Jika Anda mencoba mengubah komunitas Anda, mintalah saran dari seseorang yang telah mengubah dunia. Setelah duduk di pucuk pimpinan beberapa kerajaan, termasuk PayPal dan sekarang Tesla Motors, Elon Musk menawarkan ini sebagai "nasihat terbaik":
Saya pikir sangat penting untuk memiliki umpan balik, di mana Anda terus-menerus memikirkan apa yang telah Anda lakukan dan bagaimana Anda bisa melakukannya dengan lebih baik. Saya pikir itu satu-satunya nasihat terbaik: terus-menerus berpikir tentang bagaimana Anda bisa melakukan sesuatu dengan lebih baik dan mempertanyakan diri sendiri.
Ketika berbicara tentang penggalangan dana, “pertanyaan perbaikan” ini bisa bermacam-macam bentuknya.
"Apa itu bekerja?"
"Apakah kita memenuhi tujuan kita?"
"Mengapa atau mengapa tidak?"
Banyak organisasi nirlaba mengajukan pertanyaan ini lebih dari yang mereka jawab secara efektif. Pada akhir kampanye, staf dan sukarelawan telah menginvestasikan banyak dari diri mereka sendiri, dan menjadi refleksi diri dan bahkan kritis adalah tantangan ketika energi rendah dan emosi tinggi.
Namun demikian, kemauan untuk melihat kinerja organisasi Anda dan mencari cara untuk menjadi lebih baik tahun depan (bahkan jika Anda memenuhi tujuan Anda) adalah ciri kepemimpinan yang baik dan dedikasi.
Inilah cara Anda mengevaluasi strategi pengembangan dan mengumpulkan umpan balik—baik kualitatif maupun kuantitatif—untuk mencapai tingkat kesuksesan baru dari tahun ke tahun.
1. Mulailah Dengan Data
Analisis data di akhir kampanye penggalangan dana Anda adalah cara yang ampuh untuk menganalisis praktik terbaik dan bidang peluang.
Mulailah dengan hal-hal penting:
- Apakah kita memenuhi tujuan kita?
- Seberapa banyak kita melebihi atau gagal?
Setelah Anda mendapatkan angka-angka ini, Anda juga akan ingin menjelajahi pertumbuhan tahun-ke-tahun Anda, volume donor, dan persentase donor yang meningkatkan (atau menurunkan) kontribusi tahunan mereka. Metrik sekunder ini dapat membantu Anda mengungkap karakteristik tersembunyi tentang kampanye penggalangan dana Anda, seperti apakah Anda menjangkau orang baru atau apakah Anda harus mulai meminta basis yang ada untuk memberi lebih banyak.
Misalnya, peningkatan yang kuat dari tahun ke tahun mungkin menjadi bukti bahwa strategi Anda berhasil, dan bahwa Anda memiliki tujuan dasar yang dapat dicapai untuk tahun depan. Penurunan jumlah donor mungkin menunjukkan masalah pengiriman pesan atau kurangnya dampak yang ditunjukkan.
Dana untuk LSM menawarkan wawasan yang kuat tentang metrik lain untuk dianalisis, terutama dalam hal menunjukkan efisiensi dan akuntabilitas. Anggota dewan, sukarelawan, dan donatur perusahaan sering kali tertarik dengan angka-angka ini untuk mengetahui apakah ada dana yang dialokasikan untuk mempromosikan kampanye penggalangan dana yang efektif.
Lihat data storynya dulu. Ini akan memberikan peta jalan yang jelas untuk diskusi dan evaluasi, dan memaksa tim Anda untuk bekerja dengan fakta terlebih dahulu alih-alih "perasaan".
2. Teruskan Evaluasi
Terlepas dari semua upaya terbaik untuk merencanakan, kampanye penggalangan dana dapat menjadi upaya cepat dan ganas untuk mengumpulkan banyak uang untuk kebutuhan masyarakat yang mendesak. Ketika kebutuhan mendesak muncul, atau jika statistik pemberian tahunan tidak menjadi tren dengan baik, melacak angka dan kinerja mungkin menjadi hal terakhir yang ada dalam pikiran organisasi.
Dalam Fundraising the Smart Way , Ellen Bristol menyoroti tren yang mengecewakan tentang penggalangan dana dan organisasi pengembangan sumber daya: “Penggalangan dana adalah fungsi yang paling tidak mungkin disentuh oleh tangan kebaikan dari perbaikan berkelanjutan.”
Dengan kata lain, penggalangan dana adalah semacam kegiatan "busa, bilas, ulangi". Alih-alih merespons secara dinamis apa yang kami lihat dari komunitas dan data kami, kami mengizinkan kampanye berjalan dari tahun ke tahun dengan sebagian besar struktur yang sama.
Ingat nasihat Elon Musk: Anda harus terus- menerus memikirkan apa yang dapat Anda lakukan dengan lebih baik. Evaluasi data secara real time, dan dengarkan serta filter umpan balik anekdot. Jika banyak pendukung mengalami kesulitan tertentu, berkumpullah dengan tim Anda untuk menemukan solusi sementara. Ini dapat memberi Anda kesempatan untuk mengurangi potensi kerugian dan bahkan mungkin menemukan peluang baru untuk berhasil.
Selain itu, evaluasi penggalangan dana yang berkelanjutan berarti pengumpulan dan analisis data tahunan. Simpan hasil Anda dalam file yang diteruskan dari satu tahun ke tahun berikutnya. Jika Anda mengubah sesuatu yang besar, seperti mengintegrasikan platform pemberian seluler baru, Anda pasti ingin dapat menghubungkan perubahan data dengan perubahan strategi.
Refleksi terus-menerus di tingkat makro akan membantu Anda melihat tren dari waktu ke waktu, bukan hanya hasil terpisah dari satu tahun. Anda akan dapat melihat ke belakang dan melihat tahun mana yang berkinerja terbaik, lalu melihat catatan Anda untuk mengetahui alasannya .
3. Tetap Fokus pada Misi Anda
Jason McNeal adalah konsultan periklanan berpengalaman yang bekerja dengan dewan perusahaan dan C-suite dalam misi penggalangan dana. Pendapat McNeal tentang penggalangan dana yang berpusat pada misi mungkin merupakan penyimpangan radikal dari pendekatan “berpusat pada donor” yang sakral, tetapi ia menawarkan pemikiran yang meyakinkan:
Institusi kita seharusnya tidak pernah menjadi apa pun selain "berpusat pada misi." Fokus, energi, proses pengambilan keputusan, dan hubungan donor kita harus berada di atas fondasi misi. Mengapa kita disini? mengapa kita melakukan apa yang kita lakukan? Pusat berbasis misi kita harus membuktikan nilai-nilai dan tujuan kita. Jika kita benar-benar menjalankan misi kita, kita akan menempatkan fokus, pengakuan, dan pelayanan yang tepat kepada para donor kita.
McNeal percaya bahwa organisasi penggalangan dana yang berfokus pada misi akan secara inheren berfokus pada donor; satu mengalir secara alami dari yang lain. Ini bukan untuk membongkar penggalangan dana yang berpusat pada donor—tentunya, sumber dananya layak mendapat pertimbangan berat—tetapi ini memaksa kita untuk mengevaluasi apakah sebuah kampanye benar-benar menyelesaikan misinya.
Evaluasi yang berpusat pada misi menawarkan Anda kesempatan untuk menghubungkan semua titik. Sangat mungkin bagi organisasi Anda untuk mengumpulkan lebih banyak uang daripada yang dibayangkan. Tapi ada jembatan lain yang harus diseberangi: apakah dana itu sampai ke tempat yang harus mereka tuju? Apakah itu menciptakan peluang atau dampak yang Anda bagikan dengan para donor?
Pertimbangkan contoh misi sederhana dari kampanye akar rumput lokal: “SMA tetangga tidak dapat mensubsidi program olahraga atau seni ekstrakurikuler seperti di masa lalu. Tanpa kampanye ini, siswa mungkin tidak memiliki program tersebut, yang menghambat keberhasilan akademis mereka saat ini dan peluang masa depan.”
Dengan menggunakan contoh ini, lembaga nonprofit harus menilai apakah kampanye dapat memulihkan salah satu peluang ini, dan apakah strategi komunikasinya menarik. Di sinilah Anda mulai mengajukan pertanyaan kualitatif seperti:
- Apa nada kampanyenya?
- Apakah kita melibatkan lebih banyak donor melalui misi ini?
- Apakah komunitas kita percaya pada “mengapa” kita?
Carilah kisah sukses sepanjang tahun untuk mengevaluasi komponen ini, dan mintalah umpan balik yang jujur dari komunitas sukarelawan Anda tentang cara mengubah atau meningkatkan misi untuk kampanye mendatang. Ingat, misi adalah sumber inspirasi bagi staf pembangunan dan donor. Jaga agar misi tetap relevan dengan kebutuhan. Bahkan visi yang paling mendasar pun perlu ditinjau kembali sekarang dan lagi.
4. Jangan Menunggu Lama
Setelah formulir gadai diserahkan, uang dihitung, dan surat ucapan terima kasih dibagikan, bisa jadi menggoda untuk menutup buku sampai tahun depan.
Melawan!
Mengevaluasi hasil penggalangan dana Anda—termasuk data, komponen kualitatif, area peluang, dan praktik terbaik—dalam waktu satu bulan setelah kampanye Anda berakhir memastikan bahwa detail dan bahkan frustrasi tetap menjadi perhatian utama.
Jadwalkan waktu yang cukup untuk tanya jawab Anda dan pastikan setiap orang yang berkontribusi memiliki kesempatan untuk memberikan umpan balik mereka. Perspektif yang menyeluruh menawarkan strategi yang tepat untuk perbaikan.
Pertimbangkan untuk memberi staf penggalangan dana Anda lembar kerja yang jelas dari potongan data tertentu untuk dievaluasi. Bingkai itu dalam hal kinerja tahunan, dan kemudian perkecil agar mereka melihat tren. Catat perubahan dalam pendekatan, pengiriman pesan, dan peluang keterlibatan donor. Dengan waktu untuk mempersiapkan, diskusi Anda bisa kaya dengan cara-cara konkret untuk meningkatkan.
5. Berpikiran ke Depan
Dalam kampanye penggalangan dana apa pun, data dan bukti anekdot adalah komponen yang memberi tahu Anda bagaimana kinerja Anda. Kecenderungan dalam latihan evaluatif adalah memberi nilai atau membuat panggilan penilaian tentang bagaimana sesuatu dilakukan di masa lalu.
Tetapi jawaban untuk setiap pertanyaan tentang bagaimana upaya penggalangan dana Anda dilakukan tahun ini harus segera ditindaklanjuti: apa yang ingin kita pertahankan atau ubah?
Saat menilai kampanye Anda, pikirkan tentang upaya penggalangan dana tahun depan untuk melihat ke depan dan memasuki pola pikir pemecahan masalah. Daripada berhenti mengukur masalah, buka tim Anda untuk kemungkinan membangun kesuksesan atau mengubah cara melakukan sesuatu.
Mengevaluasi penggalangan dana Anda dengan pola pikir berpikiran maju berarti menetapkan tujuan untuk tahun depan, sekarang. Konsultan penggalangan dana Karen Eber Davis menawarkan wawasan tentang penetapan tujuan dan pengembangan yang dapat membantu tim Anda memiliki evaluasi efektif yang berfokus pada masa depan yang didasarkan pada apa yang telah Anda pelajari dari kampanye terbaru Anda.
6. Jujurlah
Mendapatkan kritik yang tidak menarik (dan merespons dengan baik) adalah bagian dari menjaga kepercayaan dan transparansi dengan para pemangku kepentingan.
Organisasi sering kali memiliki keterlibatan sukarela yang tinggi melalui dewan dan kelompok afinitas lainnya. Konstituen ini umumnya adalah perpanjangan dari tim pengembangan di jaringan mereka sendiri, melobi teman dan dewan perusahaan untuk investasi yang signifikan. Organisasi nirlaba berusaha keras untuk membuat mereka kembali, yang sering kali berarti mengorbankan kebenaran dan peningkatan demi loyalitas.
Namun, pada tingkat emosional, rasa terima kasih yang tulus atas waktu dan tenaga dapat membuat sulit untuk melakukan dialog yang jujur dan terbuka tentang bagaimana menjadi lebih baik. Namun demikian, evaluasi yang berhasil adalah evaluasi yang kritis, tetapi tidak melumpuhkan. Hadiah terbesar Anda untuk diri sendiri, organisasi Anda, tim Anda, dan orang-orang yang Anda layani adalah melihat "kegagalan" dan membingkainya kembali sebagai "area peluang" tanpa mengambil risiko demoralisasi.
Bisnis dan organisasi penggalangan dana sering menemukan diri mereka dalam kesulitan ini. Dengan gaji yang secara tradisional lebih rendah, sumber daya yang lebih sedikit, dan tuntutan yang lebih tinggi, mungkin sulit untuk memberi tahu seorang karyawan untuk “melakukan yang lebih baik.” Namun, tim yang efektif menggunakan beragam alat untuk menganalisis diri sendiri dan menawarkan saran yang dapat bermanfaat bagi semua orang.
Evaluasi yang jujur adalah alasan lain mengapa memulai dengan data sangat penting. Angka menceritakan sebuah cerita penting, tetapi tidak keseluruhan cerita. Untuk melengkapi, selidiki alat seperti yang ditawarkan oleh Council of Nonprofits untuk penilaian mandiri organisasi. Sumber daya terpandu seperti ini dapat menjelaskan cara bagi anggota tim untuk meningkatkan diri secara pribadi dan menciptakan cara yang aman untuk memulai percakapan yang jujur.
Selain itu, pertimbangkan formulir umpan balik anonim dengan pertanyaan tentang peran, logistik, komunikasi, dan lainnya. Izinkan tim Anda untuk menyelesaikan ini dan mengirimkan tanpa identifikasi. Kumpulkan dan bagikan hasilnya dengan tim, dan jadikan umpan balik ini sebagai prioritas dalam menyusun strategi untuk kampanye tahun depan.
Tidak peduli seberapa sukses kampanye Anda, selalu ada ruang untuk evaluasi dan perbaikan. Perusahaan Fortune 500 dan pemilik usaha kecil sama-sama akan menekankan pentingnya memanfaatkan kekuatan dan belajar dari kegagalan—dua hal yang hanya dapat dicapai melalui refleksi aktif tentang bagaimana sebuah proyek berjalan.
Seperti semua aspek kepemimpinan dan manajemen proyek, evaluasi melibatkan keseimbangan yang matang antara peningkatan kritis dan penguatan positif, serta dedikasi pada misi meningkatkan kualitas hidup anak-anak dan keluarga di komunitas Anda.
Clay Boggess telah merancang program penggalangan dana untuk sekolah dan berbagai organisasi nirlaba di seluruh AS sejak 1999. Dia bekerja dengan administrator, guru, serta entitas pendukung luar seperti PTA dan PTO. Clay adalah Konsultan Senior di Ide Penggalangan Dana Besar.
Cara Membuat Strategi Penggalangan Dana Sepanjang Tahun yang Sukses