직원 결근 관리를 위한 실용적인 전략

직원 결근은 조직에 매우 현실적이고 큰 문제입니다.

일부 회사는 결근이 재정 및 운영에 미치는 영향을 알지 못하므로 결근 문제를 식별할 적절한 도구가 없습니다. 이것은 그들이 불필요하게 돈과 생산성을 잃고 있음을 의미합니다. 그렇기 때문에 조직에서 직원의 결근이 무엇인지, 원인이 무엇인지, 어떻게 제어해야 하는지 이해하는 것이 중요합니다.

직원 결근이란 무엇입니까?

간단히 말해서, 직원 결근은 직장에서 빈번한 결근으로 정의됩니다. 그러나 결근에는 여러 유형이 있습니다. 결석의 두 가지 다른 유형은 결석과 유죄 입니다 . 둘 다 비용이 많이 들지만 무고한 결근은 합법적인 문제로 인해 발생하며 대부분의 경우 통제할 수 없습니다. 책임 있는 결근은 이유 없이 발생하며 직원이 통제할 수 있습니다.

연구에 따르면 직원의 결근이 증가하는 추세이며 일부 추정에 따르면 급여 비용의 최대 20%가 이로 인해 발생합니다.

의도적으로 결근할 가능성이 가장 높은 사람은 누구입니까?

대부분의 회사는 결근의 정당한 이유를 이해합니다. 만성적인 건강 상태는 결근을 야기할 뿐만 아니라 가족 문제, 노인 또는 육아를 포함한 기타 개인적인 원인을 야기합니다.

의도적인 결근은 더 모호합니다. 결근의 가장 일반적인 시간은 월요일, 금요일 및 공휴일, 스포츠 행사 또는 축제 기간입니다. 의도적으로 결근할 가능성이 가장 높은 개인은 다음과 같습니다.

• 그들의 일에 대해 감사/인정을 받지 않음
• 자신의 역할/직장에서 소외감을 느낀다
• 나가는 길에 (다른 직업을 찾고 있습니다)
• 직장에서 따돌림을 당하거나 괴롭힘을 당하는 경우
• 불타버린 기분
• 권리의식을 가져라

궁극적으로 이러한 이유는 스트레스와 개인적인 필요로 귀결되며 결근 이면의 문제와 해결 방법을 파악하는 것은 고용주에게 달려 있습니다.

직장 결근을 줄이는 6가지 방법

평균 시간당 근로자는 미국 기업에서 매년 초과 결근으로 $2,660의 비용을 지출합니다. 비즈니스 규모에 따라 결근으로 인해 수천에서 수백만 달러의 손실을 입을 수 있습니다. 다음은 조직의 결근을 책임지고 줄일 수 있는 방법입니다.

1. 직원 결근 정책 만들기

결근 문제를 다루기 전에 모든 사람이 명확하게 이해할 수 있는 포괄적인 결근 정책을 개발해야 합니다. 이 정책은 이상적으로 다음을 포함합니다.

• 잎(승인 및 비인가)
• 지각
• 조기 퇴근
• 노쇼

연구에 따르면 출석에 대한 인정과 보상, 과도한 결근에 대한 결과를 포함하는 결근 정책이 더 효과적입니다. 부정적인 결과만 제공하는 정책보다 긍정적인 강화 정책도 포함시키십시오.

훌륭한 출석 정책은 기대되는 것뿐만 아니라 결석에 대한 벌칙 및 보상에 대한 지침을 모든 사람에게 제공할 것입니다. 정책은 정당한 결석과 무단 결석의 차이를 명확하게 정의해야 합니다.

정당한 결석에는 다음이 포함됩니다.

• 직원이 유급 휴가(PTO)로 누적된 휴가를 미리 요청합니다.
• 직원은 요청을 받기 전에 지정된 합리적인 기간 내에 요청합니다(항상 가능한 것은 아니지만 이상적으로는 2주 통지).
• 요청한 휴가는 감독관이 승인합니다.

무단 결석은 위에 언급된 지침을 충족하지 않는 결석입니다. 긴급 상황이 발생하는 경우 정책이 이를 허용해야 합니다. 예를 들어 직원이 갑작스러운 질병이나 사고/부상을 당한 경우 이를 통제할 수 없으므로 그러한 경우를 해결할 수 있는 조치를 마련해야 합니다. 이러한 경우 직원에게 의사의 진단서나 결석 사유에 대한 증거를 제공하도록 요구할 수 있습니다.

때로는 소중한 직원이 개인적인 어려움, 가족의 죽음, 교통 문제 또는 갑작스러운 이사의 필요성을 겪을 수 있습니다. 이러한 일이 일어날 수 있고 실제로 일어나기 때문에 포괄적인 출석 정책을 수립할 때 이러한 경우를 염두에 두십시오. 불행한 개인적인 사건이나 상황으로 인해 직원을 해고하고 싶지는 않습니다.

2. 직원 부재를 추적

회사의 구조에 따라 결석을 추적하는 것이 다른 사람보다 더 어려울 수 있습니다. 오프라인 시설은 직원이 일하는 시간을 물리적으로 모니터링할 수 있습니다. 그러나 오늘날 많은 조직에서 원격 근무나 유연한 일정을 제공하고 있습니다. 실제로 원격 근무는 지난 10년 동안 무려 91%나 증가했습니다.

현장 작업자 또는 원격 작업자가 있는 회사는 부재 추적과 관련하여 고유한 문제에 직면합니다. 이러한 상황에서 클라우드 기반, 시간 추적 및 교대 일정 기술은 생명을 구할 수 있습니다. 일정은 생산성 유지, 이직률 감소, 원활한 운영 유지, 급여 및 시간 추적 지원에 매우 중요합니다.

사무실 내 시설의 경우에도 직원의 근무 시간 및 부재를 간단히 추적할 수 있는 웹 기반 시간 추적 솔루션 및 키오스크 시계와 같은 것을 사용하는 새롭고 더 정확하고 효과적인 방법이 있습니다. 노쇼(No-Show) 및 노콜(No-call) 직원은 회사에도 많은 비용을 초래합니다. 직원이 노쇼(no-show)/노콜(no-call) 근로자인 경우 이를 처리하는 방법에 대한 명확한 프로세스가 있는지 확인하십시오.

3. 직원과 반복(예정되지 않은) 결석 처리

결석을 모니터링할 계획과 결근 정책이 마련되면 귀하와 귀하의 직원은 승인되지 않은 반복적인 결석에 대해 예상할 수 있는 사항에 대해 명확하게 알 수 있습니다. 이러한 절차를 수행할 준비가 되어 있어야 함을 명심하십시오.

역사적으로 시간을 엄수했지만 갑자기 더 자주 지각하는 직원이 있다면 정당한 이유가 있을 수 있습니다. 마찬가지로, 자주 결석하는 일반적으로 신뢰할 수 있는 직원은 업무 외적으로 자신의 존재에 영향을 미치는 무언가를 경험할 수 있습니다.

리더로서 과도한 결근이나 지각이 결과를 보장하는지(즉, 노골적인 무시) 또는 일정 조정(예: 교통편 또는 보육 문제)으로 해결될 수 있는 상황인지 결정하는 것은 귀하에게 달려 있습니다.

4. 얼마나 많은 것이 너무 많은지 확인

결석이 얼마나 많은지 알아내려면 평균을 고려하십시오. 현재 연방 정부의 PTO 요구 사항은 없지만 많은 회사에서 최대 12주의 무급 휴가를 제공하는 가족 및 의료 휴가법(FMLA)을 준수해야 합니다.

PTO에 대한 연방 요구 사항은 없지만 11개 주와 컬럼비아 특별구에서는 특정 회사가 직원에게 유급 병가를 제공하도록 요구하고 있습니다.

CDC의 가장 최근 데이터에 따르면 18세에서 64세 사이의 성인은 전년도에 비해 평균 4일의 결근을 했습니다. BLS는 고용주의 절반 이상이 1년 근속 후 5~9일의 유급 병가를 제공하고, 분기는 5일 미만을 제공하고, 다른 분기는 연간 10일 이상을 제공한다고 보고합니다. 조직의 규모에 따라 이 숫자는 특정 비즈니스에 너무 많은 결석이 얼마나 많은지 결정하는 데 도움이 될 수 있습니다.

5. 상습범을 위한 행동 계획 수립

부재자 정책이 있는 경우 이를 준수하는 것이 중요합니다. 과도한 결근은 비용으로만 발생하는 것이 아닙니다. 연구에 따르면 계획되지 않은 결근으로 인해 생산성의 36.6%가 손실됩니다. 이것은 분명히 직원의 사기에 영향을 미칩니다.

상습범의 경우 행동 계획은 다음과 같습니다.

• 첫 번째 위반: 구두 경고
• 두 번째 위반: 또 다른 결석의 결과를 설명하는 서면 경고와 함께 구두 경고
• 세 번째 위반: 무급 휴가 또는 해고

귀하 또는 감독자 또는 HR 부서는 이러한 모든 위반 행위 및 취해진 해당 조치에 대한 정확한 기록을 유지하는 것이 중요합니다. 모든 사람이 동일한 기대와 결과로 대우받는지 확인하는 것도 중요합니다. 이는 과도한 결근을 통제하는 데 도움이 될 뿐만 아니라 회사 사기에도 도움이 됩니다.

또한 설명된 절차를 따를 준비가 되어 있는지 확인해야 합니다. 물론 누군가를 해고해야 한다는 것은 편안한 일이 아니지만 때로는 회사의 발전과 전체 직원의 사기를 위해 필수적입니다.

6. 정상 궤도에 오른 직원을 칭찬하라

"훌륭한 직업"에 대한 칭찬과 인정은 당연히 직원들에게 높이 평가되지만 이러한 포괄적인 칭찬은 실제로 시간 엄수를 구체적으로 다루지 않습니다.

일반적으로 긍정적인 말을 하기보다는 좀 더 구체적 으로 말하세요. 당신이 얼마나 믿음직스러웠는지 좋아합니다. 당신이 여기 있다는 것을 믿을 수 있다는 것은 대단한 일입니다. 나는 당신이 항상 정시에 있다는 사실을 좋아합니다.

이러한 진술은 심리학자 Carol Dweck이 사람들에게 동기를 부여하고 영감을 주는 데 훨씬 더 효과적이라고 말하는 특정 행동을 강화합니다.

직원 출석 정책 템플릿

출석 정책은 복잡하고 복잡할 필요가 없으며 법률 및 HR 전문 용어로 가득 차 있습니다. 간단한 예는 다음과 같습니다.

출석 정책

출석률을 높이는 것은 모든 작업에 필수적이며 책임감 있고 전문적인 태도를 보여줍니다. 반대로, 무단 결석이나 과도한 결석은 심각한 범죄입니다.

결석 시 다음 지침을 따르십시오.

• 귀하의 직속 상사는 모든 예상 결석을 가능한 한 빨리 알려야 합니다. 2주 전에 통지하는 것이 좋습니다.
• 예상치 못한 결석은 가능한 한 빨리 알려야 하지만 교대 근무가 시작되기 최소 1시간 전에 알려야 합니다.
• 사전에 통지할 수 없는 경우에는 가능한 한 빨리 상사 및 인사부와 상의하십시오. 통지할 수 없는 이유를 알고 싶습니다.
• 예정된 휴가 이후에 직장에 복귀하지 않거나 2일 연속으로 예고 없이 결근할 경우, 퇴사한 것으로 간주하여 고용 종료 문자를 보내드립니다.

과도한 결근이나 지각에 대한 징계를 규정하는 명확한 규칙은 수립되지 않았습니다. 개인의 상황과 업무 요구 사항이 다릅니다. 따라서 당사는 법률에 의해 보호되지 않는 경우 귀하의 결근 또는 지각이 당사 업무에 부당하게 방해가 되거나 효율적인 운영 또는 직원 사기에 해롭다고 판단되는 경우 언제든지 과도한 결근 또는 지각에 대해 귀하를 징계할 권리를 보유합니다.

직장 문화에 대한 설명

우리는 요즘 일과 삶의 균형, 직원 복지, 회사 문화와 같은 것에 대해 많이 듣습니다.

전반적인 웰빙을 촉진하는 건강한 작업 환경을 갖는 것이 실제로 회사의 수익에 도움이 되기 때문입니다. 행복한 직원은 더 생산적이므로 직원의 사기, 참여도 및 존재감이 저하되는 경우 직장 문화를 살펴보는 것이 좋습니다.

• 직원을 실제 문제가 있는 인간으로 보고 있습니까?
• 당신은 그들이 잘 지내고 있는지 알아보기 위해 그들과 이야기하고 있습니까?
• 직원들이 직장에서 따돌림 또는 괴롭힘 문제를 공유할 수 있는 쉽고 편안한 방법이 있습니까?
• 그들은 당신과 이야기하는 것이 편안하다고 느끼나요?
• 직장을 더 좋게 만드는 방법에 대한 피드백을 받고 있습니까?

직원들이 자신이 자신보다 더 큰 무언가의 일부라고 느끼고 회사에 중요하다고 느낄 때 최선을 다할 가능성이 더 큽니다. 결근에 대한 변명을 찾는 대신, 그들은 급여를 받는 방법이 아니라 중요하다고 느끼기 때문에 조직에서 맡은 역할을 포용할 것입니다.

단순하게 유지

출석 정책이 너무 복잡해서 아무도 이해할 수 없을 정도로 복잡할 필요도 없고 지나치게 위압적일 필요도 없음을 기억하십시오. 일관성과 단순성은 먼 길을 갈 수 있습니다.

직원 핸드북에 포함시키고 직장 전체에 배포하여 모든 사람이 출석에 대한 기대치를 명확히 알 수 있도록 하십시오. 모든 감독자는 결석과 관련된 기대와 결과에 대해서도 명확하게 알고 있어야 합니다. 한 명의 감독자나 팀 리더가 "책에 의거하여" 일을 미루는 경향이 있다면 불신과 불일치의 환경을 조성할 위험이 있습니다.

결론

결근을 완전히 없앨 수는 없지만 대부분의 회사가 직면한 문제는 분명합니다. 계획, 커뮤니케이션, 투명성 및 책임을 통해 직원이 근무해야 할 때 출근할 뿐만 아니라 근무 시간을 즐길 수 있도록 하여 생산성과 효율성을 크게 향상할 수 있습니다.

직원 결근을 처리하는 또 다른 덜 일반적인 방법은 사무실에 무제한 PTO 프로그램을 도입하는 것입니다. 지금 정책 변화를 통해 어떤 이점을 얻을 수 있는지 확인하십시오.