Come valutare correttamente la tua campagna di raccolta fondi

Se stai cercando di cambiare la tua comunità, chiedi consiglio a qualcuno che ha cambiato il mondo. Dopo essere stato al timone di più imperi, tra cui PayPal e ora Tesla Motors, Elon Musk ha questo da offrire come suo "unico miglior consiglio":

Penso che sia molto importante avere un ciclo di feedback, in cui pensi costantemente a ciò che hai fatto e come potresti farlo meglio. Penso che questo sia il miglior consiglio: pensa costantemente a come potresti fare le cose meglio e metterti in discussione.

Quando si tratta di raccolta fondi, questa "domanda di miglioramento" può assumere molte forme.

"Ha funzionato?"

"Abbiamo raggiunto il nostro obiettivo?"

"Perché o perché no?"

Molte organizzazioni non profit si pongono queste domande più di quanto non rispondano effettivamente. Alla fine di una campagna, il personale e i volontari hanno già investito molto su se stessi, ed essere riflessivi e persino critici è difficile quando l'energia è bassa e le emozioni sono alte.

Tuttavia, la volontà di guardare alle prestazioni della tua organizzazione e capire come fare meglio il prossimo anno (anche se raggiungi il tuo obiettivo) è il segno distintivo di una buona leadership e di una dedizione.

Ecco come puoi valutare la tua strategia di sviluppo e raccogliere feedback, sia qualitativi che quantitativi, per raggiungere nuovi livelli di successo anno dopo anno.

1. Inizia con i dati

Un'analisi dei dati alla fine della tua campagna di raccolta fondi è un modo efficace per analizzare le migliori pratiche e le aree di opportunità.

Inizia con l'essenziale:

• Abbiamo raggiunto il nostro obiettivo?
• Di quanto abbiamo superato o meno?

Una volta che hai in mano questi numeri, vorrai anche esplorare la tua crescita anno dopo anno, il volume dei donatori e la percentuale di donatori che hanno aumentato (o diminuito) il loro contributo annuale. Queste metriche secondarie possono aiutarti a scoprire caratteristiche nascoste della tua campagna di raccolta fondi, ad esempio se stai raggiungendo nuove persone o se dovresti iniziare a chiedere alla tua base esistente di dare di più.

Ad esempio, un forte miglioramento anno dopo anno può essere la prova che le tue strategie hanno funzionato e che hai un obiettivo di base raggiungibile per il prossimo anno. Un calo del numero di donatori potrebbe indicare un problema di messaggistica o una mancanza di impatto dimostrativo.

I fondi per le ONG offrono informazioni approfondite su altre metriche da analizzare, in particolare quando si tratta di dimostrare efficienza e responsabilità. I membri del consiglio di amministrazione, i volontari e i donatori aziendali sono spesso interessati a questi numeri per sapere se i fondi stanziati per promuovere la campagna di raccolta fondi sono stati efficaci.

Guarda prima la storia dei dati. Fornirà una chiara tabella di marcia per la discussione e la valutazione e costringerà il tuo team a lavorare prima sui fatti invece che sui "sentimenti istintivi".

2. Continua la valutazione

Nonostante tutti i migliori sforzi per pianificare, una campagna di raccolta fondi può essere un tentativo veloce e furioso di raccogliere molti soldi per i bisogni urgenti della comunità. Quando si presenta un'esigenza urgente, o se le statistiche sulle donazioni annuali non vanno bene, tenere traccia dei numeri e delle prestazioni potrebbe essere l'ultima cosa nella mente di un'organizzazione.

In Fundraising the Smart Way , Ellen Bristol evidenzia una tendenza scoraggiante riguardo alle organizzazioni di raccolta fondi e sviluppo delle risorse: "La raccolta fondi è la funzione che meno probabilmente sarà toccata dalla mano benevola del miglioramento continuo".

In altre parole, la raccolta fondi è una sorta di attività "insapona, risciacqua, ripeti". Invece di rispondere in modo dinamico a ciò che vediamo dalla nostra community e dai dati, consentiamo alle campagne di continuare anno dopo anno con in gran parte la stessa struttura.

Ricorda il consiglio di Elon Musk: dovresti pensare costantemente a cosa puoi fare meglio. Valuta i dati in tempo reale, ascolta e filtra i feedback aneddotici. Se molti tifosi stanno incontrando una certa difficoltà, rivolgiti alla tua squadra per trovare una soluzione provvisoria. Questo può darti la possibilità di mitigare potenziali perdite e forse anche scoprire nuove opportunità di successo.

Inoltre, la valutazione continua della raccolta fondi implica la raccolta e l'analisi annuali dei dati. Conserva i risultati in un file che viene trasmesso da un anno all'altro. Se hai cambiato qualcosa di importante, come l'integrazione di una nuova piattaforma di donazione mobile, vorrai essere in grado di correlare i cambiamenti nei dati ai cambiamenti nella strategia.

La riflessione continua a livello macro ti aiuterà a vedere le tendenze nel tempo, piuttosto che solo i risultati discreti di un solo anno. Potrai guardare indietro e vedere quali anni hanno ottenuto i risultati migliori, quindi guardare nelle tue note per capire perché .

3. Rimani concentrato sulla tua missione

Jason McNeal è un consulente pubblicitario esperto che lavora con consigli aziendali e C-suite in missioni di raccolta fondi. Il punto di vista di McNeal sulla raccolta fondi incentrata sulla missione potrebbe essere un allontanamento radicale dal sacro approccio "centrato sul donatore", ma offre un pensiero convincente:

Le nostre istituzioni non dovrebbero mai essere altro che "centrate sulla missione". La nostra attenzione, energia, processo decisionale e relazioni con i donatori dovrebbero poggiare su una base di missione. Perché siamo qui? Perchè facciamo ciò che facciamo? Il nostro centro basato sulla missione dovrebbe mettere in evidenza i nostri valori e il nostro scopo. Se realizziamo veramente la nostra missione, porremo l'attenzione, il riconoscimento e la gestione appropriati sui nostri donatori.

McNeal ritiene che un'organizzazione di raccolta fondi incentrata sulla missione sarà intrinsecamente incentrata sui donatori; uno scorre naturalmente dall'altro. Non si tratta di smantellare la raccolta fondi incentrata sui donatori – sicuramente, la fonte dei fondi merita un'attenta considerazione – ma ci obbliga a valutare se una campagna ha effettivamente completato la sua missione.

La valutazione incentrata sulla missione ti offre la possibilità di collegare tutti i punti. È del tutto possibile che la tua organizzazione raccolga più denaro di quanto immaginasse. Ma c'è un altro ponte da attraversare: quei fondi sono arrivati ​​dove dovevano andare? Ha creato le opportunità o l'impatto che hai condiviso con i donatori?

Si consideri un semplice esempio di missione tratto da una campagna di base locale: “La scuola superiore del quartiere non può sovvenzionare il programma sportivo o artistico extrascolastico come ha fatto in passato. Senza questa campagna, gli studenti potrebbero non avere quei programmi, il che ostacola il loro attuale successo accademico e le opportunità future".

Utilizzando questo esempio, l'organizzazione no profit dovrebbe valutare se la campagna è stata in grado di ripristinare una di queste opportunità e se la strategia di comunicazione è stata convincente. È qui che inizi a porre domande qualitative come:

• Qual è stato il tono della campagna?
• Abbiamo coinvolto più donatori attraverso questa missione?
• La nostra comunità credeva nel nostro "perché"?

Cerca storie di successo durante tutto l'anno per valutare questo componente e sollecita un feedback onesto dalla tua comunità di volontari su come modificare o migliorare la missione per le campagne future. Ricorda, la missione è fonte di ispirazione sia per il personale di sviluppo che per i donatori. Mantieni la missione pertinente ai bisogni. Anche le visioni più fondamentali meritano di essere rivisitate di tanto in tanto.

4. Non aspettare a lungo

Una volta che i moduli di pegno sono stati consegnati, il denaro contato e le lettere di ringraziamento distribuite, può essere allettante chiudere il libro fino al prossimo anno.

Resistere!

La valutazione dei risultati della raccolta fondi, inclusi dati, componenti qualitativi, aree di opportunità e best practice, entro un mese dalla fine della campagna garantisce che i dettagli e persino le frustrazioni siano ancora al primo posto.

Pianifica il tempo necessario per il tuo debriefing e assicurati che tutti coloro che hanno contribuito abbiano la possibilità di fornire il proprio feedback. Una prospettiva a tutto tondo offre strategie informate per il miglioramento.

Prendi in considerazione la possibilità di dare al tuo personale di raccolta fondi un foglio di lavoro chiaro di dati specifici da valutare. Inquadralo in termini di prestazioni annuali, quindi rimpicciolisci per fargli osservare le tendenze. Nota i cambiamenti nell'approccio, nella messaggistica e nelle opportunità di coinvolgimento dei donatori. Con il tempo per prepararsi, la tua discussione può essere ricca di modi concreti per migliorare.

5. Sii lungimirante

In qualsiasi campagna di raccolta fondi, i dati e le prove aneddotiche sono componenti che ti dicono come ti sei comportato. La tendenza negli esercizi di valutazione è di dare un voto o dare un giudizio su come sono state fatte le cose in passato.

Ma la risposta a ogni domanda su come sono stati eseguiti i tuoi sforzi di raccolta fondi quest'anno dovrebbe avere un seguito immediato: cosa vogliamo mantenere o cambiare?

Quando valuti la tua campagna, pensa agli sforzi di raccolta fondi del prossimo anno per guardare avanti ed entrare in una mentalità di problem solving. Invece di fermarti a misurare il problema, apri il tuo team alla possibilità di costruire sul successo o cambiare il modo in cui qualcosa viene fatto.

Valutare la tua raccolta fondi con una mentalità lungimirante significa fissare obiettivi per il prossimo anno, ora. La consulente per la raccolta fondi Karen Eber Davis offre approfondimenti sulla definizione e sullo sviluppo degli obiettivi che possono aiutare il tuo team ad avere un'efficace valutazione incentrata sul futuro che si basa su ciò che hai imparato dalla tua campagna più recente.

6. Sii onesto

Ricevere critiche poco lusinghiere (e rispondere bene) fa parte del mantenimento della fiducia e della trasparenza con le parti interessate.

Le organizzazioni spesso hanno un alto coinvolgimento dei volontari attraverso consigli e altri gruppi di affinità. Questi componenti generalmente sono estensioni del team di sviluppo nelle proprie reti, facendo pressioni su amici e consigli aziendali per investimenti significativi. Le organizzazioni non profit fanno di tutto per far sì che tornino, il che spesso significa sacrificare la verità e il miglioramento per la lealtà.

A livello emotivo, tuttavia, la pura gratitudine per il tempo e il lavoro può rendere difficile avere un dialogo onesto e aperto su come essere migliori. Tuttavia, una valutazione di successo è critica, ma non paralizzante. Il tuo regalo più grande per te stesso, la tua organizzazione, il tuo team e le persone che servi è guardare al "fallimento" e riformularlo come un "area di opportunità" senza rischiare la demoralizzazione.

Le aziende e le organizzazioni di raccolta fondi si trovano spesso in questa situazione. Con salari tradizionalmente più bassi, meno risorse e richieste più elevate, può essere difficile dire a un dipendente di "fare meglio". I team efficaci, tuttavia, utilizzano diversi strumenti per auto-analizzarsi e offrire suggerimenti che possono avvantaggiare tutti.

La valutazione onesta è un altro motivo per cui iniziare con i dati è fondamentale. I numeri raccontano una storia importante, ma non l'intera storia. Per integrare, indagare su strumenti come quelli offerti dal Council of Nonprofits per le autovalutazioni organizzative. Risorse guidate come queste possono far luce sui modi in cui i membri del team possono migliorare personalmente e creare un modo sicuro per entrare in una conversazione onesta.

Inoltre, considera i moduli di feedback anonimi con domande su ruoli, logistica, comunicazioni e altro. Consenti al tuo team di completarli e inviarli senza identificazione. Compila e condividi i risultati con il team e rendi questo feedback una priorità nella strategia per la campagna del prossimo anno.

Indipendentemente dal successo della tua campagna, c'è sempre spazio per la valutazione e il miglioramento. Sia le aziende Fortune 500 che i proprietari di piccole imprese sottolineeranno l'importanza di capitalizzare i punti di forza e imparare dai fallimenti, due cose che possono essere raggiunte solo riflettendo attivamente su come è andato un progetto.

Come per tutti gli aspetti della leadership e della gestione dei progetti, la valutazione implica un ponderato equilibrio tra miglioramento critico e rinforzo positivo, nonché una dedizione alla missione di migliorare la qualità della vita dei bambini e delle famiglie nella vostra comunità.

Clay Boggess progetta programmi di raccolta fondi per scuole e varie organizzazioni no profit negli Stati Uniti dal 1999. Lavora con amministratori, insegnanti e enti di supporto esterni come PTA e PTO. Clay è Senior Consultant presso Big Fundraising Ideas.