7 Strategie per ottimizzare la tua contabilità clienti

Le vendite esagerate potrebbero essere eccitanti e darti la sensazione di aver guadagnato un sacco di soldi. Tuttavia, nel profondo, sei consapevole che non puoi ancora riposarti poiché hai distribuito una parte di quelle vendite a credito.

Il problema con i crediti è che è necessario convertirli rapidamente in contanti. Più a lungo rimarranno inattivi, più sarà difficile riprendersi. Quando ne accumuli molti, può devastare la tua capacità di rimanere a galla.

Se vuoi saperne di più sull'ottimizzazione della gestione dei tuoi crediti, continua a leggere.

1. Identifica i difetti nelle tue procedure di raccolta

L'obiettivo è recuperare i tuoi soldi. Tuttavia, non tutte le aziende perseguono attivamente pagamenti scaduti dai clienti. Esamina la tua attuale procedura di riscossione per vedere se è necessario migliorare la garanzia di pagamenti tempestivi.

Ad esempio, potresti voler semplificare il modo in cui registri in modo che il tuo team possa vedere quali account potrebbero ricevere pagamenti e quali sono a rischio di default. Esamina le tue politiche di raccolta più da vicino per verificare se il tuo team le sta seguendo.

I ritardi di pagamento a volte derivano dal fatto che il tuo team agisce in modo non professionale, ad esempio quando trascura di inviare i follow-up e i promemoria adeguati.

Forse il tuo personale non ha le competenze per effettuare raccolte efficaci, o forse c'è un problema con il sistema di registrazione e non stanno ottenendo informazioni aggiornate.

Qualunque cosa sia, un esame approfondito delle procedure di raccolta rivelerà difetti che non dovrebbero esserci.

2. Stabilisci chiarezza nelle tue politiche creditizie

Massimizza l'efficacia delle tue polizze. Se vendi a credito, hai bisogno di linee guida per la gestione di clienti nuovi e di ritorno e clienti problematici che potrebbero avere un impatto negativo sui punteggi dei crediti.

Rendi chiare le tue politiche di credito e le pratiche di riscossione dei crediti. Tra le considerazioni più importanti ricordiamo:

• L'approccio utilizzato per determinare l'affidabilità creditizia di un cliente.
• Cosa determina il limite di credito di un cliente e quando glielo dai.
• Qual è il tuo successo nella riscossione dei crediti scaduti?

Ricorda che le politiche saranno efficaci solo se le applicherai costantemente; in caso contrario, non servono a nulla.

I tuoi team di vendita e finanza sono in prima linea nell'attuazione di queste politiche. Mantenere un programma di revisione regolare ti consentirà di identificare i difetti in anticipo e di adattarti alle nuove circostanze.

3. Assicurati di essere facile da pagare

Quando si perfeziona il processo di riscossione, la maggior parte delle aziende continua a non riconoscere il valore di fornire ai clienti opzioni di pagamento semplici e rapide.

I clienti sono unici e non tutti si sentono a proprio agio nell'usare la stessa opzione di pagamento. Fortunatamente, nulla ti impedisce di fornire molte opzioni di pagamento.

Oltre ai metodi tradizionali come bonifici e assegni, puoi accettare pagamenti tramite carte di credito, carte di debito e portafogli elettronici.

Potresti anche fare un ulteriore passo avanti e dare loro accesso a una dashboard intuitiva da cui possono monitorare i progressi e interagire con te ogni volta che vogliono.

4. Sposta la tua attenzione sui clienti, non sugli elenchi di cose da fare

Con un facile accesso a una vasta gamma di informazioni e feedback da forum Internet e siti di recensioni, la barra di accesso per apportare modifiche non è mai stata così bassa.

Ci sono solo due possibili risultati da ogni interazione con un cliente: rafforzare o indebolire la relazione. Uno dei crediti contabili più importanti da analizzare è la procedura di riscossione poiché è qui che sono a rischio i tuoi sudati guadagni e la tua relazione con il cliente.

Pertanto, perché le liste di attività, che fondamentalmente premiano il volume, dovrebbero essere il fondamento di tale sensibilizzazione cruciale? C'è sempre un mix di clienti in qualsiasi lista di lavoro; alcuni pagano subito dopo che glielo hai ricordato, e altri hanno bisogno di più aiuto pratico per onorare il loro obbligo.

Le migliori aziende stanno sfruttando questa opportunità liberando i dipendenti dall'onere della stretta aderenza agli elenchi di chiamate e attività in modo che possano avere conversazioni più approfondite con i clienti.

Ad esempio, se il 90% dei tuoi clienti paga dopo aver ricevuto un promemoria e l'altro 10% no, quanto sarebbe più produttivo il tuo personale se razionalizzassi la copertura al 90% che paga?

5. Lavora in tempo reale

Non avere le informazioni più aggiornate non è una scusa accettabile in questo secolo. Stai perdendo enormi opportunità nella gestione dei crediti se utilizzi solo fogli di calcolo, macro e formule e sottoponi la tua attività a un rischio significativo.

Quante volte il tuo team deve scusarsi con i clienti e far loro sapere che i loro pagamenti sono andati a buon fine, ma non hanno ricevuto conferma poiché i dati che stanno utilizzando sono vecchi di due o tre giorni?

Queste cose rendono i clienti meno propensi a fidarsi di un'azienda. Tuttavia, l'accesso ai dati di pagamento in tempo reale e alla cronologia dei clienti influirà davvero sulle interazioni del tuo team tra loro e con i clienti.

6. Inizia il prima possibile

Sarebbe utile se iniziassi ad applicare approcci per generare vendite e stabilire relazioni con i clienti il ​​prima possibile. Aiuterà a garantire che tu possa intraprendere azioni proattive prima che si verifichi una crisi. Per raggiungere questo obiettivo, è essenziale avere conversazioni su termini di pagamento, periodi di pagamento e sconti all'inizio del processo di vendita.

Le aziende stabiliscono i loro termini in modi distinti. A causa della maggiore necessità di un flusso di cassa costante, le startup potrebbero favorire termini di pagamento più brevi, mentre le grandi aziende possono permettersi di aspettare. I termini potrebbero anche variare in base alla cronologia di credito e di pagamento del cliente.

Ad esempio, i clienti con una comprovata esperienza di pagamento tempestivo possono ricevere vantaggi aggiuntivi, come un aumento del limite di credito e un'estensione dei termini di rimborso.

7. Scegli le tariffe mensili di routine rispetto alle fatture standard

La fatturazione mensile può aiutare a semplificare le procedure e le pratiche relative ai crediti. Aiuterà a migliorare il budget e motiverà i clienti a effettuare pagamenti tempestivi.

Inoltre, il passaggio ai pagamenti mensili garantisce che il tuo cliente possa pagare tramite addebito diretto, facilitando la riscossione dei pagamenti scaduti.

Pensieri finali

Una gestione efficace dei crediti è un must per qualsiasi azienda. L'unico modo per garantire un flusso di cassa costante e operazioni efficienti è avere una solida procedura di contabilità clienti. L'adozione delle migliori pratiche di cui sopra ti aiuterà a ottimizzare la gestione dei tuoi crediti anche se disponi già di un sistema solido.