Comment mener un projet collaboratif de conduite du changement

Le marketing est la pointe visible de l'iceberg de la gestion du changement. Avec chaque nouvelle initiative, engagement ou campagne de marketing, il y a - en dessous de tout - la nécessité de gérer le changement.

En tant que propriétaire d'entreprise, la gestion du changement est également quelque chose que je dois souvent gérer. C'est certainement le thème de l'année dernière pour Articulate Marketing. Donc, comme tous les meilleurs Ted Talks, je vais commencer par vous faire voyager dans le temps. Retour... à l'été dernier...

(Cet article est basé sur mon webinaire, que vous pouvez consulter ici sur mon site personnel, GeekBoss.)

L'année (et demie) de changement d'Articulate

Comme de nombreuses entreprises en 2020, nous étions sous pression. Travailler trop dur. La croissance était au point mort. La rentabilité était en baisse. Tout cela couplé à des inquiétudes quant à l'impact de la pandémie.

Nous avions besoin de changer.

Réaliser cela, en soi, a été un grand moment. Après des mois d'introspection, de consultation et de collecte de données, nous avons eu une discussion cartes sur table avec tout le monde dans l'entreprise. Ici, j'ai entrepris de mettre en œuvre un ensemble radical de changements qui, espérons-le, nous placeraient sur une nouvelle voie.

Pour ce faire - et c'est ma première recommandation - nous avons décidé de faire place au changement. Il est essentiel de commencer tout projet de conduite du changement avec de l'espace. Videz les ponts. Arrêtez d'autres activités ou projets. Cela laisse place à la réflexion, à la réflexion et à la discussion. Et le moment venu, pour le travail de changement lui-même.

Nous nous sommes alors lancés dans une mission de changer tous nos outils et processus, les processus de gestion de projet, la façon dont nous gérons les clients, la façon dont nous faisions des ventes et même la façon dont nous gérions l'entreprise. Nous sommes passés d'un leadership individuel à une équipe de gestion collective. C'était ambitieux, mais nécessaire.

En cours de route, nous avons appris deux leçons majeures :

Leçon 1 - Le changement est difficile

J'ai réalisé que si nous devions progresser, je ne pouvais tout simplement pas être la soupape à travers laquelle tout coulait. C'était un peu un choc. En tant que propriétaire d'entreprise, je pense que ce projet de gestion du changement a été la chose la plus difficile que j'ai jamais faite. Et j'ai fait beaucoup dans ma vie !

L'une des raisons pour lesquelles le changement d'entreprise peut être si difficile est que les PDG, comme moi, pensent que le changement se produit comme ceci : tous les dirigeants héroïques et les troupes se rangent instantanément derrière vous.

En réalité, la plupart des projets de changement sont assez chaotiques . Pour les personnes à qui le changement arrive, cela peut être très stressant, déroutant et compliqué. C'est le fossé psychologique qu'il faut combler.

En fait, Elrod et Tippett (2002), suggèrent que le changement organisationnel amène les employés à vivre des phases du processus de deuil identifié par Kubler-Ross.

Beaucoup de choses que les employés pensaient savoir , et le statut ou le pouvoir qu'ils avaient acquis en sachant ce qu'ils faisaient, sont sapés . Les gens recherchent la stabilité et la familiarité, donc le changement peut en fait déclencher un chagrin.

Certaines personnes traversent ce processus très rapidement. D'autres ne le font pas - probablement parce que les circonstances de la relation de chaque individu au changement qui se produit sont différentes. Certaines personnes pourraient être très gravement touchées. Par exemple, si un changement rend leur travail superflu. Heureusement, cela ne nous est pas arrivé.

En tant que patron, vous pouvez anticiper le changement. Vous êtes en contrôle et, bien sûr, vous n'avez pas à le communiquer avec vous-même. Pour prendre une analogie de ma vie : quand j'étais pilote, je n'ai jamais eu le mal de l'air. Mais quand quelqu'un d'autre pilotait l'avion, j'avais souvent des nausées. Être en contrôle rend le changement plus facile à tolérer.

Leçon 2 - Le changement peut mener à l'échec (et c'est OK)

Méfiez-vous de l' inertie : le point de défaillance où vous abandonnez, perdez de l'élan, ne parvenez pas à fournir suffisamment d'énergie pour changer l'état de l'entreprise. Il se peut qu'il n'y ait pas suffisamment d'incitatifs ou de consensus pour le changement. Peut-être que vous essayez de changer les mauvaises choses de la mauvaise manière. Peut-être qu'il n'y a pas de solution miracle. Peut-être que "assez bon" n'est pas vraiment assez bon.

Il existe de nombreuses façons dont le changement peut échouer. C'est le travail d'un leader de cartographier ce paysage et de déterminer où pourraient se situer les échecs. Mais rappelez-vous que parfois ça ne marche pas. Vous devrez peut-être changer à nouveau, refactoriser, réduire vos pertes.

Comment communiquer le changement

"La posture du leadership est une présence calme", ​​a dit quelqu'un un jour. Vous ne voulez pas donner l'impression que vous êtes effrayé ou incertain, ou que l'entreprise est en danger. Il y a beaucoup de pression pour avoir l'air confiant, ce qui empêche de communiquer des vérités dures ou, parfois, de simplement les affronter.

Mais l'honnêteté est essentielle. Si vous n'êtes pas à l'aise avec le changement, l'alternative sera bien pire. Oui, tout n'est pas un projet de changement do-or-die, mais il est important de fournir l'énergie pour un projet de changement en indiquant clairement que le statu quo n'est plus acceptable.

Une fois que vous avez fait cela, vous pouvez définir des objectifs afin que chacun puisse comprendre pourquoi le changement est nécessaire et quels en seront les avantages. La communication de ces objectifs et de l'avancement du projet de changement est cruciale pour le succès.

Voici quelques méthodes de communication qui ont fonctionné pour nous.

Envisagez le changement avec votre équipe de direction

• Gestion de Merlin. John Coulthard m'a appris cette technique de gestion Merlin. L'idée est de se demander « où voulons-nous être dans 12 mois ? Ensuite, vous travaillez à partir de cela (Merlin étant un sorcier qui voyage dans le temps).
• Scénarios de café. Peter Czapp de The Wow Company, a un exercice similaire. Dans un scénario, nous sommes assis dans un café dans 12 mois, le soleil est au rendez-vous, nous buvons du café et repensons à une année incroyable. Qu'avons-nous fait pour que cela se produise ? L'autre scénario est que nous sommes assis dans le même café, mais qu'il fait mauvais dehors et que tout a horriblement mal tourné. Qu'est-ce qu'on n'a pas fait ? Qu'est ce qui ne s'est pas bien passé?

Créez vos objectifs North Star

Les plans d'affaires longs et verbeux (et les plans marketing longs et verbeux) cachent les décisions qui n'ont pas été prises. Ils reproduisent le statu quo. Ils sont ignorables.

Tenez-vous en à des objectifs courts et concis d'étoile du Nord. Notre business plan fait une page A4 lorsqu'il est imprimé et sur notre intranet.

Utiliser les objectifs et les résultats clés

Cascader les objectifs North Star en utilisant OKRS aux différents départements. Ayez trois à cinq objectifs pour chaque département pour l'année, puis des objectifs trimestriels pour avancer vers eux. Les plans, les tâches, etc., fonctionnent ensemble pour atteindre des résultats, des objectifs et des buts. De cette façon, vous allez tous dans la même direction.

Rapport sur les progrès

Utilisez des présentations, organisez des réunions, ouvrez des questions pour discussion. Établissez des règles de base pour la contribution, mais laissez de l'espace pour une conversation organique. En tant que président, prenez ce temps pour écouter, pas pour parler. Utilisez des groupes de travail pour permettre à différentes voix de se faire entendre.

Si vous pouvez enregistrer les réunions et conserver les enregistrements à un endroit accessible aux employés, c'est un excellent moyen de créer une mémoire d'entreprise collective des changements que vous avez apportés en tant qu'entreprise. Nous utilisons Notion. Trouvez le bon équilibre pour que ces communications soient précieuses plutôt que perturbatrices ou fastidieuses. Ils doivent susciter la collaboration. Nous avons trouvé que toutes les deux semaines fonctionnent pour nous. Et s'il n'y a rien à dire, annulez la réunion.

Déléguer des projets et des rapports à des groupes de travail d'employés

Il peut être utile de déléguer des parties de projets de changement à des groupes de travail d'employés. Non seulement cette formation en leadership est extrêmement bonne, mais en faisant progresser les projets dans ce cadre, les gens ont le temps de développer des idées à un point où elles peuvent être communiquées plus largement.

Leçons apprises

Clarté du but

Quelqu'un m'a dit un jour : 'C'est toi le patron, c'est à toi de décider où tu veux aller et quel genre d'entreprise tu veux.'

Cela ne signifie pas être un dictateur. Il s'agit de prendre des décisions au niveau du PDG (et non de les éviter ou de les reporter), puis de demander des commentaires sur la façon d'y parvenir. Il y a encore beaucoup de place pour la collaboration et l'engagement. En tant que leader, il vous suffit de déterminer ce qui est négociable et ce qui ne l'est pas.

Modèle leader-leader

Lisez le livre de David Marquet, 'Turn the ship around!'. Ou jetez un oeil à son discours sur Google. Le point clé qu'il fait valoir est d'arrêter de donner des ordres et de commencer à donner un contexte. C'est la grande différence entre "Je veux que tu fasses X" et "C'est mon intention, qu'est-ce que tu vas faire ensuite pour nous aider à y parvenir ?".

Choisissez vos batailles

Le changement prend du temps. La plupart des gens passent la plupart de leur temps à faire leur travail quotidien, donc pour faire autre chose, vous devez arrêter ou mettre en pause certaines choses. Dans notre cas, nous avons suspendu l'embauche, la formation, la recherche et le développement, les introductions de produits - vous l'appelez. C'était extraordinairement efficace. Et nous sommes maintenant en mesure de refaire ces choses, à partir d'une bien meilleure position.

Nous façonnons d'abord nos outils, puis nos outils nous façonnent

L'année dernière, nous avons traversé un processus d'évaluation très complet et avons fini par choisir ClickUp et Notion comme les deux outils que nous utiliserions pour la majorité de nos processus. Nous utilisons ces outils depuis près d'un an maintenant et cela nous a ouvert tellement d'opportunités.

Tu ne peux pas rendre tout le monde heureux

Changement collaboratif ne signifie pas changement unanime. De cette façon se trouvent l'inertie et l'échec. Le changement doit être ce qui convient à l'entreprise, mais les gens auront inévitablement des perspectives différentes. Certains peuvent être déçus. Certaines personnes peuvent ne pas participer à ce voyage avec vous.

Plus vite, moins, mieux

Sautez dedans. L'eau est froide de toute façon, alors vous pouvez aussi bien. Je ne sais pas trop ce que j'aurais fait différemment, mais je pense que j'aurais commencé à faire des changements plus tôt et que je n'aurais pas pris tant de choses en même temps. Ne bouscule pas plusieurs choses à la fois. Tout le cul une chose à la fois.

Maintien de l'objectif vs. déclarer la victoire

L'armée a cette idée de « sélection et maintien de l'objectif », qui est essentiellement le « continuez à nager » de Dory. Persévérance face aux événements. Mais parfois, il y a un moment où vous devez déclarer victoire et rentrer chez vous. Vous pouvez vous permettre de vous stabiliser un peu. Voir Freakonomics' The Upside of Quitting. Si au début vous ne réussissez pas, le parachutisme n'est pas le sport pour vous.

Le travail d'un leader consiste à sélectionner et à maintenir l'objectif, à clarifier et à communiquer la vision, à solliciter la collaboration, à établir un consensus pour le changement qui encourage les gens à bouger et à prendre les décisions difficiles. De temps en temps, demander un changement rapide de cap si quelque chose ne fonctionne pas. Ensuite, lorsque vous arrivez à la fin, reconnaissez où les gens ont contribué et célébrez ce succès.

18 mois plus tard...

Où en sommes-nous après la révélation de l'été dernier ? C'est l'un de ces moments "Je suis le meilleur en matière de modestie". Ne pas tomber dans le piège de la propagande du succès, mais nous avons en fait beaucoup accompli en 18 mois. Quasiment tout ce que nous faisons a changé.

Nous avons notre équipe de direction maintenant, donc je ne suis plus le goulot d'étranglement. Nous avons un plan solide avec des OKR et des KPI . Nous avons une nouvelle mission, un nouveau but, de nouvelles valeurs, de nouvelles politiques - beaucoup de changements RH. Nous sommes certifiés en tant qu'investisseurs dans les personnes (Argent). Notre chiffre d'affaires a augmenté de 50 % d'une année sur l'autre, ce qui représente un changement massif qui a ouvert un monde d'opportunités, en particulier compte tenu de la situation économique difficile. Tout cela est le résultat d'un changement collaboratif.

Alors, que changeriez-vous dans votre entreprise, aujourd'hui, si vous le pouviez ? Si la réponse est quelque chose comme « un nouveau site Web », consultez nos études de cas pour voir comment nous avons intégré un changement durable dans ces organisations.