Dlaczego zawsze należy tworzyć wersje robocze treści w Dokumentach Google

Kiedy zaczynałem jako niezależny pisarz, nie wiedziałem wiele poza strategią treści i tworzeniem, ale wiedziałem, że ścieżka najmniejszego oporu oznaczała, że ​​mogłem szybciej kończyć projekty, a tym samym zarabiać więcej.

Dlatego przyjąłem podejście polegające na pisaniu postów na blogu bezpośrednio na platformach CMS moich klientów, niezależnie od tego, czy był to WordPress, Shopify, HubSpot, czy coś innego. Wydawało się, że pominął etap przesyłania go później… ale potem zdałem sobie sprawę, że mój „skuteczny” proces nie był niczym innym.

Teraz przysięgam, że tworzę wersje robocze treści w Dokumentach Google i jest to coś, co gorąco polecam wszystkim freelancerom, agencjom, a nawet wewnętrznym marketerom. Przyjrzyjmy się, dlaczego zawsze należy używać Dokumentów Google do tworzenia treści.

1. Systemy CMS czasami jedzą posty

Nigdy nie zapomnę weekendu, w którym przeprowadziłam się do mojego domu. To był weekend wielkanocny i wpadłem na pomysł, żeby zjeść wielką kolację w moim nowym miejscu. Cały weekend spędziłam na rozpakowywaniu i po prostu musiałam skończyć ten ostatni post, zanim przybyli moi goście, żeby w końcu się zrelaksować.

Dziesięć minut do przybycia gości napisałem ostatnie zdanie. Wystąpił błąd i strona załadowała się automatycznie. Z jakiegoś powodu nie został automatycznie zapisany. Straciłem cały post, nad którym spędziłem dwie i pół godziny, i nie było sposobu, aby go odzyskać (miałem czek od mojego chłopaka obeznanego z technologią).

Musiałem zacząć od nowa po tym, jak wszyscy wyszli i byłem na nogach do 2 w nocy.

Nie stukam tutaj żadnymi narzędziami, ale rzeczywistość jest taka, że ​​technologia czasami zawodzi.

Czasami problem polega na tym, że mój komputer rozłącza się z internetem i tego nie zauważam, ponieważ nadal wygląda na to, że oszczędza po mojej stronie. Innym razem widziałem chroniczne problemy ze zaktualizowanym oprogramowaniem jednego klienta, które powodują, że posty znikają lub ich formatowanie jest niestabilne.

Dysk Google nie jest doskonały i może mieć własne usterki. Czasami brakuje mi jednego lub dwóch komentarzy lub moja ostatnia aktualizacja nie jest zapisana. Biorąc to pod uwagę, jest to z pewnością najbardziej niezawodna platforma, a w najgorszym przypadku mówimy o kilku brakujących zmianach w porównaniu z całym brakującym wpisem na blogu.

A najlepsze: otrzymuję powiadomienie, gdy tylko jest połączenie z Internetem, więc w razie potrzeby mogę skopiować post do moich notatek lub dokumentu Worda, zanim się zawiesi.

2. To najlepsza opcja do łatwej współpracy

W większości przypadków twórcy treści będą współpracować z innymi członkami zespołu.

Dla freelancerów oznacza to zatwierdzenie klienta (czasami z udziałem wielu członków zespołu). Agencje muszą współpracować zarówno z freelancerami, jak i klientami, działając jako głos pośrednika. Nawet wewnętrzni marketerzy będą prawdopodobnie otrzymywać informacje zwrotne od zespołów ds. rozwoju produktu i przełożonych.

Z tego powodu systemy CMS są nieefektywne. Ludzie muszą zostawiać komentarze w samym tekście, które czasami są pomijane i publikowane, lub uciekać się do wysyłania wiadomości e-mail „Ten jeden akapit, czy można go zmienić”, co jest czasochłonne i mylące.

Oznacza to, że musisz tworzyć treści na platformie, która pozwala na łatwą współpracę. Dokumenty Google pasują do tego rachunku.

Każdy może komentować dokument w czasie rzeczywistym. Mogą proponować zmiany w komentarzach lub w tekście. Ludzie mogą się nawzajem oznaczać, aby zadawać pytania lub przydzielać zadania.

Możesz śledzić wszystkie te zmiany w czasie, przeglądając różne historie wersji. (Możesz to zrobić, przechodząc do „Plik”, a następnie znajdując „Historia wersji”).

Nawet dokument programu Word nie wyróżnia się na tym poziomie współpracy, ponieważ nie dzieje się to w czasie rzeczywistym. Przez jakiś czas korzystałem z dokumentów Worda i zrobiło się bałagan, a ludzie byli zdezorientowani, które wersje są aktualne, a komentarze zostały pominięte.

3. Jesteś właścicielem dokumentu

Jest to najbardziej istotne dla freelancerów i agencji i chociaż miejmy nadzieję, że nigdy nie będzie to dotyczyć konkretnie Ciebie, może być bezcenne.

Gdy tworzysz treść we własnym oryginalnym dokumencie Google, jesteś właścicielem. Nikt nie może odciąć Ci dostępu, a następnie powiedzieć, że nic nie przesłałeś, co może zrobić za pomocą systemu CMS.

Zdarzyło mi się to tylko raz, ale się zdarzyło. Klient był zły, że zostałem zarezerwowany na resztę roku (o czym ostrzegałem go z miesięcznym wyprzedzeniem) i że nie mogę ukończyć jego projektu. Odebrał mi dostęp do ich systemu CMS, powiedział, że nigdy nie oddałem posta i że jestem mu winien jeszcze jeden lub dokona obciążenia zwrotnego karty kredytowej.

Na szczęście post został zapisany w Dokumentach Google. Napisałem go tam przed przesłaniem i okazało się, że otrzymał dostęp trzy tygodnie wcześniej i zatwierdził go w dokumencie. Miałem wystarczająco dużo, aby upewnić się, że nie będzie mógł wstrzymać lub dokonać obciążenia zwrotnego płatności.

I chociaż ta osoba została byłym klientem, współpraca z nim była cudowna przed tym wydarzeniem. Posiadanie drobiazgów w celu ochrony firmy to doskonałe rozwiązanie, a to jest łatwe.

4. Łatwo jest eksportować i przesyłać na inne platformy

Treść została utworzona, zredagowana i zatwierdzona. I co teraz?

Dzięki Dokumentom Google łatwo je wyeksportować i/lub przesłać, aby mieć je w dowolnym miejscu.

Możesz udostępnić go klientom, aby mogli z nim zrobić, jak chcą, lub utworzyć dokument PDF lub Word za pomocą jednego kliknięcia.

Możesz również użyć Wordable.io, aby przesłać zawartość (obrazy i wszystko!) w ciągu kilku sekund i kilku kliknięć na kilka platform CMS, w tym WordPress, Medium, HubSpot, Shopify i wiele innych już wkrótce.

Wystarczy zaimportować dokumenty z Google, połączyć się z systemem CMS i przesłać go bezpośrednio. Wszystko zostanie poprawnie sformatowane i możesz wprowadzać zmiany, takie jak tekst alternatywny i nazwisko autora, w miarę postępów. Zobacz jak to działa tutaj:

Wideo

Wordable.io to najprostszy sposób na szybkie przesyłanie treści z Dysku Google do systemu CMS. Wypróbuj tutaj, z pierwszymi 5 eksportami za darmo.

Końcowe przemyślenia

Chociaż żadne narzędzie do tworzenia treści nie jest naprawdę doskonale ani odporne na problemy techniczne, Dokumenty Google są tak dobre, jak to tylko możliwe. Jest najbardziej niezawodny, utrzymuje Cię w fotelu kierowcy i sprawia, że ​​współpraca, edytowanie i przesyłanie są tak łatwe i wydajne, jak to tylko możliwe.

Zdecydowanie zalecam wszystkim twórcom treści, aby zapisali swoje wersje robocze treści w Dokumentach Google przed przesłaniem ich do swojego CMS, zwłaszcza że narzędzia takie jak Wordable.io ułatwiają proces publikacji. To łatwy sposób na ochronę firmy i treści, a jednocześnie upewnienie się, że efekt końcowy jest dokładnie taki, jaki wszyscy mieli nadzieję zobaczyć.

Gotowy do usprawnienia procesu produkcji treści dzięki szybkiemu i łatwemu przesyłaniu? Zacznij od 5 darmowych eksportów za pośrednictwem Wordable.io już teraz .