7 estrategias para optimizar sus cuentas por cobrar

Las ventas exageradas pueden ser emocionantes y darle la sensación de que ha ganado mucho dinero. Sin embargo, en el fondo eres consciente de que aún no puedes descansar ya que has cedido una parte de esas ventas a crédito.

El problema con las cuentas por cobrar es que necesita convertirlas en efectivo rápidamente. Cuanto más tiempo permanezcan inactivos, más difícil será recuperarlos. Cuando acumula muchos de estos, puede devastar su capacidad para mantenerse a flote.

Si desea obtener más información sobre cómo optimizar la gestión de sus cuentas por cobrar, continúe leyendo.

1. Identifique fallas en sus procedimientos de cobro

El objetivo es recuperar tu dinero. Sin embargo, no todas las empresas persiguen activamente los pagos atrasados ​​de los clientes. Revise su procedimiento de cobro actual para ver si es necesario mejorar para garantizar los pagos oportunos.

Por ejemplo, es posible que desee simplificar la forma en que registra para que su equipo pueda ver qué cuentas tienen probabilidades de recibir pagos y cuáles tienen riesgo de incumplimiento. Revise sus políticas de cobro más de cerca para verificar si su equipo las está siguiendo.

Los pagos atrasados ​​a veces son el resultado de que su equipo actúa de manera poco profesional, como cuando no envía los seguimientos y recordatorios adecuados.

Tal vez su personal no tenga la experiencia para hacer cobranzas efectivas, o tal vez haya un problema con el sistema de registro y no obtengan información actualizada.

Sea lo que sea, un examen exhaustivo de los procedimientos de cobro revelará fallas que no deberían estar ahí.

2. Establezca Claridad en sus Pólizas de Crédito

Maximiza la efectividad de tus pólizas. Si vende a crédito, necesita pautas para manejar clientes nuevos y recurrentes y clientes problemáticos que podrían afectar negativamente los puntajes de sus cuentas por cobrar.

Haga que sus políticas de crédito y prácticas de cobro de cuentas por cobrar sean muy claras. Entre las consideraciones más importantes se incluyen:

• El enfoque que utiliza para determinar la solvencia de un cliente.
• Qué determina el límite de crédito de un cliente y cuándo le das uno.
• ¿Qué tan exitoso es usted en el cobro de cuentas por cobrar vencidas?

Recuerde que las políticas solo serán efectivas si las aplica constantemente; de lo contrario, no sirven para nada.

Sus equipos de ventas y finanzas están al frente de la implementación de estas políticas. Mantener un programa de revisión regular le permitirá identificar fallas temprano y adaptarse a las nuevas circunstancias.

3. Asegúrese de que sea fácil de pagar

Al refinar el proceso de cobro, la mayoría de las empresas aún no reconocen el valor de brindar a los clientes opciones de pago simples y rápidas.

Los clientes son únicos y no todos se sienten cómodos usando la misma opción de pago. Afortunadamente, nada le impide ofrecer muchas opciones de pago.

Además de los métodos tradicionales como transferencias bancarias y cheques, puede aceptar pagos mediante tarjetas de crédito, tarjetas de débito y billeteras electrónicas.

Incluso puede ir un paso más allá y darles acceso a un panel de control fácil de usar desde el que pueden monitorear el progreso e interactuar con usted cuando lo deseen.

4. Dirija su atención a los clientes, no a las listas de tareas pendientes

Con fácil acceso a una gran cantidad de información y comentarios de foros de Internet y sitios de revisión, la barra de entrada para hacer un cambio nunca ha sido más baja.

Solo hay dos resultados posibles de cada interacción con un cliente: fortalecer o debilitar la relación. Una de las cuentas por cobrar más cruciales para analizar es el procedimiento de cobro, ya que aquí es donde el dinero que tanto le costó ganar y la relación con su cliente están en riesgo.

Por lo tanto, ¿por qué las listas de tareas, que fundamentalmente recompensan el volumen, serían la base de un alcance tan crucial? Siempre hay una mezcla de clientes en cualquier lista de trabajo; algunos pagan inmediatamente después de que se lo recuerdas, y otros necesitan más ayuda práctica para cumplir con su obligación.

Las principales empresas están aprovechando esta oportunidad al liberar a los empleados de la carga del cumplimiento estricto de las listas de llamadas y tareas para que puedan tener conversaciones más profundas con los clientes.

Por ejemplo, si el 90 % de sus clientes paga después de recibir un recordatorio y el otro 10 % no lo hace, ¿cuánto más productivo sería su personal si agiliza el alcance al 90 % que sí paga?

5. Trabaja en tiempo real

No tener la información más actualizada no es una excusa aceptable en este siglo. Está perdiendo enormes oportunidades en la administración de cuentas por cobrar si solo usa hojas de cálculo, macros y fórmulas y somete su negocio a un riesgo significativo.

¿Con qué frecuencia su equipo tiene que disculparse con los clientes y hacerles saber que sus pagos se realizaron, pero no recibieron confirmación porque los datos que están usando tienen dos o tres días de antigüedad?

Tales cosas hacen que los clientes tengan menos probabilidades de confiar en un negocio. Sin embargo, tener acceso a los datos de pago en tiempo real y al historial del cliente tendrá un verdadero impacto en las interacciones de su equipo entre sí y con los clientes.

6. Comience lo antes posible

Sería útil que comenzara a aplicar enfoques para generar ventas y establecer relaciones con los clientes lo antes posible. Le ayudará a asegurarse de que puede tomar medidas proactivas antes de que surja una crisis. Para lograrlo, es fundamental tener conversaciones sobre las condiciones de pago, los períodos de pago y los descuentos desde el inicio del proceso de venta.

Las empresas establecen sus términos de distintas maneras. Debido a la mayor necesidad de un flujo de efectivo constante, las nuevas empresas pueden preferir plazos de pago más cortos, mientras que las grandes empresas pueden darse el lujo de esperar. Los términos también pueden variar según el historial crediticio y de pago del cliente.

Por ejemplo, los clientes con un historial comprobado de pago puntual pueden recibir beneficios adicionales, como un aumento en el límite de crédito y la extensión de los plazos de pago.

7. Elija tarifas mensuales de rutina en lugar de facturas estándar

La facturación mensual puede ayudar a agilizar los procedimientos y prácticas de sus cuentas por cobrar. Ayudará en la mejora del presupuesto y motivará a los clientes a realizar pagos puntuales.

Además, pasar a los pagos mensuales garantiza que su cliente pueda pagar mediante Débito Directo, lo que facilita el cobro de los pagos atrasados.

Pensamientos finales

La gestión eficaz de las cuentas por cobrar es imprescindible para cualquier negocio. La única forma de garantizar un flujo de efectivo constante y operaciones eficientes es tener un sólido procedimiento de cuentas por cobrar. La adopción de las mejores prácticas anteriores lo ayudará a optimizar la administración de sus cuentas por cobrar, incluso si ya tiene un sistema sólido.