従業員の欠勤を管理するためのナンセンスな戦略

従業員の欠勤は、組織にとって非常に現実的で大きな問題です。

一部の企業は、欠勤が財務および業務に与える影響を認識していないため、欠勤の問題を特定するための適切なツールを導入していません。 これは、彼らが不必要にお金と生産性を失っていることを意味します。 そのため、組織は従業員の欠勤とは何か、その原因は何か、それを制御する方法を理解することが重要です。

従業員の欠勤とは何ですか？

簡単に言えば、従業員の欠勤とは、職場を頻繁に欠勤することと定義されています。 しかし、欠勤にはさまざまな種類があります。 欠勤には 2 つの異なるタイプがあり、無実で有罪です。 どちらも費用がかかりますが、無実の欠勤は正当な問題が原因であり、ほとんどの場合、制御することはできません. 過失は理由なく発生し、従業員の管理下にあります。

調査によると、従業員の欠勤が増加傾向にあることが示されており、人件費の 20% が欠勤によるものであるとの推定もあります。

意図的に欠勤する可能性が最も高いのは誰ですか?

ほとんどの企業は、仕事を休む正当な理由を理解しています。 慢性的な健康状態は、家族の問題や高齢者や育児などの個人的な理由だけでなく、欠勤の原因にもなります。

意図的な欠勤はもっとあいまいです。 欠勤の最も一般的な時間は、月曜日、金曜日、および休日、スポーツ イベント、またはお祭りの前後です。 意図的に仕事を休む可能性が最も高いのは、次のような人です。

• 自分の仕事が評価されている/認められていると感じない
• 自分の役割/仕事から離れていると感じる
• 離職中（別の仕事を探している）
• 職場でいじめや嫌がらせを受けている
• 燃え尽きた感じ
• 権利意識を持つ

最終的に、これらの理由はストレスと個人的なニーズに要約されます。欠勤の背後にある問題と、それらを解決する最善の方法を特定するのは雇用主次第です。

職場で欠勤を減らす6つの方法

平均的な時給労働者は、毎年米国企業に 2,660 ドルの過剰欠勤を負わせています。 ビジネスの規模にもよりますが、欠勤によって数千ドルから数百万ドルの損失を被る可能性があります。 組織内で責任を持って欠勤を減らす方法は次のとおりです。

1. 従業員欠勤ポリシーを作成する

欠勤の問題に取り組む前に、誰もが明確に理解できる包括的な欠勤ポリシーを作成する必要があります。 このポリシーは、理想的には以下をカバーします。

• 休暇（許可および不許可）
• 遅刻
• 早期退勤
• 何の番組はありません

研究によると、出席に対する認識と報酬、および過度の欠勤の結果を含む欠勤ポリシーがより効果的であることがわかっています。 否定的な結果だけを提供するポリシーを持つのではなく、いくつかの肯定的な強化ポリシーも含めるようにしてください。

優れた出席ポリシーは、期待されることだけでなく、欠勤に関する罰則や報酬についてもガイドラインを提供します。 ポリシーでは、正当な理由による欠勤と無断の欠勤の違いを明確に定義する必要があります。

免除された欠席には、次の場合が含まれます。

• 従業員は、有給休暇 (PTO) として発生した休暇を事前に要求します。
• 従業員は、要求を受ける前に、指定された合理的な期間内に要求を行います (理想的には 2 週間前の通知ですが、これは常に可能ではありません)。
• 要求された休暇は上司によって承認されます。

無断欠席とは、上記のガイドラインのいずれにも該当しない欠席のことです。 緊急事態が発生する場合があり、ポリシーでそれを許可する必要があります。 たとえば、従業員が突然の病気や事故/怪我を経験した場合、これを制御することはできないため、そのような場合に対処するための何かを用意してください. このような場合、従業員に医師の診断書または欠勤の理由を証明するものを提供するよう求めることができます。

時には、貴重な従業員が、家族の死、交通機関の問題、または突然の転居の必要性など、個人的な困難を経験することがあります。 これらのことは起こり得るし、実際に起こるので、包括的な出席ポリシーを構築するときは、そのような例を念頭に置いてください. 不幸な個人的な出来事や状況のために従業員を解雇する必要はありません。

2. 従業員の欠勤を追跡する

会社の構造によっては、欠勤を追跡することが他の人よりも難しい場合があります。 従来型の施設は、従業員がいつ働いているかを物理的に監視できます。 ただし、今日の組織の多くは、リモート ワークまたは柔軟なスケジューリングのいずれかを提供しています。 実際、リモート ワークは過去 10 年間で 91% も増加しています。

現場またはリモート ワーカーを持つ企業は、欠勤の追跡に関して特有の課題に直面します。 このような状況では、クラウドベースの時間追跡およびシフト スケジューリング テクノロジが命の恩人になる可能性があります。 スケジューリングは、生産性を維持し、離職率を下げ、業務を円滑に進め、給与計算と時間追跡を支援するために重要です。

オフィス内の施設であっても、キオスク時計や、従業員の勤務時間や不在の追跡を簡素化する Web ベースの時間追跡ソリューションなどを使用する、より正確で効果的な新しい方法があります。 ノーショーおよびノー​​コールの従業員は、企業にも多額の費用を負担させます。 従業員がノーショー/ノーコールの従業員である場合は、それに対処する方法について明確なプロセスがあることを確認してください。

3. 従業員との繰り返しの (予定外の) 欠勤に対応する

欠勤と欠勤ポリシーを監視するための計画が整ったら、あなたとあなたの従業員は、承認されていない欠勤が繰り返された場合に何を期待できるかを明確にすることができます。 これらの手順を実行するには、準備が必要になることに注意してください。

歴史的に時間厳守である従業員が突然遅刻することが多い場合は、正当な理由がある可能性があります。 同様に、通常は信頼でき、頻繁に欠勤する従業員は、仕事以外で自分の存在に影響を与える何かを経験している可能性があります。

彼らのリーダーであるあなたは、過度の欠勤や遅刻が結果に値するかどうか (つまり、露骨な無視)、またはスケジュールを調整することで改善できる状況かどうか (つまり、交通機関や育児の問題) を判断する責任があります。

4. 多すぎる数を判断する

多すぎる欠勤の数を把握するには、平均を考慮してください。 現在、連邦政府からの PTO 要件はありませんが、多くの企業は、最大 12 週間の無給休暇を提供する家族医療休暇法 (FMLA) を遵守する必要があります。

PTO に関する連邦政府の要件はありませんが、11 の州とコロンビア特別区では、特定の企業が従業員に有給の病気休暇を提供することを義務付けています。

CDC の最新のデータによると、18 歳から 64 歳までの成人は、前年より平均 4 日間仕事を休んでいます。 BLS の報告によると、雇用主の半数以上が 1 年間の勤務後に 5 日から 9 日の有給病気休暇を提供し、四半期は 5 日未満、別の四半期は年間 10 日以上を提供しています。 組織の規模に応じて、これらの数値は、特定のビジネスにとって多すぎる欠勤の数を判断するのに役立ちます。

5. 再犯者のための行動計画を作成する

欠勤ポリシーがある場合は、それを守ることが重要です。 過度の欠勤は、金銭的な損失だけではありません。 研究によると、予定外の欠勤によって生産性の 36.6% が失われていることが示されています。 これは、従業員のモラルに影響を与えることは間違いありません。

常習犯の場合、行動計画は次のようになります。

• 初犯:口頭での警告
• 2 回目の違反:別の欠席の結果を説明する書面による警告を含む口頭での警告
• 3 回目の違反:無給休暇または解雇

あなた、監督者、または人事部門は、これらすべての違反と、それに対応して取られた措置の正確な記録を保持することが重要です。 誰もが同じ期待と結果で扱われるようにすることも重要です。 これは、過度の欠勤を抑えるだけでなく、会社の士気にも役立ちます。

また、概説された手順をフォローアップする準備ができていることを確認する必要があります。 もちろん、誰かを解雇しなければならないことは快適なことではありませんが、会社と従業員全体の士気を向上させるために不可欠な場合もあります。

6.軌道に乗った従業員を称賛する

「素晴らしい仕事」に対する賞賛と評価は、当然のことながら労働者に高く評価されますが、これらの包括的な賞賛は、時間厳守について具体的に言及しているわけではありません。

一般的に肯定的に発言するのではなく、より具体的に言うようにしてください。あなたの信頼性がとても気に入っています。 あなたがここにいることを頼りにできることは素晴らしいことです。 私はあなたがいつも時間通りにいるという事実が大好きです.

これらの声明は、心理学者のキャロル・ドウェックが、人々のやる気を起こさせ、刺激を与えるのにはるかに効果的であると述べている特定の行動を強化します.

従業員出席ポリシー テンプレート

勤怠ポリシーは、複雑で複雑で、法律や人事の専門用語でいっぱいである必要はありません。 簡単な例は次のようなものです。

出席ポリシー

十分な出席は、すべての仕事に不可欠であり、責任あるプロフェッショナルな態度を示します。 逆に、無断欠席や過度の欠席は重大な犯罪です。

欠席するときは、次のガイドラインに従ってください。

• 直属の上司には、予想されるすべての欠席をできるだけ早く通知する必要があります。2 週間前の通知が望ましいです。
• 予定外の欠勤の通知は、できるだけ早く、ただしシフト開始の少なくとも 1 時間前に行う必要があります。
• 事前に通知できない場合は、できるだけ早く上司および人事部に相談してください。 あなたが通知できなかった理由を知りたいと思います。
• 予定された休暇の後に仕事に戻らなかった場合、または 2 日間連続して無断欠勤した場合、当社はあなたが仕事を放棄したとみなし、雇用終了の手紙を送付します。

過度の欠勤や遅刻に対する規律を管理するための明確なルールを確立することはできません。 個々の状況と仕事の要求は異なります。 したがって、法律で保護されていない場合、あなたの欠勤または遅刻が私たちの仕事を不当に混乱させたり、効率的な業務や従業員の士気に有害であると判断した場合はいつでも、私たちはあなたを過度の欠勤または遅刻に対して懲戒する権利を留保します.

職場の文化について説明する

最近、ワーク ライフ バランス、従業員の福利厚生、企業文化などについてよく耳にします。

それは、全体的な幸福を促進する健全な職場環境を持つことが、実際に企業の収益に役立つからです。 幸せな従業員はより生産的であるため、従業員の士気、エンゲージメント、プレゼンスの低下が見られる場合は、職場の文化を見直す良い機会かもしれません。

• 従業員を、実際の問題を抱えた人間として見ていますか?
• 彼らが大丈夫かどうかを知るために彼らと話していますか？
• 従業員が職場でのいじめや嫌がらせの問題を共有するための簡単で快適な方法はありますか?
• 彼らはあなたと話すことを快適に感じますか?
• 職場をより良くする方法について、彼らからフィードバックを得ていますか?

従業員が、自分よりも大きなものの一部であり、会社にとって重要であると感じている場合、ベストを尽くす可能性が高くなります。 仕事を休む言い訳を見つける代わりに、彼らはあなたの組織での役割を受け入れるでしょう。

物事をシンプルに保つ

出席ポリシーは、誰も理解できないほど複雑である必要はなく、威圧的である必要もないことを忘れないでください。 一貫性とシンプルさは大いに役立ちます。

従業員ハンドブックに記載し、職場全体に配布して、出席に対するあなたの期待を全員が明確に理解できるようにしてください。 すべての監督者が、欠勤に関連する期待と結果についても明確であることを確認してください。 監督者またはチーム リーダーの 1 人が「帳簿どおり」に進み、別の監督者が物事を滑らせがちな場合、不信と矛盾の環境を作り出すリスクがあります。

結論

欠勤を完全になくすことはできませんが、ほとんどの企業が直面している問題であることは明らかです。 計画、コミュニケーション、透明性、および説明責任により、会社は従業員が出勤すべきときに出勤するだけでなく、そこで過ごす時間を楽しむことさえできるようにすることで、生産性と効率を大幅に向上させることができます。

従業員の欠勤に対処するもう 1 つのあまり一般的でない方法は、オフィスに無制限の PTO プログラムを導入することです。 今日のポリシーの変更からどのように利益が得られるかをご覧ください。