7 Strategien zur Optimierung Ihrer Debitorenbuchhaltung

Over-the-Top-Verkäufe können aufregend sein und Ihnen das Gefühl geben, viel Geld verdient zu haben. Tief im Inneren ist Ihnen jedoch bewusst, dass Sie sich noch nicht ausruhen können, da Sie einen Teil dieser Verkäufe auf Kredit ausgegeben haben.

Das Problem mit Forderungen ist, dass Sie sie schnell in Bargeld umwandeln müssen. Je länger sie untätig bleiben, desto schwieriger wird es, sie zu erholen. Wenn Sie viele davon ansammeln, kann dies Ihre Fähigkeit beeinträchtigen, sich über Wasser zu halten.

Wenn Sie mehr über die Optimierung Ihres Debitorenmanagements erfahren möchten, lesen Sie weiter.

1. Identifizieren Sie Fehler in Ihren Inkassoverfahren

Das Ziel ist es, Ihr Geld zurückzubekommen. Allerdings verfolgen nicht alle Unternehmen aktiv überfällige Zahlungen von Kunden. Überprüfen Sie Ihr aktuelles Inkassoverfahren, um festzustellen, ob Verbesserungsbedarf besteht, um pünktliche Zahlungen sicherzustellen.

Beispielsweise möchten Sie möglicherweise die Erfassung vereinfachen, damit Ihr Team sehen kann, welche Konten wahrscheinlich Zahlungen erhalten und welche einem Ausfallrisiko ausgesetzt sind. Überprüfen Sie Ihre Sammlungsrichtlinien genauer, um festzustellen, ob Ihr Team sie befolgt.

Verspätete Zahlungen sind manchmal darauf zurückzuführen, dass Ihr Team unprofessionell handelt, z. B. wenn es versäumt, die richtigen Nachverfolgungen und Mahnungen zu versenden.

Vielleicht verfügen Ihre Mitarbeiter nicht über das Fachwissen, um effektive Sammlungen zu erstellen, oder vielleicht gibt es ein Problem mit dem Aufzeichnungssystem, und sie erhalten keine aktuellen Informationen.

Was auch immer es ist, eine gründliche Untersuchung der Inkassoverfahren wird Mängel aufdecken, die nicht vorhanden sein sollten.

2. Schaffen Sie Klarheit in Ihren Kreditrichtlinien

Maximieren Sie die Effektivität Ihrer Richtlinien. Wenn Sie auf Kredit verkaufen, benötigen Sie Richtlinien für den Umgang mit neuen und wiederkehrenden Kunden und problematischen Kunden, die sich negativ auf Ihre Debitoren-Scores auswirken könnten.

Machen Sie Ihre Kreditrichtlinien und Inkassopraktiken glasklar. Zu den wichtigsten Überlegungen gehören:

• Der Ansatz, den Sie verwenden, um die Kreditwürdigkeit eines Kunden zu bestimmen.
• Was bestimmt das Kreditlimit eines Kunden und wann geben Sie ihm eines?
• Wie erfolgreich sind Sie beim Inkasso überfälliger Forderungen?

Denken Sie daran, dass Richtlinien nur wirksam sind, wenn Sie sie ständig durchsetzen. andernfalls dienen sie keinem Zweck.

Ihre Vertriebs- und Finanzteams stehen bei der Umsetzung dieser Richtlinien an vorderster Front. Die Einhaltung eines regelmäßigen Überprüfungsplans ermöglicht es Ihnen, Fehler frühzeitig zu erkennen und sich auf neue Umstände einzustellen.

3. Stellen Sie sicher, dass Sie einfach zu bezahlen sind

Bei der Verfeinerung des Inkassoprozesses erkennen die meisten Unternehmen immer noch nicht den Wert, den Kunden einfache und schnelle Zahlungsmöglichkeiten anzubieten.

Kunden sind einzigartig, und nicht jeder fühlt sich wohl dabei, die gleiche Zahlungsoption zu verwenden. Glücklicherweise hindert Sie nichts daran, viele Zahlungsoptionen anzubieten.

Zusätzlich zu traditionellen Methoden wie Banküberweisungen und Schecks können Sie Zahlungen per Kreditkarten, Debitkarten und elektronischen Geldbörsen akzeptieren.

Sie können sogar noch einen Schritt weiter gehen und ihnen Zugriff auf ein benutzerfreundliches Dashboard geben, von dem aus sie den Fortschritt überwachen und jederzeit mit Ihnen interagieren können.

4. Lenken Sie Ihre Aufmerksamkeit auf die Kunden, nicht auf die To-Do-Listen

Dank des einfachen Zugriffs auf eine Fülle von Informationen und Rückmeldungen aus Internetforen und Bewertungsseiten war die Eintrittsbarriere für eine Änderung niedriger als je zuvor.

Es gibt nur zwei mögliche Ergebnisse aus jeder Interaktion mit einem Klienten: Stärkung oder Schwächung der Beziehung. Eine der wichtigsten zu analysierenden Forderungen ist das Inkassoverfahren, da hier Ihr hart verdientes Geld und Ihre Kundenbeziehung gefährdet sind.

Warum sollten Aufgabenlisten, die grundsätzlich Volumen belohnen, die Grundlage für eine so wichtige Reichweite sein? Es gibt immer eine Mischung von Kunden auf jeder Arbeitsliste; Einige zahlen sofort, nachdem Sie sie daran erinnert haben, und andere benötigen mehr praktische Hilfe, um ihrer Verpflichtung nachzukommen.

Top-Unternehmen nutzen diese Gelegenheit, indem sie ihre Mitarbeiter von der Last der strikten Einhaltung von Anruf- und Aufgabenlisten befreien, damit sie eingehendere Gespräche mit Kunden führen können.

Wenn zum Beispiel 90 % Ihrer Kunden zahlen, nachdem sie eine Mahnung erhalten haben, und die anderen 10 % nicht, wie viel produktiver wären Ihre Mitarbeiter, wenn Sie die Reichweite auf die 90 % derjenigen, die zahlen, optimieren würden?

5. Arbeiten Sie in Echtzeit

Nicht über die aktuellsten Informationen zu verfügen, ist in diesem Jahrhundert keine akzeptable Entschuldigung. Sie verpassen enorme Chancen im Debitorenmanagement, wenn Sie nur Tabellenkalkulationen, Makros und Formeln verwenden und Ihr Unternehmen einem erheblichen Risiko aussetzen.

Wie oft muss sich Ihr Team bei Kunden entschuldigen und ihnen mitteilen, dass ihre Zahlungen eingegangen sind, aber sie haben keine Bestätigung erhalten, da die von ihnen verwendeten Daten zwei oder drei Tage alt sind?

Solche Dinge verringern die Wahrscheinlichkeit, dass Kunden einem Unternehmen vertrauen. Der Zugriff auf Echtzeit-Zahlungsdaten und die Kundenhistorie wird sich jedoch wirklich auf die Interaktionen Ihres Teams untereinander und mit Kunden auswirken.

6. Beginnen Sie so bald wie möglich

Es wäre hilfreich, wenn Sie so früh wie möglich mit der Anwendung von Ansätzen zur Generierung von Verkäufen und zum Aufbau von Kundenbeziehungen beginnen würden. Es hilft sicherzustellen, dass Sie proaktiv handeln können, bevor eine Krise entsteht. Um dies zu erreichen, ist es wichtig, zu Beginn des Verkaufsprozesses Gespräche über Zahlungsbedingungen, Zahlungsfristen und Rabatte zu führen.

Unternehmen legen ihre Bedingungen auf unterschiedliche Weise fest. Aufgrund des größeren Bedarfs an konsistentem Cashflow bevorzugen Startups möglicherweise kürzere Zahlungsfristen, während große Unternehmen es sich leisten können, zu warten. Die Bedingungen können auch je nach Kreditwürdigkeit und Zahlungshistorie des Kunden variieren.

Beispielsweise können Kunden mit einer nachgewiesenen Erfolgsbilanz bei prompter Zahlung zusätzliche Vergünstigungen erhalten, wie z. B. eine Erhöhung des Kreditlimits und eine Verlängerung der Rückzahlungsfristen.

7. Wählen Sie Routinemäßige monatliche Gebühren gegenüber Standardrechnungen

Die monatliche Rechnungsstellung kann dazu beitragen, Ihre Debitorenbuchhaltungsverfahren und -praktiken zu rationalisieren. Es hilft bei der Verbesserung des Budgets und motiviert Kunden, pünktliche Zahlungen zu leisten.

Darüber hinaus stellt die Umstellung auf monatliche Zahlungen sicher, dass Ihr Kunde per Lastschrift bezahlen kann, was es einfach macht, überfällige Zahlungen einzuziehen.

Abschließende Gedanken

Effektives Debitorenmanagement ist ein Muss für jedes Unternehmen. Die einzige Möglichkeit, einen stetigen Cashflow und einen effizienten Betrieb zu gewährleisten, ist ein solides Debitorenbuchhaltungsverfahren. Die Übernahme der oben genannten Best Practices hilft Ihnen, Ihr Debitorenmanagement zu optimieren, selbst wenn Sie bereits über ein robustes System verfügen.