Rodzaje metodologii zarządzania projektami: bliższe spojrzenie na zarządzanie projektami wodospadu
Opublikowany: 2021-08-07
Pracując w agencji marketingu cyfrowego (lub w dowolnej firmie z dowolnej branży), zaczynasz rozumieć, że sukces projektu żyje lub umiera dzięki jakości zarządzania projektem.
Metodologie zarządzania projektami oferują przejrzystą mapę drogową, dzięki której będziesz na dobrej drodze i w ramach budżetu. W ten sposób Twój zespół może zrealizować projekt nie tylko skutecznie, ale i efektywnie.
Istnieją różne rodzaje metodologii zarządzania projektami, z których możesz wybierać, które zapewnią, że Twój projekt marketingu cyfrowego pozostanie na dobrej drodze. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej o tym, które podejście do zarządzania projektami może być dla Ciebie najlepsze.
Co to jest zarządzanie projektami?
Zarządzanie projektami zapewnia ramy dla realizacji ukończonych projektów. Jest to planowanie, wykonywanie i kończenie określonych zadań i celów kampanii lub projektu.
Głównymi celami zarządzania projektami są określone produkty, zwane produktami dostarczalnymi. Praca podzielona jest na fazy zarządzania projektami, które pozwalają na łatwiejszą współpracę, lepszą koordynację i sprawniejsze prowadzenie prac projektowych.
Na przykład w ramach naszej agencji zarządzanie projektami służy do zarządzania wieloma działaniami i kampaniami marketingowymi, w tym:
- PPC (płatność za kliknięcie)
- SEO (optymalizacja pod kątem wyszukiwarek)
- Marketing e-mailowy
- CRO (optymalizacja współczynnika konwersji)
- Marketing treści
- Przeprojektowanie strony internetowej
- Strategie rebrandingu
- Premiery produktów i kampanie kreatywne
Aby zarządzanie projektem odniosło sukces, musi istnieć kierownik projektu, który będzie kierował planowaniem, realizacją, monitorowaniem, kontrolowaniem i zamykaniem projektów. Kierownik projektu odpowiada za cały zakres projektu, zespół projektowy i zasoby, a także budżet i harmonogram projektu.
Każdy kierownik projektu w inny sposób przejmuje kontrolę nad projektem. W zależności od swoich unikalnych cech, dobiorą styl i metodykę zarządzania projektami, które będą pasować do ich osobowości i osobowości zespołu.
Każdy pomyślny proces zarządzania projektami zależy w dużej mierze od siły kierownika projektu, a nauka bycia dobrym kierownikiem projektu zaczyna się od poznania, jakiego typu jesteś.
4 typy kierowników projektów
Zastanawiasz się, jakim jesteś kierownikiem projektu? Istnieją 4 główne typy kierowników projektów, którzy pracują w inny sposób, aby osiągnąć cele. Każdy typ ma swoje mocne i słabe strony, ale wszystkie typy działają wydajnie na swój unikalny sposób, aby uruchomić udany projekt. Przyjrzyjmy się każdemu dalej.
1. Kierownik Projektu Technicznego
Kierownik projektu technicznego ma pełną kontrolę nad wszystkimi praktykami zarządzania projektami. Kierownicy projektów technicznych przywiązują dużą wagę do szczegółów, umiejętności analitycznych i rozwiązywania problemów, a także krytycznego myślenia i podejmowania decyzji. Techniczny kierownik projektu odnosi sukcesy, ponieważ jego zespół ufa jego wiedzy i postrzega go jako autorytet.
2. Kierownik projektu żądny przygód
Kierownicy projektów żądni przygód to ci, którzy wierzą, że im większe ryzyko, tym wyższa nagroda. Zawsze szukają nowych możliwości i przełomowych pomysłów. Jednak chociaż podejmują ryzyko, nadal pozostają w strategicznych granicach. Kierownik projektu żądny przygód odnosi sukcesy, ponieważ jest w stanie zobaczyć i podzielić się szerszym obrazem oraz sprawić, by zespół kupił emocje.
3. Kierownik Projektu Ekspert
Doświadczeni kierownicy projektów są doświadczeni i kompetentni. Ci menedżerowie skupiają się na rzetelnych danych i są mistrzami w zakresie perfekcyjnego wykonywania różnych metodologii zarządzania projektami. Dzięki swojemu wieloletniemu doświadczeniu i ciężkiej pracy zamieniają okazje biznesowe w wyniki finansowe. Ekspercki kierownik projektu odnosi sukcesy, ponieważ zespół może polegać na swojej dogłębnej wiedzy i doświadczeniu, aby poprowadzić go przez proces, a także czerpać z wiedzy w zakresie zarządzania projektami.
4. Wspierający Kierownik Projektu
Wspierający kierownik projektu wierzy w motywację i delegację. Koncentrują się na nieprzerwanej komunikacji, płynnej współpracy w zespole i podnoszeniu morale. Ściśle współpracując z członkami zespołu, zapewniają każdemu rolę do odegrania. Wspierający kierownik projektu odnosi sukcesy, ponieważ jest w stanie zaangażować wszystkich i współpracować, dzięki czemu cały zespół zdobywa doświadczenie i umiejętności.
Rodzaje metodologii zarządzania projektami
Rozpoczynając badania nad metodologiami zarządzania projektami, szybko dowiesz się, że istnieje kilka popularnych podejść do zarządzania projektami:
- Agile — ta metodologia jest oparta na współpracy, szybka i otwarta na zmiany oparte na danych. Obejmuje krótkie fazy pracy z częstymi testami, ponowną oceną i adaptacją w trakcie całego procesu.
- Scrum – Ta metodologia dzieli pracę na krótkie cykle (często nazywane sprintami), które zwykle trwają 1-2 tygodnie. Każdy mały zespół jest kierowany przez mistrza Scrum, który różni się od kierownika projektu.
- Kanban — ta metodologia wizualnie przedstawia zadania na tablicy Kanban. Każda kolumna na tablicy reprezentuje etap procesu, a zadania są wyświetlane w miarę ich przechodzenia przez kolejne kolumny.
- Six Sigma – Ta metodologia kładzie nacisk na zapewnienie spójności w produkcji i nienagannej jakości. Ma na celu wyeliminowanie defektów i zmniejszenie zmienności.
- Wodospad – Wodospad jest uważany za tradycyjną metodologię zarządzania projektami. Zadania i fazy są wykonywane w kolejności liniowej, sekwencyjnej. Każdy etap musi zostać ukończony przed przejściem do następnego.
- Lean – Ta metodologia stosuje zasady szczupłego biznesu do metod zarządzania projektami. To maksymalizuje wartość i minimalizuje straty. 3Ms (Muda czyli marnotrawstwo, Mura czyli nierówności i Muri czyli przeciążenie) reprezentują marnotrawstwo w tej metodzie.
- Prince2 – Ta metodologia ma na celu wyposażenie kierowników projektów w wiedzę o najlepszych praktykach i procesach. Kieruje się 7 zasadami, które dyktują 7 różnych procesów.
- XP — ta metodologia jest przeznaczona do tworzenia oprogramowania i kładzie nacisk na pracę zespołową i współpracę między menedżerami, klientami i programistami. Składa się z zestawu reguł opartych na pięciu wartościach.
Który jest najlepszy? Wybór odpowiedniego podejścia może być trudny ze względu na dużą różnorodność rodzajów podejść do zarządzania projektami.
I chociaż wszystkie metody mają zalety i wady, odkryliśmy, że metoda Waterfall jest najlepsza, jeśli chodzi o zarządzanie projektami marketingu cyfrowego ze względu na swoją strukturę i obszerną dokumentację.
Najlepszy system zarządzania projektami w marketingu: podejście kaskadowe
Metoda kaskadowa to sekwencyjny, liniowy proces, który składa się z kilku dyskretnych faz. Żadna faza nie może się rozpocząć, dopóki poprzednia nie zostanie zakończona. Ponadto zakończenie każdej fazy jest ostateczne. Oznacza to, że nie możesz wrócić do poprzedniej fazy po przejściu do następnej.
Zalety zarządzania projektami wodospadu
Podejście do zarządzania projektami Waterfall ma wiele zalet. Przede wszystkim jest łatwy w zarządzaniu i zrozumieniu. Obszerna dokumentacja pozwala wyraźnie zobaczyć postępy.
Dokumentacja oznacza również, że wiedza pozostaje w organizacji i ułatwia szkolenie. Nie musisz próbować wnioskować, co ktoś zamierzał zrobić dalej, to już zostało dla Ciebie napisane.
Podejście Waterfall pozwala również członkom zespołu lepiej zaplanować swój czas, aby wiedzieli, co muszą zrobić i kiedy muszą to zrobić. Wreszcie, z korzyścią dla osoby otrzymującej wyniki, ponieważ będzie wiedziała dokładnie, czego się spodziewać.
Korzystając z podejścia do zarządzania projektami Waterfall, możesz podzielić swoje projekty marketingowe na łatwe do wykonania fazy zarządzania projektami.
Przełożenie na praktykę: tworzenie faz zarządzania projektami
Fazy zarządzania projektem są kluczem do stworzenia udanego projektu. Zrozumienie i przestrzeganie tych etapów pomoże ci pozostać na dobrej drodze i skutecznie osiągnąć swoje cele. Wybierając podejście Wodospadu, należy przejść przez sześć etapów:
- Odkrycie / Zakres – Zakres projektu szczegółowo określa wszystkie aspekty projektu. Obejmuje to działania, zasoby, harmonogramy i rezultaty. Zakres obejmuje również kluczowych interesariuszy, procesy, założenia i ograniczenia.
- Projektowanie — faza projektowania projektu jest zwykle podzielona na dwie podfazy: projekt logiczny i projekt fizyczny. Logiczny projekt składa się z burzy mózgów i teoretyzowania możliwych rozwiązań. Jeśli chodzi o rezultaty, faza logiczna zazwyczaj przybiera formę moodboardu. Projekt fizyczny przekłada te teoretyczne koncepcje na konkretne praktyki i zapewnia dodatkowe rezultaty, takie jak kompozycje projektowe
- Rozwój – Rozwój projektu ma miejsce, gdy programiści włączają wymagania i specyfikacje, które zostały stworzone w fazie projektowania, do rzeczywistego kodu. Obejmuje to rozbudowę struktury oraz funkcjonalności wymaganych przez projekt, w tym dodanie strategii content marketingu i SEO.
- Test – Faza testowa służy do oceny ostatecznej wersji opracowanego projektu. Podczas tej fazy dokumentacja ze wszystkich poprzednich faz jest finalizowana w celu dostosowania do dostarczonego projektu. Tutaj również kierownik projektu i zespół zdecydują, czy projekt jest gotowy do uruchomienia.
- Uruchomienie – Faza uruchomienia następuje, gdy zespół projektowy jest gotowy do uruchomienia projektu i udostępnienia go klientowi lub światu
- Przegląd — faza przeglądu obejmuje kierowników projektów porównujących rzeczywisty budżet projektu, harmonogram i cele z ich pierwotnymi przewidywaniami. W zależności od wyników kierownicy projektów mogą zdecydować się na dostosowanie harmonogramów lub dostosowanie procesów, aby nadążać za przyszłymi projektami.
Wady zarządzania projektami wodospadu
Chociaż podejście do wodospadu ma wiele zalet, ma też swoje wady. Główną wadą tego podejścia jest to, że nie ma odwrotu; zakończenie fazy jest terminalne.
Do tego dochodzi presja na dotrzymanie ostatecznego terminu. Ponieważ harmonogram jest tak rygorystyczny, opóźnianie się w jednym zadaniu oznacza opóźnienie w każdym zadaniu. Nie ma dużej elastyczności ani miejsca na błędy.
Ponieważ metoda Waterfall ma pewne wady, zalecamy stworzenie własnego hybrydowego podejścia do zarządzania projektami i dodanie zwinności. Pozwala to na większą elastyczność niż ścisłe podejście Waterfall, ale nadal przynosi korzyści dzięki jasnej strukturze i dokumentacji oczekiwań.
Hybrydowe koncepcje zarządzania projektami: dodawanie zwinności
Nierzadko zdarza się, że organizacje przyjmują standardową metodologię zarządzania projektami opartą na unikalnym sposobie działania ich zespołu. Lub, co bardziej prawdopodobne, połączą kilka metodologii, aby stworzyć koncepcję hybrydową.
Wadą podejścia Waterfall jest to, że może być zbyt sztywne i nie można go szybko dostosować. Ta sztywność może być wadą podczas pracy w marketingu cyfrowym, gdzie zmiany zakresu mogą nadejść w dowolnym momencie. Z tego powodu kluczowe jest opracowanie hybrydy metodologii Waterfall / Agile.
Kluczem do ustalenia, jak być dobrym kierownikiem projektu, jest nauczenie się, jak zaspokoić potrzeby wszystkich interesariuszy i wiedzieć, kiedy oznacza to elastyczność i wyjście poza model Wodospadu. Bycie elastycznym daje swobodę w dokonywaniu zmian, które są potrzebne w przypadku unikalnych żądań lub scenariuszy.
Metody zwinne skupiają się na dodawaniu, testowaniu i ulepszaniu funkcjonalności projektu. Oznacza to, że możesz badać potencjalne zmiany w miarę postępu rozwoju, zamiast być przywiązanym do jednego planu.
Wszystkie funkcje przechodzą proces testowania i weryfikacji w tygodniowych lub dwutygodniowych „sprintach”. Sprinty te umożliwiają stałą współpracę i ciągłe doskonalenie na każdym etapie projektu.
Wdrażanie swojego podejścia do zarządzania projektami w praktyce
Gdy już zdecydujesz, jaki rodzaj podejścia do zarządzania projektami jest najlepszy dla Ciebie i Twojego zespołu, możesz zacząć wprowadzać je w życie. Podczas konfigurowania strategii zarządzania projektami należy pamiętać o kilku rzeczach.
Tworzenie zwinnej strategii zarządzania projektami kaskadowymi może wydawać się przytłaczające, ale przy odpowiednich wytycznych może być mniej zniechęcające. Przestrzeganie tych wytycznych pomoże zapewnić płynne działanie projektu i pomyślną realizację:
- Miej unikalny zakres stworzony dla każdego projektu. Nie polegaj na zakresach projektu typu cookie-cutter. Wykaż się kreatywnością i opracuj nowy zakres dla każdego ze swoich projektów, aby upewnić się, że określasz najlepszy sposób działania dla tego konkretnego scenariusza. Dobrze przemyślany, dostosowany zakres to Twoja najlepsza szansa na trzymanie się harmonogramu, budżetu i oczekiwań.
- Stwórz elastyczne godziny na wykonanie pracy. Każdy projekt marketingowy polegający na przeprojektowaniu strony internetowej jest inny. Niektóre mogą być cięższe w projektowaniu, podczas gdy inne mogą bardziej skupiać się na rozwoju. To samo można powiedzieć o projektach z zakresu marketingu internetowego – jedne będą potrzebowały więcej czasu na SEO, a inne uwagi na działania w mediach społecznościowych. Twoje godziny pracy powinny odzwierciedlać Twoje priorytety i cele marketingowe.
- Włącz raporty z projektów. Ocena każdego projektu pod koniec każdej fazy lub miesiąca pomoże Ci zmierzyć postępy i uniknąć problemów, które mogą narastać z biegiem czasu. Następnie możesz wprowadzić wszelkie niezbędne poprawki do swojego projektu, aby utrzymać go na właściwym kursie.
Wdrażanie różnych rodzajów metodologii zarządzania projektami w praktyce jest trudne, ale nie niemożliwe, zwłaszcza gdy masz do pomocy kogoś z zewnątrz. Dzięki odpowiednim badaniom, planowaniu i strukturze możesz stworzyć projekt, który bez wątpienia odniesie sukces.