Cómo ejecutar un proyecto colaborativo de gestión del cambio

El marketing es la punta visible del iceberg de la gestión del cambio. Con cada nueva iniciativa de marketing, compromiso o campaña, subyace, debajo de todo, la necesidad de gestionar el cambio.

Como propietario de un negocio, la gestión del cambio es algo que a menudo también tengo que navegar. Sin duda, ese ha sido el tema del último año para Articulate Marketing. Entonces, como todas las mejores charlas de Ted, comenzaré llevándote atrás en el tiempo. Volver... al verano pasado...

(Este artículo se basa en mi seminario web, que puede ver aquí en mi sitio web personal, GeekBoss).

El año (y medio) de cambio de Articulate

Como muchas empresas durante 2020, estábamos bajo estrés. Trabajando demasiado duro. El crecimiento se estancó. La rentabilidad estaba cayendo. Todo esto sumado a las ansiedades por el impacto de la pandemia.

Necesitábamos cambiar.

Darme cuenta de esto, en sí mismo, fue un gran momento. Después de meses de examen de conciencia, consultas y recopilación de datos, tuvimos una discusión sobre las cartas sobre la mesa con todos en el negocio. Aquí, me dispuse a implementar un amplio conjunto de cambios que, con suerte, nos pondrían en un nuevo camino.

Para ello, y esta es mi primera recomendación para ustedes, decidimos hacer espacio para el cambio. Es vital comenzar cualquier proyecto de gestión de cambios con espacio. Despeja las cubiertas. Detener otras actividades o proyectos. Esto deja espacio para el pensamiento, la reflexión y la discusión. Y llegado el momento, por la obra del cambio en sí.

Luego nos embarcamos en una misión para cambiar todas nuestras herramientas y procesos, procesos de gestión de proyectos, cómo gestionamos clientes, cómo realizamos ventas e incluso cómo dirigíamos el negocio. Pasamos de un liderazgo individual a un equipo de gestión colectiva. Era ambicioso, pero necesario.

En el camino, aprendimos dos lecciones importantes:

Lección 1 - El cambio es difícil

Me di cuenta de que si íbamos a progresar, simplemente no podía ser la válvula a través de la cual fluía todo. Eso fue un poco impactante. Como propietario de un negocio, creo que este proyecto de gestión del cambio fue lo más difícil que he hecho. ¡Y he hecho muchas cosas en mi vida!

Una de las razones por las que el cambio empresarial puede ser tan difícil es que los directores ejecutivos, como yo, piensan que el cambio ocurre así: todo el liderazgo heroico y las tropas se alinean instantáneamente detrás de usted.

En realidad, la mayoría de los proyectos de cambio son bastante caóticos . Para las personas a las que les sucede el cambio, puede ser muy estresante, confuso y complicado. Esta es la brecha psicológica que hay que cerrar.

De hecho, Elrod y Tippett (2002) sugieren que el cambio organizacional hace que los empleados experimenten fases del proceso de duelo identificado por Kubler-Ross.

Muchas cosas que los empleados pensaban que sabían , y el estatus o el poder que habían adquirido al saber lo que estaban haciendo, se ven socavados . Las personas buscan estabilidad y familiaridad, por lo que el cambio puede desencadenar el duelo.

Algunas personas pasan por este proceso muy rápidamente. Otros no, probablemente porque las circunstancias de la relación de cada individuo con el cambio que está ocurriendo son diferentes. Algunas personas pueden verse muy gravemente afectadas. Por ejemplo, si un cambio hace que su trabajo sea redundante. Afortunadamente, eso no sucedió para nosotros.

Como jefe, puedes anticipar el cambio. Tú tienes el control y, por supuesto, no tienes que comunicártelo contigo mismo. Para tomar una analogía de mi vida: cuando era piloto, nunca me sentí mareado. Pero cuando alguien más estaba pilotando el avión, a menudo sentía bastante náuseas. Tener el control hace que el cambio sea más fácil de tolerar.

Lección 2: el cambio puede conducir al fracaso (y eso está bien)

Cuidado con la inercia : el punto de falla en el que te rindes, pierdes impulso, no proporcionas suficiente energía para cambiar el estado del negocio. Puede ser que no haya suficiente incentivo o consenso para el cambio. Tal vez esté tratando de cambiar las cosas equivocadas de la manera equivocada. Tal vez no haya una bala de plata. Tal vez 'suficientemente bueno' no es realmente lo suficientemente bueno.

Hay muchas formas en que el cambio puede fallar. Es el trabajo de un líder trazar un mapa de ese panorama y descubrir dónde podrían estar las fallas. Pero, recuerda que a veces no funciona. Es posible que tenga que cambiar de nuevo, refactorizar, reducir sus pérdidas.

Cómo comunicar el cambio

'La postura del liderazgo es una presencia tranquila', dijo alguien una vez. No querrá parecer que está asustado o inseguro, o que el negocio está en riesgo. Hay mucha presión para parecer confiado, lo cual es un obstáculo para comunicar verdades duras o, a veces, simplemente para enfrentarlas.

Pero la honestidad es crítica. Si te sientes incómodo con el cambio, la alternativa será mucho peor. Sí, no todo es un proyecto de cambio de vida o muerte, pero es importante proporcionar la energía para un proyecto de cambio declarando claramente que el statu quo ya no es aceptable.

Una vez que haya hecho eso, puede establecer algunas metas para que todos puedan entender por qué el cambio es necesario y cuáles serán los beneficios. Comunicar esos objetivos y el progreso del proyecto de cambio es crucial para el éxito.

Estos son algunos métodos de comunicación que nos han funcionado.

Visualice el cambio con su equipo de liderazgo

• Gestión de Merlín. John Coulthard me enseñó esta técnica de gestión de Merlín. La idea es preguntar '¿dónde queremos estar en 12 meses?' Luego vuelves a partir de eso (Merlín es un mago que viaja hacia atrás en el tiempo).
• Escenarios de cafetería. Peter Czapp de The Wow Company, tiene un ejercicio similar. En un escenario, estamos sentados en un café dentro de 12 meses, sale el sol, tomamos café y recordamos un año increíble. ¿Qué hicimos para que eso sucediera? El otro escenario es que estamos sentados en el mismo café, pero afuera es miserable y todo salió terriblemente mal. ¿Qué no hicimos? ¿Qué salió mal?

Crea tus metas de North Star

Los planes comerciales extensos (y los planes de marketing extensos) ocultan las decisiones que no se tomaron. Reproducen el statu quo. Son ignorables.

Cíñete a los objetivos breves y concisos de la estrella del norte. Nuestro plan de negocios es una página de tamaño A4 cuando se imprime y está en nuestra intranet.

Usar objetivos y resultados clave

Ponga en cascada los objetivos de North Star usando OKRS para los diferentes departamentos. Tenga de tres a cinco objetivos para cada departamento para el año, y luego objetivos trimestrales para avanzar hacia ellos. Planes, tareas, etc., operan juntos para lograr resultados, objetivos y metas. De esa manera, todos irán en la misma dirección.

Informe sobre el progreso

Use presentaciones, tenga reuniones, abra temas para discusión. Establezca algunas reglas básicas para la entrada, pero deje espacio para una conversación orgánica. Como presidente, tómese este tiempo para escuchar, no para hablar. Use grupos de trabajo para permitir que diferentes voces salgan a la superficie.

Si puede grabar las reuniones y mantener las grabaciones en algún lugar al que puedan acceder los empleados, entonces esa es una excelente manera de crear una memoria corporativa colectiva de los cambios que ha realizado como empresa. Usamos Noción. Encuentre el equilibrio adecuado para que estas comunicaciones sean valiosas en lugar de perturbadoras o tediosas. Deben generar colaboración. Hemos encontrado que cada par de semanas funciona para nosotros. Y si no hay nada que decir, cancela la reunión.

Delegar proyectos e informes a grupos de trabajo de empleados

Puede ser útil delegar partes de proyectos de cambio a grupos de trabajo de empleados. No solo es una capacitación de liderazgo extremadamente buena, sino que al progresar en proyectos en este entorno, las personas tienen tiempo para desarrollar ideas hasta el punto en que se pueden comunicar más ampliamente.

Lecciones aprendidas

Claridad de propósito

Alguien me dijo una vez: 'Tú eres el jefe, depende de ti decidir a dónde quieres ir y qué tipo de empresa quieres'.

Eso no significa ser un dictador. Es tomar decisiones a nivel de CEO (y no eludirlas o posponerlas) y luego solicitar información sobre cómo llegar allí. Todavía hay mucho espacio para la colaboración y el compromiso. Como líder, solo necesita averiguar qué es negociable y qué no.

Modelo líder-líder

Lee el libro de David Marquet, '¡Dale la vuelta al barco!'. O echa un vistazo a su charla en Google. El punto clave que hace es dejar de dar órdenes y comenzar a dar contexto. Esa es la gran diferencia entre 'Quiero que hagas X' y 'Esta es mi intención, ¿qué vas a hacer a continuación para ayudarnos a lograrlo?'.

Escoge tus batallas

El cambio lleva tiempo. La mayoría de las personas pasan la mayor parte de su tiempo haciendo su trabajo diario, por lo que para hacer cualquier otra cosa, debe detener o pausar algunas cosas. En nuestro caso, hicimos una pausa en la contratación, la capacitación, la investigación y el desarrollo, la introducción de productos, lo que sea. Fue extraordinariamente eficaz. Y ahora podemos hacer eso nuevamente, desde una posición mucho mejor.

Primero damos forma a nuestras herramientas, luego nuestras herramientas nos dan forma a nosotros

El año pasado, pasamos por un proceso de evaluación muy completo y terminamos decidiéndonos por ClickUp y Notion como las dos herramientas que usaríamos para la mayoría de nuestros procesos. Hemos estado usando estas herramientas durante casi un año y nos ha abierto muchas oportunidades.

No puedes hacer felices a todos

El cambio colaborativo no significa un cambio unánime. De esa manera radica la inercia y el fracaso. El cambio tiene que ser lo correcto para el negocio, pero las personas inevitablemente tendrán diferentes perspectivas. Algunos pueden estar decepcionados. Algunas personas pueden no acompañarte en ese viaje.

Más rápido, menos, mejor

Salta. El agua está fría de todos modos, así que tú también puedes. No estoy muy seguro de qué habría hecho diferente, pero creo que habría comenzado a hacer cambios antes y no habría asumido tanto a la vez. No maltrates varias cosas a la vez. Todo el culo una cosa a la vez.

Mantenimiento de la puntería vs. declaración de victoria

El ejército tiene esta idea de 'selección y mantenimiento del objetivo', que es básicamente el 'simplemente sigue nadando' de Dory. Persistencia ante los acontecimientos. Pero a veces hay un punto en el que tienes que declarar la victoria e irte a casa. Puedes darte el lujo de estabilizarte un poco. Ver The Upside of Quitting de Freakonomics. Si al principio no tienes éxito, el paracaidismo no es el deporte para ti.

El trabajo de un líder es seleccionar y mantener el objetivo, clarificar y comunicar la visión, solicitar colaboración, construir un consenso para el cambio que aliente a las personas a moverse y tomar las decisiones difíciles. Ocasionalmente, pedir un cambio rápido de rumbo si algo no funciona. Luego, cuando llegue al final, reconocer dónde contribuyó la gente y celebrar ese éxito.

18 meses después...

¿Dónde estamos después de la revelación del verano pasado? Este es uno de esos momentos de 'Soy el mejor en la modestia'. No es por caer en la trampa de la propaganda del éxito, pero en realidad hemos logrado mucho en 18 meses. Prácticamente todo lo que hacemos ha cambiado.

Ahora tenemos nuestro equipo de gestión , así que ya no soy el cuello de botella. Tenemos un plan sólido con OKRs y KPIs . Tenemos nueva misión, propósito, valores, nuevas políticas , muchos cambios de recursos humanos. Nos certificamos como inversores en personas (Plata). Nuestros ingresos aumentaron un 50 por ciento año tras año, lo cual es un cambio masivo que abrió un mundo de oportunidades, especialmente dada la desafiante situación económica. Eso es todo el resultado del cambio colaborativo.

Entonces, ¿qué cambiaría en su negocio, hoy, si pudiera? Si la respuesta es algo así como 'un nuevo sitio web', eche un vistazo a nuestros estudios de casos para ver cómo hemos integrado un cambio duradero en estas organizaciones.