Come eseguire un progetto di gestione del cambiamento collaborativo

Il marketing è la punta visibile dell'iceberg della gestione del cambiamento. In ogni nuova iniziativa di marketing, coinvolgimento o campagna c'è - sotto tutto - la necessità di gestire il cambiamento.

In qualità di imprenditore, anche la gestione del cambiamento è qualcosa in cui devo orientarmi spesso. Questo è stato sicuramente il tema dell'ultimo anno per Articulate Marketing. Quindi, come tutti i migliori Ted Talks, inizierò riportandoti indietro nel tempo. Ritorno... all'estate scorsa...

(Questo articolo è basato sul mio webinar, che puoi visualizzare qui sul mio sito Web personale, GeekBoss.)

Articulate l'anno (e mezzo) di cambiamento

Come molte aziende nel 2020, eravamo sotto stress. Lavorare troppo. La crescita è stata bloccata. La redditività era in calo. Tutto questo unito all'ansia per l'impatto della pandemia.

Avevamo bisogno di cambiare.

Rendersi conto di questo, di per sé, è stato un grande momento. Dopo mesi di ricerca interiore, consultazione e raccolta di dati, abbiamo avuto una discussione sulle carte in tavola con tutti gli operatori del settore. Qui, ho deciso di implementare una serie di cambiamenti radicali che, si spera, ci avrebbero indirizzato su un nuovo percorso.

Per farlo - e questa è la mia prima raccomandazione per te - abbiamo deciso di fare spazio al cambiamento. È fondamentale avviare qualsiasi progetto di gestione del cambiamento con lo spazio. Cancella i mazzi. Interrompi altre attività o progetti. Questo lascia spazio al pensiero, alla riflessione e alla discussione. E quando verrà il momento, per l'opera stessa del cambiamento.

Abbiamo quindi intrapreso la missione di cambiare tutti i nostri strumenti e processi, i processi di gestione dei progetti, il modo in cui gestiamo i clienti, il modo in cui gestiamo le vendite e persino il modo in cui gestiamo l'azienda. Siamo passati dalla leadership individuale a un team di gestione collettiva. Era ambizioso, ma necessario.

Lungo la strada, abbiamo imparato due importanti lezioni:

Lezione 1 - Il cambiamento è difficile

Mi sono reso conto che, se dovessimo progredire, semplicemente non potrei essere la valvola attraverso la quale tutto scorre. È stato un po' uno shock. Come imprenditore, penso che questo progetto di gestione del cambiamento sia stata la cosa più difficile che abbia mai fatto. E ho fatto molto nella mia vita!

Uno dei motivi per cui il cambiamento aziendale può essere così difficile è che gli amministratori delegati, come me, pensano che il cambiamento avvenga in questo modo: tutta la leadership eroica e le truppe si allineano immediatamente dietro di te.

In realtà, la maggior parte dei progetti di cambiamento sono piuttosto caotici . Per le persone a cui avviene il cambiamento, può essere molto stressante, confuso e complicato. Questo è il divario psicologico che deve essere colmato.

Infatti, Elrod e Tippett (2002), suggeriscono che il cambiamento organizzativo fa sì che i dipendenti sperimentino fasi del processo di lutto identificato da Kubler-Ross.

Molte cose che i dipendenti pensavano di sapere e lo status o il potere che avevano acquisito sapendo cosa stavano facendo, vengono minate . Le persone cercano stabilità e familiarità, quindi il cambiamento può effettivamente scatenare il dolore.

Alcune persone attraversano questo processo molto rapidamente. Altri no, probabilmente perché le circostanze della relazione di ogni individuo con il cambiamento che sta avvenendo sono diverse. Alcune persone potrebbero essere molto gravemente colpite. Ad esempio, se una modifica rende il loro lavoro superfluo. Fortunatamente, per noi non è successo.

Come capo, puoi anticipare il cambiamento. Hai il controllo e, ovviamente, non devi comunicarlo con te stesso. Per prendere un'analogia dalla mia vita: quando ero un pilota, non ho mai sentito il mal d'aria. Ma quando qualcun altro stava pilotando l'aereo, spesso mi sentivo piuttosto nauseato. Avere il controllo rende il cambiamento più facile da tollerare.

Lezione 2 - Il cambiamento può portare al fallimento (e va bene)

Attenzione all'inerzia : il punto di fallimento in cui ci si arrende, si perde slancio, non si riesce a fornire energia sufficiente per cambiare lo stato dell'attività. Potrebbe essere che non ci sia abbastanza incentivo o consenso per il cambiamento. Forse stai cercando di cambiare le cose sbagliate nei modi sbagliati. Forse non c'è proiettile d'argento. Forse "abbastanza buono" in realtà non è abbastanza buono.

Ci sono molti modi in cui il cambiamento può fallire. È compito di un leader tracciare quel panorama e capire dove potrebbero nascondersi i fallimenti. Ma ricorda che a volte non funziona. Potrebbe essere necessario cambiare di nuovo, refactoring, tagliare le perdite.

Come comunicare il cambiamento

'La posizione della leadership è presenza calma', ha detto una volta qualcuno. Non vuoi sembrare spaventato o incerto, o il business è a rischio. C'è molta pressione per sembrare fiduciosi, il che è un blocco nel comunicare verità dure o, a volte, semplicemente affrontarle.

Ma l'onestà è fondamentale. Se ti senti a disagio con il cambiamento, l'alternativa sarà molto peggiore. Sì, non tutto è un progetto di cambiamento da fare o morire, ma è importante fornire l'energia per un progetto di cambiamento affermando chiaramente che lo status quo non è più accettabile.

Dopo averlo fatto, puoi impostare alcuni obiettivi in ​​modo che tutti possano capire perché il cambiamento è necessario e quali saranno i vantaggi. Comunicare questi obiettivi e l'avanzamento del progetto di cambiamento è fondamentale per il successo.

Ecco alcuni metodi di comunicazione che hanno funzionato per noi.

Immagina il cambiamento con il tuo team di leadership

• Gestione Merlino. John Coulthard mi ha insegnato questa tecnica di gestione di Merlin. L'idea è di chiedere 'dove vogliamo essere tra 12 mesi?' Quindi lavori indietro da quello (Merlino è un mago che viaggia indietro nel tempo).
• Scenari di caffè. Peter Czapp di The Wow Company, ha un esercizio simile. In uno scenario siamo seduti in un bar tra 12 mesi, il sole è fuori, stiamo bevendo un caffè e guardando indietro a un anno fantastico. Cosa abbiamo fatto per farlo accadere? L'altro scenario è che siamo seduti nello stesso caffè, ma fuori è triste e tutto è andato terribilmente storto. Cosa non abbiamo fatto? Cosa è andato storto?

Crea i tuoi obiettivi da stella polare

Piani aziendali lunghi e prolissi (e piani di marketing lunghi e prolissi) nascondono le decisioni che non sono state prese. Replicano lo status quo. Sono ignorabili.

Attenersi a obiettivi brevi e concisi da North Star. Il nostro business plan è una pagina di A4 quando viene stampato ed è sulla nostra intranet.

Usa obiettivi e risultati chiave

Trascina gli obiettivi della stella polare utilizzando OKRS ai diversi dipartimenti. Avere da tre a cinque obiettivi per ogni dipartimento per l'anno, quindi obiettivi trimestrali per raggiungerli. Piani, compiti e così via, operano insieme per raggiungere risultati, obiettivi e traguardi. In questo modo andrete tutti nella stessa direzione.

Rapporto sullo stato di avanzamento

Usa presentazioni, organizza riunioni, apri questioni in discussione. Stabilisci alcune regole di base per l'input, ma lascia spazio a conversazioni organiche. Come presidente, prenditi questo tempo per ascoltare, non per parlare. Usa i gruppi di breakout per consentire a voci diverse di venire in superficie.

Se puoi registrare le riunioni e conservare le registrazioni in un punto in cui i dipendenti possono accedere, è un ottimo modo per creare una memoria aziendale collettiva dei cambiamenti che hai apportato come azienda. Usiamo Nozione. Trova il giusto equilibrio in modo che queste comunicazioni siano preziose piuttosto che dirompenti o noiose. Dovrebbero stimolare la collaborazione. Abbiamo trovato che ogni paio di settimane funziona per noi. E se non c'è niente da dire, annulla la riunione.

Delega progetti e reporting ai gruppi di lavoro dei dipendenti

Può essere utile delegare parti di progetti di cambiamento ai gruppi di lavoro dei dipendenti. Non solo questa formazione alla leadership è estremamente buona, ma facendo progressi sui progetti in questo contesto, le persone hanno il tempo di sviluppare idee fino al punto in cui possono essere comunicate in modo più ampio.

Lezioni imparate

Chiarezza di intenti

Qualcuno una volta mi ha detto: 'Tu sei il capo, sta a te decidere dove vuoi andare e che tipo di azienda vuoi.'

Questo non significa essere un dittatore. Sta prendendo decisioni a livello di CEO (e non evitarle o rimandarle), quindi chiedere input su come arrivarci. C'è ancora molto spazio per la collaborazione e l'impegno. Come leader, devi solo capire cosa è negoziabile e cosa non lo è.

Modello leader-leader

Leggi il libro di David Marquet, 'Fai girare la nave!'. Oppure dai un'occhiata al suo intervento su Google. Il punto chiave che fa è smettere di dare ordini e iniziare a dare contesto. Questa è l'enorme differenza tra "Voglio che tu faccia X" e "Questa è la mia intenzione, cosa farai dopo per aiutarci a raggiungerlo?".

Scegli le tue battaglie

Il cambiamento richiede tempo. La maggior parte delle persone trascorre la maggior parte del tempo svolgendo il proprio lavoro quotidiano, quindi per fare qualsiasi altra cosa, è necessario interrompere o mettere in pausa alcune cose. Nel nostro caso, abbiamo sospeso le assunzioni, la formazione, la ricerca e lo sviluppo, le introduzioni di prodotti: lo chiami. Era straordinariamente efficace. E ora siamo in grado di fare di nuovo quelle cose, da una posizione molto migliore.

Prima diamo forma ai nostri strumenti, poi i nostri strumenti ci modellano

L'anno scorso, abbiamo attraversato un processo di valutazione molto completo e abbiamo finito per accontentarci di ClickUp e Notion come i due strumenti che avremmo utilizzato per la maggior parte dei nostri processi. Utilizziamo questi strumenti da quasi un anno e ci ha aperto molte opportunità.

Non puoi rendere tutti felici

Il cambiamento collaborativo non significa cambiamento unanime. In questo modo sta l'inerzia e il fallimento. Il cambiamento deve essere ciò che è giusto per il business, ma le persone avranno inevitabilmente prospettive diverse. Alcuni potrebbero essere delusi. Alcune persone potrebbero non venire in quel viaggio con te.

Più veloce, meno, migliore

Salta dentro. L'acqua è comunque fredda, quindi potresti farlo anche tu. Non sono del tutto sicuro di cosa avrei fatto diversamente, ma penso che avrei iniziato a fare cambiamenti prima e non avrei affrontato così tanto in una volta. Non fare a metà più cose contemporaneamente. Tutto il culo una cosa alla volta.

Mantenimento dell'obiettivo vs. dichiarazione di vittoria

L'esercito ha questa idea di "selezione e mantenimento dell'obiettivo", che fondamentalmente è "continua a nuotare" di Dory. Persistenza di fronte agli eventi. Ma a volte c'è un punto in cui devi dichiarare vittoria e tornare a casa. Puoi permetterti di stabilizzarti per un po'. Vedi Il vantaggio di smettere di Freakonomics. Se all'inizio non ci riesci, il paracadutismo non è lo sport che fa per te.

Il lavoro di un leader è selezionare e mantenere l'obiettivo, chiarire e comunicare la visione, sollecitare la collaborazione, costruire un consenso per il cambiamento che incoraggi le persone a muoversi e prendere decisioni difficili. Di tanto in tanto, chiedendo un rapido cambio di rotta se qualcosa non funziona. Poi, quando arrivi alla fine, riconoscere dove le persone hanno contribuito e celebrare quel successo.

18 mesi dopo...

A che punto siamo dopo la rivelazione della scorsa estate? Questo è uno di quei momenti in cui "sono il migliore nella modestia". Non per cadere nella trappola della propaganda di successo, ma in realtà abbiamo ottenuto molto in 18 mesi. Praticamente tutto ciò che facciamo è cambiato.

Ora abbiamo il nostro team di gestione , quindi non sono più il collo di bottiglia. Abbiamo un piano solido con OKR e KPI . Abbiamo una nuova missione, scopo, valori, nuove politiche - molti cambiamenti nelle risorse umane. Ci siamo certificati come investitori nelle persone (Argento). Le nostre entrate sono aumentate del 50 percento anno su anno, il che è un enorme cambiamento che ha aperto un mondo di opportunità, soprattutto data la difficile situazione economica. Questo è tutto il risultato di un cambiamento collaborativo.

Quindi cosa cambieresti nella tua attività, oggi, se potessi? Se la risposta è qualcosa come "un nuovo sito web", dai un'occhiata ai nostri casi di studio per vedere come abbiamo incorporato un cambiamento duraturo in queste organizzazioni.