كيفية مواءمة مكدس التكنولوجيا الخاص بك مع مؤسستك

تعد مواءمة مكدس التكنولوجيا الخاص بك مع مؤسستك أمرًا ضروريًا. بصفتك خبيرًا في العمليات ، فأنت تعلم أن الحصول على تقنية ليست مناسبة لحالة استخدامك أو الأشخاص الذين يحتاجون إليها هو وصفة لأدوات الرفوف التي لا يستخدمها أحد. وتؤدي معدلات التبني المنخفضة إلى انخفاض العائد على الاستثمار (ROI). ويؤدي انخفاض عائد الاستثمار إلى أسئلة غير مريحة عندما يسأل قادة الميزانية لماذا ينفق فريقك الكثير على البرامج التي لا يستخدمها أحد أو لا يخلق قيمة للأعمال.

يعد اعتماد البرامج أمرًا مهمًا بالنسبة للشركات وله تأثير قابل للقياس في كثير من الأحيان على المحصلة النهائية. على سبيل المثال ، تُظهر الأبحاث أن مؤسسات المبيعات التي تتبنى أقل من 75٪ لإدارة علاقات العملاء لديها معدلات ربح وحصص أقل بشكل ملحوظ. العكس هو الصحيح - اعتماد CRM الأعلى يؤدي إلى معدلات ربح أعلى بشكل ملحوظ وتحقيق الحصص.

تناقش مقالة أخرى ، حول كيفية بناء مجموعتك التقنية من أجل عمليات الإيرادات ، أفضل الممارسات للتأكد من أن مجموعتك التقنية تناسب موظفيك وعملياتك وأهدافك التجارية.

المرحلة الأولى: الموافقة على الميزانية والتخطيط

من المثير للدهشة أن جزءًا كبيرًا من التنفيذ الناجح للتكنولوجيا الجديدة هو وجود (أو تكوين) أصدقاء. كحد أدنى ، من المفيد بناء علاقات قوية مع:

• مالك ميزانيتك - في معظم الأحيان ، يكون مالك ميزانيتك هو رئيسك في العمل. مع المخاطرة بتوضيح ما هو واضح ، فإن وجود علاقة جيدة مع رئيسك سيكون أمرًا مهمًا للحصول على دعمهم للتكنولوجيا الجديدة. اعتمادًا على حالتك ، قد تحتاج إلى إرسال طلب عمل يحدد ما يلي:
  
  - أهداف)
  - بيان المشكلة / سبب (أسباب) الحصول على التكنولوجيا الجديدة
  - التكلفة (ق)
  - المزايا و / أو الادخار (الفوائد)
  
  قد يُتوقع منك أيضًا تقديم تحليل كامل للتكلفة والعائد لعملية الاستحواذ التالية.
  
• تكنولوجيا المعلومات / المشتريات - اعتمادًا على حجم وتضاريس مؤسستك ، قد تضطر أيضًا إلى المرور بتكنولوجيا المعلومات للوصول إلى أي تقنية جديدة. إحاطة شركائك في مجال تكنولوجيا المعلومات باحتياجات عملك ، واحتياجاتك الفنية ، والأطر الزمنية ، والميزانية - بالإضافة إلى اتخاذ الترتيبات لإزالة الكثير من الدعم الفني من أكتافهم قدر الإمكان - يضمن تنفيذًا أكثر سلاسة.
  
• Security + Legal - أنت على دراية بالفعل بالاتجاه نحو زيادة لوائح خصوصية البيانات مثل القانون العام لحماية البيانات (GDPR) لأوروبا ، وقانون حماية خصوصية المستهلك في كاليفورنيا (CCPA) في كاليفورنيا ، وقانون HIPAA للرعاية الصحية. لذا فأنت تعلم أنه من الضروري العمل عن كثب ، وفي وقت مبكر ، مع فرق الأمان والفرق القانونية للتأكد من أن أي تقنية جديدة تشتريها تتوافق مع كل لائحة InfoSec تتبعها شركتك قبل الحصول عليها.
  
• المستخدم (المستخدمون) النهائي الخاص بك - من المفيد أيضًا أن تكون لديك علاقة عمل مع المستخدمين النهائيين الذين يستخدمون أو سيستخدمون تقنيتك الجديدة. إن وجود علاقة عمل يعني أنه يمكنك الشراكة بشكل وثيق في التنفيذ والتمكين والحصول على تعليقات مبكرة حول ما إذا كان التطبيق الجديد مناسبًا جيدًا وسيقدم قيمة.
  

ملاحظة حول التوقيت - من الضروري أيضًا أن تكون جاهزًا من الناحية التنظيمية للأدوات الجديدة ، لا سيما تلك التي قد تتطلب أسابيع (أو أشهر ، على الأرجح) من التنفيذ. من أفضل الممارسات التخطيط لفترة تجريبية طويلة بما فيه الكفاية لضمان التبني الكامل ، وتجاوز المستخدمين النهائيين أي منحنيات تعلم ، والتكامل مع الأنظمة الضرورية في مكدسك الحالي ، وجمع بيانات كافية. خطط لوقت التنفيذ وفقًا لميزانيات ربع سنوية / سنوية وفقًا لذلك!

المرحلة الثانية: تحديد أصحاب المصلحة والأدوار

كما ذكرنا سابقًا ، تتمثل إحدى الخطوات المهمة في الحصول على التكنولوجيا الجديدة في تحديد أصحاب المصلحة. قد تشمل هذه:

• بطل الأعمال - الطالب الأصلي للتكنولوجيا الجديدة.
• الراعي - مالك ميزانيتك
• مدير المنتج - أنت أو زميل سيدير ​​المشتريات والتنفيذ وما بعد التنفيذ ، مع فهم معاناة مستخدمي الأعمال بشكل جيد بما يكفي لتعيين ميزات المنتج لاحتياجات العمل
• أصحاب المصلحة - أي أصحاب مصلحة إضافيين في العملية
• المورّد (البائعون) - البائعون الذين تفكر فيهم

من بين هذه الحفلات ، قد تجد نفسك تعمل مع:

• العمليات - فريقك الخاص. من الشائع أن تتمتع عمليات الإيرادات بأكبر قدر من التبصر في التكنولوجيا الجديدة لاكتساب والعمل كخبراء في الموضوع ، وعوامل تمكين ، ومديري مشروعات للتنفيذ.
• تكنولوجيا المعلومات / المشتريات - قد تشارك كأصحاب مصلحة للمساعدة في المشتريات والتنفيذ.
• Security + Legal - من المرجح أن يشاركوا كأصحاب مصلحة للمساعدة في فحص مشتريات التكنولوجيا الجديدة ضد أي مشاكل متعلقة بأمن البيانات أو القضايا القانونية.
• تجربة العملاء (CX) - يمكن المشاركة كمستشارين لمساعدتك على تعيين ميزات مكدس تقنية محددة مقابل مبادرات العملاء الحالية أو المستقبلية.
• أصحاب مصلحة إضافيون متعددو الوظائف - اعتمادًا على حجم شركتك وتركيبها ، قد يكون من المنطقي تعيين أصحاب مصلحة آخرين لتبني مكدس التكنولوجيا عبر مؤسستك. (انظر أدناه.)

المرحلة الثالثة: التملك والاعتماد والتمكين

يعرف محترفو العمليات أن التنفيذ عملية مستمرة لا تنتهي أبدًا ، وذلك بفضل تحديثات الإصدار أو إصدارات الميزات وتغيير احتياجات العمل وتزايد الفرق. ومع ذلك ، فإن قيادة الملكية في كل خطوة من خطوات الشراء والتنفيذ والتبني تزيد من عائد الاستثمار وتقليل التأخيرات المؤلمة. فيما يلي بعض التكتيكات لضمان تولي كل صاحب مصلحة دوره على طول الطريق:

• توصيل التوقعات بوضوح مقدمًا - من الضروري توضيح التوقعات مسبقًا فيما يتعلق بالأدوار والتوقعات والجداول الزمنية ونطاق العمل. ومع ذلك ، تظهر الأبحاث أن السبب الرئيسي لفشل مشروع البرنامج هو تغيير المتطلبات أو سوء توثيقها. من الأهمية بمكان وضع رؤية لمجموعتك التقنية الحالية والمستقبلية بالإضافة إلى توصيل وتوثيق الدور الذي سيضطلع به كل صاحب مصلحة.
• تحديد مالك داخلي لامتلاك مؤشرات الأداء الرئيسية - كما ذكرنا ، تتوقع المؤسسات في كثير من الأحيان أن تكون فرق عملياتها خبراء في الموضوع في مجال البرمجيات. ومع ذلك ، غالبًا ما يكون من غير المعقول وغير المجدي توقع أن تمتلك فرق العمليات جميع مؤشرات الأداء الرئيسية لكل تطبيق ، لا سيما عندما لا يكونون المستخدمين الأساسيين. من أفضل الممارسات ، كلما أمكن ذلك ، تحديد المالك الداخلي لأي برنامج جديد لامتلاك مؤشرات الأداء الرئيسية.
• بيان العمل - إن أمكن ، ضع في اعتبارك جعل الملكية رسمية عن طريق إصدار بيان عمل لبطل عملك و / أو المستخدمين التقنيين.
• الرعاية التنفيذية - كما قد تتوقع ، يمكن أن تساعد الموافقة التنفيذية أيضًا في فرض التبني.
• ضع في اعتبارك إنشاء مجلس منتج - يتكون مجلس المنتج من ممثلين عن كل فريق وظيفي رئيسي في مؤسستك للمساعدة في الإشراف على عمليات التداول والمشتريات والتبني.
  

ملاحظة حول مجالس المنتج - يمكن أن يكون إنشاء مجلس منتج متعدد الوظائف بمثابة وظيفة إجبارية تدفع إلى المنزل بأهمية إجراء إضافات مكدس التكنولوجيا في الوقت المناسب. إذا لم تكن واثقًا من قدرتك على تجميع مثل هذه المجموعة ، فقد يكون من المفيد البحث عن رعاية تنفيذية لإنجازها على أرض الواقع. عندما يحين الوقت لتصعيد شراء التكنولوجيا الجديدة أو لفرض اعتماد برنامج باهظ الثمن ، قد تجد أنه من المفيد أن يكون لديك المزيد من الأصوات التي تدافع عن وجهة نظرك بدلاً من مجرد أصواتك!

ملاحظة حول التمكين - كما تعلم ، بمجرد حصولك أخيرًا على التكنولوجيا الجديدة اللامعة ، فإن وظيفتك لم تنته بعد. جزء مهم آخر من اللغز هو التوثيق الواضح لتمكين المستخدمين والتأكد من استخدامهم لبرامجهم الجديدة. ومع ذلك ، فإن العبء المشترك على محترفي العمليات أصبح خبيرًا داخليًا في الموضوع لاستكشاف أخطاء أي برنامج جديد وإصلاحها بشكل افتراضي. يمكن أن يؤدي توفير مواد التمكين إلى التخلص من هذا العبء ومساعدة أعضاء فريقك في الخدمة الذاتية (بينما تركز أنت وفريق العمليات لديك على مسائل أكثر استراتيجية).

لتمكين فريقك من الخدمة الذاتية ، من الجيد التفكير في واحد أو أكثر مما يلي:

• جلسة (جلسات) تدريب داخلية على المنتج - يعد عقد جلسة (جلسات) تدريب داخلية واحدة من أكثر الطرق فعالية لتمكين المستخدمين الداخليين. غالبًا ما يكون من الجيد الاستفادة من فريق نجاح العملاء لدى البائع للقيام بالأعباء الثقيلة في مثل هذه الجلسات. عندما يكون ذلك ممكنًا ، ضع في اعتبارك تسجيل جلسات التدريب وأرشفتها للاستخدام المستقبلي لتمكين المستخدمين في المستقبل.
• الوثائق الداخلية - الاحتفاظ بالوثائق في متناول اليد ، سواء كان ذلك يتضمن مواد إرشادية كاملة أو حتى أوراق تلميحات أساسية.
• توفير مسار مباشر لفرق دعم البائعين - إنها فكرة جيدة لإزالة أكبر عدد ممكن من الحواجز بين المستخدمين التقنيين وفرق دعم البائعين. إذا كان ذلك ممكنًا ، فإن مشاركة معلومات الاتصال وترتيب مكالمات فريق الحساب مباشرة بين فريقك والموردين يمنح المستخدمين لديك الوصول المباشر إلى الخبرة في الموضوع مع منع نفسك من أن تكون عنق الزجاجة.

الوجبات الجاهزة

يمكن القول إن مواءمة التكنولوجيا الجديدة مع فريقك عملية لا تنتهي أبدًا. لكن أفضل الممارسات هذه ستضمن أن عمليات الاستحواذ التكنولوجية الحالية والمستقبلية مناسبة لفريقك. احصل على المزيد من التكتيكات القابلة للتنفيذ حول كيفية إدارة الأشخاص والعمليات والتكنولوجيا لعمليات الإيرادات في هذه المقالات الإضافية:

• الدليل الاحترافي لعمليات الإيرادات
• الدليل العملي لبناء كومة تقنية مثالية لعمليات الإيرادات
• بناء فريق عمليات الإيرادات كقائد عمليات الإيرادات

تتناول هذه المقالة أفضل الممارسات لمواءمة مجموعتك التقنية وأي تطبيقات جديدة تحصل عليها مع مؤسستك وفريقك وأهدافك الحالية والمستقبلية. إنه جزء من سلسلة أكبر من المقالات حول أفضل الممارسات للإيرادات والتسويق والمبيعات وعمليات العملاء.

احصل على مزيد من الأفكار حول أفضل الممارسات التشغيلية في "الدليل الاحترافي لعمليات الإيرادات".