Jak prowadzić wspólny projekt zarządzania zmianą

Marketing jest widocznym wierzchołkiem góry lodowej zarządzania zmianą. Z każdą nową inicjatywą marketingową, zaangażowaniem czy kampanią kryje się - pod tym wszystkim - potrzeba zarządzania zmianą.

Jako właściciel firmy, zarządzanie zmianą to także coś, z czym często muszę się poruszać. To z pewnością był temat ostatniego roku dla marketingu artykulacyjnego. Tak jak wszystkie najlepsze Ted Talks, zacznę od cofnięcia się w czasie. Powrót... do zeszłego lata...

(Ten artykuł jest oparty na moim webinarze, który można obejrzeć tutaj na mojej osobistej stronie internetowej GeekBoss.)

Articulate rok (i pół) zmian

Jak wiele firm w 2020 roku byliśmy pod wpływem stresu. Pracuję zbyt ciężko. Wzrost został zatrzymany. Rentowność spadała. Wszystko to połączone z obawami o skutki pandemii.

Musieliśmy się zmienić.

Samo w sobie uświadomienie sobie tego było wielkim momentem. Po miesiącach poszukiwań duszy, konsultacji i zbierania danych, odbyliśmy dyskusję na temat kart na stole ze wszystkimi w branży. Tutaj postanowiłem wprowadzić szeroki zestaw zmian, które, mam nadzieję, wprowadzą nas na nową ścieżkę.

W tym celu – i to moja pierwsza rekomendacja dla Ciebie – postanowiliśmy zrobić miejsce na zmiany. Niezwykle ważne jest, aby rozpocząć każdy projekt zarządzania zmianą w przestrzeni. Oczyść talie. Zatrzymaj inne działania lub projekty. To pozostawia miejsce na myślenie, refleksję i dyskusję. A kiedy nadejdzie czas, na samo dzieło zmiany.

Następnie podjęliśmy misję zmiany wszystkich naszych narzędzi i procesów, procesów zarządzania projektami, zarządzania klientami, sprzedaży, a nawet prowadzenia biznesu. Przeszliśmy od indywidualnego przywództwa do zespołu zarządzania zbiorowego. To było ambitne, ale konieczne.

Po drodze nauczyliśmy się dwóch głównych lekcji:

Lekcja 1 – Zmiana jest trudna

Zdałem sobie sprawę, że jeśli mamy robić postępy, to po prostu nie mogę być zaworem, przez który wszystko płynie. To był mały szok. Jako właściciel firmy uważam, że ten projekt zarządzania zmianą był najtrudniejszą rzeczą, jaką kiedykolwiek zrobiłem. A zrobiłem w życiu bardzo dużo!

Jednym z powodów, dla których zmiany w biznesie mogą być tak trudne, jest to, że dyrektorzy generalni, tacy jak ja, myślą, że zmiany następują w ten sposób: bohaterskie przywództwo i żołnierze natychmiast ustawiają się w szeregu za tobą.

W rzeczywistości większość projektów zmian jest dość chaotyczna . Dla ludzi, którym następuje zmiana, może to być bardzo stresujące, mylące i skomplikowane. To jest psychologiczna luka, którą trzeba zamknąć.

W rzeczywistości Elrod i Tippett (2002) sugerują, że zmiana organizacyjna powoduje, że pracownicy doświadczają faz procesu żałoby zidentyfikowanych przez Kubler-Rossa.

Wiele rzeczy, o których pracownicy myśleli, że wiedzą , oraz status lub władza , którą zdobyli dzięki wiedzy o tym, co robią, zostaje podważone . Ludzie szukają stabilności i znajomości, więc zmiana może wywołać smutek.

Niektórzy ludzie przechodzą przez ten proces bardzo szybko. Inni nie – prawdopodobnie, ponieważ okoliczności relacji każdej osoby z zachodzącą zmianą są inne. Niektóre osoby mogą być bardzo poważnie dotknięte. Na przykład, jeśli zmiana sprawia, że ​​ich praca staje się zbędna. Nam na szczęście tak się nie stało.

Jako szef możesz przewidywać zmiany. Masz kontrolę i oczywiście nie musisz komunikować się ze sobą. Weźmy analogię z mojego życia: kiedy byłem pilotem, nigdy nie czułem się chory na powietrze. Ale kiedy ktoś inny leciał samolotem, często miałem mdłości. Sprawowanie kontroli sprawia, że ​​zmiany są łatwiejsze do tolerowania.

Lekcja 2 – Zmiana może prowadzić do niepowodzenia (i to jest w porządku)

Uważaj na bezwładność : punkt awarii, w którym poddajesz się, tracisz impet, nie dostarczasz wystarczającej ilości energii, aby zmienić stan firmy. Możliwe, że nie ma wystarczającej zachęty lub konsensusu do zmiany. Może próbujesz zmienić niewłaściwe rzeczy w niewłaściwy sposób. Może nie ma srebrnej kuli. Może „wystarczająco dobre” nie jest w rzeczywistości wystarczająco dobre.

Zmiana może się nie powieść na wiele sposobów. Zadaniem lidera jest nakreślenie tego krajobrazu i ustalenie, gdzie mogą leżeć błędy. Ale pamiętaj, że czasami to nie działa. Być może będziesz musiał ponownie zmienić, dokonać refaktoryzacji, zmniejszyć straty.

Jak komunikować zmianę

„Postawa przywódcy to spokojna obecność”, ktoś kiedyś powiedział. Nie chcesz brzmieć, jakbyś był przestraszony lub niepewny, albo firma jest zagrożona. Istnieje duża presja, by wyglądać pewnie, co utrudnia przekazywanie trudnych prawd lub czasami po prostu stawianie im czoła.

Ale uczciwość ma kluczowe znaczenie. Jeśli nie czujesz się komfortowo ze zmianą, alternatywa będzie znacznie gorsza. Tak, nie wszystko jest projektem zmian typu „zrób albo zgiń”, ale ważne jest, aby dostarczyć energii do projektu zmiany poprzez jasne stwierdzenie, że status quo nie jest już do zaakceptowania.

Gdy już to zrobisz, możesz wyznaczyć sobie cele, aby każdy mógł zrozumieć, dlaczego zmiana jest konieczna i jakie przyniesie korzyści. Komunikowanie tych celów i postępów w projekcie zmiany ma kluczowe znaczenie dla sukcesu.

Oto kilka metod komunikacji, które sprawdziły się dla nas.

Wyobrażaj sobie zmianę ze swoim zespołem kierowniczym

• Zarządzanie Merlinem. John Coulthard nauczył mnie tej techniki zarządzania Merlinem. Chodzi o to, by zapytać „gdzie chcemy być za 12 miesięcy?” Potem wracasz z tego (Merlin jest czarodziejem, który cofa się w czasie).
• Scenariusze kawiarni. Podobne ćwiczenie ma Peter Capp z The Wow Company. W jednym scenariuszu siedzimy w kawiarni za 12 miesięcy, słońce świeci, pijemy kawę i wspominamy niesamowity rok. Co zrobiliśmy, że tak się stało? Inny scenariusz jest taki, że siedzimy w tej samej kawiarni, ale na zewnątrz jest nieszczęśliwie i wszystko poszło strasznie źle. Czego nie zrobiliśmy? Co poszło nie tak?

Stwórz swoje cele dotyczące North Star

Długie, przegadane biznesplany (i długie, przegadane plany marketingowe) ukrywają decyzje, które nie zostały podjęte. Powielają status quo. Są nie do zignorowania.

Trzymaj się krótkich, zwięzłych bramek North Star. Nasz biznesplan to jedna strona formatu A4, kiedy jest drukowany i znajduje się w naszym intranecie.

Użyj celów i kluczowych wyników

Kaskadowe cele North Star przy użyciu OKRS do różnych działów. Miej od trzech do pięciu celów dla każdego działu na rok, a następnie kwartalne cele, aby je osiągnąć. Plany, zadania i tak dalej działają razem, aby osiągnąć wyniki, cele i cele. W ten sposób wszyscy zmierzacie w tym samym kierunku.

Raport o postępach

Korzystaj z prezentacji, organizuj spotkania, otwieraj zagadnienia do dyskusji. Ustal kilka podstawowych zasad dotyczących wprowadzania danych, ale pozostaw miejsce na organiczną rozmowę. Jako przewodniczący poświęć ten czas na słuchanie, a nie mówienie. Użyj grup breakoutów, aby różne głosy wyszły na jaw.

Jeśli możesz nagrywać spotkania i przechowywać nagrania w miejscu, do którego mają dostęp pracownicy, jest to świetny sposób na zbudowanie zbiorowej pamięci korporacyjnej o zmianach, które wprowadziłeś jako firma. Używamy Notion. Znajdź odpowiednią równowagę, aby te komunikaty były wartościowe, a nie uciążliwe lub nużące. Powinny zainicjować współpracę. Stwierdziliśmy, że co kilka tygodni działa dla nas. A jeśli nie ma nic do powiedzenia, odwołaj spotkanie.

Delegowanie projektów i raportowanie do pracowniczych grup roboczych

Pomocne może być delegowanie części projektów zmian do grup roboczych pracowników. To nie tylko bardzo dobre szkolenie przywódcze, ale dzięki postępom w projektach w tym otoczeniu ludzie mają czas na rozwijanie pomysłów do punktu, w którym można je szerzej komunikować.

Zdobyta wiedza

Jasność celu

Ktoś mi kiedyś powiedział: „Ty jesteś szefem, to Ty decydujesz, dokąd chcesz iść i jakiego rodzaju towarzystwa chcesz”.

To nie oznacza bycia dyktatorem. To podejmowanie decyzji na poziomie dyrektora generalnego (a nie uchylanie się od nich lub ich odkładanie), a następnie proszenie o informacje, jak się tam dostać. Wciąż jest dużo miejsca na współpracę i zaangażowanie. Jako lider musisz tylko dowiedzieć się, co można negocjować, a co nie.

Model lidera-lidera

Przeczytaj książkę Davida Marqueta „Zawróć statek!”. Albo spójrz na jego przemówienie w Google. Kluczowym punktem, jaki robi, jest zaprzestanie wydawania rozkazów i rozpoczęcie nadawania kontekstu. To ogromna różnica między „Chcę, żebyś zrobił X” a „To jest mój zamiar, co zamierzasz zrobić dalej, aby pomóc nam to osiągnąć?”.

Wybierz bitwę

Zmiana jest czasochłonna. Większość ludzi spędza większość czasu na codziennej pracy, więc aby zrobić cokolwiek innego, musisz zatrzymać lub wstrzymać niektóre rzeczy. W naszym przypadku wstrzymaliśmy zatrudnianie, szkolenia, badania i rozwój, wprowadzanie produktów – co tylko chcesz. To było niezwykle skuteczne. I teraz jesteśmy w stanie zrobić to ponownie, ze znacznie lepszej pozycji.

Najpierw kształtujemy nasze narzędzia, potem nasze narzędzia kształtują nas

W zeszłym roku przeszliśmy bardzo kompleksowy proces oceny i ostatecznie zdecydowaliśmy się na ClickUp i Notion jako dwa narzędzia, których używaliśmy w większości naszych procesów. Używamy tych narzędzi od prawie roku i otworzyło nam to wiele możliwości.

Nie możesz uszczęśliwić wszystkich

Zmiana oparta na współpracy nie oznacza jednomyślnej zmiany. W ten sposób leży bezwładność i awaria. Zmiana musi być tym, co jest właściwe dla firmy, ale ludzie nieuchronnie będą mieli różne perspektywy. Niektórzy mogą być rozczarowani. Niektórzy ludzie mogą nie przybyć z tobą w tę podróż.

Szybciej, mniej, lepiej

Wskocz. Woda i tak jest zimna, więc równie dobrze możesz. Nie jestem do końca pewien, co bym zrobił inaczej, ale myślę, że zacząłbym wprowadzać zmiany wcześniej i nie podjąłbym się tak wielu od razu. Nie wygłupiaj kilku rzeczy na raz. Cały tyłek na raz.

Utrzymanie celu a ogłoszenie zwycięstwa

Armia ma taką ideę „wyboru i utrzymania celu”, co w zasadzie oznacza „po prostu płyń dalej”. Wytrwałość w obliczu wydarzeń. Ale czasami jest moment, w którym musisz ogłosić zwycięstwo i wrócić do domu. Możesz sobie pozwolić na pewną stabilizację. Zobacz The Upside of Quitting firmy Freakonomics. Jeśli na początku ci się nie uda, spadochroniarstwo nie jest dla ciebie sportem.

Zadaniem lidera jest wybór i utrzymanie celu, wyjaśnianie i komunikowanie wizji, zachęcanie do współpracy, budowanie konsensusu dla zmian, które zachęcają ludzi do poruszania się i podejmowanie trudnych decyzji. Czasami wzywam do szybkiej zmiany taktyki, jeśli coś nie działa. Następnie, kiedy dotrzesz do końca, rozpoznając, gdzie ludzie wnieśli swój wkład i świętując ten sukces.

18 miesięcy później...

Gdzie jesteśmy po objawieniu zeszłego lata? To jeden z tych momentów „jestem najlepszy w skromności”. Nie wpaść w pułapkę propagandy sukcesu, ale tak naprawdę osiągnęliśmy wiele w ciągu 18 miesięcy. Prawie wszystko w tym, co robimy, uległo zmianie.

Mamy teraz zespół zarządzający , więc nie jestem już wąskim gardłem. Mamy solidny plan z OKR i KPI . Mamy nową misję, cel, wartości, nowe polityki - wiele zmian HR. Posiadamy certyfikat inwestora w ludzi (Srebrny). Nasze przychody wzrosły o 50 procent rok do roku, co jest ogromną zmianą, która otworzyła świat możliwości, zwłaszcza biorąc pod uwagę trudną sytuację gospodarczą. To wszystko jest wynikiem wspólnych zmian.

Więc co byś dzisiaj zmienił w swoim biznesie, gdybyś mógł? Jeśli odpowiedź brzmi jak „nowa strona internetowa”, spójrz na nasze studia przypadków, aby zobaczyć, w jaki sposób wprowadziliśmy trwałą zmianę do tych organizacji.