La tua strategia senza fronzoli per la gestione dell'assenteismo dei dipendenti

L'assenteismo dei dipendenti è un problema molto reale e di grandi dimensioni per le organizzazioni.

Alcune aziende non conoscono gli impatti finanziari e operativi dell'assenteismo e quindi non dispongono degli strumenti giusti per identificare i problemi di assenteismo. Ciò significa che stanno perdendo denaro e produttività inutilmente. Ecco perché è fondamentale per le organizzazioni capire cos'è l'assenteismo dei dipendenti, cosa lo causa e come controllarlo.

Che cos'è l'assenteismo dei dipendenti?

In parole povere, l'assenteismo dei dipendenti è definito come assenza frequente dal posto di lavoro. Ma ci sono diversi tipi di assenteismo. I due diversi tipi di assenteismo sono innocenti e colpevoli . Sebbene entrambi siano costosi, l'assenteismo innocente è causato da problemi legittimi e, nella maggior parte dei casi, non può essere controllato. L'assenteismo colposo avviene senza motivo e sono sotto il controllo del dipendente.

La ricerca indica una tendenza al rialzo dell'assenteismo dei dipendenti e alcune stime mostrano che fino al 20 percento delle spese per il personale è attribuibile ad esso.

Chi ha maggiori probabilità di perdere intenzionalmente il lavoro?

La maggior parte delle aziende comprende le ragioni legittime per perdere il lavoro. Le condizioni di salute croniche causano un certo assenteismo, così come altre cause personali, inclusi problemi familiari e assistenza agli anziani o all'infanzia.

L'assenteismo intenzionale è più ambiguo. I periodi più comuni per l'assenteismo sono il lunedì, il venerdì e in prossimità di festività, eventi sportivi o festival. Le persone che hanno maggiori probabilità di perdere intenzionalmente il lavoro sono quelle che:

• Non si sentono apprezzati/riconosciuti per il loro lavoro
• Sentirsi disimpegnati dal proprio ruolo/lavoro
• Stanno uscendo (cercando un altro lavoro)
• Sono vittime di bullismo o molestie sul posto di lavoro
• Si sentono esauriti
• Avere un senso di diritto

In definitiva, questi motivi si riducono allo stress e alle esigenze personali, e spetta ai datori di lavoro identificare i problemi dietro le assenze e il modo migliore per risolverle.

6 modi per ridurre l'assenteismo sul posto di lavoro

Il lavoratore orario medio costa alle aziende statunitensi $ 2.660 in eccesso di assenteismo ogni anno. A seconda delle dimensioni della tua attività, potresti perdere da migliaia a milioni di dollari a causa dell'assenteismo. Ecco come puoi prendere in carico e ridurre l'assenteismo nella tua organizzazione.

1. Creare una politica di assenteismo dei dipendenti

Prima di affrontare la questione dell'assenteismo, dovresti sviluppare una politica globale sull'assenteismo che tutti comprendano chiaramente. Questa polizza coprirà idealmente:

• Permessi (autorizzati e non autorizzati)
• Ritardo
• Scadenze anticipate
• No-show

La ricerca ha scoperto che le politiche sull'assenteismo che includono il riconoscimento e le ricompense per essere presenti, nonché le conseguenze per l'assenteismo eccessivo sono più efficaci. Invece di avere una politica che prevede solo conseguenze negative, cerca di includere anche alcune politiche di rinforzo positive.

Una grande politica delle presenze fornirà linee guida per tutti non solo su ciò che ci si aspetta, ma anche su sanzioni e premi in merito all'assenteismo. La politica dovrebbe definire chiaramente le differenze tra assenze giustificate e non giustificate.

Un'assenza giustificata include quelle in cui:

• Il dipendente richiede anticipatamente le ferie maturate come ferie retribuite (PTO).
• Il dipendente presenta la richiesta entro un determinato periodo di tempo ragionevole prima di accettarla (idealmente un preavviso di due settimane, sebbene ciò non sia sempre possibile).
• Il permesso richiesto è approvato dal supervisore.

Le assenze ingiustificate sono quelle che non soddisfano nessuna delle linee guida sopra menzionate. Ci sono momenti in cui si verificano emergenze e la tua politica dovrebbe tenerlo conto. Ad esempio, se un dipendente subisce una malattia improvvisa o un incidente/lesione, questo non può essere controllato, quindi assicurati di avere qualcosa in atto che affronti tali casi. In questi casi, puoi richiedere ai dipendenti di fornirti un certificato medico o una prova del motivo della loro assenza.

A volte, un dipendente prezioso potrebbe incontrare difficoltà personali, forse una morte in famiglia, problemi di trasporto o un'improvvisa necessità di trasferirsi. Cerca di tenere a mente tali casi quando costruisci una politica di partecipazione completa perché queste cose possono e accadono. Non vuoi dover licenziare un dipendente per uno sfortunato evento o circostanza personale.

2. Tieni traccia delle assenze dei dipendenti

A seconda della struttura della tua azienda, tenere traccia delle assenze può essere più difficile per alcuni rispetto ad altri. Gli stabilimenti di mattoni e malta possono monitorare fisicamente quando i dipendenti stanno lavorando. Tuttavia, molte delle organizzazioni di oggi offrono lavoro a distanza o pianificazione flessibile. In effetti, il lavoro a distanza è aumentato negli ultimi 10 anni di uno sbalorditivo 91%.

Le aziende con lavoratori sul campo o remoti devono affrontare sfide uniche quando si tratta di monitorare le assenze. In queste situazioni, la tecnologia basata su cloud, il monitoraggio del tempo e la pianificazione dei turni possono salvarti la vita. La pianificazione è fondamentale per mantenere la produttività, ridurre i tassi di turnover, mantenere le operazioni senza intoppi e assistere nella gestione degli stipendi e nel monitoraggio del tempo.

Anche per gli uffici in ufficio, ci sono modi nuovi, più accurati ed efficaci per utilizzare elementi come orologi da chiosco e soluzioni di monitoraggio del tempo basate sul Web che semplificano il monitoraggio delle ore e delle assenze dei dipendenti. Anche i dipendenti no-show e no-call costano alle aziende un sacco di soldi. Se un dipendente è un lavoratore no-show/no-call, assicurati di avere un processo chiaro su come affrontarlo.

3. Affrontare le assenze ripetute (non programmate) con il dipendente

Una volta che avrai messo in atto un piano per monitorare le assenze e una politica di assenteismo, tu e i tuoi dipendenti sarete chiari su cosa possono aspettarsi da assenze ripetute e non approvate. Tieni presente che dovrai essere preparato a seguire queste procedure.

Se hai un dipendente che è storicamente puntuale ma è improvvisamente in ritardo il più delle volte, potrebbe esserci un motivo legittimo per questo. Allo stesso modo, i dipendenti che sono in genere affidabili e spesso assenti, potrebbero sperimentare qualcosa al di fuori del lavoro che sta influenzando la loro presenza.

In qualità di loro leader, spetta a te determinare se l'eccessivo assenteismo o il ritardo giustificano conseguenze (es. palese disprezzo) o se si tratta di una situazione a cui si potrebbe porre rimedio con un adeguamento alla loro programmazione (es. problemi di trasporto o assistenza all'infanzia).

4. Determina quanti sono troppi

Per capire quante assenze sono troppe, considera le medie. Al momento non ci sono requisiti PTO dal governo federale, ma molte aziende sono tenute a rispettare il Family and Medical Leave Act (FMLA) che fornisce fino a 12 settimane di congedo non retribuito.

Sebbene non ci siano requisiti federali per la PTO, 11 stati e il Distretto di Columbia richiedono che alcune aziende forniscano un congedo per malattia retribuito ai propri dipendenti.

I dati più recenti del CDC mostrano che gli adulti di età compresa tra 18 e 64 anni hanno perso in media quattro giorni di lavoro rispetto all'anno precedente. Il BLS riporta che oltre la metà dei datori di lavoro fornisce da cinque a nove giorni di congedo per malattia retribuito dopo un anno di servizio, un quarto offre meno di cinque giorni e un altro quarto offre più di 10 all'anno. A seconda delle dimensioni della tua organizzazione, questi numeri possono aiutarti a determinare quante assenze sono troppe per la tua attività specifica.

5. Creare un piano d'azione per i recidivi

Quando si dispone di una politica di assenteismo, è importante attenersi ad essa. L'eccessivo assenteismo non costa solo in dollari. La ricerca mostra che fino al 36,6% della produttività viene perso a causa di assenze non pianificate. Questo influenzerà sicuramente il morale dei dipendenti.

Per i trasgressori abituali, un piano d'azione potrebbe essere:

• Prima infrazione: avvertimento verbale
• Seconda infrazione: ammonimento verbale con ammonimento scritto che spiega le conseguenze di un'altra assenza
• Terzo reato: congedo o licenziamento non retribuito

È importante che tu, il supervisore o il dipartimento delle risorse umane conservi registri accurati di tutti questi reati e delle azioni corrispondenti che vengono intraprese. È anche importante assicurarsi che tutti siano trattati con le stesse aspettative e conseguenze. Questo non solo aiuta a controllare l'eccessivo assenteismo, ma anche il morale dell'azienda.

Dovresti anche essere sicuro di essere pronto a seguire le procedure descritte. Naturalmente, non è una cosa comoda dover licenziare qualcuno, ma a volte è essenziale per il miglioramento dell'azienda e del morale generale dei dipendenti.

6. Elogia i dipendenti che tornano in carreggiata

La lode e il riconoscimento per un "ottimo lavoro" sono apprezzati dai lavoratori, naturalmente, ma questi elogi generali non affrontano in modo specifico la loro puntualità.

Piuttosto che commentare positivamente in generale, cerca di essere più specifico: mi piace quanto sei stato affidabile. È fantastico poter contare sulla tua presenza qui. Mi piace il fatto che tu sia sempre puntuale.

Queste affermazioni rafforzano un'azione specifica che, secondo la psicologa Carol Dweck, è molto più efficace nel motivare e ispirare le persone.

Modello di politica di presenza dei dipendenti

Una politica delle presenze non deve essere complessa e complicata, piena di gergo legale e delle risorse umane. Un semplice esempio è qualcosa del genere:

Politica di presenza

Una buona frequenza è essenziale per ogni lavoro e dimostra un atteggiamento responsabile e professionale. Al contrario, le assenze ingiustificate o eccessive sono reati gravi.

Si prega di seguire queste linee guida in caso di assenza:

• Il tuo supervisore diretto dovrebbe essere informato di tutte le assenze previste il prima possibile: è preferibile un preavviso di due settimane.
• La notifica di assenze impreviste dovrebbe essere data il prima possibile, ma almeno un'ora prima dell'inizio del turno.
• Se non è possibile dare un preavviso, si prega di parlare con il proprio supervisore e le risorse umane il prima possibile. Vorremo sapere perché non hai potuto dare preavviso.
• Se non rientri al lavoro dopo un congedo programmato o sei assente senza preavviso per due giorni lavorativi consecutivi, presumeremo che tu abbia abbandonato il tuo lavoro e ti invieremo una lettera di cessazione del rapporto di lavoro.

Nessuna regola definita può essere stabilita per disciplinare la disciplina per assenteismo eccessivo o ritardo. Le circostanze individuali e le richieste di lavoro differiscono. Pertanto, ci riserviamo il diritto di punirti per assenteismo o ritardo eccessivo ogni volta che determiniamo che le tue assenze o ritardi, se non protetti dalla legge, sono irragionevolmente dirompenti per il nostro lavoro o dannosi per le operazioni efficienti o il morale dei dipendenti.

Rendi conto della tua cultura del posto di lavoro

Al giorno d'oggi sentiamo molto parlare di cose come l'equilibrio tra lavoro e vita privata, il benessere dei dipendenti e la cultura aziendale.

Questo perché avere un ambiente di lavoro sano che promuova il benessere generale è effettivamente utile per i profitti delle aziende. I lavoratori felici sono più produttivi, quindi se stai assistendo a un calo del morale, del coinvolgimento e della presenza dei dipendenti, potrebbe essere un buon momento per dare un'occhiata alla tua cultura sul posto di lavoro.

• Stai guardando i tuoi dipendenti come esseri umani con problemi reali?
• Stai parlando con loro per sapere se stanno bene?
• Hai un modo semplice e comodo per i dipendenti di condividere problemi di bullismo o molestie sul lavoro?
• Si sentono a loro agio a parlare con te?
• Stai ricevendo feedback da loro sui modi per migliorare il posto di lavoro?

Quando i tuoi dipendenti si sentono parte di qualcosa di più grande di loro e sono importanti per la tua azienda, sarà più probabile che diano il meglio di sé. Invece di trovare scuse per perdere il lavoro, abbracceranno il ruolo che ricoprono nella tua organizzazione perché ritengono che sia importante e non solo un modo per guadagnare uno stipendio.

Mantieni le cose semplici

Ricorda che la tua politica di presenza non deve essere così complicata che nessuno può capirla né deve essere prepotente. La coerenza e la semplicità possono fare molto.

Assicurati che sia incluso nel manuale del dipendente e distribuito in tutto il posto di lavoro in modo che tutti siano chiari sulle aspettative che hai per la loro presenza. Garantire che tutti i supervisori siano chiari anche sulle aspettative e le conseguenze associate alle assenze. Se hai un supervisore o un team leader che sta andando "secondo le regole" e un altro che tende a lasciar scorrere le cose, rischi di creare un ambiente di sfiducia e incoerenza.

Conclusione

Sebbene non possiamo eliminare completamente l'assenteismo, è chiaramente un problema che la maggior parte delle aziende deve affrontare. Con la pianificazione, la comunicazione, la trasparenza e la responsabilità, la tua azienda può migliorare significativamente la produttività e l'efficienza assicurando che le tue persone non solo vengano al lavoro quando dovrebbero, ma si godano anche il tempo che trascorrono lì.

Un altro modo meno convenzionale per affrontare l'assenteismo dei dipendenti è introdurre un programma PTO illimitato nel tuo ufficio. Scopri come potresti trarre vantaggio da un cambiamento di politica oggi.