Tipi di metodologie di gestione dei progetti: uno sguardo più da vicino alla gestione dei progetti a cascata
Pubblicato: 2021-08-07
Lavorando in un'agenzia di marketing digitale (o in qualsiasi azienda in qualsiasi settore), arrivi a capire che il successo di un progetto vive o muore dalla qualità della gestione del tuo progetto.
Le metodologie di gestione del progetto offrono una chiara tabella di marcia che ti terrà in pista e sotto budget. In questo modo il tuo team può consegnare un progetto non solo con successo, ma in modo efficiente.
Esistono diversi tipi di metodologie di gestione dei progetti tra cui puoi scegliere che garantiranno che il tuo progetto di marketing digitale rimanga in linea. Continua a leggere per saperne di più su quale approccio alla gestione dei progetti potrebbe funzionare meglio per te.
Che cos'è la gestione dei progetti?
La gestione dei progetti fornisce un quadro per la consegna dei progetti completati. È la pianificazione, l'esecuzione e il completamento di determinati compiti e obiettivi per una campagna o un progetto.
Gli obiettivi principali della gestione del progetto sono la produzione di output specifici, chiamati deliverable. Il lavoro è suddiviso in fasi di gestione del progetto, che consentono una collaborazione più semplice, un migliore coordinamento e una consegna più efficiente del lavoro di progetto.
Ad esempio, all'interno della nostra agenzia, la gestione dei progetti viene utilizzata per gestire più attività e campagne di marketing, tra cui:
- PPC (paga per clic)
- SEO (ottimizzazione per i motori di ricerca)
- Marketing via email
- CRO (ottimizzazione del tasso di conversione)
- Marketing dei contenuti
- Ridisegno del sito web
- Strategie di rebranding
- Lanci di prodotti e campagne creative
Affinché la gestione del progetto abbia successo, deve esserci un project manager che guidi nella pianificazione, esecuzione, monitoraggio, controllo e chiusura dei progetti. Il project manager è responsabile dell'intero ambito del progetto, del team di progetto e delle risorse, nonché del budget e della tempistica del progetto.
Ogni project manager assume il controllo di un progetto in modo diverso. A seconda delle loro qualità uniche, selezioneranno uno stile e una metodologia di gestione del progetto che si adattano alla loro personalità e alla personalità del loro team.
Ogni processo di gestione del progetto di successo dipende fortemente dalla forza del project manager e imparare a essere un buon project manager inizia con il sapere che tipo sei.
I 4 tipi di Project Manager
Ti stai chiedendo che tipo di project manager sei? Esistono 4 tipi principali di project manager che lavorano tutti in modo diverso per raggiungere gli obiettivi. Ogni tipo ha i suoi punti di forza e di debolezza, ma tutti i tipi funzionano in modo efficiente nel loro modo unico per lanciare un progetto di successo. Esploriamo ulteriormente ciascuno.
1. Responsabile tecnico del progetto
Il responsabile tecnico del progetto ha il controllo completo su tutte le pratiche di gestione del progetto. I project manager tecnici hanno grande attenzione ai dettagli, capacità analitiche e di risoluzione dei problemi, nonché capacità di pensiero critico e decisionali. Un project manager tecnico ha successo perché il suo team si fida della sua esperienza e li considera un'autorità.
2. Project Manager avventuroso
I project manager avventurosi sono quelli che credono che maggiore è il rischio, maggiore è la ricompensa. Sono sempre alla ricerca di nuove opportunità e idee innovative. Tuttavia, mentre corrono dei rischi, rimangono comunque all'interno dei confini strategici. Un project manager avventuroso ha successo perché è in grado di vedere e condividere il quadro più ampio e convincere il team ad accettare l'eccitazione.
3. Project Manager esperto
I project manager esperti sono esperti e competenti. Questi manager si concentrano su dati affidabili e sono maestri nell'esecuzione alla perfezione di diverse metodologie di gestione dei progetti. Trasformano opportunità di business in risultati finanziari grazie ai loro anni di esperienza e al duro lavoro. Il project manager esperto ha successo perché il team può fare affidamento sulla propria conoscenza ed esperienza approfondita per guidarlo attraverso il processo e imparare dalla propria esperienza nella gestione dei progetti.
4. Project Manager di supporto
Il project manager solidale crede nella motivazione e nella delega. Si concentrano su una comunicazione ininterrotta, una collaborazione fluida del team e un aumento del morale. Lavorando a stretto contatto con i membri del team, assicurano che tutti abbiano un ruolo da svolgere. Il project manager di supporto ha successo perché è in grado di coinvolgere tutti e lavorare insieme, il che porta l'intero team ad acquisire esperienza e competenze.
Tipi di metodologie di Project Management
Quando inizi la tua ricerca sulle metodologie di gestione dei progetti, imparerai rapidamente che esistono diversi approcci popolari di gestione dei progetti:
- Agile : questa metodologia è collaborativa, rapida e aperta al cambiamento basato sui dati. Prevede brevi fasi di lavoro con frequenti test, rivalutazioni e adattamenti durante tutto il processo.
- Scrum – Questa metodologia suddivide il lavoro in cicli brevi (spesso chiamati sprint) che di solito durano 1-2 settimane. Ogni piccolo team è guidato da uno Scrum master, che è diverso dal project manager.
- Kanban : questa metodologia rappresenta visivamente le attività su una bacheca Kanban. Ogni colonna della lavagna rappresenta una fase del processo e le attività vengono mostrate man mano che avanzano attraverso le colonne.
- Six Sigma : questa metodologia pone l'accento sulla garanzia di coerenza nell'output e qualità impeccabile. Ha lo scopo di eliminare i difetti e ridurre le variazioni.
- Cascata – La cascata è considerata la metodologia tradizionale di gestione dei progetti. Le attività e le fasi vengono completate in un ordine lineare e sequenziale. Ogni fase deve essere completata prima di passare a quella successiva.
- Lean : questa metodologia applica i principi di lean business ai metodi di gestione dei progetti. Ciò massimizza il valore e riduce al minimo gli sprechi. Le 3M (Muda o rifiuti, Mura o irregolarità e Muri o sovraccarico), rappresentano rifiuti in questo metodo.
- Prince2 – Questa metodologia mira a fornire ai project manager la conoscenza delle migliori pratiche e processi. È guidato da 7 principi che dettano 7 diversi processi.
- XP : questa metodologia è progettata per lo sviluppo di software e sottolinea il lavoro di squadra e la collaborazione tra manager, clienti e sviluppatori. Consiste in un insieme di regole basate sui suoi cinque valori.
Qual è il migliore? Scegliere l'approccio giusto può essere difficile a causa dell'ampia varietà di tipi di approcci di gestione dei progetti.
E mentre tutti i metodi presentano vantaggi e svantaggi, abbiamo scoperto che il metodo Waterfall è il migliore quando si tratta di gestione di progetti di marketing digitale grazie alla sua struttura e alla vasta documentazione.
Il miglior sistema di gestione dei progetti per il marketing: l'approccio a cascata
Il metodo a cascata è un processo sequenziale e lineare che consiste in diverse fasi discrete. Nessuna fase può iniziare fino al completamento della fase precedente. Inoltre, il completamento di ogni fase è terminale. Ciò significa che non puoi tornare a una fase precedente una volta che sei passato a quella successiva.
I vantaggi della gestione del progetto Waterfall
L'approccio di gestione del progetto Waterfall ha molti vantaggi. Innanzitutto, è facile da gestire e capire. Un'ampia documentazione ti consente di vedere chiaramente i progressi.
La documentazione significa anche che la conoscenza rimane nell'organizzazione e semplifica la formazione. Non devi cercare di dedurre ciò che qualcuno avrebbe fatto dopo, è già scritto per te.
L'approccio Waterfall consente inoltre ai membri del team di pianificare meglio il proprio tempo, in modo che sappiano cosa devono fare e quando devono farlo. Infine, va a vantaggio della persona che riceve i risultati, perché saprà esattamente cosa aspettarsi.
Utilizzando l'approccio di gestione dei progetti Waterfall, puoi segmentare i tuoi progetti di marketing in fasi di gestione dei progetti di facile esecuzione.
Mettendolo in pratica: creazione di fasi di gestione del progetto
Le fasi di gestione del progetto sono fondamentali per creare un progetto di successo. Comprendere e seguire queste fasi ti aiuterà a rimanere in pista e raggiungere con successo i tuoi obiettivi. Quando si sceglie l'approccio Waterfall, ci sono sei fasi per progredire attraverso:
- Scoperta/Ambito : l'ambito di un progetto delinea in dettaglio tutti gli aspetti del progetto. Ciò include attività, risorse, tempi e risultati. L'ambito copre anche le principali parti interessate, processi, ipotesi e vincoli.
- Progettazione – La fase di progettazione di un progetto è solitamente suddivisa in due sottofasi: progettazione logica e progettazione fisica. Il progetto logico consiste nel brainstorming e nella teorizzazione di possibili soluzioni. In termini di risultati finali, la fase logica assume tipicamente la forma di una mood board. La progettazione fisica mette quei concetti teorici in pratiche concrete e fornisce risultati aggiuntivi come le composizioni di design
- Sviluppo : lo sviluppo del progetto avviene quando i programmatori incorporano i requisiti e le specifiche che sono stati creati nella fase di progettazione nel codice effettivo. Ciò include la costruzione della struttura e delle funzionalità richieste dal progetto, inclusa l'aggiunta di strategie di marketing dei contenuti e SEO.
- Test – La fase di test viene utilizzata per valutare la versione finale del progetto sviluppato. Durante questa fase, la documentazione di tutte le fasi precedenti viene finalizzata per allinearsi al progetto consegnato. Questo è anche il luogo in cui il project manager e il team decideranno se il progetto è pronto per essere lanciato.
- Lancio : la fase di lancio si verifica quando il team di progetto è pronto per avviare il progetto e condividerlo con il cliente o il mondo
- Revisione : la fase di revisione include i project manager che confrontano il budget, la sequenza temporale e gli obiettivi del progetto effettivo con le loro proiezioni originali. A seconda dei risultati, i project manager possono scegliere di adeguare i programmi o regolare i processi per tenere traccia dei progetti futuri.
I contro della gestione del progetto Waterfall
Sebbene ci siano molti vantaggi nell'approccio Waterfall, ci sono anche degli svantaggi. Il principale svantaggio di questo approccio è che non si può tornare indietro; il completamento di una fase è terminale.
Inoltre, c'è la pressione di rispettare la scadenza finale. Dal momento che la sequenza temporale è così rigida, rimanere indietro su un compito significa rimanere indietro su ogni compito. Non c'è molta flessibilità o spazio per errori.
Poiché il metodo Waterfall presenta alcuni svantaggi, ti consigliamo di creare il tuo approccio di gestione del progetto ibrido e aggiungere agilità. Ciò consente una maggiore flessibilità rispetto a un approccio rigoroso a Waterfall, ma ti avvantaggia comunque con quella struttura chiara e la documentazione delle aspettative.
Concetti di gestione dei progetti ibridi: aggiunta di agilità
Non è raro che le organizzazioni adottino una metodologia standard di gestione dei progetti basata sul modo unico in cui opera il loro team. O, ancora più probabilmente, combineranno diverse metodologie per creare un concetto ibrido.
Uno svantaggio dell'approccio Waterfall è che può essere troppo rigido e non adattabile rapidamente. Questa rigidità può essere uno svantaggio quando si lavora nel marketing digitale, dove le revisioni dell'ambito possono arrivare in qualsiasi momento. Per questo motivo, è fondamentale sviluppare un ibrido di metodologie Waterfall/Agile.
La chiave per capire come essere un buon project manager è imparare a soddisfare le esigenze di tutte le parti interessate e sapere quando ciò significa essere flessibili e uscire dal modello Waterfall. Essere flessibili offre la libertà di apportare le modifiche necessarie per richieste o scenari unici.
I metodi agili si concentrano sull'aggiunta, il test e la modifica delle funzionalità di un progetto. Ciò significa che puoi esplorare potenziali cambiamenti man mano che lo sviluppo procede, invece di essere vincolato a un unico piano.
Tutte le funzionalità passano attraverso un processo di test e revisione in "sprint" settimanali o bisettimanali. Questi sprint consentono una collaborazione costante e un miglioramento continuo in ogni fase del progetto.
Mettere in pratica il tuo approccio alla gestione dei progetti
Dopo aver deciso quale tipo di approccio alla gestione del progetto è il migliore per te e il tuo team, puoi iniziare a metterlo in pratica. Quando imposti la tua strategia di gestione del progetto, ci sono alcune cose da tenere a mente.
La creazione di una strategia di gestione dei progetti a cascata agile può sembrare opprimente, ma con le giuste linee guida può sembrare meno scoraggiante. Seguire queste linee guida ti aiuterà a garantire che il tuo progetto funzioni senza intoppi e venga consegnato con successo:
- Crea un ambito unico per ogni progetto. Non dipendono dagli scopi del progetto di cookie cutter. Diventa creativo e sviluppa un nuovo ambito per ciascuno dei tuoi progetti per assicurarti di determinare la migliore linea d'azione per quello specifico scenario. Un ambito ben congegnato e su misura è la migliore occasione per rispettare la tempistica, il budget e le aspettative.
- Crea orari flessibili per completare il lavoro. Ogni progetto di marketing di riprogettazione web è diverso. Alcuni potrebbero essere più pesanti sul design, mentre altri potrebbero concentrarsi maggiormente sullo sviluppo. Lo stesso si può dire dei progetti di marketing su Internet: alcuni avranno bisogno di più tempo dedicato alla SEO, mentre altri avranno bisogno di attenzione sugli sforzi dei social media. Le tue ore dovrebbero riflettere le tue priorità e gli obiettivi di marketing.
- Incorpora rapporti di progetto. Valutare ogni progetto alla fine di ogni fase o mese ti aiuterà a misurare i tuoi progressi ed evitare problemi che possono accumularsi nel tempo. Puoi quindi apportare le modifiche necessarie al tuo progetto per mantenerlo in linea.
Mettere in pratica diversi tipi di metodologie di gestione dei progetti è difficile, ma non impossibile, soprattutto quando hai qualcuno dall'esterno che ti aiuta. Con la giusta ricerca, pianificazione e struttura, puoi creare un progetto che senza dubbio avrà successo.