Die 10 wichtigsten CRM-Funktionen, die jedes kleine Unternehmen benötigen sollte

Viele kleine Unternehmen haben begonnen, CRM zu verwenden, um ihren Umsatz und ihre Produktivität zu verbessern. In den letzten fünf Jahren wurde die CRM-Nutzung von 55 % auf 75 % gesteigert.

Über Tausende von CRMs auf dem Markt mit Hunderten von Merkmalen und Funktionen tragen dazu bei, ein erfolgreiches Unternehmen zu führen. CRM-Software hilft Ihnen nicht nur, das Problem der Verfolgung und Verbindung mit Kunden zu lösen, sondern hilft Ihnen auch dabei, alle Ihre Leads durch Integrationen und andere Mittel an einem Ort zu sammeln.

Mit der CRM-Software kann Ihr kleines Unternehmen alle wichtigen Informationen im Zusammenhang mit dem Kundenstamm sammeln, analysieren und abrufen und diese mühelos verwalten. Alle CRMs besitzen einige Standard-Kernfunktionen und viele andere, die peripher sind. Nicht jede Funktion ist für Sie und Ihr Team nützlich, um die Leads zu verwalten. Hier sind jedoch die 10 wichtigsten Funktionen, die Sie in Ihrem CRM-Tech-Stack haben sollten.

1. Kontaktmanagement
2. Lead-Management
3. E-Mail-Integration
4. Dokumenten-Management
5. Workflow-Automatisierung
6. Berichterstattung und Analyse
7. Umsatzprognosen
8. Anpassung
9. Sozialen Medien
10. Integration von Drittanbietern

1. Kontaktverwaltung

Die Hauptfunktion von CRM besteht darin, alle Informationen der Leads und Kunden an einem einzigen Ort zu verwalten. Eine der wichtigsten Informationen über den Lead sind seine Kontaktinformationen.

Das Kontaktmanagement umfasst das Speichern von Kontaktinformationen des Kunden wie Namen, Telefonnummern, Adressen und Links zu Social-Media-Konten in einer schnell durchsuchbaren und abrufbaren Weise. Diese Informationen sind praktisch, wenn Sie Ihre potenziellen Kunden jederzeit und von überall aus erreichen möchten.

2. Lead-Management

Lead-Management ist eine der wichtigsten Funktionen, die jedes Unternehmen von seinem CRM benötigt. Es ist auch wichtig, alle Ihre Leads unter einem Dach zu verwalten, um Ihre potenziellen Leads in Kunden umzuwandeln. Leads sind diejenigen, die ein gewisses Maß an Interesse an Ihrem Produkt oder Angebot bekundet haben, aber nicht qualifiziert wurden, um festzustellen, ob sie zur idealen Käuferpersönlichkeit passen. Ihr CRM sollte Ihnen helfen können, solche Leads zu verfolgen und zu verwalten, um sie in zahlende Kunden umzuwandeln.

CRM-Software hilft bei der Erfassung von Lead-Details aus verschiedenen Kanälen, darunter Telefonanrufe, Webformulare, Social-Media-Plattformen und E-Mails. Die Lead-Management-Funktion stellt sicher, dass Sie keine Leads verlieren, und stellt außerdem sicher, dass Sie Leads korrekt bewerten und qualifizieren. Diese Funktion verfolgt auch den Fortschritt von Kunden und führt durch den Verkaufszyklus und hilft bei der Entscheidung über Marketinginitiativen, um sie zu fördern. Lead-Management hilft bei der Verbesserung der Effizienz und Produktivität des Vertriebsteams, indem es sich auf die richtigen Leads zur richtigen Zeit konzentriert.

3. E-Mail-Integration

E-Mail ist der bevorzugte Kanal für eine effektive B2B-Kommunikation. E-Mails dienen auch als zentrale Drehscheibe für die interne Zusammenarbeit. Daher ist es sinnvoll, E-Mail-Clients wie Gmail, Outlook und Yahoo zu integrieren.

Die E-Mail-Verwaltung bietet die Möglichkeit, Massen-E-Mails zu versenden, E-Mail-Kampagnen als Teil einer Marketinginitiative zu planen, E-Mail-Gespräche mit Kunden zu verfolgen und automatisierte E-Mails an Kunden für Ereignisse wie Geburtstage und Jahrestage durch die Integration mit Kalendern zu senden.

4. Anhänge und Dokumentenverwaltung

Anhänge und Dokumente an einem zentralen Ort mit Kollegen oder Kunden direkt aus der Dokumentenverwaltung ermöglichen das Erstellen, Sammeln, Speichern, Zugreifen und Freigeben von Anhängen im CRM-System und erleichtern so allen Beteiligten den Zugriff auf Informationen. Heutzutage müssen Sie die Möglichkeit haben, Bilder, Fotos, PDF-Dokumente und Tabellenkalkulationen an Leads anzuhängen, um die Produktivität zu steigern.

Um die Sicherheit zu verbessern, können Sie Zugriffs- und Bearbeitungsrechte für Dokumente festlegen. Darüber hinaus können Sie mit dem Versionsverlauf auf die vorherigen Versionen einer beliebigen Datei zugreifen.

5. Workflow-Automatisierung

CRMs können die Optimierung erleichtern, indem sie es Ihnen ermöglichen, sich wiederholende Aufgaben wie das Nachverfolgen von Leads, das Erstellen von Rechnungen und das Versenden von E-Mails zu automatisieren, indem Sie Workflows erstellen, die Aktionen auslösen oder Folgeerinnerungen für die nächsten Aktionen senden. Sobald die Aufgaben abgeschlossen sind, werden Benachrichtigungen empfangen und Erinnerungen angezeigt, wenn Sie Daten manuell eingeben müssen. Die Optimierung von Arbeitsabläufen hilft Vertriebsmitarbeitern, doppelte Aufträge zu vermeiden, spart Zeit und stellt sicher, dass in jeder Phase des Verkaufsprozesses die richtigen Aktionen ausgeführt werden.

6. Berichterstattung und Analysen

Berichte und Analysen sind Schlüsselfunktionen von CRM-Software, die für alle wichtigen Geschäftsfunktionen erforderlich sind, die CRM unterstützt – Vertrieb, Marketing, Kundendienst, Außendienst, E-Commerce und mehr. Sie können routinemäßige zusammenfassende Berichte über Verkaufszahlen oder die Leistung von Vertriebsmitarbeitern erhalten (z. B. auf täglicher, wöchentlicher, monatlicher usw. Basis).

Es hilft Vertriebsmitarbeitern, ihre täglichen Aufgaben besser auszuführen, und dem Vertriebsleitungsteam, genauere Geschäftsentscheidungen zu treffen. Es hilft auch bei der Verfolgung von Metriken wie Rentabilität, Kundenbindungsrate und Effektivität von Marketingkampagnen. Berichte und Dashboards bieten einen Überblick darüber, wie ein Unternehmen mit verschiedenen Metriken umgeht. Mit dieser Funktion können Sie auch Berichte mit verschiedenen Teams teilen, um gemeinsam datengesteuerte Entscheidungen zu treffen.

7. Verkaufsprognose

Prognosen in CRM prognostizieren Ihre zukünftigen Verkaufszahlen auf der Grundlage von Daten aus Ihrer aktuellen Pipeline auf der Grundlage aktueller und vergangener Datentrends. Möchten Sie beispielsweise die Möglichkeit haben, Ihre vorhandenen Daten zu nutzen, um Vorhersagen über kommende Quartale und sogar neue Gebiete zu treffen? Die Prognosefunktion lässt Ihre Daten für Sie arbeiten und versetzt Sie in die Lage, objektive und fundierte Entscheidungen über die Zukunft Ihres Unternehmens zu treffen. Verkaufsprognosen können auch Marktveränderungen antizipieren, um Ihre Geschäftsrisiken zu mindern.

8. Anpassung

Jedes Unternehmen hat seine einzigartigen Herausforderungen, da die Kunden ihre eigenen einzigartigen Bedürfnisse haben. Bei einigen CRM-Lösungen können Sie auswählen, welche Funktionen in Ihr Paket aufgenommen werden sollen, und bei einigen können Sie auch grundlegende Bereiche anpassen, z. B. mit der Möglichkeit, Kontaktfelder hinzuzufügen, auszuwählen, welche Daten auf Ihrem Dashboard angezeigt werden sollen, und Sie können benutzerdefinierte Berichte erstellen . Sie können die Funktionen Ihrer Software auch mit Erweiterungen, Plugins und anderen Add-Ons anpassen, um sie zu erweitern.

9. Soziale Medien

Ein CRM mit integrierten Tools zur Durchführung von Social-Media-Aufgaben und Social-Media-Überwachungsfunktionen kann Ihrem Marketingteam Zeit sparen, da es nicht erforderlich ist, die Plattform zu wechseln, um die wesentliche Aufgabe der Überwachung der sozialen Medien Ihres Unternehmens zu erfüllen.

10. Integration von Drittanbietern

Durch die Verbindung Ihrer CRM-Software mit anderen Lösungen, die Sie bereits verwenden, können Sie viel Zeit und Geld sparen. Die Liste der CRM-Funktionen wäre ohne die Erwähnung von Integrationen nicht vollständig. Wenn Sie verschiedene Arten von Software wie ERP, BI, HR, Finanzsoftware verwenden, möchten Sie diese in Ihr CRM integrieren können. Die Integration anderer Software in Ihr CRM ermöglicht zusätzliche Funktionen und einen optimierten Betrieb. Die meisten CRM-Programme bieten Softwareintegrationen von Drittanbietern an; Der Schlüssel liegt in der Auswahl einer Lösung, die mit der von Ihnen verwendeten Software kompatibel und einfach zu implementieren ist.

CRM-Software kann ein nützliches Tool für Unternehmen jeder Größe sein, aber es ist wichtig, eine wirklich effektive CRM-Plattform auszuwählen, die mit Ihren Geschäftsanforderungen skaliert werden kann. Wenn Sie vor dem Kauf nach den oben genannten 10 Funktionen in einer CRM-Software suchen, können Sie nichts falsch machen.