Tipos de metodologias de gerenciamento de projetos: um olhar mais atento ao gerenciamento de projetos em cascata
Publicados: 2021-08-07
Trabalhando em uma agência de marketing digital (ou realmente em qualquer empresa de qualquer setor), você entende que o sucesso de um projeto vive ou morre pela qualidade do seu gerenciamento de projetos.
As metodologias de gerenciamento de projetos oferecem um roteiro claro que o manterá no caminho certo e dentro do orçamento. Dessa forma, sua equipe pode entregar um projeto não apenas com sucesso, mas com eficiência.
Existem diferentes tipos de metodologias de gerenciamento de projetos que você pode escolher para garantir que seu projeto de marketing digital permaneça no caminho certo. Continue lendo para saber mais sobre qual abordagem de gerenciamento de projetos pode funcionar melhor para você.
O que é Gestão de Projetos?
O gerenciamento de projetos fornece uma estrutura para entregar projetos concluídos. É o planejamento, execução e finalização de certas tarefas e metas para uma campanha ou projeto.
Os principais objetivos do gerenciamento de projetos são produzir saídas específicas, chamadas de entregas. O trabalho é dividido em fases de gerenciamento de projetos, que permitem uma colaboração mais fácil, melhor coordenação e entrega mais eficiente do trabalho do projeto.
Por exemplo, dentro de nossa agência, o gerenciamento de projetos é usado para gerenciar várias atividades e campanhas de marketing, incluindo:
- PPC (pagamento por clique)
- SEO (otimização para mecanismos de busca)
- Marketing de email
- CRO (otimização da taxa de conversão)
- Marketing de conteúdo
- Redesenho do site
- Estratégias de rebranding
- Lançamentos de produtos e campanhas criativas
Para que o gerenciamento de projetos seja bem-sucedido, deve haver um gerente de projeto para liderar o planejamento, a execução, o monitoramento, o controle e o encerramento dos projetos. O gerente de projeto é responsável por todo o escopo do projeto, pela equipe e pelos recursos do projeto, bem como pelo orçamento e cronograma do projeto.
Cada gerente de projeto assume o controle de um projeto de forma diferente. Dependendo de suas qualidades únicas, eles selecionarão um estilo e uma metodologia de gerenciamento de projetos que se adapte à sua personalidade e à personalidade de sua equipe.
Todo processo de gerenciamento de projeto bem-sucedido depende muito da força do gerente de projeto, e aprender como ser um bom gerente de projeto começa com o conhecimento de que tipo você é.
Os 4 tipos de gerentes de projeto
Quer saber que tipo de gerente de projeto você é? Existem 4 tipos principais de gerentes de projeto que trabalham de forma diferente para atingir metas. Cada tipo tem seus pontos fortes e fracos, mas todos os tipos funcionam de forma eficiente em sua própria maneira única de lançar um projeto de sucesso. Vamos explorar cada um mais.
1. Gerente de Projeto Técnico
O gerente de projeto técnico tem controle total sobre todas as práticas de gerenciamento de projeto. Os gerentes de projetos técnicos têm grande atenção aos detalhes, habilidades analíticas e de resolução de problemas, bem como pensamento crítico e capacidade de tomada de decisão. Um gerente de projeto técnico é bem-sucedido porque sua equipe confia em seus conhecimentos e os considera uma autoridade.
2. Gerente de Projeto Aventureiro
Gerentes de projeto aventureiros são aqueles que acreditam que quanto maior o risco, maior a recompensa. Eles estão sempre em busca de novas oportunidades e ideias inovadoras. No entanto, embora assumam riscos, ainda permanecem dentro dos limites estratégicos. Um gerente de projeto aventureiro é bem-sucedido porque é capaz de ver e compartilhar o quadro geral e fazer com que a equipe compre a empolgação.
3. Gerente de Projetos Especialista
Os gerentes de projeto especializados são experientes e conhecedores. Esses gerentes se concentram em dados confiáveis e são mestres na execução de diferentes metodologias de gerenciamento de projetos com perfeição. Eles transformam oportunidades de negócios em resultados financeiros graças aos seus anos de experiência e trabalho árduo. O gerente de projeto especialista é bem-sucedido porque a equipe pode contar com seu profundo conhecimento e experiência para orientá-los no processo, bem como aprender com sua experiência em gerenciamento de projetos.
4. Gerente de Projeto de Apoio
O gerente de projeto solidário acredita na motivação e na delegação. Eles se concentram na comunicação ininterrupta, na colaboração suave da equipe e no aumento do moral. Trabalhando em estreita colaboração com os membros da equipe, eles garantem que todos tenham um papel a desempenhar. O gerente de projeto de apoio é bem-sucedido porque consegue envolver todos e trabalhar juntos, o que leva toda a equipe a ganhar experiência e habilidades.
Tipos de Metodologias de Gerenciamento de Projetos
Ao iniciar sua pesquisa sobre metodologias de gerenciamento de projetos, você aprenderá rapidamente que existem várias abordagens populares de gerenciamento de projetos:
- Agile – Essa metodologia é colaborativa, rápida e aberta a mudanças orientadas por dados. Envolve fases curtas de trabalho com testes frequentes, reavaliação e adaptação ao longo do processo.
- Scrum – Essa metodologia divide o trabalho em ciclos curtos (geralmente chamados de sprints) que geralmente duram de 1 a 2 semanas. Cada pequena equipe é liderada por um Scrum master, que é diferente do gerente de projeto.
- Kanban – Esta metodologia representa visualmente as tarefas em um quadro Kanban. Cada coluna no quadro representa uma etapa do processo e as tarefas são mostradas à medida que avançam nas colunas.
- Seis Sigma – Esta metodologia enfatiza a garantia de consistência na produção e qualidade impecável. Tem como objetivo eliminar defeitos e reduzir a variação.
- Waterfall – Waterfall é considerada a metodologia tradicional de gerenciamento de projetos. As tarefas e fases são concluídas em uma ordem linear e sequencial. Cada etapa deve ser concluída antes de passar para a próxima.
- Lean – Esta metodologia aplica princípios de negócios lean aos métodos de gerenciamento de projetos. Isso maximiza o valor e minimiza o desperdício. Os 3Ms (Muda ou desperdício, Mura ou desnível e Muri ou sobrecarga), representam o desperdício neste método.
- Prince2 – Esta metodologia visa dotar os gestores de projetos com o conhecimento das melhores práticas e processos. É guiado por 7 princípios que ditam 7 processos diferentes.
- XP – Esta metodologia é projetada para desenvolvimento de software e enfatiza o trabalho em equipe e a colaboração entre gerentes, clientes e desenvolvedores. Consiste em um conjunto de regras baseadas em seus cinco valores.
Qual é o melhor? Escolher a abordagem certa pode ser difícil devido à grande variedade de tipos de abordagens de gerenciamento de projetos.
E embora todos os métodos tenham vantagens e desvantagens, descobrimos que o método Waterfall é o melhor quando se trata de gerenciamento de projetos de marketing digital por causa de sua estrutura e extensa documentação.
O melhor sistema de gerenciamento de projetos para marketing: a abordagem em cascata
O método cascata é um processo sequencial e linear que consiste em várias fases discretas. Nenhuma fase pode começar até que a fase anterior seja concluída. Além disso, a conclusão de cada fase é terminal. Isso significa que você não pode retornar a uma fase anterior depois de passar para a próxima.
Os prós do gerenciamento de projetos em cascata
A abordagem de gerenciamento de projetos Waterfall tem muitas vantagens. Em primeiro lugar, é fácil de gerenciar e entender. A extensa documentação permite que você veja o progresso com clareza.
A documentação também significa que o conhecimento permanece na organização e torna o treinamento simples. Você não precisa tentar inferir o que alguém faria em seguida, já está escrito para você.
A abordagem Waterfall também permite que os membros da equipe planejem melhor seu tempo, para que saibam o que precisam fazer e quando precisam fazer. Por fim, beneficia a pessoa que recebe os resultados, pois ela saberá exatamente o que esperar.
Usando a abordagem de gerenciamento de projetos Waterfall, você pode segmentar seus projetos de marketing em fases de gerenciamento de projetos fáceis de executar.
Colocando em prática: criando fases de gerenciamento de projetos
As fases de gerenciamento de projetos são fundamentais para criar um projeto bem-sucedido. Compreender e seguir essas fases o ajudará a permanecer no caminho certo e a atingir seus objetivos com sucesso. Ao escolher a abordagem Waterfall, existem seis fases para progredir:
- Descoberta / Escopo – O escopo de um projeto descreve todos os aspectos do projeto em detalhes. Isso inclui atividades, recursos, cronogramas e entregas. O escopo também abrange as principais partes interessadas, processos, premissas e restrições.
- Design – A fase de design de um projeto geralmente é dividida em duas subfases: design lógico e design físico. O design lógico consiste em brainstorming e teorização de possíveis soluções. Em termos de entregas, a fase lógica normalmente assume a forma de um quadro de humor. O design físico coloca esses conceitos teóricos em práticas concretas e fornece produtos adicionais, como composições de design
- Desenvolvimento – O desenvolvimento do projeto acontece quando os programadores incorporam os requisitos e especificações que foram criados na fase de projeto no código real. Isso inclui construir a estrutura e as funcionalidades exigidas pelo projeto, incluindo a adição de estratégias de marketing de conteúdo e SEO.
- Teste – A fase de teste é utilizada para avaliar a versão final do projeto desenvolvido. Durante esta fase, a documentação de todas as fases anteriores é finalizada para alinhar com o projeto entregue. É também aqui que o gerente de projeto e a equipe decidirão se o projeto está pronto para ser lançado.
- Lançamento – A fase de lançamento ocorre quando a equipe do projeto está pronta para colocar o projeto em movimento e compartilhá-lo com o cliente ou o mundo
- Revisão – A fase de revisão inclui os gerentes de projeto comparando o orçamento real do projeto, cronograma e metas com suas projeções originais. Dependendo dos resultados, os gerentes de projeto podem optar por ajustar cronogramas ou ajustar processos para manter projetos futuros nos trilhos.
Os contras do gerenciamento de projetos em cascata
Embora haja muitas vantagens na abordagem Waterfall, também há desvantagens. O principal contra dessa abordagem é que não há como voltar atrás; a conclusão de uma fase é terminal.
Além disso, há a pressão de cumprir o prazo final. Como o cronograma é tão rigoroso, ficar para trás em uma tarefa significa ficar para trás em todas as tarefas. Não há muita flexibilidade ou espaço para erros.
Como existem algumas desvantagens no método Waterfall, recomendamos criar sua própria abordagem híbrida de gerenciamento de projetos e adicionar agilidade. Isso permite mais flexibilidade do que uma abordagem Waterfall estrita, mas ainda beneficia você com essa estrutura clara e documentação de expectativas.
Conceitos de gerenciamento de projetos híbridos: agregando agilidade
Não é incomum que as organizações adotem uma metodologia padrão de gerenciamento de projetos com base na maneira única de sua equipe operar. Ou, ainda mais provavelmente, combinarão várias metodologias para criar um conceito híbrido.
Uma desvantagem da abordagem Waterfall é que ela pode ser muito rígida e não rapidamente adaptável. Essa rigidez pode ser uma desvantagem ao trabalhar com marketing digital, onde as revisões de escopo podem ocorrer a qualquer momento. Por esse motivo, é fundamental desenvolver um híbrido de metodologias Waterfall / Agile.
A chave para descobrir como ser um bom gerente de projeto é aprender a atender às necessidades de todas as partes interessadas e saber quando isso significa ser flexível e sair do modelo Waterfall. Ser flexível dá liberdade para fazer os ajustes necessários para solicitações ou cenários exclusivos.
Os métodos ágeis se concentram em adicionar, testar e ajustar as funcionalidades de um projeto. Isso significa que você pode explorar possíveis mudanças à medida que o desenvolvimento avança, em vez de ficar preso a um plano.
Todas as funcionalidades passam por um processo de teste e revisão em “sprints” semanais ou quinzenais. Esses sprints permitem colaboração constante e melhoria contínua em todas as etapas do projeto.
Colocando em prática sua abordagem de gerenciamento de projetos
Depois de decidir que tipo de abordagem de gerenciamento de projetos é melhor para você e sua equipe, você pode começar a colocá-la em prática. Ao configurar sua estratégia de gerenciamento de projetos, há algumas coisas a serem lembradas.
Criar uma estratégia ágil de gerenciamento de projetos em cascata pode parecer complicado, mas com as diretrizes corretas, pode parecer menos assustador. Seguir estas diretrizes ajudará a garantir que seu projeto funcione sem problemas e seja entregue com sucesso:
- Tenha um escopo único criado para cada projeto. Não dependa de escopos de projeto mesquinhos. Seja criativo e desenvolva um novo escopo para cada um de seus projetos para garantir que você esteja determinando o melhor curso de ação para esse cenário específico. Um escopo bem pensado e personalizado é sua melhor chance de cumprir seu cronograma, orçamento e expectativas.
- Crie horários flexíveis para concluir o trabalho. Cada projeto de marketing de redesenho da web é diferente. Alguns podem ser mais pesados no design, enquanto outros podem se concentrar mais no desenvolvimento. O mesmo pode ser dito sobre projetos de marketing na internet – alguns precisarão de mais tempo gasto em SEO, enquanto outros precisam de atenção nos esforços de mídia social. Suas horas devem refletir suas prioridades e metas de marketing.
- Incorporar relatórios de projeto. Avaliar cada projeto no final de cada fase ou mês ajudará você a medir seu progresso e evitar problemas que podem se acumular ao longo do tempo. Você pode então fazer os ajustes necessários ao seu projeto para mantê-lo no curso.
Colocar em prática diferentes tipos de metodologias de gerenciamento de projetos é difícil, mas não impossível, principalmente quando você tem alguém de fora para ajudar. Com a pesquisa, planejamento e estrutura corretos, você pode criar um projeto que sem dúvida será bem-sucedido.