Wie man ein kollaboratives Change-Management-Projekt durchführt

Marketing ist die sichtbare Spitze des Change-Management-Eisbergs. Bei jeder neuen Marketing-Initiative, Engagement oder Kampagne liegt – unter allem – die Notwendigkeit, Veränderungen zu managen.

Als Unternehmer muss ich mich auch oft mit Change Management auseinandersetzen. Das war sicherlich das Thema des letzten Jahres für Articulate Marketing. Wie bei den besten Ted Talks beginne ich damit, Sie in die Vergangenheit zu führen. Zurück... in den letzten Sommer...

(Dieser Artikel basiert auf meinem Webinar, das Sie hier auf meiner persönlichen Website GeekBoss ansehen können.)

Articulates Jahr (und ein halbes Jahr) des Wandels

Wie viele Unternehmen im Jahr 2020 standen wir unter Stress. Zu hart Arbeiten. Das Wachstum kam zum Stillstand. Die Rentabilität war rückläufig. All dies gepaart mit Ängsten vor den Auswirkungen der Pandemie.

Wir mussten uns ändern.

Dies zu erkennen, war an sich schon ein großer Moment. Nach Monaten der Seelensuche, Beratung und Datensammlung hatten wir mit allen im Geschäft eine offene Diskussion. Hier machte ich mich daran, eine umfassende Reihe von Änderungen umzusetzen, die uns hoffentlich auf einen neuen Weg bringen würden.

Dazu – und das ist meine erste Empfehlung an Sie – haben wir uns entschieden , Raum für Veränderungen zu schaffen. Es ist wichtig, jedes Change-Management-Projekt mit Raum zu beginnen. Räumen Sie die Decks auf. Stoppen Sie andere Aktivitäten oder Projekte. Das lässt Raum zum Nachdenken, Reflektieren und Diskutieren. Und wenn die Zeit gekommen ist, für die Arbeit der Veränderung selbst.

Wir haben uns dann auf die Mission gemacht, alle unsere Tools und Prozesse, Projektmanagementprozesse, die Art und Weise, wie wir Kunden verwalten, die Art und Weise, wie wir Verkäufe tätigen, und sogar die Art und Weise, wie wir das Geschäft führten, zu ändern. Wir sind von der individuellen Führung zu einem kollektiven Managementteam übergegangen. Es war ehrgeizig, aber notwendig.

Dabei haben wir zwei wichtige Lektionen gelernt:

Lektion 1 – Veränderung ist schwer

Mir wurde klar, wenn wir Fortschritte machen wollten, konnte ich einfach nicht das Ventil sein, durch das alles floss. Das war ein kleiner Schock. Als Geschäftsinhaber denke ich, dass dieses Change-Management-Projekt das Schwierigste war, was ich je gemacht habe. Und ich habe viel in meinem Leben getan!

Ein Grund, warum geschäftliche Veränderungen so schwierig sein können, ist, dass CEOs wie ich denken, dass Veränderungen so passieren: Alle heroischen Führungen und die Truppen stellen sich sofort hinter Sie.

In Wirklichkeit laufen die meisten Veränderungsprojekte ziemlich chaotisch ab . Für die Menschen, denen die Veränderung widerfährt, kann sie sehr stressig, verwirrend und kompliziert sein. Das ist die psychologische Lücke, die es zu schließen gilt.

Tatsächlich deuten Elrod und Tippett (2002) darauf hin, dass organisatorische Veränderungen dazu führen, dass Mitarbeiter Phasen des von Kubler-Ross identifizierten Trauerprozesses erleben.

Viele Dinge, von denen die Mitarbeiter dachten, dass sie sie wüssten , und der Status oder die Macht , die sie durch das Wissen, was sie tun, erlangt hatten, werden untergraben . Menschen suchen Stabilität und Vertrautheit, sodass Veränderungen tatsächlich Trauer auslösen können.

Manche Menschen bewegen sich sehr schnell durch diesen Prozess. Andere nicht – wahrscheinlich, weil die Umstände der Beziehung jedes Einzelnen zu der stattfindenden Veränderung unterschiedlich sind. Manche Menschen könnten sehr stark betroffen sein. Zum Beispiel, wenn eine Veränderung ihren Job überflüssig macht. Bei uns ist das zum Glück nicht passiert.

Als Chef können Sie Veränderungen antizipieren. Sie haben die Kontrolle und müssen sich das natürlich nicht selbst mitteilen. Um eine Analogie aus meinem Leben zu nehmen: Als ich Pilot war, wurde mir nie schlecht. Aber wenn jemand anderes das Flugzeug flog, wurde mir oft ziemlich übel. Die Kontrolle zu haben, macht Veränderungen leichter tolerierbar.

Lektion 2 – Veränderung kann zum Scheitern führen (und das ist OK)

Hüten Sie sich vor Trägheit : Der Punkt, an dem Sie aufgeben, an Schwung verlieren, nicht genug Energie aufbringen, um den Zustand des Unternehmens zu ändern. Es könnte sein, dass es nicht genug Anreiz oder Konsens für die Änderung gibt. Vielleicht versuchen Sie, die falschen Dinge auf die falsche Weise zu ändern. Vielleicht gibt es keine Wunderwaffe. Vielleicht ist „gut genug“ nicht wirklich gut genug.

Es gibt viele Möglichkeiten, wie Veränderungen scheitern können. Es ist die Aufgabe einer Führungskraft, diese Landschaft zu kartieren und herauszufinden, wo die Fehler liegen könnten. Aber denken Sie daran, dass es manchmal nicht funktioniert. Möglicherweise müssen Sie erneut Änderungen vornehmen, umgestalten und Ihre Verluste reduzieren.

Wie man Veränderungen kommuniziert

„Führungshaltung ist ruhige Präsenz“, hat mal jemand gesagt. Sie möchten nicht klingen, als wären Sie verängstigt oder unsicher oder das Geschäft ist gefährdet. Es gibt viel Druck, selbstbewusst auszusehen, was ein Hindernis dafür ist, harte Wahrheiten zu kommunizieren oder sich ihnen manchmal nur zu stellen.

Aber Ehrlichkeit ist entscheidend. Wenn Ihnen Veränderungen unangenehm sind, wird die Alternative viel schlimmer sein. Ja, nicht alles ist ein Do-or-Die-Change-Projekt, aber es ist wichtig, die Energie für ein Change-Projekt zu liefern, indem man klar sagt, dass der Status quo nicht mehr akzeptabel ist.

Sobald Sie das getan haben, können Sie einige Ziele setzen, damit sich jeder darüber im Klaren ist, warum die Änderung notwendig ist und welche Vorteile sie bringt. Die Kommunikation dieser Ziele und des Fortschritts des Veränderungsprojekts ist entscheidend für den Erfolg.

Hier sind einige Kommunikationsmethoden, die für uns funktioniert haben.

Stellen Sie sich mit Ihrem Führungsteam Veränderungen vor

• Merlin-Management. John Coulthard hat mir diese Merlin-Management-Technik beigebracht. Die Idee ist zu fragen: „Wo wollen wir in 12 Monaten sein?“ Dann arbeiten Sie sich davon zurück (Merlin ist ein Zauberer, der rückwärts durch die Zeit reist).
• Café-Szenarien. Peter Czapp von The Wow Company hat eine ähnliche Übung. In einem Szenario sitzen wir in 12 Monaten in einem Café, die Sonne scheint, wir trinken Kaffee und blicken auf ein tolles Jahr zurück. Was haben wir getan, dass das passiert ist? Das andere Szenario ist, dass wir im selben Café sitzen, aber draußen ist es miserabel und alles ist schrecklich schief gelaufen. Was haben wir nicht gemacht? Was schief gelaufen ist?

Erstellen Sie Ihre North Star-Ziele

Lange, wortreiche Geschäftspläne (und lange, wortreiche Marketingpläne) verbergen die Entscheidungen, die nicht getroffen wurden. Sie replizieren den Status quo. Sie sind ignorierbar.

Halten Sie sich an kurze, prägnante Nordsternziele. Unser Businessplan ist ausgedruckt eine DIN-A4-Seite und steht in unserem Intranet.

Verwenden Sie Ziele und Schlüsselergebnisse

Kaskadieren Sie North Star-Ziele mit OKRS an die verschiedenen Abteilungen. Setzen Sie sich drei bis fünf Ziele für jede Abteilung für das Jahr und dann vierteljährliche Ziele, um sich ihnen zu nähern. Pläne, Aufgaben usw. arbeiten zusammen, um Ergebnisse, Ziele und Ziele zu erreichen. Auf diese Weise gehen Sie alle in die gleiche Richtung.

Berichte über Fortschritte

Verwenden Sie Präsentationen, halten Sie Besprechungen ab, stellen Sie Themen zur Diskussion. Legen Sie einige Grundregeln für den Input fest, aber lassen Sie Raum für organische Gespräche. Nehmen Sie sich als Vorsitzender diese Zeit, um zuzuhören, nicht zu reden. Verwenden Sie Breakout-Gruppen, damit verschiedene Stimmen an die Oberfläche kommen können.

Wenn Sie die Besprechungen aufzeichnen und die Aufzeichnungen an einem Ort aufbewahren können, auf den die Mitarbeiter zugreifen können, dann ist dies eine großartige Möglichkeit, ein kollektives Unternehmensgedächtnis der Änderungen aufzubauen, die Sie als Unternehmen vorgenommen haben. Wir verwenden Begriff. Finden Sie die richtige Balance, damit diese Kommunikation wertvoll und nicht störend oder langwierig ist. Sie sollen die Zusammenarbeit anregen. Wir haben alle paar Wochen Arbeit für uns gefunden. Und wenn es nichts zu sagen gibt, sagen Sie das Meeting ab.

Delegieren Sie Projekte und Berichte an Mitarbeiterarbeitsgruppen

Es kann hilfreich sein, Teile von Veränderungsprojekten an Mitarbeiterarbeitskreise zu delegieren. Dies ist nicht nur ein äußerst gutes Führungstraining, sondern durch Fortschritte bei Projekten in diesem Umfeld haben die Menschen auch Zeit, Ideen bis zu einem Punkt zu entwickeln, an dem sie breiter kommuniziert werden können.

Gewonnene Erkenntnisse

Klarheit des Zwecks

Jemand hat einmal zu mir gesagt: ‚Du bist der Boss, du entscheidest, wohin du willst und welche Gesellschaft du willst.'

Das bedeutet nicht, ein Diktator zu sein. Es geht darum, Entscheidungen auf CEO-Ebene zu treffen (und sich ihnen nicht zu entziehen oder sie aufzuschieben) und dann um Input zu bitten, wie man dorthin gelangt. Es gibt noch viel Raum für Zusammenarbeit und Engagement. Als Führungskraft müssen Sie nur herausfinden, was verhandelbar ist und was nicht.

Leader-Leader-Modell

Lesen Sie David Marquets Buch „Turn the ship around!“. Oder schauen Sie sich seinen Vortrag bei Google an. Der entscheidende Punkt, den er macht, ist, aufzuhören, Befehle zu erteilen, und anfangen, Kontext zu geben. Das ist der gewaltige Unterschied zwischen „Ich möchte, dass du X machst“ und „Das ist meine Absicht, was wirst du als Nächstes tun, um uns dabei zu helfen, es zu erreichen?“.

Wähle deine Schlachten

Änderungen sind zeitaufwändig. Die meisten Menschen verbringen die meiste Zeit mit ihrer täglichen Arbeit, also müssen Sie einige Dinge unterbrechen oder unterbrechen, um etwas anderes zu tun. In unserem Fall pausierten wir Einstellungen, Schulungen, Forschung und Entwicklung, Produkteinführungen – was auch immer. Es war außerordentlich effektiv. Und wir sind jetzt in der Lage, diese Sache wieder zu machen, aus einer viel besseren Position.

Erst formen wir unsere Werkzeuge, dann formen unsere Werkzeuge uns

Letztes Jahr haben wir einen sehr umfassenden Evaluierungsprozess durchlaufen und uns schließlich für ClickUp und Notion als die beiden Tools entschieden, die wir für die meisten unserer Prozesse verwenden würden. Wir verwenden diese Tools jetzt seit fast einem Jahr und sie haben uns so viele Möglichkeiten eröffnet.

Du kannst nicht alle glücklich machen

Kollaborative Veränderung bedeutet nicht einstimmige Veränderung. Auf diesem Weg liegen Trägheit und Versagen. Veränderungen müssen das Richtige für das Unternehmen sein, aber die Menschen werden unweigerlich unterschiedliche Perspektiven haben. Einige werden vielleicht enttäuscht sein. Manche Menschen kommen vielleicht nicht mit auf diese Reise.

Schneller, weniger, besser

Spring rein. Das Wasser ist sowieso kalt, also kannst du es auch. Ich bin mir nicht ganz sicher, was ich anders gemacht hätte, aber ich denke, ich hätte früher mit den Änderungen begonnen und nicht so viel auf einmal in Angriff genommen. Unterschätzen Sie nicht mehrere Dinge auf einmal. Ganzer Arsch, eins nach dem anderen.

Aufrechterhaltung des Ziels vs. Siegeserklärung

Die Armee hat diese Vorstellung von „Auswahl und Aufrechterhaltung des Ziels“, was im Grunde Dorys „Einfach weiterschwimmen“ ist. Beharrlichkeit angesichts der Ereignisse. Aber manchmal gibt es einen Punkt, an dem man den Sieg verkünden und nach Hause gehen muss. Sie können es sich leisten, sich ein wenig zu stabilisieren. Siehe The Upside of Quitting von Freakonomics. Wenn es Ihnen zunächst nicht gelingt, ist Fallschirmspringen nicht der richtige Sport für Sie.

Die Aufgabe einer Führungskraft besteht darin, das Ziel auszuwählen und aufrechtzuerhalten, die Vision zu klären und zu kommunizieren, um Zusammenarbeit zu werben, einen Konsens für Veränderungen aufzubauen, der die Menschen zum Umziehen ermutigt, und schwierige Entscheidungen zu treffen. Gelegentlich einen schnellen Kurswechsel fordern, wenn etwas nicht funktioniert. Dann, wenn Sie am Ende angelangt sind, erkennen Sie, wo die Menschen dazu beigetragen haben, und feiern Sie diesen Erfolg.

18 Monate später...

Wo stehen wir nach der Enthüllung vom letzten Sommer? Das ist einer dieser „Ich bin der Beste in Bescheidenheit“-Momente. Um nicht in die Falle der Erfolgspropaganda zu tappen, aber wir haben in 18 Monaten tatsächlich viel erreicht. So ziemlich alles, was wir tun, hat sich geändert.

Wir haben jetzt unser Managementteam , also bin ich nicht mehr der Flaschenhals. Wir haben einen soliden Plan mit OKRs und KPIs . Wir haben eine neue Mission, einen neuen Zweck, neue Werte, neue Richtlinien – viele HR-Änderungen. Wir sind als Investoren in Menschen (Silber) zertifiziert. Unser Umsatz ist im Jahresvergleich um 50 Prozent gestiegen, was eine massive Veränderung ist, die uns eine Welt voller Möglichkeiten eröffnet hat, insbesondere angesichts der schwierigen wirtschaftlichen Situation. Das ist alles das Ergebnis gemeinsamer Veränderungen.

Was würden Sie heute in Ihrem Unternehmen ändern, wenn Sie könnten? Wenn die Antwort so etwas wie „eine neue Website“ lautet, werfen Sie einen Blick auf unsere Fallstudien, um zu sehen, wie wir nachhaltige Veränderungen in diese Organisationen eingebettet haben.