Tipos de metodologías de gestión de proyectos: una mirada más cercana a la gestión de proyectos en cascada
Publicado: 2021-08-07
Al trabajar en una agencia de marketing digital (o realmente en cualquier empresa de cualquier industria), llegas a comprender que el éxito de un proyecto vive o muere por la calidad de tu gestión de proyectos.
Las metodologías de gestión de proyectos ofrecen una hoja de ruta clara que lo mantendrá al día y dentro del presupuesto. De esa manera, su equipo puede entregar un proyecto no solo con éxito, sino también de manera eficiente.
Hay diferentes tipos de metodologías de gestión de proyectos entre las que puede elegir que garantizarán que su proyecto de marketing digital se mantenga encaminado. Siga leyendo para obtener más información sobre qué enfoque de gestión de proyectos puede funcionar mejor para usted.
¿Qué es la gestión de proyectos?
La gestión de proyectos proporciona un marco para la entrega de proyectos terminados. Es la planificación, realización y finalización de ciertas tareas y objetivos para una campaña o proyecto.
Los principales objetivos de la gestión de proyectos son producir resultados específicos, llamados entregables. El trabajo se divide en fases de gestión de proyectos, que permiten una colaboración más sencilla, una mejor coordinación y una entrega más eficiente del trabajo del proyecto.
Por ejemplo, dentro de nuestra agencia, la gestión de proyectos se utiliza para administrar múltiples actividades y campañas de marketing, que incluyen:
- PPC (pago por clic)
- SEO (optimización de motores de búsqueda)
- Correo de propaganda
- CRO (optimización de la tasa de conversión)
- marketing de contenidos
- Rediseños de sitios web
- Estrategias de cambio de marca
- Lanzamientos de productos y campañas creativas
Para que la gestión de proyectos tenga éxito, debe haber un director de proyecto que dirija la planificación, ejecución, seguimiento, control y cierre de proyectos. El director del proyecto es responsable de todo el alcance del proyecto, el equipo del proyecto y los recursos, así como el presupuesto y el cronograma del proyecto.
Cada gerente de proyecto toma el control de un proyecto de manera diferente. Dependiendo de sus cualidades únicas, seleccionarán un estilo y una metodología de gestión de proyectos que se adapte a su personalidad y la personalidad de su equipo.
Cada proceso de gestión de proyectos exitoso depende en gran medida de la fortaleza del gerente de proyectos, y aprender a ser un buen gerente de proyectos comienza con saber de qué tipo eres.
Los 4 tipos de gestores de proyectos
¿Te preguntas qué tipo de gerente de proyecto eres? Hay 4 tipos principales de gerentes de proyecto que trabajan de manera diferente para lograr los objetivos. Cada tipo tiene sus fortalezas y debilidades, pero todos los tipos funcionan de manera eficiente a su manera única para lanzar un proyecto exitoso. Exploremos cada uno más a fondo.
1. Gerente Técnico de Proyectos
El director técnico de proyectos tiene un control total sobre todas las prácticas de gestión de proyectos. Los gerentes de proyectos técnicos tienen gran atención a los detalles, habilidades analíticas y de resolución de problemas, así como capacidades de pensamiento crítico y toma de decisiones. Un gerente de proyecto técnico tiene éxito porque su equipo confía en su experiencia y lo ve como una autoridad.
2. Gerente de proyecto aventurero
Los gerentes de proyectos aventureros son aquellos que creen que cuanto mayor es el riesgo, mayor es la recompensa. Siempre están buscando nuevas oportunidades e ideas innovadoras. Sin embargo, mientras toman riesgos, aún se mantienen dentro de los límites estratégicos. Un gerente de proyecto aventurero tiene éxito porque puede ver y compartir el panorama general y hacer que el equipo acepte la emoción.
3. Gerente de Proyecto Experto
Los gerentes de proyectos expertos tienen experiencia y conocimientos. Estos gerentes se enfocan en datos confiables y son maestros en ejecutar a la perfección diferentes metodologías de gestión de proyectos. Convierten oportunidades de negocio en resultados financieros gracias a sus años de experiencia y trabajo duro. El administrador de proyectos experto tiene éxito porque el equipo puede depender de su profundo conocimiento y experiencia para guiarlos a través del proceso y aprender de su experiencia en la gestión de proyectos.
4. Gerente de proyecto de apoyo
El gerente de proyecto solidario cree en la motivación y la delegación. Se centran en la comunicación ininterrumpida, la colaboración fluida en equipo y el aumento de la moral. Trabajando en estrecha colaboración con los miembros del equipo, se aseguran de que todos tengan un papel que desempeñar. El gerente de proyecto solidario tiene éxito porque puede involucrar a todos y trabajar juntos, lo que lleva a que todo el equipo adquiera experiencia y habilidades.
Tipos de metodologías de gestión de proyectos
A medida que comience su investigación sobre metodologías de gestión de proyectos, aprenderá rápidamente que existen varios enfoques populares de gestión de proyectos:
- Ágil : esta metodología es colaborativa, rápida y abierta al cambio basado en datos. Implica fases cortas de trabajo con frecuentes pruebas, reevaluaciones y adaptaciones a lo largo del proceso.
- Scrum : esta metodología divide el trabajo en ciclos cortos (a menudo llamados sprints) que suelen durar de 1 a 2 semanas. Cada pequeño equipo está dirigido por un maestro Scrum, que es diferente del gerente del proyecto.
- Kanban : esta metodología representa visualmente las tareas en un tablero Kanban. Cada columna del tablero representa una etapa del proceso y las tareas se muestran a medida que avanzan en las columnas.
- Six Sigma : esta metodología pone énfasis en garantizar la consistencia en la producción y una calidad impecable. Su objetivo es eliminar los defectos y reducir la variación.
- Cascada : la cascada se considera la metodología tradicional de gestión de proyectos. Las tareas y fases se completan en un orden lineal y secuencial. Cada etapa debe completarse antes de pasar a la siguiente.
- Lean : esta metodología aplica los principios empresariales lean a los métodos de gestión de proyectos. Esto maximiza el valor y minimiza el desperdicio. Las 3M (Muda o desperdicio, Mura o desnivel y Muri o sobrecargar) representan desperdicio en este método.
- Prince2 : esta metodología tiene como objetivo equipar a los gerentes de proyecto con el conocimiento de las mejores prácticas y procesos. Se guía por 7 principios que dictan 7 procesos diferentes.
- XP : esta metodología está diseñada para el desarrollo de software y enfatiza el trabajo en equipo y la colaboración entre gerentes, clientes y desarrolladores. Consiste en un conjunto de reglas basadas en sus cinco valores.
¿Cuál es el mejor? Elegir el enfoque correcto puede ser difícil debido a la gran variedad de tipos de enfoques de gestión de proyectos.
Y aunque todos los métodos tienen ventajas y desventajas, hemos descubierto que el método Waterfall es el mejor cuando se trata de la gestión de proyectos de marketing digital debido a su estructura y extensa documentación.
El mejor sistema de gestión de proyectos para marketing: el enfoque en cascada
El método de cascada es un proceso lineal secuencial que consta de varias fases discretas. Ninguna fase puede comenzar hasta que se complete la fase anterior. Además, la finalización de cada fase es terminal. Esto significa que no puede volver a una fase anterior una vez que haya pasado a la siguiente.
Las ventajas de la gestión de proyectos en cascada
El enfoque de gestión de proyectos Waterfall tiene muchas ventajas. En primer lugar, es fácil de manejar y comprender. La extensa documentación le permite ver el progreso con claridad.
La documentación también significa que el conocimiento permanece en la organización y simplifica la capacitación. No tienes que tratar de inferir lo que alguien va a hacer a continuación, ya está escrito para ti.
El enfoque Waterfall también permite a los miembros del equipo planificar mejor su tiempo, para que sepan lo que deben hacer y cuándo deben hacerlo. Por último, beneficia a la persona que recibe los resultados, porque sabrá exactamente qué esperar.
Con el enfoque de gestión de proyectos Waterfall, puede segmentar sus proyectos de marketing en fases de gestión de proyectos fáciles de ejecutar.
Ponerlo en práctica: crear fases de gestión de proyectos
Las fases de gestión de proyectos son clave para crear un proyecto exitoso. Comprender y seguir estas fases lo ayudará a mantenerse encaminado y lograr sus objetivos con éxito. Al elegir el enfoque de Cascada, hay seis fases para progresar a través de:
- Descubrimiento / Alcance : el alcance de un proyecto describe todos los aspectos del proyecto en detalle. Esto incluye actividades, recursos, cronogramas y entregables. El alcance también cubre las partes interesadas clave, los procesos, los supuestos y las limitaciones.
- Diseño : la fase de diseño de un proyecto generalmente se divide en dos subfases: diseño lógico y diseño físico. El diseño lógico consiste en hacer una lluvia de ideas y teorizar posibles soluciones. En términos de entregables, la fase lógica generalmente toma la forma de un panel de ideas. El diseño físico pone esos conceptos teóricos en prácticas concretas y proporciona resultados adicionales como composiciones de diseño.
- Desarrollo : el desarrollo del proyecto ocurre cuando los programadores incorporan los requisitos y especificaciones que se crearon en la fase de diseño en el código real. Esto incluye construir la estructura y las funcionalidades requeridas por el proyecto, incluida la adición de estrategias de marketing de contenido y SEO.
- Prueba : la fase de prueba se utiliza para evaluar la versión final del proyecto desarrollado. Durante esta fase, se finaliza la documentación de todas las fases anteriores para alinearla con el proyecto entregado. Aquí también es donde el gerente del proyecto y el equipo decidirán si el proyecto está listo para ser lanzado.
- Lanzamiento : la fase de lanzamiento ocurre cuando el equipo del proyecto está listo para poner el proyecto en marcha y compartirlo con el cliente o el mundo.
- Revisión : la fase de revisión incluye a los gerentes de proyecto que comparan el presupuesto, el cronograma y las metas reales del proyecto con sus proyecciones originales. Dependiendo de los resultados, los gerentes de proyecto pueden optar por ajustar los cronogramas o ajustar los procesos para mantener los proyectos futuros en marcha.
Los contras de la gestión de proyectos en cascada
Si bien el enfoque en cascada tiene muchas ventajas, también tiene desventajas. La principal desventaja de este enfoque es que no hay vuelta atrás; la terminación de una fase es terminal.
Además, existe la presión de cumplir con el plazo final. Dado que la línea de tiempo es tan estricta, atrasarse en una tarea significa atrasarse en todas las tareas. No hay mucha flexibilidad o margen de error.
Dado que existen algunas desventajas en el método Waterfall, recomendamos crear su propio enfoque de gestión de proyectos híbrido y agregar agilidad. Hacer esto permite una mayor flexibilidad que un enfoque estricto en cascada, pero aún lo beneficia con esa estructura clara y la documentación de las expectativas.
Conceptos de gestión de proyectos híbridos: agregando agilidad
No es raro que las organizaciones adopten una metodología de gestión de proyectos estándar basada en la forma única en que opera su equipo. O, aún más probable, combinarán varias metodologías para crear un concepto híbrido.
Una desventaja del enfoque en cascada es que puede ser demasiado rígido y no adaptarse rápidamente. Esta rigidez puede ser un inconveniente cuando se trabaja en marketing digital, donde las revisiones de alcance pueden llegar en cualquier momento. Por esa razón, es clave desarrollar un híbrido de metodologías Waterfall/Agile.
La clave para descubrir cómo ser un buen gerente de proyecto es aprender a satisfacer las necesidades de todas las partes interesadas y saber cuándo eso significa ser flexible y salirse del modelo Waterfall. Ser flexible da libertad para hacer los ajustes necesarios para solicitudes o escenarios únicos.
Los métodos ágiles se centran en agregar, probar y ajustar las funcionalidades de un proyecto. Esto significa que puede explorar cambios potenciales a medida que avanza el desarrollo, en lugar de estar atado a un plan.
Todas las funciones pasan por un proceso de prueba y revisión en "sprints" semanales o quincenales. Estos sprints permiten una colaboración constante y una mejora continua en cada etapa del proyecto.
Poner en práctica su enfoque de gestión de proyectos
Una vez que haya decidido qué tipo de enfoque de gestión de proyectos es mejor para usted y su equipo, puede comenzar a ponerlo en práctica. Al configurar su estrategia de gestión de proyectos, hay algunas cosas que debe tener en cuenta.
Crear una estrategia ágil de gestión de proyectos en cascada puede parecer abrumador, pero con las pautas correctas, puede parecer menos desalentador. Seguir estas pautas ayudará a garantizar que su proyecto funcione sin problemas y se entregue con éxito:
- Tenga un alcance único creado para cada proyecto. No dependa de los alcances de los proyectos estándar. Sea creativo y desarrolle un nuevo alcance para cada uno de sus proyectos para asegurarse de que está determinando el mejor curso de acción para ese escenario específico. Un alcance bien pensado y personalizado es su mejor oportunidad de cumplir con su cronograma, presupuesto y expectativas.
- Crear horarios flexibles para completar el trabajo. Cada proyecto de marketing de rediseño web es diferente. Algunos pueden ser más pesados en el diseño, mientras que otros pueden centrarse más en el desarrollo. Lo mismo puede decirse de los proyectos de marketing en Internet: algunos necesitarán más tiempo dedicado al SEO, mientras que otros necesitarán atención en los esfuerzos de las redes sociales. Sus horas deben reflejar sus prioridades y objetivos de marketing.
- Incorporar informes de proyectos. Evaluar cada proyecto al final de cada fase o mes lo ayudará a medir su progreso y evitar problemas que puedan acumularse con el tiempo. Luego puede hacer los ajustes necesarios a su proyecto para mantenerlo en curso.
Poner en práctica diferentes tipos de metodologías de gestión de proyectos es difícil, pero no imposible, especialmente cuando tienes a alguien externo para ayudarte. Con la investigación, la planificación y la estructura adecuadas, puede crear un proyecto que sin duda tendrá éxito.