10 najważniejszych funkcji CRM, których powinna potrzebować każda mała firma

Opublikowany: 2022-02-27

Wiele małych firm zaczęło używać CRM do poprawy sprzedaży i produktywności. W ciągu ostatnich pięciu lat wykorzystanie CRM wzrosło z 55% do 75%.

Ponad tysiące CRM na rynku, z setkami funkcji i funkcjonalności, pomaga w prowadzeniu udanego biznesu. Oprogramowanie CRM nie tylko pomaga rozwiązać problem śledzenia i łączenia się z klientami, ale także pomaga w uzyskaniu wszystkich potencjalnych klientów w jednym miejscu poprzez integracje i inne środki.

Oprogramowanie CRM pozwala Twojej małej firmie zbierać, analizować i odzyskiwać wszystkie istotne informacje związane z bazą klientów oraz z łatwością nimi zarządzać. Wszystkie CRM posiadają kilka standardowych funkcji podstawowych i wiele innych, które są peryferyjne. Nie każda funkcja przyda się Tobie i Twojemu zespołowi do zarządzania leadami. Oto 10 najważniejszych funkcji, które powinieneś mieć w swoim stosie technologicznym CRM.

Zarządzanie kontaktami
Zarządzanie ołowiem
Integracja poczty e-mail
Zarządzanie dokumentami
Automatyzacja przepływu pracy
Raportowanie i analityka
Prognozowanie sprzedaży
Dostosowywanie
Media społecznościowe
Integracja z innymi firmami

1. Zarządzanie kontaktami

Główną funkcją CRM jest przechowywanie wszystkich informacji o potencjalnych klientach i klientach w jednym miejscu. Jedną z ważnych informacji o leadzie są jego dane kontaktowe.

Zarządzanie kontaktami polega na przechowywaniu informacji kontaktowych klientów, takich jak nazwiska, numery telefonów, adresy i łącza do kont w mediach społecznościowych, w sposób umożliwiający szybkie wyszukiwanie i odzyskiwanie. Informacje te przydadzą się, gdy będziesz chciał dotrzeć do swoich potencjalnych klientów w dowolnym czasie i z dowolnego miejsca.

2. Kierownictwo wiodące

Zarządzanie potencjalnymi klientami jest jedną z kluczowych funkcjonalności, których każda firma potrzebuje z ich CRM. Ważne jest również, aby zarządzać wszystkimi potencjalnymi klientami pod jednym dachem, aby przekształcić potencjalne leady w klientów. Potencjalni klienci to ci, którzy wyrazili pewien poziom zainteresowania Twoim produktem lub ofertą, ale nie zostali zakwalifikowani do określenia, czy pasują do idealnej osobowości kupującego. Twój CRM powinien być w stanie pomóc Ci w śledzeniu i zarządzaniu takimi potencjalnymi klientami w celu przekształcenia ich w płacących klientów.

Oprogramowanie CRM pomaga w przechwytywaniu szczegółów potencjalnych klientów z różnych kanałów, w tym połączeń telefonicznych, formularzy internetowych, platform mediów społecznościowych i e-maili. Funkcja zarządzania potencjalnymi klientami zapewnia, że nie stracisz żadnych potencjalnych klientów, a także zapewnia prawidłową ocenę i kwalifikację potencjalnych klientów. Funkcjonalność ta śledzi również postępy klientów i leadów w cyklu sprzedaży oraz pomaga decydować o inicjatywach marketingowych mających na celu ich pielęgnowanie. Zarządzanie potencjalnymi klientami pomaga w poprawie wydajności i produktywności zespołu sprzedaży poprzez skupienie się na właściwych leadach we właściwym czasie.

3. Integracja poczty e-mail

E-mail jest preferowanym kanałem efektywnej komunikacji B2B. Poczta e-mail służy również jako scentralizowane centrum wewnętrznej współpracy krzyżowej. Dlatego ma sens integracja z klientami poczty e-mail, takimi jak Gmail, Outlook i Yahoo.

Zarządzanie pocztą e-mail umożliwia masowe wysyłanie wiadomości e-mail, planowanie kampanii e-mail w ramach inicjatywy marketingowej, śledzenie rozmów e-mail z klientami oraz wysyłanie automatycznych wiadomości e-mail do klientów dotyczących wydarzeń, takich jak urodziny i rocznice, dzięki integracji z kalendarzami.

4. Załączniki i zarządzanie dokumentami

Załączniki i dokumenty w scentralizowanej lokalizacji ze współpracownikami lub klientami bezpośrednio z poziomu zarządzania dokumentami pozwalają tworzyć, gromadzić, przechowywać, uzyskiwać dostęp i udostępniać załączniki w systemie CRM, ułatwiając tym samym wszystkim zaangażowanym w dostęp do informacji. Dziś musisz mieć możliwość dołączania obrazów, zdjęć, dokumentów PDF, arkuszy kalkulacyjnych do leadów, które musisz zwiększyć produktywność.

Aby zwiększyć bezpieczeństwo, możesz ustawić dostęp do dokumentów i uprawnienia do edycji. Ponadto historia wersji umożliwia dostęp do poprzednich wersji dowolnego pliku.

5. Automatyzacja przepływu pracy

CRM mogą ułatwić optymalizację, umożliwiając automatyzację powtarzalnych zadań, takich jak śledzenie potencjalnych klientów, podnoszenie faktur i wysyłanie e-maili, tworząc przepływy pracy, które uruchamiają akcje lub wysyłają przypomnienia o kolejnych działaniach. Po zakończeniu zadań otrzymywane są powiadomienia i przypomnienia, jeśli konieczne jest ręczne wprowadzenie danych. Optymalizacja przepływów pracy pomaga sprzedawcom uniknąć powielania zleceń, oszczędza czas i zapewnia wykonanie właściwych działań na każdym etapie procesu sprzedaży.

6. Raportowanie i analityka

Raportowanie i analizy to kluczowe funkcje oprogramowania CRM, które są wymagane we wszystkich głównych funkcjach biznesowych obsługiwanych przez CRM — sprzedaży, marketingu, obsłudze klienta, usługach terenowych, handlu elektronicznym i innych. Umożliwia otrzymywanie rutynowych raportów podsumowujących dane dotyczące sprzedaży lub wydajności przedstawicieli handlowych (np. codziennie, co tydzień, co miesiąc itp.).

Pomaga pracownikom sprzedaży w lepszym wykonywaniu codziennych zadań, a zespołowi kierowniczemu sprzedaży w podejmowaniu trafniejszych decyzji biznesowych. Pomaga również w śledzeniu wskaźników, takich jak rentowność, wskaźnik utrzymania klientów i skuteczność kampanii marketingowych. Raporty i pulpity nawigacyjne zapewniają ogólny wgląd w to, jak firma radzi sobie z różnymi wskaźnikami. Ta funkcja umożliwia również udostępnianie raportów różnym zespołom w celu podejmowania wspólnych decyzji opartych na danych.

7. Prognozowanie sprzedaży

Prognozowanie w CRM pozwala przewidzieć przyszłe wyniki sprzedaży na podstawie danych z bieżącego lejka sprzedaży na podstawie obecnych i przeszłych trendów danych. Na przykład, czy chcesz mieć możliwość wykorzystania istniejących danych do przewidywania nadchodzących kwartałów, a nawet nowych terytoriów? Funkcja prognozowania sprawia, że Twoje dane pracują dla Ciebie, umożliwiając podejmowanie obiektywnych i świadomych decyzji dotyczących przyszłości Twojej firmy. Prognozy sprzedaży mogą również przewidywać zmiany na rynku, aby złagodzić ryzyko biznesowe.

8. Dostosowanie

Każda firma ma swoje unikalne wyzwania, a klienci mają swoje unikalne potrzeby. Niektóre rozwiązania CRM pozwalają wybrać funkcje, które mają być zawarte w pakiecie, a niektóre pozwalają również dostosować podstawowe obszary, takie jak możliwość dodawania pól kontaktu, wyboru danych, które mają być wyświetlane na pulpicie nawigacyjnym i umożliwiają tworzenie niestandardowych raportów . Możesz także dostosować za pomocą rozszerzeń, wtyczek i innych dodatków, aby rozszerzyć możliwości swojego oprogramowania.

9. Media społecznościowe

CRM z wbudowanymi narzędziami do wykonywania zadań w mediach społecznościowych i funkcjami monitorowania mediów społecznościowych może zaoszczędzić czas Twojego zespołu marketingowego, ponieważ nie ma potrzeby przełączania platform w celu wykonania podstawowego zadania monitorowania mediów społecznościowych Twojej firmy.

10. Integracja z innymi firmami

Połączenie swojego oprogramowania CRM z innymi rozwiązaniami, z których już korzystasz, może zaoszczędzić mnóstwo czasu i pieniędzy. Lista funkcji CRM nie byłaby kompletna bez wzmianki o integracjach. Jeśli korzystasz z różnego rodzaju oprogramowania – ERP, BI, HR, Financial Software – będziesz chciał mieć możliwość zintegrowania go z Twoim CRM. Integracja innego oprogramowania z systemem CRM pozwala na zwiększenie funkcjonalności i usprawnienie działania. Większość programów CRM oferuje integrację oprogramowania firm trzecich; kluczem jest wybór takiego, który jest kompatybilny z używanym oprogramowaniem i powinien być łatwy do wdrożenia.

Oprogramowanie CRM może być użytecznym narzędziem dla firm każdej wielkości, ale ważne jest, aby wybrać naprawdę efektywną platformę CRM, którą można skalować zgodnie z potrzebami biznesowymi. Jeśli szukasz powyższych 10 funkcji w oprogramowaniu CRM przed zakupem, nie możesz się pomylić.