วิธีดำเนินการโครงการการจัดการการเปลี่ยนแปลงร่วมกัน

การตลาดเป็นส่วนสำคัญของการจัดการการเปลี่ยนแปลงของภูเขาน้ำแข็ง ด้วยความคิดริเริ่มทางการตลาด การมีส่วนร่วม หรือแคมเปญใหม่ๆ อยู่ภายใต้ความต้องการในการจัดการการเปลี่ยนแปลง

ในฐานะเจ้าของธุรกิจ การจัดการการเปลี่ยนแปลงเป็นสิ่งที่ฉันมักจะต้องทำความเข้าใจด้วย นั่นเป็นหัวข้อหลักของปีที่แล้วสำหรับ Articulate Marketing เช่นเดียวกับ Ted Talks ที่ดีที่สุด ฉันจะเริ่มด้วยการพาคุณย้อนเวลากลับไป กลับ...ไปฤดูร้อนที่แล้ว...

(บทความนี้อิงจากการสัมมนาทางเว็บของฉัน ซึ่งคุณสามารถดูได้ที่นี่บนเว็บไซต์ส่วนตัวของฉันคือ GeekBoss)

ปีแห่งการเปลี่ยนแปลง (ครึ่งปี) แห่งการเปลี่ยนแปลง

เช่นเดียวกับหลายๆ ธุรกิจในช่วงปี 2020 เราอยู่ภายใต้ความเครียด ทำงานหนักเกินไป การเติบโตหยุดชะงัก ความสามารถในการทำกำไรลดลง ทั้งหมดนี้ประกอบกับความวิตกกังวลเกี่ยวกับผลกระทบของการแพร่ระบาด

เราจำเป็นต้องเปลี่ยน

การตระหนักถึงสิ่งนี้ด้วยตัวมันเองเป็นช่วงเวลาที่ยิ่งใหญ่ หลังจากหลายเดือนของการค้นหาจิตวิญญาณ การให้คำปรึกษา และการรวบรวมข้อมูล เราได้ พูดคุยแบบการ์ดบนโต๊ะกับทุกคนในธุรกิจ ในที่นี้ ฉันตั้งใจที่จะใช้ชุดการเปลี่ยนแปลงที่ครอบคลุม ซึ่งหวังว่าจะตั้งค่าเราบนเส้นทางใหม่

เพื่อที่จะทำเช่นนั้น - และนี่คือคำแนะนำแรกของฉันสำหรับคุณ - เราตัดสินใจที่จะ ให้พื้นที่สำหรับการเปลี่ยนแปลง การเริ่มโครงการจัดการการเปลี่ยนแปลงด้วยพื้นที่เป็นสิ่งสำคัญ ล้างสำรับ หยุดกิจกรรมหรือโครงการอื่นๆ ซึ่งจะทำให้มีพื้นที่สำหรับการคิด ไตร่ตรอง และอภิปราย และเมื่อถึงเวลาสำหรับการทำงานของการเปลี่ยนแปลงนั้นเอง

จากนั้นเราก็เริ่มภารกิจในการเปลี่ยนแปลงเครื่องมือและกระบวนการทั้งหมดของเรา กระบวนการจัดการโครงการ วิธีจัดการลูกค้า วิธีขายของเรา และแม้แต่วิธีที่เราดำเนินธุรกิจ เราเปลี่ยนจากการเป็นผู้นำแบบรายบุคคลมาเป็นทีมบริหารโดยรวม มันมีความทะเยอทะยาน แต่จำเป็น

ระหว่างทาง เราได้เรียนรู้บทเรียนสำคัญสองบทเรียน:

บทที่ 1 - การเปลี่ยนแปลงเป็นเรื่องยาก

ฉันรู้ว่าถ้าเราจะก้าวหน้า ฉันก็ไม่สามารถเป็นวาล์วที่ทุกอย่างไหลผ่านไปได้ นั่นเป็นเรื่องที่น่าตกใจเล็กน้อย ในฐานะเจ้าของธุรกิจ ฉันคิดว่าโครงการจัดการการเปลี่ยนแปลงนี้เป็นสิ่งที่ยากที่สุดที่ฉันเคยทำ และฉันได้ทำมากในชีวิตของฉัน!

เหตุผลหนึ่งที่การเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจอาจทำได้ยากเพราะว่า CEO อย่างผม คิดว่าการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นเช่นนี้ ความเป็นผู้นำที่กล้าหาญและกองทหารต่างก็ตกเป็นแถวอยู่เบื้องหลังคุณในทันที

ในความเป็นจริง โครงการเปลี่ยนแปลงส่วนใหญ่ค่อนข้าง วุ่นวาย สำหรับคนที่มีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้น อาจทำให้ เครียด สับสน และซับซ้อนได้ นี่คือช่องว่างทางจิตวิทยาที่ต้องปิด

อันที่จริง Elrod และ Tippett (2002) แนะนำว่าการเปลี่ยนแปลงองค์กรทำให้พนักงานต้องพบกับขั้นตอนของกระบวนการความเศร้าโศกที่ระบุโดย Kubler-Ross

หลายสิ่งหลายอย่างที่พนักงาน คิดว่าพวกเขารู้ และ สถานะหรืออำนาจ ที่พวกเขาได้รับจากการรู้ว่าพวกเขากำลังทำอะไร กำลังถูก บ่อนทำลาย ผู้คนแสวงหาความมั่นคงและความคุ้นเคย ดังนั้นการเปลี่ยนแปลงจึงทำให้เกิดความเศร้าโศกได้

บางคนก้าวผ่านกระบวนการนี้อย่างรวดเร็ว อื่นๆ ไม่ได้ - อาจเป็นเพราะสถานการณ์ของความสัมพันธ์ของแต่ละคนกับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นนั้นแตกต่างกัน บางคนอาจได้รับผลกระทบอย่างรุนแรง ตัวอย่างเช่น หากการเปลี่ยนแปลงทำให้งานซ้ำซ้อน โชคดีที่ไม่ได้เกิดขึ้นกับเรา

ในฐานะหัวหน้า คุณจะต้องคาดหวังการเปลี่ยนแปลง คุณเป็นผู้ควบคุมและแน่นอน คุณไม่จำเป็นต้องสื่อสารกับตัวเอง เพื่อเปรียบเทียบชีวิตของฉัน: เมื่อฉันยังเป็นนักบิน ฉันไม่เคยรู้สึกไม่สบายทางอากาศ แต่เมื่อคนอื่นบินเครื่องบิน ฉันรู้สึกคลื่นไส้บ่อยมาก การอยู่ในการควบคุมทำให้การเปลี่ยนแปลงง่ายขึ้นที่จะยอมรับ

บทที่ 2 - การเปลี่ยนแปลงสามารถนำไปสู่ความล้มเหลวได้ (และก็ไม่เป็นไร)

ระวัง ความเฉื่อย : จุดล้มเหลวที่คุณยอมแพ้ สูญเสียโมเมนตัม ล้มเหลวในการให้พลังงานเพียงพอที่จะเปลี่ยนสถานะของธุรกิจ อาจมีแรงจูงใจหรือฉันทามติไม่เพียงพอสำหรับการเปลี่ยนแปลง บางทีคุณอาจกำลังพยายามเปลี่ยนแปลงสิ่งที่ผิดในทางที่ผิด อาจไม่มีกระสุนเงิน บางที 'ดีพอ' ก็อาจไม่ดีพอ

มีหลายวิธีที่การเปลี่ยนแปลงอาจล้มเหลว เป็นหน้าที่ของผู้นำในการวางแผนภูมิทัศน์นั้นและค้นหาว่าความล้มเหลวอยู่ที่ใด แต่จำไว้ว่าบางครั้งมันไม่ได้ผล คุณอาจต้องเปลี่ยนแปลงอีกครั้ง ปรับโครงสร้างใหม่ ลดการขาดทุนของคุณ

วิธีสื่อสารความเปลี่ยนแปลง

'ท่าทีของความเป็นผู้นำคือการมีอยู่อย่างสงบ' ใครบางคนเคยกล่าวไว้ คุณคงไม่อยากทำเสียงเหมือนกลัวหรือไม่แน่ใจ หรือธุรกิจกำลังตกอยู่ในความเสี่ยง มีความกดดันอย่างมากในการดูมั่นใจ ซึ่งเป็นอุปสรรคต่อการสื่อสารความจริงที่ยากหรือบางครั้งก็แค่เผชิญหน้ากับพวกเขา

แต่ความจริงใจเป็นสิ่งสำคัญ หากคุณรู้สึกไม่สบายใจกับการเปลี่ยนแปลง ทางเลือกจะแย่กว่ามาก ใช่ ไม่ใช่ทุกอย่างที่เป็นโครงการเปลี่ยนหรือตาย แต่สิ่งสำคัญคือต้องจัดหาพลังงานสำหรับโครงการเปลี่ยนแปลงโดยระบุอย่างชัดเจนว่าสภาพที่เป็นอยู่ไม่เป็นที่ยอมรับอีกต่อไป

เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว คุณสามารถกำหนดเป้าหมายบางอย่างเพื่อให้ทุกคนสามารถสรุปได้ว่าเหตุใดการเปลี่ยนแปลงจึงมีความจำเป็นและผลประโยชน์ที่จะเป็น การสื่อสารเป้าหมายเหล่านั้นและความคืบหน้าของโครงการเปลี่ยนแปลงเป็นสิ่งสำคัญสำหรับความสำเร็จ

ต่อไปนี้คือวิธีการสื่อสารบางอย่างที่ใช้ได้ผลกับเรา

จินตนาการถึงการเปลี่ยนแปลงกับทีมผู้นำของคุณ

• การจัดการเมอร์ลิน John Coulthard สอนเทคนิคการจัดการของ Merlin ให้ฉันฟัง แนวความคิดคือการถามว่า 'ในอีก 12 เดือนข้างหน้าเราอยากจะอยู่ที่ไหน' จากนั้นคุณก็ทำงานกลับจากสิ่งนั้น (เมอร์ลินเป็นพ่อมดที่เดินทางย้อนเวลากลับไป)
• สถานการณ์คาเฟ่ Peter Czapp จาก The Wow Company มีท่าออกกำลังกายที่คล้ายคลึงกัน ในสถานการณ์หนึ่ง เรากำลังนั่งอยู่ในร้านกาแฟในเวลา 12 เดือน พระอาทิตย์กำลังตก เรากำลังดื่มกาแฟและมองย้อนกลับไปในปีที่น่าตื่นตาตื่นใจ เราทำอะไรที่ทำให้สิ่งนั้นเกิดขึ้น? อีกกรณีคือ เรากำลังนั่งอยู่ในร้านกาแฟแห่งเดียวกัน แต่ข้างนอกนั้นช่างน่าเวทนา และทุกอย่างก็ผิดพลาดอย่างมหันต์ เรา ไม่ได้ ทำอะไร? เกิดอะไรขึ้น?

สร้างเป้าหมายดาวเหนือของคุณ

แผนธุรกิจที่ยาวมาก (และแผนการตลาดที่ยาวมาก) ซ่อนการตัดสินใจที่ไม่ได้ทำ พวกเขาจำลองสภาพที่เป็นอยู่ พวกเขาละเลย

ยึดเป้าหมายดาวเหนือที่สั้นและเฉียบขาด แผนธุรกิจของเราคือ A4 หนึ่งหน้าเมื่อพิมพ์ออกมาและอยู่ในอินทราเน็ตของเรา

ใช้วัตถุประสงค์และผลลัพธ์ที่สำคัญ

แคสเคด นอร์ธสตาร์ ใช้ OKRS กับหน่วยงานต่างๆ มีเป้าหมายสามถึงห้าเป้าหมายสำหรับแต่ละแผนกสำหรับปี จากนั้นเป้าหมายรายไตรมาสเพื่อมุ่งไปสู่เป้าหมายนั้น แผน งาน และอื่นๆ ทำงานร่วมกันเพื่อให้บรรลุผล วัตถุประสงค์ และเป้าหมาย ด้วยวิธีนี้คุณทั้งหมดจะไปในทิศทางเดียวกัน

รายงานความคืบหน้า

ใช้การนำเสนอ มีการประชุม เปิดประเด็นเพื่ออภิปราย วางกฎพื้นฐานสำหรับการป้อนข้อมูล แต่ให้พื้นที่สำหรับการสนทนาแบบออร์แกนิก ในฐานะประธาน จงใช้เวลานี้ฟัง ไม่ใช่พูด ใช้กลุ่มแหกคุกเพื่อให้เสียงต่างๆ ปรากฏขึ้น

หากคุณบันทึกการประชุมและเก็บบันทึกในที่ที่พนักงานสามารถเข้าถึงได้ นั่นถือเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการสร้างความทรงจำขององค์กรโดยรวมเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่คุณได้ทำขึ้นในธุรกิจ เราใช้ความคิด หาสมดุลที่เหมาะสมเพื่อให้การสื่อสารเหล่านี้มีค่ามากกว่าที่จะก่อกวนหรือน่าเบื่อหน่าย พวกเขาควรจุดประกายความร่วมมือ เราพบว่าทุกสองสามสัปดาห์ทำงานได้ดีสำหรับเรา และถ้าไม่มีอะไรจะพูด ให้ยกเลิกการประชุม

มอบหมายโครงการและรายงานไปยังคณะทำงานของพนักงาน

การมอบหมายบางส่วนของโครงการเปลี่ยนแปลงให้กับคณะทำงานของพนักงานอาจเป็นประโยชน์ การฝึกอบรมความเป็นผู้นำที่ดีไม่เพียงแต่จะดีมากเท่านั้น แต่ด้วยความก้าวหน้าในโครงการในสภาพแวดล้อมนี้ ผู้คนมีเวลาในการพัฒนาแนวคิดจนถึงจุดที่สามารถสื่อสารในวงกว้างมากขึ้น

บทเรียนที่ได้รับ

ความชัดเจนของวัตถุประสงค์

มีคนเคยพูดกับฉันว่า: 'คุณเป็นเจ้านาย มันขึ้นอยู่กับคุณที่จะตัดสินใจว่าคุณต้องการไปที่ไหนและคุณต้องการพบปะสังสรรค์แบบไหน'

ไม่ได้หมายความว่าเป็นเผด็จการ เป็นการตัดสินใจระดับ CEO (และไม่หลบเลี่ยงหรือเลื่อนเวลาออกไป) จากนั้นจึงขอข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการไปที่นั่น ยังมีพื้นที่อีกมากสำหรับการทำงานร่วมกันและการมีส่วนร่วม ในฐานะผู้นำ คุณเพียงแค่ต้องคิดให้ออกว่าสิ่งใดสามารถต่อรองได้และอะไรไม่ได้

แบบจำลองผู้นำ-ผู้นำ

อ่านหนังสือของ David Marquet 'หันเรือกลับ!' หรือดูการพูดคุยของเขาที่ Google ประเด็นสำคัญที่เขาทำคือหยุดออกคำสั่งและเริ่มให้บริบท นั่นคือความแตกต่างอย่างมากระหว่าง 'ฉันต้องการให้คุณทำ X' และ 'นี่คือความตั้งใจของฉัน คุณจะทำอะไรต่อไปเพื่อช่วยให้เราบรรลุเป้าหมาย'

เลือกการต่อสู้ของคุณ

การเปลี่ยนแปลงใช้เวลานาน คนส่วนใหญ่ใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับการทำงานในแต่ละวัน ดังนั้นหากต้องการทำอย่างอื่น คุณต้องหยุดหรือหยุดบางสิ่ง ในกรณีของเรา เราหยุดการจ้างงาน การฝึกอบรม การวิจัยและพัฒนา การแนะนำผลิตภัณฑ์ - คุณเรียกมันว่า มันมีประสิทธิภาพมากเป็นพิเศษ และตอนนี้เราก็สามารถทำสิ่งเหล่านั้นได้อีกครั้ง จากตำแหน่งที่ดีขึ้นมาก

ก่อนอื่นเราสร้างเครื่องมือของเรา จากนั้นเครื่องมือของเราจะสร้างเรา

ปีที่แล้ว เราได้ผ่านขั้นตอนการประเมินที่ครอบคลุมมาก และจบลงด้วยการใช้ ClickUp และ Notion เป็นเครื่องมือสองอย่างที่เราจะใช้สำหรับกระบวนการส่วนใหญ่ของเรา เราใช้เครื่องมือเหล่านี้มาเกือบปีแล้ว และได้เปิดโอกาสให้เรามากมาย

คุณไม่สามารถทำให้ทุกคนมีความสุขได้

การเปลี่ยนแปลงการทำงานร่วมกันไม่ได้หมายความว่าการเปลี่ยนแปลงอย่างเป็นเอกฉันท์ วิธีนั้นคือความเฉื่อยและความล้มเหลว การเปลี่ยนแปลงจะต้องเป็นสิ่งที่เหมาะสมกับธุรกิจ แต่ผู้คนย่อมมีมุมมองที่แตกต่างกันอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ บางคนอาจผิดหวัง บางคนอาจไม่ได้ร่วมเดินทางไปกับคุณ

เร็วขึ้น น้อยลง ดีขึ้น

โดดลงไปเลย น้ำเย็นๆ ยังไงก็ได้ ฉันไม่ค่อยแน่ใจว่าจะทำอะไรแตกต่างออกไป แต่ฉันคิดว่าฉันน่าจะเริ่มทำการเปลี่ยนแปลงเร็วกว่านี้และไม่ได้ดำเนินการหลายอย่างพร้อมกัน อย่าทำหลายสิ่งหลายอย่างพร้อมกัน ลาทั้งตัวทีละอย่าง

รักษาเป้าหมาย vs ประกาศชัยชนะ

กองทัพมีแนวคิดเรื่อง 'การเลือกและรักษาเป้าหมาย' ซึ่งโดยพื้นฐานแล้ว ดอรี่ 'แค่ว่ายต่อไป' อดทนต่อเหตุการณ์ต่างๆ แต่บางครั้งก็มีจุดที่คุณต้องประกาศชัยชนะและกลับบ้าน คุณสามารถที่จะรักษาเสถียรภาพได้เล็กน้อย ดู ข้อดีของการเลิกบุหรี่ของ Freakonomics หากคุณทำไม่สำเร็จในตอนแรก การกระโดดร่มไม่ใช่กีฬาสำหรับคุณ

งานของผู้นำคือการเลือกและรักษาจุดมุ่งหมาย ชี้แจงและสื่อสารวิสัยทัศน์ เชิญชวนให้ทำงานร่วมกัน สร้างฉันทามติสำหรับการเปลี่ยนแปลงที่กระตุ้นให้ผู้คนเคลื่อนไหว และตัดสินใจอย่างหนักหน่วง ในบางครั้ง เรียกร้องให้มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วหากมีบางอย่างใช้ไม่ได้ผล จากนั้น เมื่อคุณทำสำเร็จ ให้รู้ว่าผู้คนมีส่วนสนับสนุนส่วนใดและเฉลิมฉลองความสำเร็จนั้น

18 เดือนต่อมา...

เราอยู่ที่ไหนหลังจากการเปิดเผยของฤดูร้อนที่แล้ว? นี่เป็นหนึ่งในช่วงเวลาที่ 'ฉันเก่งที่สุดในเรื่องเจียมตัว' เพื่อไม่ให้ตกหลุมพรางของการโฆษณาชวนเชื่อที่ประสบความสำเร็จ แต่เราประสบความสำเร็จอย่างมากใน 18 เดือน เกือบทุกอย่างเกี่ยวกับสิ่งที่เราทำมีการเปลี่ยนแปลง

ตอนนี้เรามี ทีมผู้บริหาร แล้ว ฉันก็เลยไม่ใช่คอขวดอีกต่อไป เรามีแผนที่มั่นคงกับ OKR และ KPI เรามี ภารกิจ จุดประสงค์ ค่านิยม นโยบายใหม่ - การเปลี่ยนแปลงด้านทรัพยากรบุคคลมากมาย เราได้รับการรับรองว่าเป็นนักลงทุนด้านบุคคล (Silver) รายได้ของเราเพิ่มขึ้น 50% เมื่อเทียบเป็นรายปี ซึ่งเป็นการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ที่เปิดโลกแห่งโอกาส โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพิจารณาจากสถานการณ์ทางเศรษฐกิจที่ท้าทาย นั่นคือผลลัพธ์ทั้งหมดจากการเปลี่ยนแปลงการทำงานร่วมกัน

สิ่งที่คุณจะเปลี่ยนแปลงในธุรกิจของคุณในวันนี้ ถ้าทำได้? หากคำตอบคือ 'เว็บไซต์ใหม่' ให้ดูกรณีศึกษาของเราเพื่อดูว่าเราได้ฝังการเปลี่ยนแปลงที่ยั่งยืนไว้ในองค์กรเหล่านี้อย่างไร