Comment bien évaluer votre campagne de financement

Si vous essayez de changer votre communauté, prenez conseil auprès de quelqu'un qui a changé le monde. Après avoir été à la tête de plusieurs empires, dont PayPal et maintenant Tesla Motors, Elon Musk a ceci à offrir comme son "meilleur conseil":

Je pense qu'il est très important d'avoir une boucle de rétroaction, où vous pensez constamment à ce que vous avez fait et comment vous pourriez le faire mieux. Je pense que c'est le meilleur conseil : pensez constamment à comment vous pourriez mieux faire les choses et remettez-vous en question.

En matière de collecte de fonds, cette « question d'amélioration » peut prendre plusieurs formes.

« Ça a marché ? »

« Avons-nous atteint notre objectif ?

"Pourquoi ou pourquoi pas?"

De nombreuses organisations à but non lucratif posent ces questions plus qu'elles n'y répondent efficacement. À la fin d'une campagne, le personnel et les bénévoles ont déjà investi beaucoup d'eux-mêmes, et être introspectif et même critique est difficile lorsque l'énergie est faible et les émotions fortes.

Néanmoins, la volonté d'examiner les performances de votre organisation et de déterminer comment faire mieux l'année prochaine (même si vous atteignez votre objectif) est la marque d'un bon leadership et d'un dévouement.

Voici comment vous pouvez évaluer votre stratégie de développement et recueillir des commentaires, à la fois qualitatifs et quantitatifs, pour atteindre de nouveaux niveaux de réussite d'année en année.

1. Commencez par les données

Une analyse des données à la fin de votre campagne de financement est un moyen efficace d'analyser les meilleures pratiques et les domaines d'opportunité.

Commencez par l'essentiel :

• Avons-nous atteint notre objectif ?
• De combien avons-nous dépassé ou manqué ?

Une fois que vous avez ces chiffres en main, vous voudrez également explorer votre croissance d'une année sur l'autre, le volume de donateurs et le pourcentage de donateurs qui ont augmenté (ou diminué) leur contribution annuelle. Ces mesures secondaires peuvent vous aider à découvrir des caractéristiques cachées de votre campagne de collecte de fonds, comme si vous atteignez de nouvelles personnes ou si vous devriez commencer à demander à votre base existante de donner plus.

Par exemple, une forte amélioration d'une année sur l'autre peut être la preuve que vos stratégies ont fonctionné et que vous avez un objectif de base réalisable pour l'année prochaine. Une baisse du nombre de donateurs peut indiquer un problème de messagerie ou un manque de démonstration de l'impact.

Les fonds pour les ONG offrent un aperçu puissant sur d'autres paramètres à analyser, en particulier lorsqu'il s'agit de démontrer l'efficacité et la responsabilité. Les membres du conseil d'administration, les bénévoles et les entreprises donatrices sont souvent intéressés par ces chiffres pour savoir si les fonds alloués à la promotion de la campagne de financement ont été efficaces.

Regardez d'abord l'histoire des données. Cela fournira une feuille de route claire pour la discussion et l'évaluation, et obligera votre équipe à travailler d'abord avec des faits plutôt qu'avec des "intuitions".

2. Continuez l'évaluation

Malgré tous les efforts de planification, une campagne de financement peut être une tentative rapide et furieuse de collecter beaucoup d'argent pour les besoins urgents de la communauté. Lorsqu'un besoin urgent se fait sentir, ou si les statistiques de dons annuels ne sont pas bonnes, le suivi des chiffres et des performances peut être la dernière chose à laquelle pense une organisation.

Dans Fundraising the Smart Way , Ellen Bristol met en lumière une tendance décourageante concernant les organisations de collecte de fonds et de développement des ressources : « La collecte de fonds est la fonction la moins susceptible d'être touchée par la main bienveillante de l'amélioration continue.

En d'autres termes, la collecte de fonds est en quelque sorte une activité « faire mousser, rincer, répéter ». Plutôt que de répondre dynamiquement à ce que nous voyons de notre communauté et des données, nous permettons aux campagnes de se poursuivre année après année avec en grande partie la même structure.

N'oubliez pas le conseil d'Elon Musk : vous devriez constamment penser à ce que vous pouvez faire mieux. Évaluez les données en temps réel, écoutez et filtrez les commentaires anecdotiques. Si beaucoup de supporters rencontrent une certaine difficulté, rejoignez votre équipe pour trouver une solution intermédiaire. Cela peut vous donner une chance d'atténuer les pertes potentielles et peut-être même de découvrir de nouvelles opportunités de réussite.

De plus, l'évaluation continue de la collecte de fonds signifie une collecte et une analyse annuelles des données. Conservez vos résultats dans un fichier qui se transmet d'une année sur l'autre. Si vous avez changé quelque chose de majeur, comme l'intégration d'une nouvelle plateforme de dons mobiles, vous voudrez être en mesure de corréler les changements de données aux changements de stratégie.

Une réflexion continue au niveau macro vous aidera à voir les tendances au fil du temps, plutôt que les résultats discrets d'une seule année. Vous pourrez regarder en arrière et voir quelles années ont été les plus performantes, puis regarder dans vos notes pour voir pourquoi .

3. Restez concentré sur votre mission

Jason McNeal est un consultant en publicité expérimenté qui travaille avec des conseils d'administration et des suites C sur des missions de collecte de fonds. Le point de vue de McNeal sur la collecte de fonds centrée sur la mission pourrait être un changement radical par rapport à l'approche sacrée «centrée sur les donateurs», mais il propose une pensée convaincante :

Nos institutions ne devraient jamais être autre chose que « centrées sur la mission ». Notre concentration, notre énergie, notre processus de prise de décision et nos relations avec les donateurs doivent reposer sur une mission. Pourquoi sommes nous ici? Pourquoi faisons-nous ce que nous faisons? Notre centre basé sur la mission doit témoigner de nos valeurs et de notre objectif. Si nous vivons vraiment notre mission, nous mettrons l'accent, la reconnaissance et l'intendance appropriés sur nos donateurs.

McNeal pense qu'une organisation de collecte de fonds axée sur la mission sera intrinsèquement axée sur les donateurs; l'un découle naturellement de l'autre. Il ne s'agit pas de démanteler la collecte de fonds centrée sur les donateurs - la source des fonds mérite certainement une grande attention - mais cela nous oblige à évaluer si une campagne a réellement rempli sa mission.

L'évaluation centrée sur la mission vous offre une chance de relier tous les points. Il est tout à fait possible pour votre organisation de récolter plus d'argent qu'elle ne l'imaginait. Mais il y a un autre pont à traverser : ces fonds sont-ils arrivés là où ils devaient aller ? A-t-il créé les opportunités ou l'impact que vous avez partagé avec les donateurs ?

Prenons un simple exemple de mission tiré d'une campagne populaire locale : « L'école secondaire du quartier ne peut pas subventionner le programme parascolaire de sports ou d'arts comme elle l'a fait par le passé. Sans cette campagne, les étudiants pourraient ne pas bénéficier de ces programmes, ce qui entrave leur réussite scolaire actuelle et leurs opportunités futures. »

À l'aide de cet exemple, l'organisation à but non lucratif doit évaluer si la campagne a pu rétablir l'une de ces opportunités et si la stratégie de communication était convaincante. C'est là que vous commencez à poser des questions qualitatives telles que :

• Quel était le ton de la campagne ?
• Avons-nous engagé plus de donateurs dans le cadre de cette mission ?
• Notre communauté a-t-elle cru en notre « pourquoi » ?

Recherchez des histoires de réussite tout au long de l'année pour évaluer cette composante et sollicitez des commentaires honnêtes de votre communauté de bénévoles sur la façon de modifier ou d'améliorer la mission pour les campagnes futures. N'oubliez pas que la mission est la source d'inspiration pour le personnel de développement et les donateurs. Gardez la mission pertinente aux besoins. Même les visions les plus fondamentales méritent d'être revisitées de temps en temps.

4. N'attendez pas longtemps

Une fois les formulaires d'engagement rendus, l'argent compté et les lettres de remerciement distribuées, il peut être tentant de fermer le livre jusqu'à l'année prochaine.

Résister!

L'évaluation des résultats de votre collecte de fonds - y compris les données, les composants qualitatifs, les domaines d'opportunité et les meilleures pratiques - dans le mois suivant la fin de votre campagne garantit que les détails et même les frustrations sont toujours à l'esprit.

Prévoyez suffisamment de temps pour votre débriefing et assurez-vous que tous ceux qui ont contribué ont la possibilité de donner leur avis. Une perspective bien équilibrée offre des stratégies d'amélioration éclairées.

Envisagez de donner à votre personnel de collecte de fonds une feuille de travail claire contenant des données spécifiques à évaluer. Encadrez-le en termes de performances annuelles, puis effectuez un zoom arrière pour qu'ils examinent les tendances. Notez les changements dans l'approche, les messages et les opportunités d'engagement des donateurs. Avec le temps de se préparer, votre discussion peut être riche de pistes concrètes d'amélioration.

5. Soyez avant-gardiste

Dans toute campagne de financement, les données et les preuves anecdotiques sont des éléments qui vous indiquent vos performances. La tendance dans les exercices d'évaluation est de donner une note ou de porter un jugement sur la façon dont les choses ont été faites dans le passé.

Mais la réponse à chaque question sur la façon dont vos efforts de collecte de fonds se sont déroulés cette année devrait avoir un suivi immédiat : que voulons-nous maintenir ou changer ?

Lors de l'évaluation de votre campagne, pensez aux efforts de collecte de fonds de l'année prochaine pour regarder vers l'avenir et entrer dans un état d'esprit de résolution de problèmes. Plutôt que de s'arrêter à mesurer le problème, ouvrez votre équipe à la possibilité de s'appuyer sur le succès ou de changer la façon dont quelque chose est fait.

Évaluer votre collecte de fonds avec un état d'esprit avant-gardiste signifie fixer des objectifs pour l'année prochaine, dès maintenant. Karen Eber Davis, consultante en collecte de fonds, offre des informations sur la définition et le développement d'objectifs qui peuvent aider votre équipe à avoir une évaluation efficace axée sur l'avenir qui s'appuie sur ce que vous avez appris de votre campagne la plus récente.

6. Soyez honnête

Recevoir des critiques peu flatteuses (et bien y répondre) fait partie du maintien de la confiance et de la transparence avec les parties prenantes.

Les organisations ont souvent un engagement élevé de bénévoles par le biais de conseils d'administration et d'autres groupes d'affinité. Ces constituants sont généralement des extensions de l'équipe de développement dans leurs propres réseaux, faisant pression sur des amis et des conseils d'administration pour des investissements importants. Les organisations à but non lucratif se donnent beaucoup de mal pour les faire revenir, ce qui signifie souvent sacrifier la vérité et l'amélioration pour la loyauté.

Sur le plan émotionnel, cependant, la simple gratitude pour le temps et le travail peut rendre difficile un dialogue honnête et ouvert sur la façon d'être meilleur. Néanmoins, une évaluation réussie est une évaluation qui sera critique, mais pas rédhibitoire. Votre plus grand cadeau pour vous-même, votre organisation, votre équipe et les personnes que vous servez est de regarder «l'échec» et de le recadrer comme un «domaine d'opportunité» sans risquer la démoralisation.

Les entreprises et les organismes de collecte de fonds se retrouvent souvent dans cette situation difficile. Avec des salaires traditionnellement plus bas, moins de ressources et des exigences plus élevées, il peut être difficile de dire à un employé de « faire mieux ». Les équipes efficaces, cependant, utilisent divers outils pour s'auto-analyser et proposer des suggestions qui peuvent profiter à tout le monde.

Une évaluation honnête est une autre raison pour laquelle il est essentiel de commencer par les données. Les chiffres racontent une histoire importante, mais pas toute l'histoire. Pour compléter, étudiez des outils comme ceux proposés par le Council of Nonprofits pour les auto-évaluations organisationnelles. Des ressources guidées comme celles-ci peuvent faire la lumière sur les moyens pour les membres de l'équipe de s'améliorer personnellement et de créer un moyen sûr d'entamer une conversation honnête.

En outre, envisagez des formulaires de commentaires anonymes avec des questions sur les rôles, la logistique, les communications, etc. Permettez à votre équipe de les remplir et de les soumettre sans pièce d'identité. Compilez et partagez les résultats avec l'équipe, et faites de ces commentaires une priorité dans l'élaboration de la stratégie pour la campagne de l'année prochaine.

Peu importe le succès de votre campagne, il y a toujours place à l'évaluation et à l'amélioration. Les entreprises du Fortune 500 et les propriétaires de petites entreprises souligneront l'importance de capitaliser sur les points forts et de tirer les leçons des échecs, deux choses qui ne peuvent être réalisées qu'en réfléchissant activement au déroulement d'un projet.

Comme pour tous les aspects du leadership et de la gestion de projet, l'évaluation implique un équilibre réfléchi entre l'amélioration critique et le renforcement positif, ainsi qu'un dévouement à la mission d'améliorer la qualité de vie des enfants et des familles de votre communauté.

Clay Boggess a conçu des programmes de collecte de fonds pour les écoles et diverses organisations à but non lucratif à travers les États-Unis depuis 1999. Il travaille avec des administrateurs, des enseignants, ainsi que des entités de soutien externes telles que les PTA et les PTO. Clay est consultant senior chez Big Fundraising Ideas.