Как согласовать свой технический стек с вашей организацией

Согласование вашего технического стека с вашей организацией имеет важное значение. Как эксперт по операциям, вы знаете, что приобретение технологии, которая не подходит для вашего варианта использования или людей, которым она нужна, — это рецепт готового ПО, которым никто не пользуется. А низкие темпы внедрения приводят к низкой рентабельности инвестиций (ROI). А низкая окупаемость приводит к неудобным вопросам, когда бюджетники спрашивают, почему ваша команда тратит так много на программное обеспечение, которое никто не использует или которое не создает ценности для бизнеса.

Внедрение программного обеспечения имеет большое значение для бизнеса и часто оказывает ощутимое влияние на итоговую прибыль. Например, исследования показывают, что торговые организации с менее чем 75% внедрением CRM имеют заметно более низкие показатели выигрыша и достижения квоты. Верно и обратное: более широкое внедрение CRM приводит к заметно более высокому проценту побед и достижению квоты.

В другой статье о том, как построить свой технический стек для управления доходами, обсуждаются передовые методы обеспечения того, чтобы ваш технический стек соответствовал вашим людям, процессам и бизнес-целям.

Этап I: утверждение бюджета и планирование

Удивительно, но большая часть успешного внедрения новой технологии заключается в том, чтобы иметь (или заводить) друзей. Как минимум, стоит построить прочные отношения с:

• Владелец вашего бюджета . В большинстве случаев владельцем вашего бюджета является ваш босс. Рискуя констатировать очевидное, хорошие отношения с начальником будут иметь важное значение для получения его согласия на новые технологии. В зависимости от вашей ситуации вам может потребоваться отправить бизнес-запрос, в котором изложены ваши:
  
  - Цель(и)
  – Постановка проблемы/Причина (причины) приобретения новой технологии
  - Расходы)
  – Выгода(ы) и/или экономия(и)
  
  От вас также могут потребовать предоставить полный анализ затрат и выгод для вашего следующего приобретения.
  
• ИТ/закупки . В зависимости от размера и территории вашей организации вам, возможно, придется пройти через ИТ, чтобы освоить любую новую технологию. Информирование ваших партнеров в области ИТ о потребностях вашего бизнеса, технических потребностях, сроках и бюджете, а также принятие мер по снятию большей части технической нагрузки с их плеч — обеспечивает более плавное внедрение.
  
• Безопасность + юридическая информация. Вы уже знакомы с тенденцией к увеличению числа нормативных актов о конфиденциальности данных, таких как GDPR для Европы, CCPA в Калифорнии и HIPAA для здравоохранения. Таким образом, вы знаете, как важно тесно и на раннем этапе сотрудничать с вашими службами безопасности и юристами, чтобы гарантировать, что любая новая технология, которую вы приобретаете, соответствует всем нормам информационной безопасности, которым следует ваша компания, прежде чем вы ее приобретете.
  
• Ваши конечные пользователи . Также полезно иметь рабочие отношения с конечными пользователями, которые используют или будут использовать вашу новую технологию. Наличие рабочих отношений означает, что вы можете тесно сотрудничать в реализации и реализации, а также получать ранние отзывы о том, подходит ли новое приложение и принесет ли оно пользу.
  

Примечание о сроках . Также очень важно быть организационным образом готовым к новым инструментам, особенно к тем, для внедрения которых могут потребоваться недели (или, что более вероятно, месяцы). Передовой практикой является планирование достаточно длительного пилотного периода, чтобы обеспечить полное внедрение, преодоление конечными пользователями любых кривых обучения, интеграцию с необходимыми системами в существующем стеке и сбор достаточного количества данных. Соответственно планируйте время реализации в соответствии с квартальным/годовым бюджетом!

Фаза II: Определение заинтересованных сторон и ролей

Как мы упоминали ранее, важным шагом в приобретении новой технологии является определение заинтересованных сторон. К ним могут относиться:

• Бизнес-чемпион — первоначальный заказчик новой технологии.
• Спонсор – распорядитель вашего бюджета
• Менеджер по продукту — вы или ваш коллега, который будет управлять закупками, внедрением и последующим внедрением, с достаточным пониманием боли бизнес-пользователей, чтобы сопоставить функции продукта с потребностями бизнеса.
• Заинтересованная сторона — любые дополнительные заинтересованные стороны в процессе.
• Поставщик (и) — поставщики, которых вы рассматриваете

Из этих сторон вы можете работать с:

• Операции – Ваша собственная команда. Для отдела по работе с доходами характерно иметь наибольшее представление о новых технологиях, чтобы приобретать и действовать в качестве экспертов в предметной области, помощников и руководителей проектов для внедрения.
• ИТ/закупки — могут быть привлечены в качестве заинтересованных сторон для помощи в закупках и реализации.
• Безопасность + юридические вопросы. Скорее всего, они участвуют в качестве заинтересованных сторон, чтобы помочь проверить покупку новых технологий на предмет любых проблем с безопасностью данных или правовых вопросов.
• Опыт работы с клиентами (CX) — могут привлекаться в качестве консультантов, чтобы помочь вам сопоставить определенные функции стека технологий с текущими или будущими инициативами клиентов.
• Дополнительные межфункциональные заинтересованные стороны . В зависимости от размера и структуры вашей компании может иметь смысл привлечь других заинтересованных лиц для внедрения технологического стека в вашей организации. (Смотри ниже.)

Этап III: владение, принятие и реализация

Профессионалы по эксплуатации знают, что внедрение — это непрерывный процесс, который никогда не заканчивается благодаря обновлениям версий или выпускам функций, меняющимся потребностям бизнеса и росту команд. Тем не менее, обеспечение ответственности на каждом этапе процесса закупок, внедрения и внедрения максимизирует окупаемость инвестиций и сводит к минимуму болезненные задержки. Вот несколько тактик, которые помогут каждому заинтересованному лицу взять на себя ответственность за свою роль:

• Четко сообщайте об ожиданиях заранее . Очень важно заранее прояснить ожидания в отношении ролей, ожиданий, графиков и объема работы. Однако исследования показывают, что основной причиной неудач программных проектов являются изменяющиеся или плохо документированные требования. Крайне важно изложить видение вашего текущего и будущего технологического стека, а также сообщить и задокументировать роль каждого заинтересованного лица.
• Определите внутреннего владельца , которому будут принадлежать ключевые показатели эффективности . Как мы уже упоминали, организации часто ожидают, что их операционные группы будут экспертами по программному обеспечению. Однако часто неразумно и контрпродуктивно ожидать, что операционные группы будут владеть всеми ключевыми показателями эффективности для каждого приложения, особенно если они не являются основными пользователями. Лучшей практикой, когда это возможно, является определение внутреннего владельца любого нового программного обеспечения, которому будут принадлежать ключевые показатели эффективности.
• Описание работы. Если применимо, подумайте о том, чтобы официально оформить право собственности, выпустив техническое задание для вашего бизнес-лидера и/или технических пользователей.
• Спонсорство руководства . Как и следовало ожидать, участие руководства также может способствовать внедрению.
• Рассмотрите возможность создания совета по продукту . Совет по продукту состоит из представителей всех основных функциональных групп в вашей организации, чтобы помочь контролировать процессы обсуждения, закупок и внедрения.
  

Примечание о советах по продуктам. Создание кросс-функционального совета по продуктам может выступать в качестве форсирующей функции, которая подчеркивает важность своевременного добавления технического стека. Если вы не уверены в своей способности собрать такую ​​группу, возможно, стоит обратиться за спонсорской помощью к руководителям, чтобы запустить ее. Когда придет время ускорить закупку новой технологии или принудительно внедрить дорогостоящее программное обеспечение, вам может быть полезно иметь больше голосов, отстаивающих вашу точку зрения, чем только ваш собственный!

Примечание о возможностях. Как вы знаете, после того, как вы, наконец, освоите новую блестящую технологию, ваша работа еще не закончена. Еще одна важная часть головоломки — это четкая документация, которая позволяет пользователям и гарантирует, что они будут использовать свое новое программное обеспечение. Тем не менее, общее бремя для специалистов по эксплуатации заключается в том, что они по умолчанию становятся штатными экспертами по устранению неполадок в любом новом программном обеспечении. Предоставление вспомогательных материалов может облегчить это бремя и помочь членам вашей команды самообслуживаться (в то время как вы и ваша операционная группа сосредоточитесь на более стратегических вопросах).

Чтобы ваша команда могла самообслуживаться, рекомендуется рассмотреть одно или несколько из следующего:

• Внутреннее обучение по продукту . Проведение внутреннего обучения — один из наиболее эффективных способов вовлечь внутренних пользователей. Часто полезно использовать команду по работе с клиентами вашего поставщика, чтобы сделать тяжелую работу на таких сеансах. Когда это возможно, рассмотрите возможность записи и архивирования учебных занятий для использования в будущем, чтобы дать возможность будущим пользователям.
• Внутренняя документация . Держите документацию под рукой, включая полные пошаговые материалы или даже основные советы.
• Обеспечьте прямой путь к группам поддержки поставщиков . Рекомендуется устранить как можно больше барьеров между техническими пользователями и группами поддержки поставщиков. Если возможно, совместное использование контактной информации и организация звонков команды по работе с клиентами напрямую между вашей командой и поставщиками дает вашим пользователям самый прямой доступ к экспертным знаниям в предметной области, не позволяя вам стать узким местом.

Выводы

Согласование новых технологий с вашей командой, возможно, является бесконечным процессом. Но эти передовые методы гарантируют, что ваши текущие и будущие технологические приобретения хорошо подходят для вашей команды. Узнайте больше о практических методах управления людьми, процессами и технологиями для получения прибыли в этих дополнительных статьях:

• Профессиональное руководство по работе с доходами
• Практическое руководство по созданию идеального стека технологий для управления доходами
• Создайте команду по управлению доходами в качестве лидера по управлению доходами

В этой статье рассматриваются рекомендации по согласованию вашего технического стека и любых новых приложений, которые вы приобретаете, с вашей организацией, командой и текущими и будущими целями. Это часть большой серии статей о передовом опыте в области доходов, маркетинга, продаж и работы с клиентами.

Получите больше информации о передовых методах работы в «Профессиональном руководстве по операциям с доходами».