Cum să vă evaluați corect campania de strângere de fonduri

Dacă încercați să vă schimbați comunitatea, luați sfatul de la cineva care a schimbat lumea. După ce a stat la cârma mai multor imperii, inclusiv PayPal și acum Tesla Motors, Elon Musk are de oferit ca „cel mai bun sfat al său”:

Cred că este foarte important să existe o buclă de feedback, în care să te gândești constant la ceea ce ai făcut și cum ai putea să o faci mai bine. Cred că acesta este cel mai bun sfat: gândește-te constant la cum ai putea să faci lucrurile mai bine și să te întrebi.

Când vine vorba de strângere de fonduri, această „întrebare de îmbunătățire” poate lua mai multe forme.

"A funcționat?"

„Ne-am îndeplinit scopul?”

"De ce sau de ce nu?"

Multe organizații nonprofit pun aceste întrebări mai mult decât le răspund efectiv. Până la sfârșitul unei campanii, personalul și voluntarii au investit deja mult din ei înșiși, iar a fi auto-reflexiv și chiar critic este o provocare atunci când energia este scăzută și emoțiile sunt mari.

Cu toate acestea, dorința de a analiza performanța organizației tale și de a-ți da seama cum să faci mai bine anul viitor (chiar dacă îți îndeplinești obiectivul) este semnul distinctiv al unui bun leadership și al unei dăruiri.

Iată cum vă puteți evalua strategia de dezvoltare și puteți aduna feedback - atât calitativ, cât și cantitativ - pentru a atinge noi niveluri de succes de la an la an.

1. Începeți cu datele

O analiză a datelor la sfârșitul campaniei de strângere de fonduri este o modalitate puternică de a analiza cele mai bune practici și domenii de oportunitate.

Începeți cu elementele esențiale:

• Ne-am atins scopul?
• Cu cât am depășit sau ne-am lipsit?

Odată ce aveți aceste cifre în mână, veți dori, de asemenea, să explorați creșterea de la an la an, volumul donatorilor și procentul de donatori care și-au crescut (sau au scăzut) contribuția anuală. Aceste valori secundare vă pot ajuta să descoperiți caracteristici ascunse despre campania dvs. de strângere de fonduri, cum ar fi dacă ajungeți la oameni noi sau dacă ar trebui să începeți să cereți bazei dvs. existente să ofere mai mult.

De exemplu, o îmbunătățire puternică de la an la an poate fi o dovadă că strategiile dvs. au funcționat și că aveți un obiectiv de bază realizabil pentru anul viitor. O scădere a numărului de donatori ar putea indica o problemă de mesaje sau o lipsă de demonstrare a impactului.

Fondurile pentru ONG-uri oferă o perspectivă puternică asupra altor indicatori de analizat, în special atunci când vine vorba de demonstrarea eficienței și a răspunderii. Membrii consiliului de administrație, voluntarii și donatorii corporativi sunt adesea interesați de aceste cifre pentru a ști dacă fondurile alocate pentru promovarea campaniei de strângere de fonduri au fost eficiente.

Privește mai întâi povestea datelor. Acesta va oferi o foaie de parcurs clară pentru discuții și evaluare și va obliga echipa să lucreze mai întâi cu fapte în loc de „sentimente instinctive”.

2. Continuă evaluarea

În ciuda tuturor eforturilor de planificare, o campanie de strângere de fonduri poate fi o încercare rapidă și furioasă de a strânge mulți bani pentru nevoile stringente ale comunității. Când apare o nevoie urgentă sau dacă statisticile anuale privind donațiile nu au tendințe, ținerea evidenței cifrelor și a performanței ar putea fi ultimul lucru în mintea unei organizații.

În Fundraising the Smart Way , Ellen Bristol evidențiază o tendință descurajatoare în ceea ce privește strângerea de fonduri și organizațiile de dezvoltare a resurselor: „Strângerea de fonduri este funcția cel mai puțin probabil să fie atinsă de mâna binevoitoare a îmbunătățirii continue”.

Cu alte cuvinte, strângerea de fonduri este ceva asemănător unei activități de „spumare, clătire, repetare”. În loc să răspundem dinamic la ceea ce vedem din comunitatea noastră și din datele, permitem campaniilor să continue an de an, în mare parte, cu aceeași structură.

Amintiți-vă de sfatul lui Elon Musk: ar trebui să vă gândiți constant la ce puteți face mai bine. Evaluați datele în timp real și ascultați și filtrați feedback-ul anecdotic. Dacă mulți suporteri întâmpină o anumită dificultate, găsește o soluție intermediară cu echipa ta. Acest lucru vă poate oferi șansa de a atenua potențialele pierderi și poate chiar de a descoperi noi oportunități de a reuși.

În plus, evaluarea continuă a strângerii de fonduri înseamnă colectarea și analiza anuală a datelor. Păstrați rezultatele într-un dosar care se transmite de la un an la altul. Dacă ați schimbat ceva major, cum ar fi integrarea unei noi platforme mobile de donații, veți dori să puteți corela schimbările de date cu schimbările de strategie.

Reflecția continuă la nivel macro vă va ajuta să vedeți tendințe în timp, mai degrabă decât doar rezultate discrete dintr-un singur an. Veți putea să vă uitați în urmă și să vedeți care ani au avut cele mai bune performanțe, apoi să vă uitați în notele dvs. pentru a vedea de ce .

3. Rămâi concentrat pe misiunea ta

Jason McNeal este un consultant de publicitate cu experiență, care lucrează cu consilii corporative și C-suite în misiuni de strângere de fonduri. Viziunea lui McNeal asupra strângerii de fonduri centrate pe misiune ar putea fi o îndepărtare radicală de la abordarea sacră „centrată pe donator”, dar el oferă un gând convingător:

Instituțiile noastre nu ar trebui să fie niciodată altceva decât „centrate pe misiune”. Concentrarea noastră, energia, procesul de luare a deciziilor și relațiile cu donatorii ar trebui să stea pe o fundație a misiunii. De ce suntem aici? De ce facem ceea ce facem? Centrul nostru bazat pe misiune ar trebui să evidențieze valorile și scopul nostru. Dacă ne ducem la îndeplinire cu adevărat misiunea, vom pune accentul, recunoașterea și administrarea corespunzătoare donatorilor noștri.

McNeal consideră că o organizație de strângere de fonduri axată pe misiune va fi în mod inerent axată pe donatori; unul curge natural din celălalt. Acest lucru nu este pentru a demonta strângerea de fonduri centrată pe donatori - cu siguranță, sursa de fonduri merită o atenție serioasă - dar ne obligă să evaluăm dacă o campanie și-a îndeplinit într-adevăr misiunea.

Evaluarea centrată pe misiune vă oferă șansa de a conecta toate punctele. Este cu totul posibil ca organizația dvs. să strângă mai mulți bani decât și-a imaginat. Dar mai este de trecut un alt pod: au ajuns acele fonduri acolo unde trebuiau să meargă? A creat oportunitățile sau impactul pe care l-ați împărtășit cu donatorii?

Luați în considerare un exemplu simplu de misiune dintr-o campanie locală: „Liceul de cartier nu poate subvenționa programul extracurricular de sport sau de artă, așa cum a făcut în trecut. Fără această campanie, studenții ar putea să nu aibă acele programe, ceea ce le împiedică succesul academic actual și oportunitățile viitoare.”

Folosind acest exemplu, organizația nonprofit ar trebui să evalueze dacă campania a reușit să reactiveze vreuna dintre aceste oportunități și dacă strategia de comunicare a fost convingătoare. Aici începeți să puneți întrebări calitative precum:

• Care a fost tonul campaniei?
• Am implicat mai mulți donatori prin această misiune?
• A crezut comunitatea noastră în „de ce” nostru?

Căutați povești de succes pe tot parcursul anului pentru a evalua această componentă și solicitați feedback sincer din partea comunității dvs. de voluntari despre cum să modificați sau să îmbunătățiți misiunea pentru campaniile viitoare. Amintiți-vă, misiunea este sursa de inspirație atât pentru personalul de dezvoltare, cât și pentru donatori. Păstrați misiunea relevantă pentru nevoi. Chiar și cele mai fundamentale viziuni merită revăzute din când în când.

4. Nu așteptați mult

Odată ce formularele de gaj sunt predate, banii numărați și scrisorile de mulțumire distribuite, poate fi tentant să închideți cartea până anul viitor.

A rezista!

Evaluarea rezultatelor dvs. de strângere de fonduri, inclusiv datele, componentele calitative, domeniile de oportunitate și cele mai bune practici, în decurs de o lună de la încheierea campaniei, vă asigură că detaliile și chiar frustrările sunt încă în prim-plan.

Programează-ți suficient timp pentru informare și asigură-te că toți cei care au contribuit au șansa de a-și oferi feedback. O perspectivă completă oferă strategii informate de îmbunătățire.

Luați în considerare să oferiți personalului dvs. de strângere de fonduri o foaie de lucru clară cu date specifice de evaluat. Încadrați-l în termeni de performanță anuală, apoi micșorați pentru a-i determina să se uite la tendințe. Observați schimbările în abordare, mesaje și oportunități de implicare a donatorilor. Cu timpul de pregătire, discuția ta poate fi bogată cu modalități concrete de îmbunătățire.

5. Fii gânditor înainte

În orice campanie de strângere de fonduri, datele și dovezile anecdotice sunt componente care vă spun cum ați făcut. Tendința în exercițiile de evaluare este de a acorda o notă sau de a face un apel de judecată cu privire la modul în care s-au făcut lucrurile în trecut.

Dar răspunsul la fiecare întrebare despre modul în care s-au realizat eforturile tale de strângere de fonduri în acest an ar trebui să aibă o urmărire imediată: ce dorim să menținem sau să schimbăm?

Când vă evaluați campania, gândiți-vă la eforturile de strângere de fonduri de anul viitor pentru a privi în viitor și a intra într-o mentalitate de rezolvare a problemelor. În loc să te oprești la măsurarea problemei, deschide-ți echipa la posibilitatea de a construi pe baza succesului sau de a schimba modul în care se face ceva.

Evaluarea strângerii de fonduri cu o gândire avansată înseamnă stabilirea obiectivelor pentru anul viitor, acum. Consultantul pentru strângere de fonduri Karen Eber Davis oferă informații despre stabilirea și dezvoltarea obiectivelor care vă pot ajuta echipa să aibă o evaluare eficientă, orientată spre viitor, care se bazează pe ceea ce ați învățat din cea mai recentă campanie.

6. Fii sincer

A primi critici nemăgulitoare (și a răspunde bine) face parte din menținerea încrederii și a transparenței cu părțile interesate.

Organizațiile au adesea un grad ridicat de implicare a voluntarilor prin consilii și alte grupuri de afinitate. Acești constituenți sunt, în general, extensii ale echipei de dezvoltare în propriile lor rețele, care fac lobby prieteni și consilii corporative pentru investiții semnificative. Organizațiile nonprofit fac tot posibilul pentru a-i face să revină, ceea ce înseamnă adesea sacrificarea adevărului și îmbunătățirii pentru loialitate.

La nivel emoțional, însă, recunoștința absolută pentru timpul și munca depusă poate face dificilă un dialog sincer și deschis despre cum să fii mai bun. Cu toate acestea, o evaluare de succes este una care va fi critică, dar nu paralizantă. Cel mai mare dar pentru tine, pentru organizația ta, pentru echipa ta și pentru oamenii pe care îi slujești este să privești „eșecul” și să-l recadrezi ca pe o „zonă de oportunitate” fără a risca demoralizarea.

Afacerile și organizațiile de strângere de fonduri se găsesc adesea în această problemă. Cu salarii în mod tradițional mai mici, mai puține resurse și cerințe mai mari, poate fi greu să-i spui unui angajat să „facă mai bine”. Cu toate acestea, echipele eficiente folosesc diverse instrumente pentru a se auto-analiza și pentru a oferi sugestii care pot aduce beneficii tuturor.

Evaluarea sinceră este un alt motiv pentru care începerea cu datele este esențială. Cifrele spun o poveste importantă, dar nu întreaga poveste. Pentru a completa, investigați instrumente precum cele oferite de Consiliul Organizațiilor Nonprofit pentru autoevaluările organizaționale. Resursele ghidate ca acestea pot arunca lumină asupra modalităților prin care membrii echipei se pot îmbunătăți personal și pot crea o modalitate sigură de a intra într-o conversație sinceră.

În plus, luați în considerare formularele de feedback anonime cu întrebări despre roluri, logistică, comunicații și multe altele. Permiteți echipei dvs. să completeze acestea și să le trimită fără identificare. Compilați și împărtășiți rezultatele cu echipa și faceți din acest feedback o prioritate în elaborarea strategiei pentru campania de anul viitor.

Indiferent de cât de reușită este campania dvs., există întotdeauna loc de evaluare și îmbunătățire. Companiile din Fortune 500 și proprietarii de mici afaceri deopotrivă vor sublinia importanța valorificării punctelor forte și a învățării din eșecuri – două lucruri care pot fi realizate doar prin reflectarea activă asupra modului în care a decurs un proiect.

Ca și în cazul tuturor aspectelor legate de leadership și managementul proiectelor, evaluarea implică un echilibru atent între îmbunătățirea critică și consolidarea pozitivă, precum și dedicarea misiunii de îmbunătățire a calității vieții copiilor și familiilor din comunitatea dumneavoastră.

Clay Boggess a proiectat programe de strângere de fonduri pentru școli și diverse organizații nonprofit din SUA din 1999. Lucrează cu administratori, profesori, precum și cu entități de sprijin din afara, cum ar fi PTA și PTO. Clay este consultant senior la Big Fundraising Ideas.