كيفية تشغيل مشروع إدارة التغيير التعاوني

التسويق هو رأس الجبل الجليدي لإدارة التغيير. مع كل مبادرة أو مشاركة أو حملة تسويقية جديدة ، تكمن - تحتها كل ذلك - الحاجة إلى إدارة التغيير.

بصفتي مالكًا تجاريًا ، فإن إدارة التغيير هي شيء غالبًا ما يتعين علي التنقل فيه أيضًا. كان هذا بالتأكيد موضوع العام الماضي لـ Articulate Marketing. لذا ، مثل كل محادثات تيد الأفضل ، سأبدأ بإعادتك بالزمن إلى الوراء. العودة ... إلى الصيف الماضي ...

(تستند هذه المقالة إلى ندوتي على الويب ، والتي يمكنك عرضها هنا على موقع الويب الشخصي الخاص بي ، GeekBoss.)

توضيح عام (ونصف) التغيير

مثل العديد من الشركات خلال عام 2020 ، كنا تحت الضغط. العمل بجد. توقف النمو. كانت الربحية تتراجع. اقترن كل هذا بالقلق من تأثير الوباء.

كنا بحاجة للتغيير.

كان إدراك هذا ، في حد ذاته ، لحظة كبيرة. بعد شهور من البحث عن الذات والاستشارة وجمع البيانات ، أجرينا مناقشة على الطاولة مع جميع العاملين في الشركة. هنا ، شرعت في تنفيذ مجموعة شاملة من التغييرات التي نأمل أن تضعنا على مسار جديد.

من أجل القيام بذلك - وهذه توصيتي الأولى لكم - قررنا إفساح المجال للتغيير. من الضروري أن تبدأ أي مشروع إدارة تغيير بمساحة. امسح الطوابق. وقف الأنشطة أو المشاريع الأخرى. هذا يترك مجالا للتفكير والتفكير والمناقشة. وعندما يحين الوقت لعمل التغيير نفسه.

ثم شرعنا في مهمة لتغيير جميع أدواتنا وعملياتنا ، وعمليات إدارة المشاريع ، وكيف ندير العملاء ، وكيف قمنا بالمبيعات وحتى كيف أدارنا الأعمال. انتقلنا من القيادة الفردية إلى فريق الإدارة الجماعية. لقد كان طموحًا ، لكنه ضروري.

على طول الطريق ، تعلمنا درسين رئيسيين:

الدرس الأول - التغيير صعب

أدركت ، إذا كان علينا التقدم ، فأنا ببساطة لا أستطيع أن أكون الصمام الذي يتدفق من خلاله كل شيء. كان ذلك قليلا من الصدمة. بصفتي صاحب عمل ، أعتقد أن مشروع إدارة التغيير هذا كان أصعب شيء قمت به على الإطلاق. ولقد فعلت الكثير في حياتي!

أحد أسباب صعوبة تغيير الأعمال هو أن الرؤساء التنفيذيين ، مثلي ، يعتقدون أن التغيير يحدث على النحو التالي: كل القيادة البطولية والقوات تقف خلفك على الفور.

في الواقع ، معظم مشاريع التغيير فوضوية تمامًا. بالنسبة للأشخاص الذين يحدث التغيير لهم ، يمكن أن يكون مرهقًا جدًا ومربكًا ومعقدًا. هذه هي الفجوة النفسية التي يجب سدها.

في الواقع ، يقترح Elrod and Tippett (2002) أن التغيير التنظيمي يجعل الموظفين يمرون بمراحل من عملية الحزن التي حددها Kubler-Ross.

الكثير من الأشياء التي اعتقد الموظفون أنهم يعرفونها ، كما أن المكانة أو القوة التي اكتسبوها من خلال معرفة ما كانوا يفعلونه ، يتم تقويضها . يسعى الناس إلى الاستقرار والألفة ، لذلك يمكن أن يؤدي التغيير في الواقع إلى الحزن.

يتحرك بعض الأشخاص خلال هذه العملية بسرعة كبيرة. البعض الآخر لا يفعل ذلك - على الأرجح لأن ظروف علاقة كل فرد بالتغيير الذي يحدث مختلفة. قد يتأثر بعض الناس بشدة. على سبيل المثال ، إذا كان التغيير يجعل وظيفتهم زائدة عن الحاجة. لحسن الحظ ، هذا لم يحدث لنا.

بصفتك المدير ، عليك توقع التغيير. أنت مسيطر ، وبالطبع ليس عليك التواصل مع نفسك. لأخذ تشبيه من حياتي: عندما كنت طيارًا ، لم أشعر أبدًا بدوار الهواء. لكن عندما كان شخص آخر يقود الطائرة ، غالبًا ما شعرت بغثيان شديد. كونك متحكمًا يجعل التغيير أسهل في تحمله.

الدرس 2 - التغيير يمكن أن يؤدي إلى الفشل (وهذا جيد)

احذر الجمود : نقطة الفشل حيث تستسلم ، تفقد الزخم ، تفشل في توفير الطاقة الكافية لتغيير حالة العمل. قد لا يكون هناك ما يكفي من الحوافز أو الإجماع للتغيير. ربما تحاول تغيير الأشياء الخاطئة بطرق خاطئة. ربما لا يوجد حل سحري. ربما لا تكون عبارة "جيدة بما فيه الكفاية" في الواقع جيدة بما فيه الكفاية.

هناك الكثير من الطرق التي يمكن أن يفشل بها التغيير. إنها مهمة القائد أن يرسم هذا المشهد ويكتشف أين قد تكمن الإخفاقات. لكن ، تذكر أنه في بعض الأحيان لا ينجح الأمر. قد تضطر إلى التغيير مرة أخرى ، وإعادة البناء ، وخفض خسائرك.

كيفية توصيل التغيير

قال أحدهم ذات مرة: "إن وضع القيادة هو وجود هادئ". لا تريد أن تبدو وكأنك خائف أو غير متأكد ، أو أن العمل في خطر. هناك الكثير من الضغط لتبدو واثقًا ، وهو عائق أمام إيصال الحقائق الصعبة ، أو في بعض الأحيان ، مجرد مواجهتها.

لكن الصدق أمر بالغ الأهمية. إذا كنت غير مرتاح للتغيير ، فإن البديل سيكون أسوأ بكثير. نعم ، ليس كل شيء مشروع تغيير افعل أو تموت ، ولكن من المهم توفير الطاقة لمشروع التغيير من خلال التأكيد بوضوح على أن الوضع الراهن لم يعد مقبولاً.

بمجرد القيام بذلك ، يمكنك تحديد بعض الأهداف حتى يتمكن الجميع من الالتفاف حول سبب ضرورة التغيير وما هي الفوائد. إن توصيل هذه الأهداف ، والتقدم المحرز في مشروع التغيير ، أمران حاسمان للنجاح.

فيما يلي بعض طرق الاتصال التي نجحت معنا.

تغيير التصور مع فريق قيادتك

• إدارة ميرلين. علمني جون كولتهارد تقنية إدارة ميرلين. الفكرة هي أن نسأل "أين نريد أن نكون بعد 12 شهرًا؟" ثم تعود من ذلك (كون ميرلين ساحرًا يسافر إلى الوراء عبر الزمن).
• سيناريوهات المقهى. قام Peter Czapp من The Wow Company بتمرين مماثل. في أحد السيناريوهات ، نجلس في مقهى بعد 12 شهرًا ، ستشرق الشمس ، نشرب القهوة وننظر إلى الوراء على مدار عام رائع. ما الذي فعلناه وجعل ذلك يحدث؟ السيناريو الآخر هو أننا نجلس في نفس المقهى ، لكنه بائس بالخارج ، وكل شيء سار بشكل خاطئ. ماذا لم نفعل؟ ماذا حصل؟

قم بإنشاء أهداف نورث ستار الخاصة بك

تخفي خطط العمل الطويلة الالزمة (وخطط التسويق الطويلة) القرارات التي لم يتم اتخاذها. إنهم يكررون الوضع الراهن. هم جهل.

التزم بأهداف نجم الشمال القصيرة والفعالة. خطة العمل الخاصة بنا عبارة عن صفحة واحدة من A4 عند طباعتها وتكون على شبكتنا الداخلية.

استخدم الأهداف والنتائج الرئيسية

أهداف Cascade North Star باستخدام OKRS للأقسام المختلفة. ضع ثلاثة إلى خمسة أهداف لكل قسم في العام ، ثم أهداف ربع سنوية للتحرك نحوها. تعمل الخطط والمهام وما إلى ذلك معًا لتحقيق النتائج والأهداف والأهداف. بهذه الطريقة ، ستذهبون جميعًا في نفس الاتجاه.

تقرير عن التقدم

استخدم العروض التقديمية وعقد اجتماعات وافتح القضايا للمناقشة. ضع بعض القواعد الأساسية للإدخال ولكن اترك مساحة للمحادثة العضوية. كرئيس ، خذ هذا الوقت للاستماع وليس الحديث. استخدم المجموعات الجانبية للسماح للأصوات المختلفة بالظهور إلى السطح.

إذا كان بإمكانك تسجيل الاجتماعات والاحتفاظ بالتسجيلات في مكان ما يمكن للموظفين الوصول إليه ، فهذه طريقة رائعة لبناء ذاكرة جماعية مشتركة للتغييرات التي أجريتها كشركة. نحن نستخدم Notion. اعثر على التوازن الصحيح حتى تكون هذه الاتصالات ذات قيمة وليست مضطربة أو مملة. يجب أن يشعلوا التعاون. لقد وجدنا أن كل أسبوعين يعمل بالنسبة لنا. وإذا لم يكن هناك ما تقوله ، فقم بإلغاء الاجتماع.

تفويض المشاريع وتقديم التقارير إلى مجموعات عمل الموظفين

قد يكون من المفيد تفويض أجزاء من مشاريع التغيير إلى مجموعات عمل الموظفين. لا يقتصر الأمر على هذا التدريب الجيد للغاية على القيادة ، ولكن من خلال إحراز تقدم في المشاريع في هذا الإعداد ، يكون لدى الأشخاص الوقت لتطوير الأفكار إلى نقطة يمكن فيها توصيلها على نطاق أوسع.

الدروس المستفادة

وضوح الغرض

قال لي أحدهم ذات مرة: "أنت الرئيس ، الأمر متروك لك لتقرير المكان الذي تريد الذهاب إليه ونوع الشركة التي تريدها."

هذا لا يعني أن تكون ديكتاتوراً. إنه يتخذ قرارات على مستوى الرئيس التنفيذي (وليس التهرب أو تأجيلها) ثم يسأل عن مدخلات حول كيفية الوصول إلى هناك. لا يزال هناك مجال كبير للتعاون والمشاركة. كقائد ، ما عليك سوى معرفة ما هو قابل للتفاوض وما هو غير قابل للتفاوض.

نموذج القائد

اقرأ كتاب ديفيد ماركيه ، "اقلب السفينة!". أو إلقاء نظرة على حديثه في Google. النقطة الأساسية التي يشير إليها هي التوقف عن إعطاء الأوامر والبدء في إعطاء سياق. هذا هو الفرق الهائل بين "أريدك أن تفعل X" و "هذه هي نيتي ، ماذا ستفعل بعد ذلك لمساعدتنا في تحقيق ذلك؟".

اختيار معارك الخاص بك

التغيير مضيعة للوقت. يقضي معظم الناس معظم وقتهم في أداء وظائفهم اليومية ، لذلك لفعل أي شيء آخر ، تحتاج إلى التوقف أو إيقاف بعض الأشياء مؤقتًا. في حالتنا ، أوقفنا التوظيف والتدريب والبحث والتطوير وتقديم المنتجات - سمها ما شئت. كانت فعالة بشكل غير عادي. ونحن الآن قادرون على القيام بذلك مرة أخرى ، من موقع أفضل بكثير.

أولاً نشكل أدواتنا ، ثم تشكل أدواتنا شكلنا

في العام الماضي ، مررنا بعملية تقييم شاملة للغاية وانتهى بنا الأمر بالاستقرار في ClickUp and Notion كأداتين سنستخدمهما في غالبية عملياتنا. لقد استخدمنا هذه الأدوات منذ ما يقرب من عام الآن وقد أتاحت لنا الكثير من الفرص.

لا يمكنك أن تجعل الجميع سعداء

التغيير التعاوني لا يعني التغيير بالإجماع. بهذه الطريقة يكمن القصور الذاتي والفشل. يجب أن يكون التغيير هو ما يناسب الأعمال التجارية ، ولكن لا محالة سيكون للناس وجهات نظر مختلفة. قد يصاب البعض بخيبة أمل. قد لا يأتي بعض الأشخاص معك في هذه الرحلة.

أسرع ، أقل ، أفضل

اقفز. الماء بارد على أي حال لذا أنت كذلك. لست متأكدًا تمامًا مما كنت سأفعله بشكل مختلف ، لكنني أعتقد أنني كنت سأبدأ في إجراء التغييرات عاجلاً ولم أقم بذلك كثيرًا في وقت واحد. لا تقم بعدة أشياء في نفس الوقت. الحمار كله شيء واحد في كل مرة.

الحفاظ على الهدف مقابل إعلان النصر

لدى الجيش فكرة "اختيار الهدف والحفاظ عليه" ، وهي فكرة دوري "فقط استمر في السباحة". الإصرار في مواجهة الأحداث. لكن في بعض الأحيان ، هناك نقطة يتعين عليك فيها إعلان النصر والعودة إلى المنزل. يمكنك تحمل الاستقرار قليلا. انظر Freakonomics 'The Upside of Quitting. إذا لم تنجح في البداية ، فإن القفز بالمظلات ليس الرياضة المناسبة لك.

وظيفة القائد هي اختيار الهدف والحفاظ عليه ، وتوضيح الرؤية وإيصالها ، والتماس التعاون ، وبناء توافق في الآراء من أجل التغيير الذي يشجع الناس على التحرك ، واتخاذ القرارات الصعبة. من حين لآخر ، الدعوة إلى تغيير سريع للمسار إذا كان هناك شيء لا يعمل. ثم ، عندما تصل إلى نهايته ، تدرك أين ساهم الناس وتحتفل بهذا النجاح.

بعد 18 شهرًا ...

أين نحن بعد إعلان الصيف الماضي؟ هذه إحدى لحظات "أنا الأفضل في التواضع". عدم الوقوع في فخ الدعاية الناجحة ، لكننا في الواقع حققنا الكثير في 18 شهرًا. لقد تغير كل شيء تقريبًا حول ما نقوم به.

لدينا فريق إداري الآن ، لذا فأنا لست عنق الزجاجة بعد الآن. لدينا خطة قوية مع OKRs و KPIs . لدينا مهمة جديدة ، هدف ، قيم ، سياسات جديدة - الكثير من التغييرات في الموارد البشرية. معتمدين كمستثمرين في الأفراد (فضي). ارتفعت عائداتنا بنسبة 50 في المائة على أساس سنوي ، وهو تحول هائل فتح عالمًا من الفرص ، لا سيما في ظل الوضع الاقتصادي الصعب. هذا كله نتيجة للتغيير التعاوني.

إذن ما الذي ستغيره في عملك ، اليوم ، إذا أمكنك ذلك؟ إذا كانت الإجابة شيئًا مثل "موقع ويب جديد" ، فقم بإلقاء نظرة على دراسات الحالة الخاصة بنا لترى كيف قمنا بتضمين تغيير دائم في هذه المؤسسات.