ประเภทของวิธีการจัดการโครงการ: มองใกล้ที่การจัดการโครงการน้ำตก

การทำงานในหน่วยงานด้านการตลาดดิจิทัล (หรือบริษัทใดๆ ในอุตสาหกรรมใดๆ ก็ตาม) คุณจะเข้าใจว่าความสำเร็จของโครงการมีชีวิตอยู่หรือตายไปจากคุณภาพของการจัดการโครงการของคุณ

วิธีการจัดการโครงการนำเสนอแผนงานที่ชัดเจนที่จะช่วยให้คุณติดตามและอยู่ภายใต้งบประมาณ ด้วยวิธีนี้ทีมของคุณสามารถส่งมอบโครงการได้ไม่เพียงแค่ประสบความสำเร็จแต่ยังมีประสิทธิภาพอีกด้วย

มีวิธีการจัดการโครงการประเภทต่างๆ ที่คุณสามารถเลือกได้ ซึ่งจะทำให้โครงการการตลาดดิจิทัลของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่น อ่านต่อเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการจัดการโครงการที่อาจใช้ได้ผลดีที่สุดสำหรับคุณ

การบริหารโครงการคืออะไร?

การจัดการโครงการให้กรอบการทำงานสำหรับการส่งมอบโครงการที่เสร็จสมบูรณ์ มันคือการวางแผน การดำเนินการ และการตกแต่งงานและเป้าหมายบางอย่างสำหรับการรณรงค์หรือโครงการ

วัตถุประสงค์หลักของการจัดการโครงการคือการสร้างผลลัพธ์ที่เฉพาะเจาะจง เรียกว่า ผลงาน งานแบ่งออกเป็นขั้นตอนการจัดการโครงการ ซึ่งช่วยให้ทำงานร่วมกันได้ง่ายขึ้น การประสานงานที่ดีขึ้น และการส่งมอบงานโครงการอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ตัวอย่างเช่น ภายในการจัดการโครงการเอเจนซี่ของเราใช้เพื่อจัดการกิจกรรมทางการตลาดและแคมเปญต่างๆ ซึ่งรวมถึง:

• PPC (จ่ายต่อคลิก)
• SEO (การเพิ่มประสิทธิภาพกลไกค้นหา)
• การตลาดผ่านอีเมล
• CRO (การเพิ่มประสิทธิภาพอัตราการแปลง)
• การตลาดเนื้อหา
• ออกแบบเว็บไซต์ใหม่
• กลยุทธ์การรีแบรนด์
• การเปิดตัวผลิตภัณฑ์และแคมเปญสร้างสรรค์

เพื่อให้การบริหารโครงการประสบความสำเร็จ จะต้องมีผู้จัดการโครงการเป็นผู้นำในการวางแผน ดำเนินการ ตรวจสอบ ควบคุม และปิดโครงการ ผู้จัดการโครงการมีหน้าที่รับผิดชอบในขอบเขตทั้งหมดของโครงการ ทีมงานโครงการและทรัพยากร ตลอดจนงบประมาณและระยะเวลาของโครงการ

ผู้จัดการโครงการทุกคนควบคุมโครงการแตกต่างกัน พวกเขาจะเลือกรูปแบบและวิธีการจัดการโครงการที่เหมาะสมกับบุคลิกภาพและบุคลิกภาพของทีม ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับคุณสมบัติที่เป็นเอกลักษณ์

ทุกกระบวนการจัดการโครงการที่ประสบความสำเร็จขึ้นอยู่กับความแข็งแกร่งของผู้จัดการโครงการ และการเรียนรู้วิธีเป็นผู้จัดการโครงการที่ดีเริ่มต้นด้วยการรู้ว่าคุณเป็นคนประเภทไหน

ผู้จัดการโครงการ 4 ประเภท

สงสัยว่าคุณเป็นผู้จัดการโครงการประเภทไหน? ผู้จัดการโครงการมี 4 ประเภทหลักที่ทำงานแตกต่างกันเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย แต่ละประเภทมีจุดแข็งและจุดอ่อน แต่ทุกประเภททำงานอย่างมีประสิทธิภาพด้วยวิธีการเฉพาะของตนเองเพื่อเปิดตัวโครงการที่ประสบความสำเร็จ มาสำรวจกันต่อไป

1. ผู้จัดการโครงการด้านเทคนิค

ผู้จัดการโครงการด้านเทคนิคสามารถควบคุมแนวทางปฏิบัติในการจัดการโครงการทั้งหมดได้อย่างสมบูรณ์ ผู้จัดการโครงการด้านเทคนิคมีความใส่ใจในรายละเอียด ทักษะการวิเคราะห์และการแก้ปัญหา ตลอดจนความสามารถในการคิดเชิงวิพากษ์และการตัดสินใจ ผู้จัดการโครงการด้านเทคนิคประสบความสำเร็จเพราะทีมของพวกเขาเชื่อมั่นในความเชี่ยวชาญและมองว่าพวกเขาเป็นผู้มีอำนาจ

2. ผู้จัดการโครงการผจญภัย

ผู้จัดการโครงการผู้รักการผจญภัยคือผู้ที่เชื่อว่ายิ่งมีความเสี่ยงมากเท่าไร รางวัลก็ยิ่งมากขึ้นเท่านั้น พวกเขามองหาโอกาสใหม่ๆ และแนวคิดใหม่ๆ อยู่เสมอ อย่างไรก็ตาม แม้ว่าพวกเขาจะรับความเสี่ยง แต่ก็ยังอยู่ภายในขอบเขตยุทธศาสตร์ ผู้จัดการโครงการผจญภัยที่ประสบความสำเร็จเพราะพวกเขาสามารถมองเห็นและแบ่งปันภาพที่ใหญ่ขึ้นและให้ทีมซื้อความตื่นเต้น

3. ผู้จัดการโครงการผู้เชี่ยวชาญ

ผู้จัดการโครงการผู้เชี่ยวชาญมีประสบการณ์และมีความรู้ ผู้จัดการเหล่านี้มุ่งเน้นไปที่ข้อมูลที่เชื่อถือได้และเป็นผู้เชี่ยวชาญในการดำเนินการตามวิธีการจัดการโครงการต่างๆ เพื่อความสมบูรณ์แบบ พวกเขาเปลี่ยนโอกาสทางธุรกิจเป็นผลลัพธ์ทางการเงินด้วยประสบการณ์และการทำงานอย่างหนัก ผู้จัดการโครงการผู้เชี่ยวชาญประสบความสำเร็จเพราะทีมสามารถพึ่งพาความรู้และประสบการณ์ในเชิงลึกเพื่อชี้นำพวกเขาตลอดกระบวนการ ตลอดจนเรียนรู้จากความเชี่ยวชาญในการจัดการโครงการ

4. ผู้จัดการโครงการสนับสนุน

ผู้จัดการโครงการที่สนับสนุนเชื่อมั่นในแรงจูงใจและการมอบหมาย พวกเขามุ่งเน้นไปที่การสื่อสารที่ไม่ขาดตอน การทำงานร่วมกันในทีมที่ราบรื่น และเพิ่มขวัญกำลังใจ การทำงานอย่างใกล้ชิดกับสมาชิกในทีมทำให้มั่นใจว่าทุกคนมีบทบาทที่ต้องทำ ผู้จัดการโครงการที่ให้การสนับสนุนประสบความสำเร็จเพราะพวกเขาสามารถให้ทุกคนมีส่วนร่วมและทำงานร่วมกัน ซึ่งจะทำให้ทั้งทีมได้รับประสบการณ์และทักษะ

ประเภทของวิธีการจัดการโครงการ

เมื่อคุณเริ่มการวิจัยเกี่ยวกับวิธีการจัดการโครงการ คุณจะได้เรียนรู้อย่างรวดเร็วว่ามีวิธีการจัดการโครงการที่ได้รับความนิยมหลายวิธี:

• Agile – วิธีการนี้เป็นการทำงานร่วมกัน รวดเร็ว และเปิดรับการเปลี่ยนแปลงจากข้อมูล โดยเกี่ยวข้องกับขั้นตอนสั้นๆ ของงานที่มีการทดสอบ การประเมินใหม่ และการปรับตัวบ่อยครั้งตลอดกระบวนการ

• Scrum – วิธีการนี้แบ่งการทำงานออกเป็นรอบสั้น ๆ (มักเรียกว่า sprints) ซึ่งมักใช้เวลา 1-2 สัปดาห์ แต่ละทีมเล็กๆ นำโดย Scrum master ซึ่งแตกต่างจากผู้จัดการโครงการ

• Kanban – วิธีการนี้แสดงให้เห็นภาพงานบนกระดาน Kanban แต่ละคอลัมน์บนกระดานแสดงถึงขั้นตอนในกระบวนการ และงานต่างๆ จะแสดงขึ้นตามความคืบหน้าในคอลัมน์

• Six Sigma – วิธีการนี้เน้นย้ำถึงความสม่ำเสมอในผลลัพธ์และคุณภาพที่ไร้ที่ติ มีจุดมุ่งหมายเพื่อขจัดข้อบกพร่องและลดความแปรปรวน

• น้ำตก – น้ำตกถือเป็นวิธีการจัดการโครงการแบบดั้งเดิม งานและเฟสจะเสร็จสมบูรณ์ในลำดับเชิงเส้นและเป็นลำดับ แต่ละขั้นตอนจะต้องเสร็จสิ้นก่อนที่จะไปยังขั้นตอนถัดไป

• แบบลี น – วิธีการนี้ใช้หลักการทางธุรกิจแบบลีนกับวิธีการจัดการโครงการ สิ่งนี้จะเพิ่มมูลค่าสูงสุดและลดของเสียให้เหลือน้อยที่สุด 3Ms (Muda หรือของเสีย, Mura หรือความไม่สม่ำเสมอ, และ Muri หรือ overburden) เป็นตัวแทนของของเสียในวิธีนี้

• Prince2 – วิธีการนี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อให้ผู้จัดการโครงการมีความรู้เกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติและกระบวนการที่ดีที่สุด มันถูกชี้นำโดย 7 หลักการที่กำหนด 7 กระบวนการที่แตกต่างกัน

• XP – วิธีการนี้ออกแบบมาสำหรับการพัฒนาซอฟต์แวร์และเน้นการทำงานเป็นทีมและการทำงานร่วมกันระหว่างผู้จัดการ ลูกค้า และนักพัฒนา ประกอบด้วยชุดของกฎตามค่าห้าค่า

อันไหนดีที่สุด? การเลือกแนวทางที่ถูกต้องอาจเป็นเรื่องยากเนื่องจากแนวทางการจัดการโครงการที่หลากหลาย

และในขณะที่วิธีการทั้งหมดมีข้อดีและข้อเสีย เราพบว่าวิธี Waterfall นั้นดีที่สุดเมื่อพูดถึงการจัดการโครงการการตลาดดิจิทัล เนื่องจากมีโครงสร้างและเอกสารประกอบที่กว้างขวาง

ระบบการจัดการโครงการที่ดีที่สุดสำหรับการตลาด: แนวทางน้ำตก

วิธีน้ำตกเป็นกระบวนการเชิงเส้นตรงที่ต่อเนื่องกัน ซึ่งประกอบด้วยขั้นตอนที่ไม่ต่อเนื่องหลายขั้นตอน ไม่สามารถเริ่มเฟสได้จนกว่าเฟสก่อนหน้าจะเสร็จสมบูรณ์ นอกจากนี้แต่ละขั้นตอนที่เสร็จสมบูรณ์คือปลายทาง ซึ่งหมายความว่าคุณจะไม่สามารถกลับไปยังเฟสก่อนหน้าได้เมื่อคุณย้ายไปยังเฟสถัดไป

ข้อดีของการบริหารโครงการน้ำตก

แนวทางการจัดการโครงการ Waterfall มีข้อดีหลายประการ ประการแรกคือง่ายต่อการจัดการและทำความเข้าใจ เอกสารที่กว้างขวางช่วยให้คุณเห็นความคืบหน้าได้อย่างชัดเจน

เอกสารประกอบยังหมายความว่าความรู้จะคงอยู่ในองค์กรและทำให้การฝึกอบรมง่ายขึ้น คุณไม่ต้องพยายามอนุมานว่าคนอื่นจะทำอะไรต่อไป มันถูกเขียนไว้ให้คุณแล้ว

แนวทางของ Waterfall ยังช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถวางแผนเวลาได้ดีขึ้น ดังนั้นพวกเขาจึงรู้ว่าต้องทำอะไรและต้องทำเมื่อใด สุดท้ายนี้เป็นประโยชน์ต่อผู้ที่ได้รับผลเพราะพวกเขาจะรู้ว่าสิ่งที่คาดหวัง

เมื่อใช้แนวทางการจัดการโครงการ Waterfall คุณสามารถแบ่งกลุ่มโครงการการตลาดของคุณออกเป็นขั้นตอนการจัดการโครงการที่ง่ายต่อการดำเนินการ

นำไปปฏิบัติ: การสร้างขั้นตอนการจัดการโครงการ

ขั้นตอนการจัดการโครงการเป็นกุญแจสำคัญในการสร้างโครงการที่ประสบความสำเร็จ การทำความเข้าใจและทำตามขั้นตอนเหล่านี้จะช่วยให้คุณติดตามและบรรลุเป้าหมายได้สำเร็จ การเลือกแนวทางน้ำตกมี 6 ขั้นตอน ดังนี้

1. การค้นพบ / ขอบเขต – ขอบเขตของโครงการจะสรุปทุกแง่มุมของโครงการโดยละเอียด ซึ่งรวมถึงกิจกรรม ทรัพยากร ไทม์ไลน์ และสิ่งที่ส่งมอบ ขอบเขตยังครอบคลุมถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก กระบวนการ สมมติฐาน และข้อจำกัด

2. การออกแบบ – ขั้นตอนการออกแบบของโครงการมักจะแบ่งออกเป็นสองขั้นตอนย่อย: การออกแบบเชิงตรรกะและการออกแบบทางกายภาพ การออกแบบเชิงตรรกะประกอบด้วยการระดมสมองและตั้งทฤษฎีการแก้ปัญหาที่เป็นไปได้ ในแง่ของการส่งมอบ ระยะตรรกะมักจะอยู่ในรูปแบบของกระดานอารมณ์ การออกแบบทางกายภาพทำให้แนวคิดเชิงทฤษฎีเหล่านั้นเป็นแนวทางปฏิบัติที่เป็นรูปธรรมและให้ผลลัพธ์เพิ่มเติมเช่นองค์ประกอบการออกแบบ

3. การพัฒนา – การพัฒนาโครงการเกิดขึ้นเมื่อโปรแกรมเมอร์รวมข้อกำหนดและข้อกำหนดที่สร้างขึ้นในขั้นตอนการออกแบบลงในโค้ดจริง ซึ่งรวมถึงการสร้างโครงสร้างและฟังก์ชันต่างๆ ที่จำเป็นสำหรับโครงการ รวมถึงการเพิ่มกลยุทธ์การตลาดเนื้อหาและ SEO

4. การทดสอบ – ขั้นตอนการทดสอบใช้เพื่อประเมินเวอร์ชันสุดท้ายของโครงการที่พัฒนาแล้ว ในระหว่างขั้นตอนนี้ เอกสารจากขั้นตอนก่อนหน้าทั้งหมดจะได้รับการสรุปเพื่อให้สอดคล้องกับโครงการที่จัดส่ง นอกจากนี้ยังเป็นที่ที่ผู้จัดการโครงการและทีมงานจะตัดสินใจว่าโครงการพร้อมที่จะเปิดตัวหรือไม่

5. เปิดตัว – ระยะการเปิดตัวเกิดขึ้นเมื่อทีมงานโครงการพร้อมที่จะตั้งค่าโครงการให้เคลื่อนไหวและแบ่งปันกับลูกค้าหรือโลก

6. ตรวจทาน – ขั้นตอนการตรวจทานประกอบด้วยผู้จัดการโครงการที่เปรียบเทียบงบประมาณ ไทม์ไลน์ และเป้าหมายของโครงการจริงกับประมาณการเดิม ขึ้นอยู่กับผลลัพธ์ ผู้จัดการโครงการอาจเลือกที่จะปรับตารางเวลาหรือปรับกระบวนการเพื่อให้โครงการในอนาคตเป็นไปตามแผน

ข้อเสียของการบริหารโครงการน้ำตก

แม้ว่าวิธีการน้ำตกจะมีข้อดีหลายประการ แต่ก็มีข้อเสียเช่นกัน ข้อเสียหลักของแนวทางนี้คือจะไม่มีการย้อนกลับ ความสมบูรณ์ของเฟสคือเทอร์มินัล

นอกจากนี้ยังมีแรงกดดันในการกำหนดเวลาสุดท้าย เนื่องจากไทม์ไลน์เข้มงวดมาก การล้าหลังในงานเดียวหมายถึงการล้าหลังในทุกงาน มีความยืดหยุ่นหรือพื้นที่สำหรับข้อผิดพลาดไม่มาก

เนื่องจากมีข้อเสียบางประการสำหรับวิธี Waterfall เราจึงแนะนำให้สร้างแนวทางการจัดการโครงการแบบไฮบริดของคุณเองและเพิ่มความคล่องตัว การทำเช่นนี้ช่วยให้มีความยืดหยุ่นมากกว่าแนวทางของ Waterfall ที่เข้มงวด แต่ยังคงให้ประโยชน์กับคุณด้วยโครงสร้างที่ชัดเจนและเอกสารของความคาดหวัง

แนวคิดการจัดการโครงการไฮบริด: การเพิ่มความคล่องตัว

ไม่ใช่เรื่องแปลกที่องค์กรจะนำวิธีการจัดการโครงการมาตรฐานมาใช้โดยพิจารณาจากวิธีการทำงานของทีมที่ไม่เหมือนใคร หรือมีแนวโน้มมากขึ้นว่าพวกเขาจะรวมวิธีการต่างๆ เพื่อสร้างแนวคิดแบบไฮบริด

ข้อเสียของแนวทางแบบ Waterfall คืออาจแข็งเกินไปและไม่สามารถปรับตัวได้อย่างรวดเร็ว ความแข็งแกร่งนี้อาจเป็นข้อเสียเปรียบเมื่อทำงานในการตลาดดิจิทัล ซึ่งการแก้ไขขอบเขตสามารถเกิดขึ้นได้ทุกเมื่อ ด้วยเหตุผลดังกล่าว การพัฒนาไฮบริดของวิธีการแบบ Waterfall / Agile จึงเป็นสิ่งสำคัญ

กุญแจสำคัญในการหา วิธีเป็นผู้จัดการโครงการที่ดี คือการเรียนรู้วิธีตอบสนองความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด และรู้ว่าเมื่อใดที่มันหมายถึงความยืดหยุ่นและก้าวออกจากโมเดล Waterfall ความยืดหยุ่นให้อิสระในการปรับเปลี่ยนที่จำเป็นสำหรับคำขอหรือสถานการณ์เฉพาะ

วิธีการแบบ Agile มุ่งเน้นไปที่การเพิ่ม การทดสอบ และการปรับแต่งฟังก์ชันการทำงานของโปรเจ็กต์ ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถสำรวจการเปลี่ยนแปลงที่อาจเกิดขึ้นในขณะที่การพัฒนาดำเนินไป แทนที่จะผูกติดอยู่กับแผนเดียว

คุณลักษณะทั้งหมดต้องผ่านการทดสอบและแก้ไขใน "sprints" รายสัปดาห์หรือรายปักษ์ การวิ่งเหล่านี้ช่วยให้มีการทำงานร่วมกันอย่างต่อเนื่องและการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องในทุกขั้นตอนของโครงการ

นำแนวทางการบริหารโครงการของคุณไปปฏิบัติ

เมื่อคุณตัดสินใจได้แล้วว่าวิธีการจัดการโครงการประเภทใดดีที่สุดสำหรับคุณและทีมของคุณ คุณสามารถเริ่มนำไปปฏิบัติได้ เมื่อกำหนดกลยุทธ์การจัดการโครงการ มีบางสิ่งที่ต้องคำนึงถึง

การสร้างกลยุทธ์การจัดการโครงการน้ำตกที่คล่องตัวอาจดูเหมือนล้นหลาม แต่ด้วยแนวทางที่ถูกต้อง อาจทำให้รู้สึกกังวลน้อยลง การปฏิบัติตามหลักเกณฑ์เหล่านี้จะช่วยให้แน่ใจว่าโครงการของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่นและส่งมอบได้สำเร็จ:

• มีขอบเขตเฉพาะที่สร้างขึ้นสำหรับทุกโครงการ ไม่ต้องพึ่งพาขอบเขตโปรเจ็กต์ตัดคุกกี้ สร้างสรรค์และพัฒนาขอบเขตใหม่สำหรับแต่ละโครงการของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าคุณกำลังกำหนดแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับสถานการณ์เฉพาะนั้น ขอบเขตที่รอบคอบและรอบคอบเป็นโอกาสที่ดีที่สุดของคุณในการทำตามไทม์ไลน์ งบประมาณ และความคาดหวังของคุณ

• สร้างชั่วโมงทำงานที่ยืดหยุ่นได้ โครงการการตลาดการออกแบบเว็บใหม่ทุกโครงการแตกต่างกัน บางอย่างอาจหนักกว่าการออกแบบ ในขณะที่บางตัวอาจเน้นที่การพัฒนามากกว่า โครงการการตลาดทางอินเทอร์เน็ตอาจกล่าวได้เช่นเดียวกัน บางโครงการต้องใช้เวลากับ SEO มากขึ้น ในขณะที่โครงการอื่นๆ ต้องการความสนใจในความพยายามของโซเชียลมีเดีย ชั่วโมงของคุณควรสะท้อนถึงลำดับความสำคัญและเป้าหมายทางการตลาดของคุณ

• รวมรายงานโครงการ การประเมินทุกโครงการเมื่อสิ้นสุดแต่ละขั้นตอนหรือทุกเดือนจะช่วยให้คุณวัดความคืบหน้าและหลีกเลี่ยงปัญหาที่อาจเกิดขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป จากนั้น คุณสามารถทำการปรับเปลี่ยนที่จำเป็นในโครงการของคุณเพื่อให้เป็นไปตามหลักสูตร
  

การนำวิธีการจัดการโครงการประเภทต่างๆ ไปใช้จริงเป็นเรื่องยาก แต่ก็ใช่ว่าจะเป็นไปไม่ได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณมีคนภายนอกคอยช่วยเหลือ ด้วยการวิจัย การวางแผน และโครงสร้างที่เหมาะสม คุณสามารถสร้างโครงการที่ไม่ต้องสงสัยเลยว่าจะประสบความสำเร็จ

ต้องการบุคคลที่สามที่สามารถอำนวยความสะดวกในการจัดการความคิดริเริ่มทางการตลาดของคุณได้อย่างราบรื่นหรือไม่? ทาวเวอร์สามารถช่วยได้ ค้นพบวิธีที่เราสามารถให้ประโยชน์กับความพยายามของธุรกิจของคุณด้วยกระบวนการจัดการโครงการที่ประสบความสำเร็จของเรา