7 strategii optymalizacji należności

Nadmierna sprzedaż może być ekscytująca i sprawiać wrażenie, że zarobiłeś dużo pieniędzy. Jednak w głębi duszy zdajesz sobie sprawę, że nie możesz jeszcze spocząć, ponieważ część tych sprzedaży przekazałeś na kredyt.

Problem z należnościami polega na tym, że trzeba je szybko zamienić na gotówkę. Im dłużej pozostaną bezczynne, tym trudniej będzie je odzyskać. Kiedy zgromadzisz ich wiele, może to zniszczyć twoją zdolność do utrzymywania się na powierzchni.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o optymalizacji zarządzania należnościami, czytaj dalej.

1. Zidentyfikuj błędy w procedurach windykacyjnych

Celem jest odzyskanie pieniędzy. Jednak nie wszystkie firmy aktywnie domagają się zaległych płatności od klientów. Przejrzyj obecną procedurę windykacji, aby sprawdzić, czy istnieje potrzeba poprawy w zapewnianiu terminowych płatności.

Na przykład możesz uprościć sposób rejestrowania, aby Twój zespół mógł zobaczyć, które konta mogą otrzymywać płatności, a które są zagrożone domyślnie. Dokładniej przeanalizuj swoje zasady windykacji, aby sprawdzić, czy Twój zespół ich przestrzega.

Opóźnione płatności czasami wynikają z nieprofesjonalnego działania zespołu, na przykład gdy zaniedbuje wysyłanie odpowiednich działań następczych i przypomnień.

Być może Twoi pracownicy nie mają doświadczenia w tworzeniu skutecznych kolekcji, a może jest problem z systemem nagrywania i nie otrzymują aktualnych informacji.

Cokolwiek to jest, dokładna analiza procedur windykacyjnych ujawni wady, których nie powinno tam być.

2. Zapewnij przejrzystość swojej polityki kredytowej

Zmaksymalizuj skuteczność swoich polityk. Jeśli sprzedajesz na kredyt, potrzebujesz wytycznych dotyczących obsługi nowych i powracających klientów oraz klientów kłopotliwych, które mogą negatywnie wpłynąć na wyniki Twoich rachunków.

Spraw, aby Twoja polityka kredytowa i praktyki windykacji należności były krystalicznie przejrzyste. Wśród najważniejszych rozważań znajdują się:

• Podejście, które stosujesz do określenia zdolności kredytowej klienta.
• Od czego zależy limit kredytowy klienta i kiedy mu go przyznasz.
• Jak skutecznie ściągasz przeterminowane należności?

Pamiętaj, że zasady będą skuteczne tylko wtedy, gdy będziesz je stale egzekwować; w przeciwnym razie nie służą żadnemu celowi.

Twoje zespoły ds. sprzedaży i finansów znajdują się na pierwszej linii wdrażania tych zasad. Prowadzenie regularnego harmonogramu przeglądów pozwoli na wczesne wykrywanie usterek i dostosowywanie się do nowych okoliczności.

3. Upewnij się, że łatwo płacisz

Dopracowując proces windykacji, większość firm wciąż nie dostrzega wartości zapewniania klientom prostych i szybkich opcji płatności.

Klienci są wyjątkowi i nie każdy czuje się komfortowo korzystając z tej samej opcji płatności. Na szczęście nic nie stoi na przeszkodzie, aby zapewnić wiele opcji płatności.

Oprócz tradycyjnych metod, takich jak przelewy bankowe i czeki, możesz akceptować płatności za pomocą kart kredytowych, kart debetowych i portfeli elektronicznych.

Możesz nawet pójść o krok dalej i dać im dostęp do przyjaznego dla użytkownika pulpitu nawigacyjnego, z którego mogą monitorować postępy i kontaktować się z Tobą, kiedy tylko zechcą.

4. Przenieś uwagę na klientów, a nie na listy rzeczy do zrobienia

Dzięki łatwemu dostępowi do bogactwa informacji i opinii z forów internetowych i witryn z recenzjami, poprzeczka do wprowadzania zmian nigdy nie była niższa.

Istnieją tylko dwa możliwe skutki każdej interakcji z klientem: wzmocnienie lub osłabienie relacji. Jedną z najważniejszych należności do analizy jest procedura windykacji, ponieważ w tym miejscu zagrożone są Twoje ciężko zarobione pieniądze i relacje z klientem.

Dlaczego zatem listy zadań, które zasadniczo nagradzają ilość, miałyby być podstawą tak ważnego zasięgu? Na każdej liście roboczej zawsze znajduje się mieszanka klientów; niektórzy płacą natychmiast po przypomnieniu, a inni potrzebują więcej praktycznej pomocy, aby wywiązać się ze swoich zobowiązań.

Najlepsze firmy wykorzystują tę okazję, uwalniając pracowników od ciężaru ścisłego przestrzegania list połączeń i zadań, aby mogli prowadzić bardziej szczegółowe rozmowy z klientami.

Na przykład, jeśli 90% Twoich klientów płaci po otrzymaniu przypomnienia, a pozostałe 10% nie, o ile bardziej produktywni byliby Twoi pracownicy, jeśli ograniczysz zasięg do 90% płacących?

5. Praca w czasie rzeczywistym

Brak najbardziej aktualnych informacji nie jest akceptowalną wymówką w tym stuleciu. Jeśli używasz tylko arkuszy kalkulacyjnych, makr i formuł oraz narażasz swoją firmę na znaczne ryzyko, tracisz ogromne możliwości w zakresie zarządzania należnościami.

Jak często Twój zespół musi przepraszać klientów i informować ich, że ich płatności zostały zrealizowane, ale nie otrzymali potwierdzenia, ponieważ dane, których używają, są sprzed dwóch lub trzech dni?

Takie rzeczy sprawiają, że klienci mniej ufają firmie. Jednak posiadanie dostępu do danych o płatnościach w czasie rzeczywistym i historii klienta naprawdę wpłynie na interakcje Twojego zespołu między sobą i z klientami.

6. Zacznij jak najszybciej

Pomogłoby, gdybyś jak najwcześniej zaczął stosować podejścia do generowania sprzedaży i nawiązywania relacji z klientami. Pomoże Ci podjąć proaktywne działania, zanim pojawi się kryzys. Aby to osiągnąć, konieczne są rozmowy na temat warunków płatności, terminów płatności i rabatów na początku procesu sprzedaży.

Firmy ustalają swoje warunki na różne sposoby. Ze względu na większą potrzebę stałego przepływu gotówki, startupy mogą preferować krótsze terminy płatności, podczas gdy duże firmy mogą sobie pozwolić na czekanie. Warunki mogą się również różnić w zależności od historii kredytowej i płatności klienta.

Na przykład klienci z udokumentowaną historią szybkiej płatności mogą otrzymać dodatkowe korzyści, takie jak zwiększenie limitu kredytowego i wydłużenie terminów spłaty.

7. Wybierz rutynowe opłaty miesięczne zamiast standardowych faktur

Rozliczenia miesięczne mogą pomóc w usprawnieniu procedur i praktyk dotyczących należności. Pomoże to w poprawie budżetu i zmotywuje klientów do szybkich płatności.

Ponadto przejście na płatności miesięczne gwarantuje, że klient może płacić poleceniem zapłaty, co ułatwia zbieranie zaległych płatności.

Końcowe przemyślenia

Skuteczne zarządzanie należnościami jest koniecznością dla każdej firmy. Jedynym sposobem na zagwarantowanie stałego przepływu gotówki i sprawnych operacji jest posiadanie solidnej procedury należności. Przyjęcie powyższych najlepszych praktyk pomoże zoptymalizować zarządzanie należnościami, nawet jeśli masz już solidny system.