Jeśli próbujesz zmienić swoją społeczność, skorzystaj z porady kogoś, kto zmienił świat. Po zasiadaniu u steru wielu imperiów, w tym PayPal, a teraz Tesla Motors, Elon Musk ma to do zaoferowania jako „najlepszą radę”:
Myślę, że bardzo ważne jest posiadanie pętli sprzężenia zwrotnego, w której ciągle myślisz o tym, co zrobiłeś i jak możesz to zrobić lepiej. Myślę, że to najlepsza rada: ciągle myśl o tym, jak możesz robić rzeczy lepiej i kwestionuj siebie.
Jeśli chodzi o pozyskiwanie funduszy, to „pytanie dotyczące poprawy” może przybierać różne formy.
"Zadziałało?"
„Czy osiągnęliśmy nasz cel?”
"Dlaczego lub dlaczego nie?"
Wiele organizacji non-profit zadaje te pytania częściej niż skutecznie na nie odpowiada. Pod koniec kampanii pracownicy i wolontariusze zainwestowali już dużo siebie, a samorefleksja, a nawet krytycyzm, jest wyzwaniem, gdy energia jest niska, a emocje wysokie.
Niemniej jednak chęć przyjrzenia się działaniom Twojej organizacji i wymyślenia, jak radzić sobie lepiej w przyszłym roku (nawet jeśli osiągniesz swój cel) jest znakiem rozpoznawczym dobrego przywództwa i poświęcenia.
Oto, jak możesz ocenić swoją strategię rozwoju i zebrać informacje zwrotne — zarówno jakościowe, jak i ilościowe — aby osiągnąć nowy poziom sukcesu z roku na rok.
1. Zacznij od danych
Analiza danych pod koniec kampanii zbierania funduszy to dobry sposób na analizę najlepszych praktyk i obszarów możliwości.
Zacznij od podstaw:
- Czy osiągnęliśmy nasz cel?
- O ile przekroczyliśmy lub zabrakło nam?
Gdy już będziesz mieć te liczby pod ręką, będziesz chciał również zbadać swój wzrost rok do roku, liczbę dawców i procent darczyńców, którzy zwiększyli (lub zmniejszyli) swój roczny wkład. Te drugorzędne metryki mogą pomóc w odkryciu ukrytych cech kampanii pozyskiwania funduszy, takich jak docieranie do nowych ludzi lub to, czy powinieneś zacząć prosić swoją istniejącą bazę, aby dała więcej.
Na przykład silna poprawa rok do roku może świadczyć o tym, że twoje strategie zadziałały i że masz osiągalny cel bazowy na przyszły rok. Spadek liczby darczyńców może wskazywać na problem z wiadomościami lub brak widocznego wpływu.
Fundusze dla organizacji pozarządowych oferują potężny wgląd w inne wskaźniki do analizy, zwłaszcza jeśli chodzi o wykazanie skuteczności i odpowiedzialności. Członkowie zarządu, wolontariusze i darczyńcy korporacyjni są często zainteresowani tymi liczbami, aby dowiedzieć się, czy jakiekolwiek środki przeznaczone na promocję kampanii pozyskiwania funduszy były skuteczne.
Najpierw spójrz na historię danych. Dostarczy jasnej mapy drogowej do dyskusji i oceny oraz zmusi Twój zespół do pracy najpierw z faktami, a nie z „przeczuciami”.
2. Utrzymuj ewaluację w ruchu
Pomimo wszelkich starań, aby zaplanować, kampania zbierania funduszy może być szybką i wściekłą próbą zebrania dużej ilości pieniędzy na pilne potrzeby społeczności. Kiedy pojawia się pilna potrzeba lub jeśli roczne statystyki darowizn nie mają dobrych trendów, śledzenie liczb i wyników może być ostatnią rzeczą, o której myśli organizacja.
W książce Fundraising the Smart Way Ellen Bristol zwraca uwagę na przygnębiający trend związany z pozyskiwaniem funduszy i organizacjami zajmującymi się rozwojem zasobów: „Fundraising to funkcja, której najmniej można dotknąć życzliwą ręką ciągłego doskonalenia”.
Innymi słowy, zbieranie funduszy to coś w rodzaju „spieniania, płukania, powtarzania”. Zamiast dynamicznie reagować na to, co widzimy w naszej społeczności i na dane, pozwalamy kampaniom toczyć się rok po roku z zasadniczo taką samą strukturą.
Pamiętaj o radzie Elona Muska: powinieneś ciągle myśleć o tym, co możesz zrobić lepiej. Oceniaj dane w czasie rzeczywistym oraz słuchaj i filtruj anegdotyczne informacje zwrotne. Jeśli wielu kibiców napotyka pewne trudności, porozmawiaj ze swoim zespołem, aby znaleźć tymczasowe rozwiązanie. Może to dać ci szansę na złagodzenie potencjalnych strat, a być może nawet odkrycie nowych możliwości odniesienia sukcesu.
Dodatkowo bieżąca ocena pozyskiwania funduszy oznacza coroczne gromadzenie i analizę danych. Przechowuj swoje wyniki w pliku, który jest przekazywany z roku na rok. Jeśli zmieniłeś coś ważnego, na przykład integrując nową platformę mobilną, będziesz chciał mieć możliwość skorelowania zmian danych ze zmianami w strategii.
Ciągła refleksja na poziomie makro pomoże ci zobaczyć trendy w czasie, a nie tylko dyskretne wyniki z jednego roku. Będziesz mógł spojrzeć wstecz i zobaczyć, które lata wypadły najlepiej, a następnie zajrzeć do swoich notatek, aby zobaczyć , dlaczego .
3. Skoncentruj się na swojej misji
Jason McNeal jest doświadczonym konsultantem reklamowym, który współpracuje z zarządami korporacji i zarządami przy misjach pozyskiwania funduszy. Podejście McNeala do zbierania funduszy skoncentrowanego na misji może być radykalnym odejściem od świętego podejścia „skoncentrowanego na dawców”, ale przedstawia przekonującą myśl:
Nasze instytucje nigdy nie powinny być skoncentrowane na misji. Nasze skupienie, energia, proces decyzyjny i relacje z darczyńcami powinny być oparte na fundamencie misji. Dlaczego tu jesteśmy? Dlaczego robimy to, co robimy? Nasze centrum misyjne powinno być dowodem naszych wartości i naszego celu. Jeśli naprawdę będziemy realizowali naszą misję, zwrócimy odpowiednią uwagę, uznanie i opiekę nad naszymi darczyńcami.
McNeal wierzy, że organizacja zajmująca się zbieraniem funduszy skoncentrowana na misji będzie z natury skoncentrowana na darczyńcach; jedno płynie naturalnie z drugiego. Nie chodzi tu o demontaż fundraisingu skoncentrowanego na darczyńcach — z pewnością źródło funduszy zasługuje na poważne rozważenie — ale zmusza nas do oceny, czy kampania rzeczywiście zakończyła swoją misję.
Ocena skoncentrowana na misji daje szansę na połączenie wszystkich punktów. Twoja organizacja może zebrać więcej pieniędzy, niż sobie wyobrażała. Ale jest jeszcze jeden most do pokonania: czy te fundusze dotarły tam, gdzie musiały iść? Czy stworzyło to możliwości lub wpływ, którym podzieliłeś się z darczyńcami?
Rozważ prosty przykład misji z lokalnej kampanii oddolnej: „Sąsiedzkie liceum nie może dofinansowywać pozalekcyjnych programów sportowych lub artystycznych, jak to miało miejsce w przeszłości. Bez tej kampanii studenci mogą nie mieć tych programów, co utrudnia ich obecny sukces akademicki i przyszłe możliwości”.
Korzystając z tego przykładu, organizacja non-profit powinna ocenić, czy kampania była w stanie przywrócić którąkolwiek z tych możliwości i czy strategia komunikacji była przekonująca. Tutaj zaczynasz zadawać jakościowe pytania, takie jak:
- Jaki był ton kampanii?
- Czy poprzez tę misję zaangażowaliśmy więcej darczyńców?
- Czy nasza społeczność uwierzyła w nasze „dlaczego”?
Poszukuj historii sukcesu przez cały rok, aby ocenić ten komponent i poproś społeczność wolontariuszy o szczere opinie na temat tego, jak zmodyfikować lub ulepszyć misję dla przyszłych kampanii. Pamiętaj, misja jest źródłem inspiracji zarówno dla pracowników rozwoju, jak i darczyńców. Utrzymuj misję adekwatną do potrzeb. Nawet najbardziej fundamentalne wizje wymagają ponownego odwiedzania od czasu do czasu.
4. Nie czekaj długo
Po oddaniu formularzy datków, przeliczeniu pieniędzy i rozdaniu listów z podziękowaniami zamknięcie księgi do przyszłego roku może być kuszące.
Oprzeć się!
Ocena wyników pozyskiwania funduszy — w tym danych, komponentów jakościowych, obszarów możliwości i najlepszych praktyk — w ciągu miesiąca od zakończenia kampanii zapewnia, że szczegóły, a nawet frustracje nadal są najważniejsze.
Zaplanuj wystarczająco dużo czasu na podsumowanie i upewnij się, że każdy, kto wniósł swój wkład, ma szansę wyrazić swoją opinię. Dobrze zaokrąglona perspektywa oferuje świadome strategie poprawy.
Zastanów się, czy nie dać swojemu personelowi zajmującemu się zbieraniem funduszy przejrzystego arkusza roboczego zawierającego określone fragmenty danych do oceny. Określ go pod kątem rocznej wydajności, a następnie oddal, aby przyjrzeć się trendom. Zwróć uwagę na zmiany w podejściu, komunikatach i możliwościach zaangażowania darczyńców. Z czasem na przygotowanie Twoja dyskusja może być bogata w konkretne sposoby na poprawę.
5. Bądź myślący przyszłościowo
W każdej kampanii zbierania funduszy dane i niepotwierdzone dowody są elementami, które mówią ci, jak sobie radziłeś. Tendencją w ćwiczeniach oceniających jest wystawienie oceny lub osądzanie tego, jak coś zostało zrobione w przeszłości.
Ale odpowiedź na każde pytanie o to, jak Twoje działania w zakresie pozyskiwania funduszy odbyły się w tym roku, powinna mieć natychmiastową kontynuację: co chcemy utrzymać lub zmienić?
Oceniając swoją kampanię, pomyśl o przyszłorocznych wysiłkach na rzecz zbierania funduszy, aby spojrzeć w przyszłość i wprowadzić sposób myślenia o rozwiązywaniu problemów. Zamiast zatrzymywać się na mierzeniu problemu, otwórz swój zespół na możliwość budowania na sukcesie lub zmiany sposobu, w jaki coś się robi.
Ocena zbiórki pieniędzy z myślą o przyszłości oznacza wyznaczenie celów na przyszły rok, już teraz. Konsultantka ds. pozyskiwania funduszy, Karen Eber Davis, oferuje wgląd w ustalanie celów i rozwój, które mogą pomóc Twojemu zespołowi w przeprowadzeniu skutecznej, ukierunkowanej na przyszłość oceny, która opiera się na tym, czego nauczyłeś się podczas ostatniej kampanii.
6. Bądź uczciwy
Otrzymywanie niepochlebnej krytyki (i dobre reagowanie) jest częścią utrzymania zaufania i przejrzystości wśród interesariuszy.
Organizacje często mają duże zaangażowanie wolontariuszy za pośrednictwem zarządów i innych grup pokrewnych. Te części składowe są zazwyczaj rozszerzeniem zespołu programistów w ich własnych sieciach, lobbujących przyjaciół i zarządy korporacji za znaczące inwestycje. Organizacje non-profit dokładają wszelkich starań, aby wracały, co często oznacza poświęcenie prawdy i poprawę lojalności.
Jednak na poziomie emocjonalnym sama wdzięczność za czas i pracę może utrudnić prowadzenie szczerego i otwartego dialogu o tym, jak być lepszym. Niemniej jednak, pomyślna ocena to taka, która będzie krytyczna, ale nie okaleczająca. Twoim największym darem dla Ciebie, Twojej organizacji, Twojego zespołu i ludzi, którym służysz, jest spojrzenie na „porażkę” i przekształcenie jej w „obszar możliwości” bez ryzyka demoralizacji.
Firmy i organizacje zbierające fundusze często znajdują się w tej sytuacji. Przy tradycyjnie niższych pensjach, mniejszej ilości zasobów i wyższych wymaganiach może być trudno powiedzieć pracownikowi, aby „robił lepiej”. Jednak efektywne zespoły wykorzystują różnorodne narzędzia do samodzielnej analizy i proponowania sugestii, które mogą przynieść korzyści wszystkim.
Uczciwa ocena to kolejny powód, dla którego rozpoczynanie od danych ma kluczowe znaczenie. Liczby opowiadają ważną historię, ale nie całą. Aby uzupełnić, sprawdź narzędzia, takie jak te oferowane przez Radę Organizacji Non-Profit do samooceny organizacji. Zasoby z przewodnikiem, takie jak te, mogą rzucić światło na sposoby osobistego doskonalenia się członków zespołu i stworzyć bezpieczny sposób na rozpoczęcie uczciwej rozmowy.
Ponadto rozważ anonimowe formularze opinii z pytaniami o role, logistykę, komunikację i nie tylko. Pozwól swojemu zespołowi je wypełnić i przesłać bez identyfikacji. Skompiluj wyniki i udostępnij je zespołowi, a opinie te należy traktować jako priorytet w opracowywaniu strategii na przyszłoroczną kampanię.
Bez względu na to, jak skuteczna jest Twoja kampania, zawsze jest miejsce na ocenę i poprawę. Firmy z listy Fortune 500 i właściciele małych firm będą podkreślać znaczenie wykorzystywania mocnych stron i uczenia się na porażkach — dwóch rzeczy, które można osiągnąć tylko poprzez aktywne zastanawianie się nad przebiegiem projektu.
Podobnie jak w przypadku wszystkich aspektów przywództwa i zarządzania projektami, ewaluacja obejmuje przemyślaną równowagę między krytyczną poprawą i pozytywnym wzmocnieniem, a także poświęcenie misji poprawy jakości życia dzieci i rodzin w Twojej społeczności.
Clay Boggess od 1999 roku projektuje programy pozyskiwania funduszy dla szkół i różnych organizacji non-profit w całych Stanach Zjednoczonych. Współpracuje z administratorami, nauczycielami, a także z zewnętrznymi jednostkami wsparcia, takimi jak PTA i PTO. Clay jest starszym konsultantem w Big Fundraising Ideas.
Jak stworzyć skuteczną całoroczną strategię pozyskiwania funduszy?