważne jest, aby pracodawcy weryfikowali kwalifikację kandydatów za pomocą dokumentacji, jednocześnie upewniając się, że nie natkną się na żadne przepisy antydyskryminacyjne w tym procesie.

Formularz I-9

W ramach tych przepisów menedżerowie HR będą musieli wziąć pod uwagę formularz I-9, który służy do weryfikacji zarówno tożsamości nowych pracowników, jak i ich uprawnień do pracy w Stanach Zjednoczonych.

Firmy muszą zapewnić, że formularze I-9 są wypełniane na czas i zgodnie z dostarczonymi przepisami i wytycznymi. Muszą być również odpowiednio przechowywane w aktach. Za najlepszą praktykę uważa się przechowywanie formularza I-9 w skonsolidowanych, bezpiecznych folderach dla aktywnych i zwolnionych pracowników, poza ogólnymi aktami personelu.

Przepisy bezpieczeństwa

Jeśli chodzi o bezpieczeństwo pracowników, wszystko sprowadza się do Ustawy o bezpieczeństwie i higienie pracy (OSHA). Ustawa ta została stworzona, aby zapewnić wszystkim pracownikom bezpieczne warunki pracy poprzez ustalanie i egzekwowanie standardów oraz zapewnienie szkoleń, pomocy, edukacji i pomocy wszystkim w organizacji.

Prawo Unii

Jeśli uważasz, że Twoja firma może ignorować Narodową Ustawę o Stosunkach Pracy, ponieważ nie jesteś uzwiązkowiona, to się mylisz. Dzieje się tak, ponieważ ustawa obejmuje prawo pracowników do wspólnej pracy w celu poprawy ich warunków pracy.

Obejmuje to prawo pracownika do zwrócenia się do mediów społecznościowych w celu podzielenia się wszelkimi urazami lub nieszczęściem wobec pracodawcy, a także wszelkimi szkoleniami, zasadami lub zachowaniami, które pozwalają na negatywne nastawienie w miejscu pracy.

Trudnym elementem, który specjaliści HR muszą wiedzieć o NLRA, jest to, że Krajowa Rada ds. Stosunków Pracy składa się z członków wybranych i mianowanych przez prezydenta, więc decyzje dotyczące tych przepisów mogą się radykalnie zmienić w zależności od tego, kto sprawuje urząd.

Jak nadążyć za zgodnością HR

Specjaliści HR mają wiele na głowie, więc nadążanie za ustawami i przepisami, aby zachować zgodność, nie jest łatwe. Na szczęście istnieje kilka najlepszych praktyk, które nieco ułatwiają.

Wykorzystaj odpowiednie oprogramowanie

Skuteczna strategia zgodności HR zaczyna się od wykorzystania odpowiednich narzędzi. Oto kilka przykładów aplikacji, które pomogą Twojemu działowi HR:

Zgodność HR: oprogramowanie zgodności HR działa, pomagając firmom, menedżerom i liderom HR być na bieżąco z przepisami biznesowymi i odpowiednimi przepisami zgodnymi z przepisami. Narzędzia z tej kategorii ułatwiają firmom zrozumienie stanowych i federalnych przepisów i zasad dotyczących zgodności w miarę ich zmian. Pomagają również w komunikacji i egzekwowaniu zasad firmy wobec nowych i obecnych pracowników.

Zarządzanie świadczeniami: Oprogramowanie do administrowania świadczeniami umożliwia organizacjom planowanie i administrowanie pakietami świadczeń pracowniczych przy jednoczesnym zapewnieniu zgodności z przepisami rządowymi. Narzędzia te są używane, aby pomóc organizacjom każdej wielkości zachować zgodność z przepisami stanowymi, federalnymi i lokalnymi, w tym ustawą o przystępnej cenie (ACA) i ustawą o przenośności i odpowiedzialności w ubezpieczeniach zdrowotnych (HIPAA).

Oprogramowanie wprowadzające: Oprogramowanie wprowadzające upraszcza proces onboardingu nowych pracowników, ograniczając niezbędne prace administracyjne dla menedżerów ds. rekrutacji i specjalistów HR. Ponadto zarówno pracownik, jak i kierownik ds. rekrutacji mogą lepiej śledzić materiały wprowadzające i dokumenty potrzebne do zachowania zgodności.

Oprogramowanie do rejestracji czasu i obecności: Oprogramowanie do rejestracji czasu i obecności jest używane przez działy HR, aby ułatwić śledzenie czasu. Zarządzają danymi dotyczącymi czasu pracy i frekwencji w firmie, jednocześnie kontrolując czas wakacji, dni wolne od pracy, nadgodziny i dni chorobowe.

Włączenie tych narzędzi do stosu technologicznego Twojej firmy pomoże zapewnić, że nic nie zostanie pominięte, a wszystkie niezbędne przepisy i regulacje będą przestrzegane.

Zatrudnij odpowiedni talent

Gdy Twoja firma szuka nowych kandydatów i przechodzi proces rekrutacji, dział HR musi przestrzegać różnych przepisów i regulacji. Od przepisów dotyczących płacy minimalnej po prawo pracy, a nawet ograniczenia dotyczące nadgodzin – jest wiele rzeczy, o których należy pamiętać.

Aby nie przeoczyć niczego dotyczącego tego, kogo możesz, a kogo nie możesz odrzucić, posiadanie solidnego procesu rekrutacji zgodnego ze standardami zgodności jest jedną z najważniejszych funkcji strategii zgodności HR. Bardzo ważne jest, aby liderzy zasobów ludzkich zarządzali wszystkimi potrzebami kadrowymi swojej organizacji, zachowując jednocześnie przepisy federalne i uczciwe traktowanie na pierwszym miejscu.

Dopasowanie sposobu rekrutacji, zatrudniania i wdrażania kandydatów ma kluczowe znaczenie dla określenia tonu firmy i oczekiwań dotyczących zgodności, które należy ustawić.

Kształć i szkol personel

Dział HR musi być konsekwentnie kształcony i szkolony w zakresie wszystkich wymagań prawnych i regulacyjnych, które mogą ulec zmianie, ponieważ mają one bezpośredni wpływ na zgodność organizacji.

Ponieważ niektóre zasady i przepisy mogą ulec zmianie, zapewnienie liderom HR dostępu do aktualnych informacji ma kluczowe znaczenie.

Stwórz i zaktualizuj podręcznik pracownika

Podręcznik pracownika Twojej firmy powinien być miejscem, w którym znajdziesz różnorodne informacje dotyczące zasad i procedur. Pamiętaj tylko, że podręcznik pracownika nie powinien stać zbyt długo w stagnacji, ponieważ powinien być żywym dokumentem, który rośnie i dostosowuje się tak, jak Twoja firma.

Chociaż podstawowe elementy polityki najprawdopodobniej pozostaną takie same, szczegóły dotyczące tego, w jaki sposób Twoja firma utrzymuje zgodność, będą musiały być aktualne.

Przeprowadzaj audyty zgodności HR

Aby uniknąć grzywny lub kary, dobrze jest, aby Twoja firma przeprowadziła własny audyt zgodności HR. Zaplanowanie tych audytów powinno być częścią strategii zgodności Twojej organizacji, aby uniknąć odpowiedzialności prawnej, zanim będzie za późno.

Efektywna komunikacja

Niezależnie od tego, czy jesteś kierownikiem HR, czy CHRO, konieczne jest, abyś komunikował się z innymi liderami i informował wszystkich o potencjalnych zagrożeniach związanych z przestrzeganiem przepisów HR oraz zalecał sposoby zaradzenia sytuacji.

Jeśli wszyscy w organizacji są na tej samej stronie w zakresie polityki HR i tego, co jest potrzebne do zachowania zgodności, łatwiej jest uniknąć kar i grzywien.

Prawo i porządek to najlepsza polityka

Jeśli chodzi o prawo pracy, przestrzegaj zasad, aby uniknąć wysokich grzywien i zaoferować swoim pracownikom najlepsze środowisko pracy. Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu poruszanie się po tajnikach zgodności HR staje się mniej stresujące dla wszystkich zaangażowanych osób.

Czy Twój podręcznik pracownika wymaga odświeżenia? Upewnij się, że zawiera te dziewięć elementów, aby mieć pewność, że Twoja organizacja zachowuje zgodność.