Skuteczne hacki, aby zmniejszyć wydatki dla Twojej małej firmy

W tych burzliwych czasach, kiedy wpływa to na górną linię (przychody) firmy, jedynym sposobem na zwiększenie zysku (zysku) jest skupienie się na cięciu wydatków. Wzmocni to przepływ środków pieniężnych, co skutkuje zrównoważonym biznesem. Zanim zaczniemy, zrozummy kilka rzeczy o wydatkach!

• Według IRS, aby można było odliczyć od podatku, wydatek biznesowy „ musi być zarówno zwyczajny, jak i konieczny ”. Zwykły oznacza powszechne i akceptowane praktyki i koniecznie oznacza praktyki potrzebne dla biznesu.

• Transakcje odbywają się w formie gotówkowej i kredytowej. W przypadku transakcji gotówkowych płatność rozliczana jest natychmiast, aw ramach akredytywy płatność rozliczana jest w terminie późniejszym.

• Wydatki generalnie dzielą się na kategorie operacyjne (np. koszty administracyjne, wydatki handlowe itp.) i wydatki nieoperacyjne (np. opłaty bankowe, odsetki od kredytu biznesowego na sprzęt itp.)

Po zrozumieniu, czym jest wydatek, przyjrzyjmy się, w jaki sposób możemy je obniżyć:

(1) Używanie aplikacji mobilnych jako skanera

Wraz z pojawieniem się smartfonów z zaawansowanymi aparatami fotograficznymi możesz szybko digitalizować dokumenty za pomocą mobilnej aplikacji do skanowania. Za pomocą optycznego rozpoznawania znaków (OCR) możesz konwertować dowolne dokumenty fizyczne do postaci cyfrowej. Niezależnie od tego, czy chcesz przesłać obrazy paragonów do raportu z wydatków, czy zamienić kilka stron książki w tekst, który możesz edytować, potrzebujesz mobilnej aplikacji do skanowania i rozpoznawania OCR. Z pewnością znacznie zmniejszysz CAPEX (wydatki kapitałowe), eliminując skaner.

(2) Korzystaj z zachęt do wcześniejszych płatności dostawcy

Rabat za wcześniejszą płatność jest jedną z form finansowania handlu i sposobem dla firm na uzyskanie rabatu na fakturze dostawcy w zamian za wcześniejszą płatność dostawcy. Innymi słowy, firma płaci mniej niż pełna należność, podczas gdy dostawca otrzymuje płatność wcześniej niż w przypadku standardowych warunków płatności.

(3) Analiza przychodów i zapasów

Jeśli chodzi o zarządzanie zapasami lub zapasami, analiza ABC (sklasyfikuj towary, takie jak klasa A, klasa B i klasa C) zazwyczaj dzieli zapasy na trzy kategorie w oparciu o ich przychody i środki kontroli wymagane do zmniejszenia firm/klientów przynoszących straty:

(4) Reklama cyfrowa

Wraz z rozprzestrzenianiem się Internetu na całym świecie reklama za pośrednictwem platform internetowych, takich jak Facebook, Instagram, YouTube itp., jest opłacalna, a także możemy dotrzeć do właściwych odbiorców. Duże firmy technologiczne stworzyły narzędzia, takie jak Ad manager, Power Editor itp., do prowadzenia kampanii reklamowych i śledzenia skuteczności w czasie rzeczywistym. Dzięki wydłużeniu czasu korzystania z urządzeń mobilnych platformy te skutecznie zastępują tradycyjne platformy reklamowe.

(5) Przyjęcie Open source

Wraz ze wzrostem popularności rewolucji open source wiele typowych problemów/przypadków użycia ma już darmowe rozwiązanie. W rzeczywistości większość z nich współpracuje z płatnymi produktami COTS. Przyjęcie ich może również drastycznie obniżyć koszty licencji i pomóc nam skoncentrować się na podstawowej działalności. Na przykład opłaty licencyjne należne Microsoft windows/word można obniżyć, korzystając z oprogramowania typu open source, takiego jak pakiety biurowe Ubuntu/open source.

(6) racjonowanie połączenia telefonicznego

Tam, gdzie to możliwe, telefon stacjonarny można zastąpić protokołem VOIP (ang. Voice over Internet Protocol), zwiększając w ten sposób jakość i zmniejszając koszty.

(7) Zainicjuj podstawową produktywność nagród

Jeśli technologia ogranicza ludzkie wysiłki, wiąże się również z zagrożeniem zwanym rozproszeniem w miejscu pracy, którego nie można uniknąć. Można temu zaradzić, inicjując zabawne wydarzenia raz w tygodniu, dając małe nagrody w celu zwiększenia ich produktywności, a także używając inteligentnych narzędzi do zarządzania czasem, które wspomagają ten proces.

(8) Promowanie hybrydowego środowiska pracy

WFH / praca zdalna to rewolucja i tu zostanie. Pandemia przyspieszyła przyjęcie. Hybrydowe środowisko pracy, w którym pracownicy balansują między pracą zdalną a podróżowaniem do biura, pomaga w redukcji kosztów poprzez ograniczone wykorzystanie miejsca pracy, ale jednocześnie zapewnia im środowisko zespołowe.

(9) Zachęcaj do transakcji cyfrowych

Program Digital India jest sztandarową kampanią rządu indyjskiego. Jednym z kluczowych celów tej kampanii jest uczynienie Indii bezgotówkową lub mniej gotówkową gospodarką. Pomaga to wyeliminować koszty pośrednika, umożliwia szybsze rozliczenia i poprawia przepływ gotówki.

(10) Przyjęcie budżetowania zerowego

Budżetowanie od zera (ZBB) to metoda budżetowania, w której wszystkie wydatki muszą być uzasadnione na każdy nowy okres. W tej metodzie należy przygotować budżet od podstaw oraz maksymalnie ograniczyć wydatki i obniżyć koszty. Pozwoli to zaoszczędzić dużo pieniędzy i zrozumieć, dokąd trafiają pieniądze.

(11) Spotkania Lean

Spotkanie szczupłe to styl spotkań, w którym wykorzystuje się wspólną metodę generowania tematów i struktury, aby ułatwić bardziej zaangażowaną i ukierunkowaną rozmowę.

Proces jest prosty:

• Zbierz tematy spotkania od wszystkich uczestników.
• Zacznij od szybkiego zebrania tematów spotkań od uczestników poprzez burzę mózgów, a następnie utwórz ankietę rankingową, aby wspólnie ustalić priorytety najważniejszych tematów.
• W miarę trwania spotkania stwórz punkt programu dla głównych punktów każdego omawianego tematu, aby przypomnieć uczestnikom o unikaniu stycznych (krzywych).

(12) Kanalizowanie kosztów użyteczności i zużycia

• W dzisiejszych czasach zużycie energii i koszty utrzymania są nieuniknione.
• Maksymalne zużycie wynika głównie z obecności klimatyzatorów i systemów.
• W takim przypadku konieczny jest stały monitoring jednostek zużycia i konserwacji.
• Aby zrozumieć swoje koszty, możesz zacząć od mocy znamionowej jednostki AC (sprawdź etykietę na agregacie skraplającym), która wskaże Ci, ile energii zużywa w idealnych warunkach.

(13) Automatyzacja operacji

Automatyzacja Biznesu oznacza zastąpienie ręcznych wysiłków technologiami i narzędziami. Możesz zacząć od automatyzacji procesu produkcji i obsługi klienta. Pomoże to w rozwiązaniu problemu opóźnienia, które występuje w procesie ręcznym i wzmocni relacje z klientami.

(14) Zmaksymalizuj zestaw umiejętności pracowników

Bardzo ważnym aspektem produktywności pracowników jest przywództwo, efektywna komunikacja i delegowanie pracy. Lider musi zadbać o to, aby zatrudniono osobę odpowiednią do pracy, a na nowego stolarza została przypisana odpowiednia odpowiedzialność przez bezpośredniego przełożonego. Koncentracja na szkoleniach i rozwoju pomoże w rozwijaniu umiejętności pracowników, a także utrzyma ich motywację do pracy w firmie.

(15) Zmniejsz koszty drukowania

Mimo, że postępujemy w technologii, wciąż wiele firm drukuje kopie dokumentów i instrukcji, co jest zwykłym marnotrawstwem zasobów, ponieważ mało kto korzysta lub ląduje w śmietniku. Miejsca do przechowywania wszystkich tych dokumentów w stojakach również będą kosztować. Cały proces jest po prostu kosztowny, czasochłonny i nie służy właściwemu celowi. Żyjemy w erze cyfrowej, korzystamy z Cloud Storage do przechowywania danych i kiedy tylko potrzebujesz, możesz je odzyskać.

(16) Outsource Core i Non-core functions

W małych firmach transakcje nie są wystarczająco duże, aby zatrudnić dyrektora finansowego. W takim przypadku mogą zlecić to CPA i księgowym, którzy mogą zapisywać ich księgi rachunkowe i obliczać podatki. W ten sposób mogą poprawić swoje koszty cięcia, kluczowe kompetencje, optymalne wykorzystanie zasobów i jakość obsługi klienta. Przed outsourcingiem firma musi zdefiniować swoje podstawowe funkcje i na tej podstawie zdecydować, które funkcje mogą zostać zlecone na zewnątrz.

(17) Korzystaj z wszelkich dotacji lub programów rządowych

W przypadku małych firm możesz zdecydować się na pomoc rządową, rejestrując się w certyfikacie kwalifikującym do dotacji na spłatę odsetek (aby uzyskać więcej informacji, kliknij tutaj https://msme.gov.in), aby ubiegać się o pożyczki bez zabezpieczenia od PSU, PSB itp. może pomóc w poprawie pomoc finansowa. Poza tym istnieje wiele programów opieki społecznej dla małych przedsiębiorstw, jeśli są odpowiednio wykorzystywane, mogą pomóc we wzroście finansowym, a nadmiar kapitału można wykorzystać do opracowywania nowych pomysłów, zwiększania zdolności produkcyjnych itp.

(18) Zatrudnij stażystów

Stażyści są niedrogim zasobem, ponieważ każdy potencjalny kandydat czeka na możliwość zdobycia doświadczenia i rozwinięcia umiejętności. Staż to najlepsza okazja, aby to wykorzystać. Aby znaleźć swoją bieżącą rurociąg dla przyszłych pracowników potrzebujesz Programu Stażowego. W tym celu firmy zwracają się do instytucji edukacyjnych, niezależnych portali, takich jak Internshala, skierowania pracowników itp. Zatrudnianie odbywa się za pomocą walk-inów, rekrutacji masowych, wywiadów telefonicznych, a także wywiadów wirtualnych. Zatrudnienie stażysty za stypendium ograniczone lub bez stypendium może również działać w zależności od Twoich wymagań.

Oto kilka prostych metod, które można skutecznie wdrożyć, aby obniżyć koszty, zwłaszcza w czasie pandemii, aby wyjść z tego bardzo dobrze, bez większego wpływu na wynik finansowy.