Come allineare il tuo stack tecnologico con la tua organizzazione

Allineare il tuo stack tecnologico con la tua organizzazione è essenziale. In qualità di esperto di operazioni, sai che acquisire una tecnologia che non è adatta al tuo caso d'uso o alle persone che ne hanno bisogno è una ricetta per scaffali che nessuno usa. E bassi tassi di adozione portano a un basso ritorno sull'investimento (ROI). E il basso ROI porta a domande scomode quando i leader di budget chiedono perché il tuo team sta spendendo così tanto in software che nessuno usa o non sta creando valore per l'azienda.

L'adozione del software è importante per le aziende e spesso ha un effetto misurabile sui profitti. Ad esempio, la ricerca mostra che le organizzazioni di vendita con meno del 75% di adozione del CRM hanno percentuali di vincita e raggiungimento delle quote notevolmente inferiori. È vero il contrario: una maggiore adozione del CRM porta a percentuali di vincita e raggiungimento delle quote notevolmente più elevate.

Un altro articolo, come costruire il tuo stack tecnologico per le operazioni di ricavo, discute le migliori pratiche per garantire che il tuo stack tecnologico si adatti alle persone, ai processi e agli obiettivi aziendali.

Fase I: approvazione e pianificazione del budget

Sorprendentemente, una parte importante dell'implementazione di successo di una nuova tecnologia è avere (o fare) amicizie. Come minimo, vale la pena costruire relazioni solide con:

• Il proprietario del tuo budget : il più delle volte, il proprietario del tuo budget è il tuo capo. A rischio di affermare l'ovvio, avere un buon rapporto con il tuo capo sarà importante per ottenere il loro consenso alle nuove tecnologie. A seconda della tua situazione, potresti dover inviare una richiesta commerciale che descriva:
  
  – Obiettivo/i
  – Problema / Motivo/i per l'acquisizione di nuova tecnologia
  - Costi)
  – Vantaggio/i e/o risparmio/i
  
  Potresti anche essere tenuto a fornire un'analisi costi-benefici completa per la tua prossima acquisizione.
  
• IT/appalti : a seconda delle dimensioni e del terreno della tua organizzazione, potresti anche dover passare attraverso l'IT per ottenere qualsiasi nuova tecnologia. Informare i partner nell'IT sulle esigenze aziendali, le esigenze tecniche, i tempi e il budget, oltre a prendere accordi per rimuovere il più possibile il carico tecnico dalle loro spalle, garantisce un'implementazione più agevole.
  
• Sicurezza + Legale : conosci già la tendenza verso le crescenti normative sulla privacy dei dati come GDPR per l'Europa, CCPA in California e HIPAA per l'assistenza sanitaria. Quindi sai che è essenziale lavorare a stretto contatto e in anticipo con i tuoi team di sicurezza e legali per garantire che qualsiasi nuova tecnologia che acquisti sia conforme a tutte le normative InfoSec seguite dalla tua azienda prima di acquisirla.
  
• I tuoi utenti finali : è anche utile avere un rapporto di lavoro con gli utenti finali che stanno utilizzando o utilizzeranno la tua nuova tecnologia. Avere un rapporto di lavoro significa che puoi collaborare strettamente sull'implementazione e l'abilitazione e raccogliere feedback tempestivi sul fatto che una nuova app sia adatta e fornirà valore.
  

Una nota sui tempi : è anche fondamentale essere organizzati per i nuovi strumenti, in particolare quelli che potrebbero richiedere settimane (o mesi, più probabilmente) di implementazione. Una best practice consiste nel pianificare un periodo pilota sufficientemente lungo per garantire la piena adozione, il superamento da parte degli utenti finali di qualsiasi curva di apprendimento, l'integrazione con i sistemi necessari nello stack esistente e la raccolta di dati sufficienti. Pianifica di conseguenza i tempi di implementazione rispetto ai budget trimestrali/annuali!

Fase II: Identificazione delle parti interessate e dei ruoli

Come accennato in precedenza, un passo significativo nell'acquisizione di nuove tecnologie è l'identificazione delle parti interessate. Questi possono includere:

• Business Champion – Il richiedente originale della nuova tecnologia.
• Sponsor – Il proprietario del tuo budget
• Product manager : te stesso o un collega che gestirà l'approvvigionamento, l'implementazione e la post-implementazione, con una comprensione sufficiente del dolore degli utenti aziendali da mappare le caratteristiche del prodotto alle esigenze aziendali
• Stakeholder – Eventuali stakeholder aggiuntivi nel processo
• Fornitore/i : i fornitori che stai considerando

Di queste parti, potresti trovarti a lavorare con:

• Operazioni : la tua squadra. È normale che le operazioni sulle entrate abbiano la maggiore conoscenza delle nuove tecnologie per acquisire e agire come esperti in materia, abilitatori e project manager per l'implementazione.
• IT/appalti : possono essere coinvolti come parti interessate per aiutare con gli appalti e l'implementazione.
• Sicurezza + Legale – Probabilmente coinvolti come parti interessate per aiutare a controllare gli acquisti di nuove tecnologie rispetto a qualsiasi problema legale o di sicurezza dei dati.
• Esperienza del cliente (CX) : può essere coinvolto come consulente per aiutarti a mappare le caratteristiche specifiche dello stack tecnologico rispetto alle iniziative dei clienti attuali o future.
• Ulteriori stakeholder interfunzionali : a seconda delle dimensioni e della composizione della tua azienda, potrebbe avere senso reclutare altri stakeholder per l'adozione dello stack tecnologico all'interno dell'organizzazione. (Vedi sotto.)

Fase III: proprietà, adozione e abilitazione

I professionisti delle operazioni sanno che l'implementazione è un processo continuo che non finisce mai davvero, grazie agli aggiornamenti delle versioni o alle versioni delle funzionalità, alle mutevoli esigenze aziendali e alla crescita dei team. Tuttavia, guidare la proprietà in ogni fase del percorso di approvvigionamento, implementazione e adozione massimizza il ritorno sull'investimento e riduce al minimo i dolorosi ritardi. Ecco alcune tattiche per garantire che ogni stakeholder si assuma la responsabilità del proprio ruolo lungo il percorso:

• Comunicare chiaramente le aspettative in anticipo – È essenziale chiarire in anticipo le aspettative per quanto riguarda ruoli, aspettative, orari e ambito di lavoro. Tuttavia, la ricerca mostra che la causa principale dei fallimenti dei progetti software è il cambiamento o la scarsa documentazione dei requisiti. È fondamentale definire una visione per il tuo stack tecnologico attuale e futuro, nonché comunicare e documentare il ruolo che ogni stakeholder avrà.
• Identificare un proprietario interno per possedere i KPI – Come accennato, le organizzazioni spesso si aspettano che i loro team operativi siano esperti in materia di software. Tuttavia, è spesso irragionevole e controproducente aspettarsi che i team operativi possiedano tutti i KPI per ogni app, in particolare quando non sono gli utenti principali. Una best practice, ove possibile, consiste nell'identificare un proprietario interno di qualsiasi nuovo software che possieda i KPI.
• Dichiarazione di lavoro : se applicabile, considera di rendere ufficiale la proprietà rilasciando una dichiarazione di lavoro al tuo campione aziendale e/o agli utenti tecnici.
• Sponsorizzazione esecutiva : come ci si potrebbe aspettare, l'adesione dei dirigenti può anche aiutare a rafforzare l'adozione.
• Prendi in considerazione l'istituzione di un consiglio di prodotto : un consiglio di prodotto è composto da rappresentanti di tutti i principali team funzionali dell'organizzazione per aiutare a supervisionare i processi di deliberazione, approvvigionamento e adozione.
  

Una nota sui consigli di prodotto : la creazione di un consiglio di prodotto interfunzionale può agire come una funzione forzante che sottolinea l'importanza di apportare aggiunte tempestive allo stack tecnologico. Se non sei sicuro della tua capacità di riunire un gruppo del genere, potrebbe valere la pena cercare la sponsorizzazione esecutiva per farlo decollare. Quando arriva il momento di intensificare l'acquisizione di nuova tecnologia o di imporre l'adozione di un costoso software, potresti trovare utile avere più voci che discutono per il tuo punto di vista!

Una nota sull'abilitazione – Come sai, una volta che hai finalmente acquisito la tua nuova brillante tecnologia, il tuo lavoro non è finito. Un altro pezzo fondamentale del puzzle è la documentazione chiara per consentire agli utenti e assicurarsi che utilizzino il loro nuovo software. Tuttavia, un onere condiviso per i professionisti delle operazioni sta diventando l'esperto interno in materia per la risoluzione dei problemi di qualsiasi nuovo software per impostazione predefinita. Fornire materiali di abilitazione può alleggerire questo onere e aiutare i membri del tuo team a fare il self-service (mentre tu e il tuo team operativo vi concentrate su questioni più strategiche).

Per consentire al tuo team di servirsi in autonomia, è una buona idea considerare uno o più dei seguenti elementi:

• Sessioni di formazione interne sui prodotti – Tenere sessioni di formazione interne è uno dei modi più efficaci per abilitare gli utenti interni. Spesso è una buona idea utilizzare il team di successo dei clienti del tuo fornitore per svolgere il lavoro pesante in tali sessioni. Quando possibile, prendi in considerazione la registrazione e l'archiviazione delle sessioni di formazione per un uso futuro per consentire agli utenti futuri.
• Documentazione interna – Tenere a portata di mano la documentazione, sia che includa materiali di prova completi o anche fogli di suggerimenti di base.
• Fornire un percorso diretto ai team di supporto dei fornitori : è una buona idea rimuovere il maggior numero possibile di barriere tra gli utenti tecnici ei team di supporto dei fornitori. Se possibile, la condivisione delle informazioni di contatto e l'organizzazione delle chiamate del team dell'account direttamente tra il tuo team e i fornitori offre ai tuoi utenti l'accesso più diretto alle competenze in materia, impedendoti di essere un collo di bottiglia.

Asporto

Allineare la nuova tecnologia con il tuo team è probabilmente un processo senza fine. Ma queste best practice garantiranno che le tue acquisizioni tecnologiche attuali e future siano adatte al tuo team. Ottieni tattiche più attuabili su come gestire persone, processi e tecnologia per le operazioni relative alle entrate in questi articoli aggiuntivi:

• La guida professionale alle operazioni di ricavo
• La guida pratica per creare lo stack tecnologico perfetto per le operazioni di revenue
• Costruisci un team per le operazioni di ricavo come leader delle operazioni di ricavo

Questo articolo illustra le best practice per allineare il tuo stack tecnologico e tutte le nuove app che acquisisci con la tua organizzazione, il tuo team e gli obiettivi attuali e futuri. Fa parte di una serie più ampia di articoli sulle migliori pratiche per entrate, marketing, vendite e operazioni con i clienti.

Ottieni maggiori informazioni sulle migliori pratiche operative in "La guida professionale alle operazioni di fatturato".