วิธีการจัดกองเทคโนโลยีของคุณกับองค์กรของคุณ

การจัดกลุ่มเทคโนโลยีของคุณให้สอดคล้องกับองค์กรเป็นสิ่งสำคัญ ในฐานะผู้เชี่ยวชาญด้านปฏิบัติการ คุณทราบดีว่าการได้มาซึ่งเทคโนโลยีที่ไม่เหมาะกับกรณีการใช้งานของคุณหรือผู้ที่ต้องการเทคโนโลยีนั้นเป็นสูตรสำหรับชั้นวางของที่ไม่มีใครใช้ และอัตราการนำไปใช้ที่ต่ำทำให้ผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) ต่ำ และ ROI ที่ต่ำจะนำไปสู่คำถามที่ไม่สบายใจเมื่อผู้นำด้านงบประมาณถามว่าทำไมทีมของคุณจึงใช้ซอฟต์แวร์ไปมากจนไม่มีใครใช้หรือไม่ได้สร้างมูลค่าให้กับธุรกิจ

การนำซอฟต์แวร์มาใช้มีความสำคัญต่อธุรกิจและมักส่งผลที่วัดผลได้ต่อผลกำไร ตัวอย่างเช่น การวิจัยแสดงให้เห็นว่าองค์กรขายที่มีการนำ CRM มาใช้น้อยกว่า 75% มีอัตราการชนะและบรรลุโควต้าที่ต่ำกว่าอย่างเห็นได้ชัด การสนทนาเป็นความจริง – การนำ CRM มาใช้ที่สูงขึ้นจะนำไปสู่อัตราการชนะและการบรรลุโควต้าที่สูงขึ้นอย่างเห็นได้ชัด

บทความอื่น วิธีสร้างสแต็คเทคโนโลยีของคุณสำหรับการสร้างรายได้ กล่าวถึงแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าสแต็คเทคโนโลยีของคุณเหมาะกับผู้คน กระบวนการ และวัตถุประสงค์ทางธุรกิจของคุณ

ระยะที่ 1: การอนุมัติและการวางแผนงบประมาณ

น่าแปลกที่ส่วนสำคัญของการนำเทคโนโลยีใหม่มาใช้อย่างประสบความสำเร็จคือการมี (หรือหา) เพื่อน อย่างน้อย การสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับ:

• เจ้าของงบประมาณของคุณ – โดยส่วนใหญ่ เจ้าของงบประมาณคือเจ้านายของคุณ การมีความสัมพันธ์ที่ดีกับเจ้านายถือเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องซื้อเทคโนโลยีใหม่เข้ามา คุณอาจต้องส่งคำขอทางธุรกิจที่สรุปข้อมูลของคุณ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ของคุณ
  
  – วัตถุประสงค์
  – คำชี้แจงปัญหา / เหตุผลในการรับเทคโนโลยีใหม่
  – ค่าใช้จ่าย
  – ผลประโยชน์และ/หรือเงินออม
  
  คุณอาจได้รับการคาดหวังให้จัดเตรียมการวิเคราะห์ต้นทุนและผลประโยชน์ทั้งหมดสำหรับการได้มาในครั้งต่อไปของคุณ
  
• ไอที/การจัดซื้อ – ขึ้นอยู่กับขนาดและภูมิประเทศขององค์กรของคุณ คุณอาจต้องผ่านไอทีเพื่อบรรลุเทคโนโลยีใหม่ใดๆ การบรรยายสรุปให้คู่ค้าของคุณในด้านไอทีเกี่ยวกับความต้องการทางธุรกิจ ความต้องการด้านเทคนิค กรอบเวลา และงบประมาณ ตลอดจนการเตรียมการเพื่อขจัดการยกระดับทางเทคนิคออกจากไหล่ของพวกเขาให้มากที่สุด ช่วยให้มั่นใจถึงการใช้งานที่ราบรื่นยิ่งขึ้น
  
• ความปลอดภัย + กฎหมาย – คุณคุ้นเคยกับแนวโน้มการเติบโตของกฎระเบียบความเป็นส่วนตัวของข้อมูลอยู่แล้ว เช่น GDPR สำหรับยุโรป CCPA ในแคลิฟอร์เนีย และ HIPAA สำหรับการดูแลสุขภาพ ดังนั้นคุณจึงรู้ว่าการทำงานอย่างใกล้ชิดกับทีมกฎหมายและความปลอดภัยเป็นสิ่งสำคัญตั้งแต่เนิ่นๆ เพื่อให้มั่นใจว่าเทคโนโลยีใหม่ๆ ที่คุณจัดหานั้นสอดคล้องกับระเบียบข้อบังคับของ InfoSec ทุกประการที่บริษัทของคุณปฏิบัติตาม ก่อนที่ คุณจะได้รับมา
  
• ผู้ใช้ปลายทางของคุณ – การมีความสัมพันธ์ในการทำงานกับผู้ใช้ปลายทางที่กำลังใช้หรือจะใช้เทคโนโลยีใหม่ของคุณยังเป็นประโยชน์อีกด้วย การมีความสัมพันธ์ในการทำงานหมายความว่าคุณสามารถร่วมมืออย่างใกล้ชิดในการติดตั้งใช้งานและการเปิดใช้งาน และรวบรวมคำติชมเบื้องต้นว่าแอปใหม่มีความเหมาะสมหรือไม่และจะให้คุณค่า
  

หมายเหตุเกี่ยวกับจังหวะเวลา – สิ่งสำคัญคือต้องเตรียมพร้อมสำหรับเครื่องมือใหม่ๆ ในองค์กร โดยเฉพาะอย่างยิ่งเครื่องมือที่อาจต้องใช้เวลาหลายสัปดาห์ (หรือเป็นเดือน หรือมีแนวโน้มมากกว่า) ในการดำเนินการ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดคือการวางแผนสำหรับช่วงนำร่องที่นานเพียงพอเพื่อให้แน่ใจว่ามีการนำไปใช้อย่างเต็มรูปแบบ ผู้ใช้ปลายทางจะก้าวข้ามช่วงการเรียนรู้ใดๆ ได้ ผสานรวมกับระบบที่จำเป็นในสแต็กที่มีอยู่ของคุณ และรวบรวมข้อมูลที่เพียงพอ วางแผนเวลาดำเนินการของคุณเทียบกับงบประมาณรายไตรมาส/รายปีตามลำดับ!

ระยะที่ 2 การระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและบทบาท

ดังที่เราได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ ขั้นตอนสำคัญในการได้มาซึ่งเทคโนโลยีใหม่คือการระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย สิ่งเหล่านี้อาจรวมถึง:

• แชมป์ธุรกิจ – ผู้ขอเทคโนโลยีใหม่
• สปอนเซอร์ – เจ้าของงบประมาณของคุณ
• ผู้จัดการผลิตภัณฑ์ – ตัวคุณเองหรือเพื่อนร่วมงานที่จะจัดการการจัดซื้อ การนำไปใช้ และหลังการใช้งาน ด้วยความเข้าใจในความเจ็บปวดของผู้ใช้ทางธุรกิจเป็นอย่างดีพอที่จะจับคู่คุณลักษณะของผลิตภัณฑ์กับความต้องการทางธุรกิจ
• ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย – ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพิ่มเติมในกระบวนการ
• ผู้ขาย – ผู้ขายที่คุณกำลังพิจารณา

จากบุคคลเหล่านี้ คุณอาจพบว่าตัวเองทำงานร่วมกับ:

• ปฏิบัติการ – ทีมของคุณเอง เป็นเรื่องปกติสำหรับการดำเนินงานด้านรายได้ที่จะมีข้อมูลเชิงลึกมากที่สุดเกี่ยวกับเทคโนโลยีใหม่ ๆ เพื่อได้มาซึ่งและทำหน้าที่เป็นผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน ผู้เปิดทาง และผู้จัดการโครงการเพื่อนำไปปฏิบัติ
• ไอที/การจัดซื้อ – อาจมีส่วนร่วมในฐานะผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อช่วยในการจัดหาและดำเนินการ
• ความปลอดภัย + กฎหมาย – มีแนวโน้มที่จะมีส่วนร่วมในฐานะผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อช่วยตรวจสอบการซื้อเทคโนโลยีใหม่ ๆ กับความปลอดภัยของข้อมูลหรือประเด็นทางกฎหมาย
• ประสบการณ์ลูกค้า (CX) – อาจมีส่วนร่วมในฐานะที่ปรึกษาเพื่อช่วยคุณแมปคุณลักษณะสแต็กเทคโนโลยีเฉพาะกับความคิดริเริ่มของลูกค้าในปัจจุบันหรืออนาคต
• ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียข้ามสายงานเพิ่มเติม – ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดและส่วนประกอบของบริษัทของคุณ การรับสมัครผู้มีส่วนได้ส่วนเสียรายอื่นๆ เพื่อนำสแต็คเทคโนโลยีมาใช้ทั่วทั้งองค์กรของคุณอาจเป็นเรื่องที่สมเหตุสมผล (ดูด้านล่าง.)

ระยะที่ 3: ความเป็นเจ้าของ การรับเลี้ยงบุตรบุญธรรม และการเปิดใช้งาน

ผู้เชี่ยวชาญด้านปฏิบัติการทราบดีว่าการใช้งานเป็นกระบวนการต่อเนื่องที่ไม่สิ้นสุด ต้องขอบคุณการอัปเดตเวอร์ชันหรือการเปิดตัวคุณลักษณะ ความต้องการทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไป และทีมที่กำลังเติบโต อย่างไรก็ตาม การขับเคลื่อนความเป็นเจ้าของในทุกขั้นตอนของการจัดซื้อ การนำไปใช้ และการนำไปใช้จะเพิ่มผลตอบแทนจากการลงทุนสูงสุดของคุณ และลดความล่าช้าที่เจ็บปวดให้น้อยที่สุด ต่อไปนี้เป็นกลวิธีบางประการเพื่อให้แน่ใจว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกฝ่ายมีความเป็นเจ้าของบทบาทของตนไปพร้อมกัน:

• สื่อสารความคาดหวังล่วงหน้าอย่างชัดเจน – จำเป็นต้องชี้แจงความคาดหวังล่วงหน้าโดยคำนึงถึงบทบาท ความคาดหวัง กำหนดการ และขอบเขตของงาน อย่างไรก็ตาม การวิจัยแสดงให้เห็นว่าสาเหตุหลักของความล้มเหลวของโครงการซอฟต์แวร์กำลังเปลี่ยนแปลงหรือมีข้อกำหนดที่จัดทำเป็นเอกสารไม่ดี การจัดวางวิสัยทัศน์สำหรับกลุ่มเทคโนโลยีในปัจจุบันและอนาคตเป็นสิ่งสำคัญ เช่นเดียวกับการสื่อสารและจัดทำเอกสารเกี่ยวกับบทบาทของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละฝ่าย
• ระบุเจ้าของภายใน เพื่อเป็นเจ้าของ KPI – ดังที่เราได้กล่าวไปแล้ว องค์กรมักคาดหวังให้ทีมปฏิบัติการของพวกเขาเป็นผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านเกี่ยวกับซอฟต์แวร์ อย่างไรก็ตาม การคาดหวังให้ทีมปฏิบัติการเป็นเจ้าของ KPI ทั้งหมดสำหรับทุกแอปนั้นมักไม่สมเหตุสมผลและไม่เกิดผล โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อไม่ใช่ผู้ใช้หลัก แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดคือการระบุเจ้าของภายในของซอฟต์แวร์ใหม่เพื่อเป็นเจ้าของ KPI เมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้
• คำชี้แจงของงาน – หากมี ให้พิจารณาทำให้เจ้าของเป็นเจ้าของอย่างเป็นทางการโดยออกคำชี้แจงการทำงานให้กับแชมป์ธุรกิจของคุณและ/หรือผู้ใช้ทางเทคนิค
• การสนับสนุนระดับผู้บริหาร – ตามที่คุณอาจคาดหวัง การซื้อจากผู้บริหารสามารถช่วยบังคับใช้การนำไปใช้
• พิจารณาจัดตั้งสภาผลิตภัณฑ์ – สภา ผลิตภัณฑ์ประกอบด้วยตัวแทนของทีมงานสายงานหลักทุกทีมในองค์กรของคุณ เพื่อช่วยดูแลกระบวนการพิจารณา การจัดซื้อ และการรับเลี้ยงบุตรบุญธรรม
  

หมายเหตุเกี่ยวกับสภาผลิตภัณฑ์ – การสร้างสภาผลิตภัณฑ์ข้ามสายงานสามารถทำหน้าที่เป็นฟังก์ชันบังคับที่ผลักดันความสำคัญของการเพิ่มสแต็คเทคโนโลยีในเวลาที่เหมาะสม ถ้าคุณไม่มั่นใจในความสามารถในการรวบรวมกลุ่มดังกล่าว อาจเป็นการคุ้มค่าที่จะหาผู้สนับสนุนจากผู้บริหารเพื่อให้มันเริ่มต้นขึ้น เมื่อถึงเวลาที่จะยกระดับการจัดซื้อเทคโนโลยีใหม่หรือเพื่อบังคับใช้การนำซอฟต์แวร์ราคาแพงมาใช้ คุณอาจพบว่ามีประโยชน์ที่จะมีเสียงโต้แย้งในประเด็นของคุณมากกว่าแค่เรื่องของคุณเอง!

หมายเหตุเกี่ยวกับการเปิดใช้งาน – ดังที่คุณทราบ เมื่อคุณได้รับเทคโนโลยีใหม่ที่เป็นประกาย ในที่สุด งานของคุณก็ยังไม่จบ ปริศนาที่สำคัญอีกชิ้นหนึ่งคือเอกสารประกอบที่ชัดเจนเพื่อให้ผู้ใช้ใช้งานได้ และทำให้แน่ใจว่าพวกเขาใช้ซอฟต์แวร์ใหม่ของตน อย่างไรก็ตาม ภาระที่ใช้ร่วมกันสำหรับมืออาชีพด้านการปฏิบัติงานกำลังกลายเป็นผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านสำหรับการแก้ไขปัญหาซอฟต์แวร์ใหม่โดยค่าเริ่มต้น การจัดหาเอกสารการเปิดใช้งานสามารถแบ่งเบาภาระนี้และช่วยให้สมาชิกในทีมของคุณบริการตนเอง (ในขณะที่คุณและทีมปฏิบัติการของคุณมุ่งเน้นไปที่เรื่องเชิงกลยุทธ์มากขึ้น)

เพื่อให้ทีมของคุณสามารถให้บริการตนเองได้ ควรพิจารณาข้อใดข้อหนึ่งต่อไปนี้:

• เซสชั่นการฝึกอบรมผลิตภัณฑ์ภายใน – การจัดเซสชั่นการฝึกอบรมภายในเป็นหนึ่งในวิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดในการเปิดใช้งานผู้ใช้ภายใน มักเป็นความคิดที่ดีที่จะใช้ประโยชน์จากทีมความสำเร็จของลูกค้าของผู้ขายเพื่อดำเนินการแก้ไขอย่างหนักในเซสชันดังกล่าว หากเป็นไปได้ ให้ลองบันทึกและเก็บถาวรเซสชันการฝึกอบรมเพื่อใช้ในอนาคตเพื่อให้ผู้ใช้ในอนาคตใช้งานได้
• เอกสารภายใน – จัดเก็บเอกสารในมือ ไม่ว่าจะเป็นเอกสารแนะนำฉบับสมบูรณ์ หรือแม้แต่แผ่นคำแนะนำพื้นฐาน
• ให้เส้นทางตรงไปยังทีมสนับสนุนผู้ขาย – เป็นความคิดที่ดีที่จะขจัดอุปสรรคระหว่างผู้ใช้ทางเทคนิคและทีมสนับสนุนของผู้ขายให้มากที่สุด หากเป็นไปได้ การแบ่งปันข้อมูลติดต่อและจัดการการโทรระหว่างทีมบัญชีระหว่างทีมและผู้ขายโดยตรง จะทำให้ผู้ใช้ของคุณเข้าถึงความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านได้โดยตรงมากที่สุด ในขณะเดียวกันก็ป้องกันตัวเองจากการเป็นคอขวด

ซื้อกลับบ้าน

การปรับเทคโนโลยีใหม่เข้ากับทีมของคุณอาจเป็นกระบวนการที่ไม่มีวันสิ้นสุด แต่แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้จะช่วยให้แน่ใจว่าการเข้าซื้อกิจการเทคโนโลยีในปัจจุบันและอนาคตของคุณนั้นเหมาะสมกับทีมของคุณ รับกลยุทธ์ที่นำไปใช้ได้จริงเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีจัดการผู้คน กระบวนการ และเทคโนโลยีสำหรับการดำเนินงานด้านรายได้ในบทความเพิ่มเติมเหล่านี้:

• คู่มือการประกอบการรายได้อย่างมืออาชีพ
• คู่มือปฏิบัติในการสร้างกองเทคโนโลยีที่สมบูรณ์แบบสำหรับการดำเนินงานด้านรายได้
• สร้างทีมปฏิบัติการด้านรายได้ในฐานะผู้นำด้านรายได้

บทความนี้ครอบคลุมแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดกลุ่มเทคโนโลยีและแอปใหม่ๆ ที่คุณได้รับกับองค์กร ทีม รวมถึงเป้าหมายในปัจจุบันและอนาคต เป็นส่วนหนึ่งของบทความชุดใหญ่เกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับรายได้ การตลาด การขาย และการดำเนินงานของลูกค้า

รับข้อมูลเชิงลึกเพิ่มเติมเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการดำเนินงานใน "คู่มือระดับมืออาชีพสำหรับการดำเนินงานด้านรายได้"