Twoja bezsensowna strategia zarządzania absencją pracowników

Absencja pracowników to bardzo realny, duży problem dla organizacji.

Niektóre firmy nie znają finansowych i operacyjnych skutków nieobecności, a zatem nie mają odpowiednich narzędzi do identyfikowania problemów związanych z nieobecnością. Oznacza to, że niepotrzebnie tracą pieniądze i produktywność. Dlatego tak ważne jest, aby organizacje zrozumiały, czym jest absencja pracowników, co ją powoduje i jak ją kontrolować.

Co to jest absencja pracownicza?

Mówiąc najprościej, absencja pracowników jest definiowana jako częsta nieobecność w miejscu pracy. Ale istnieją różne rodzaje absencji. Te dwa różne rodzaje nieobecności są niewinne i zawinione . Chociaż obie są kosztowne, niewinna absencja jest spowodowana uzasadnionymi problemami iw większości przypadków nie może być kontrolowana. Zawinione nieobecności zdarzają się bez przyczyny i pozostają pod kontrolą pracownika.

Badania wskazują na tendencję wzrostową absencji pracowników, a niektóre szacunki pokazują, że jest to spowodowane aż 20 procentami kosztów wynagrodzeń.

Kto najprawdopodobniej celowo przegapi pracę?

Większość firm rozumie uzasadnione powody, dla których brakuje pracy. Przewlekłe schorzenia powodują pewną absencję, a także inne przyczyny osobiste, w tym problemy rodzinne i opiekę nad osobami starszymi lub dziećmi.

Zamierzona absencja jest bardziej niejednoznaczna. Najczęstsze czasy nieobecności to poniedziałki, piątki, święta, wydarzenia sportowe lub festiwale. Osoby, które najprawdopodobniej celowo tęsknią za pracą, to te, które:

• Nie czuj się doceniony/doceniony za swoją pracę
• Poczuj się oderwany od swojej roli/pracy
• Wychodzą (szukają innej pracy)
• są prześladowane lub nękane w miejscu pracy;
• Czujesz się wypalony
• Miej poczucie uprawnień

Ostatecznie te powody sprowadzają się do stresu i osobistych potrzeb, a pracodawcy muszą określić problemy związane z nieobecnościami i jak najlepiej je rozwiązać.

6 sposobów na ograniczenie absencji w miejscu pracy

Przeciętny pracownik na godzinę kosztuje amerykańskie firmy 2660 dolarów nadwyżki absencji każdego roku. W zależności od wielkości firmy możesz tracić od tysięcy do milionów dolarów z powodu nieobecności. Oto, jak możesz przejąć kontrolę i zmniejszyć absencję w swojej organizacji.

1. Stwórz politykę absencji pracowników

Zanim zajmiesz się kwestią absencji, powinieneś opracować kompleksową politykę absencji, którą wszyscy jasno rozumieją. Polityka ta w idealnym przypadku obejmie:

• Urlopy (autoryzowane i nieautoryzowane)
• Opieszałość
• Wczesne wymeldowanie
• Nie pojawienia się

Badania wykazały, że strategie dotyczące absencji, które obejmują uznanie i nagrody za obecność, a także konsekwencje nadmiernej absencji, są bardziej skuteczne. Zamiast mieć politykę, która przewiduje tylko negatywne konsekwencje, spróbuj również uwzględnić pozytywne polityki wzmacniające.

Wspaniała polityka frekwencji zapewni wszystkim wytyczne dotyczące nie tylko tego, czego się oczekuje, ale także kar i nagród związanych z absencją. Polityka powinna jasno określać różnice między nieobecnościami usprawiedliwionymi i nieusprawiedliwionymi.

Usprawiedliwiona nieobecność obejmuje te, w których:

• Pracownik prosi z góry o czas wolny, który został naliczony jako płatny czas wolny (PTO).
• Pracownik składa wniosek w określonym, rozsądnym terminie przed jego przyjęciem (najlepiej z dwutygodniowym wyprzedzeniem, chociaż nie zawsze jest to możliwe).
• Żądany czas wolny jest zatwierdzany przez przełożonego.

Nieusprawiedliwione nieobecności to takie, które nie spełniają żadnej z powyższych wytycznych. Są chwile, kiedy zdarzają się sytuacje awaryjne i Twoja polityka powinna na to pozwalać. Na przykład, jeśli pracownik doświadcza nagłej choroby lub wypadku / urazu, nie można tego kontrolować, więc upewnij się, że masz coś na miejscu, które rozwiązuje takie przypadki. W takich przypadkach możesz wymagać od pracowników przedstawienia zaświadczenia lekarskiego lub dowodu przyczyny ich nieobecności.

Czasami cenny pracownik może doświadczyć osobistych trudności, na przykład śmierci rodziny, problemów z transportem lub nagłej potrzeby przeprowadzki. Staraj się pamiętać o takich przypadkach podczas tworzenia kompleksowej polityki obecności, ponieważ takie rzeczy mogą się zdarzyć i zdarzają się. Nie chcesz zwalniać pracownika z powodu nieszczęśliwego zdarzenia osobistego lub okoliczności.

2. Śledź nieobecności pracowników

W zależności od struktury firmy, śledzenie nieobecności może być dla niektórych trudniejsze niż dla innych. Zakłady stacjonarne mogą fizycznie monitorować, kiedy pracownicy pracują. Jednak wiele współczesnych organizacji oferuje pracę zdalną lub elastyczne planowanie. W rzeczywistości praca zdalna wzrosła w ciągu ostatnich 10 lat o oszałamiające 91 procent.

Firmy zatrudniające pracowników terenowych lub zdalnych stoją przed wyjątkowymi wyzwaniami, jeśli chodzi o śledzenie nieobecności. W takich sytuacjach technologia oparta na chmurze, śledzeniu czasu i harmonogramowaniu zmian może uratować życie. Planowanie ma kluczowe znaczenie dla utrzymania produktywności, zmniejszenia rotacji, utrzymania płynnego działania operacji oraz pomocy w śledzeniu płac i czasu pracy.

Nawet w przypadku placówek biurowych istnieją nowe, dokładniejsze i skuteczniejsze sposoby korzystania z takich rzeczy, jak zegary w kioskach i internetowe rozwiązania do śledzenia czasu, które upraszczają śledzenie godzin i nieobecności pracowników. Nieobecni i nie wezwani pracownicy również kosztują firmy dużo pieniędzy. Jeśli pracownik jest pracownikiem nie zjawiającym się lub nie wzywającym, upewnij się, że masz jasny proces, jak sobie z tym poradzić.

3. Rozmawiaj z pracownikiem o powtarzających się (niezaplanowanych) nieobecnościach

Po opracowaniu planu monitorowania nieobecności i polityki absencji Ty i Twoi pracownicy będziecie jasno wiedzieć, czego mogą się spodziewać w przypadku powtarzających się, niezatwierdzonych nieobecności. Pamiętaj, że będziesz musiał być przygotowany na wykonanie tych procedur.

Jeśli masz pracownika, który jest punktualny w przeszłości, ale nagle częściej się spóźnia, może istnieć uzasadniony powód. Podobnie pracownicy, którzy są zazwyczaj godni zaufania, którzy często są nieobecni, mogą doświadczać czegoś poza pracą, co wpływa na ich obecność.

Jako ich przywódca, do ciebie należy ustalenie, czy nadmierna absencja lub spóźnienie uzasadnia konsekwencje (tj. rażące lekceważenie), czy też jest to sytuacja, którą można naprawić poprzez dostosowanie ich harmonogramu (tj. problemy z transportem lub opieką nad dziećmi).

4. Określ, ile to za dużo

Aby dowiedzieć się, ile nieobecności jest zbyt wiele, rozważ średnie. Obecnie rząd federalny nie stawia wymagań PTO, ale wiele firm jest zobowiązanych do przestrzegania ustawy o urlopach rodzinnych i medycznych (FMLA), która zapewnia do 12 tygodni bezpłatnego urlopu.

Chociaż nie ma federalnych wymagań dotyczących PTO, 11 stanów i Dystrykt Kolumbii wymagają, aby niektóre firmy zapewniały swoim pracownikom płatne zwolnienia chorobowe.

Najnowsze dane CDC pokazują, że dorośli w wieku od 18 do 64 lat ominęli średnio cztery dni pracy w poprzednim roku. BLS informuje, że ponad połowa pracodawców zapewnia od pięciu do dziewięciu dni płatnego zwolnienia chorobowego po roku pracy, jedna czwarta oferuje mniej niż pięć dni, a druga czwarta oferuje ponad 10 dni rocznie. W zależności od wielkości Twojej organizacji liczby te mogą pomóc w ustaleniu, ile nieobecności jest zbyt wiele dla Twojej firmy.

5. Stwórz plan działania dla recydywistów

Kiedy masz politykę dotyczącą nieobecności, ważne jest, aby się jej trzymać. Nadmierna absencja kosztuje nie tylko w dolarach. Badania pokazują, że aż 36,6 procent wydajności jest tracone z powodu nieplanowanych nieobecności. Z pewnością wpłynie to na morale pracowników.

W przypadku nałogowych przestępców plan działania może być następujący:

• Pierwsze wykroczenie: ostrzeżenie słowne
• Drugie wykroczenie: ostrzeżenie ustne z ostrzeżeniem pisemnym wyjaśniającym konsekwencje kolejnej nieobecności
• Trzecie wykroczenie: urlop bezpłatny lub wypowiedzenie

Ważne jest, abyś Ty lub przełożony lub dział HR prowadzili dokładne rejestry wszystkich tych wykroczeń i odpowiednich działań, które zostały podjęte. Ważne jest również, aby wszyscy byli traktowani z takimi samymi oczekiwaniami i konsekwencjami. Pomaga to nie tylko w kontrolowaniu nadmiernej absencji, ale także w morale firmy.

Powinieneś również upewnić się, że jesteś przygotowany do kontynuowania przedstawionych procedur. Oczywiście nie jest to wygodne, aby kogoś rozwiązać, ale czasami jest to niezbędne dla poprawy firmy i ogólnego morale pracowników.

6. Chwal pracowników, którzy wracają na właściwe tory

Pochwały i uznanie za „świetną pracę” są oczywiście doceniane przez pracowników, ale te ogólne pochwały tak naprawdę nie odnoszą się konkretnie do ich punktualności.

Zamiast ogólnie mówić pozytywnie, postaraj się być bardziej konkretny: Uwielbiam to, jak niezawodny byłeś. Wspaniale jest móc liczyć na to, że tu jesteś. Uwielbiam to, że zawsze jesteś na czas.

Te stwierdzenia wzmacniają konkretne działania, które według psychologa Carol Dweck są o wiele bardziej skuteczne w motywowaniu i inspirowaniu ludzi.

Szablon polityki obecności pracowników

Polityka obecności nie musi być skomplikowana i skomplikowana, pełna prawniczego i HRowego żargonu. Prosty przykład jest taki:

Polityka obecności

Dobra frekwencja jest niezbędna w każdej pracy i świadczy o odpowiedzialnej, profesjonalnej postawie. I odwrotnie, nieusprawiedliwione lub nadmierne nieobecności są poważnymi wykroczeniami.

Postępuj zgodnie z poniższymi wskazówkami, gdy jesteś nieobecny:

• Twój bezpośredni przełożony powinien być jak najszybciej informowany o wszystkich spodziewanych nieobecnościach: preferowane jest dwutygodniowe wypowiedzenie.
• Zawiadomienie o nieoczekiwanych nieobecnościach powinno być zgłoszone jak najszybciej, ale przynajmniej na godzinę przed rozpoczęciem zmiany.
• Jeśli nie możesz powiadomić o tym wcześniej, jak najszybciej porozmawiaj ze swoim przełożonym i HR. Będziemy chcieli wiedzieć, dlaczego nie mogłeś zawiadomić.
• Jeśli nie wrócisz do pracy po wyznaczonym urlopie lub będziesz nieobecny bez wypowiedzenia przez dwa kolejne dni robocze, założymy, że zrezygnowałeś z pracy i wyślemy Ci pismo kończące pracę.

Nie można ustalić określonej zasady regulującej dyscyplinę w przypadku nadmiernej absencji lub spóźnienia. Indywidualne okoliczności i wymagania dotyczące pracy są różne. W związku z tym zastrzegamy sobie prawo do ukarania Cię za nadmierną nieobecność lub spóźnienie za każdym razem, gdy ustalimy, że Twoje nieobecności lub spóźnienia, jeśli nie są chronione przez prawo, w nieuzasadniony sposób zakłócają naszą pracę lub szkodzą wydajnej działalności lub morale pracowników.

Uwzględnij kulturę pracy

W dzisiejszych czasach dużo słyszymy o takich rzeczach, jak równowaga między życiem zawodowym a prywatnym, dobre samopoczucie pracowników i kultura firmy.

Dzieje się tak, ponieważ zdrowe środowisko pracy, które sprzyja ogólnemu dobremu samopoczuciu, jest w rzeczywistości pomocne w osiąganiu wyników firmy. Zadowoleni pracownicy są bardziej produktywni, więc jeśli obserwujesz spadek morale, zaangażowania i obecności pracowników, może to być dobry moment, aby przyjrzeć się kulturze swojego miejsca pracy.

• Czy patrzysz na swoich pracowników jak na ludzi z prawdziwymi problemami?
• Czy rozmawiasz z nimi, aby dowiedzieć się, czy mają się dobrze?
• Czy masz łatwy i wygodny sposób, w jaki pracownicy mogą dzielić się problemami związanymi z zastraszaniem lub molestowaniem w pracy?
• Czy czują się komfortowo rozmawiając z tobą?
• Czy otrzymujesz od nich informacje zwrotne na temat sposobów ulepszania miejsca pracy?

Kiedy Twoi pracownicy poczują, że są częścią czegoś większego niż oni sami i mają znaczenie dla Twojej firmy, będą bardziej skłonni do osiągania najlepszych wyników. Zamiast szukać wymówek, aby przegapić pracę, przyjmą rolę, jaką pełnią w Twojej organizacji, ponieważ uważają, że jest to ważne, a nie tylko sposób na zarobienie wypłaty.

Zachowaj prostotę

Pamiętaj, że Twoja polityka obecności nie musi być tak skomplikowana, że ​​nikt jej nie zrozumie, ani nie musi być apodyktyczna. Spójność i prostota mogą zajść daleko.

Upewnij się, że jest on zawarty w podręczniku pracownika i rozprowadzany w całym miejscu pracy, aby wszyscy mieli jasność co do oczekiwań związanych z ich obecnością. Upewnij się, że wszyscy przełożeni mają jasność co do oczekiwań i konsekwencji związanych z nieobecnościami. Jeśli masz jednego przełożonego lub lidera zespołu, który postępuje „za pewnik”, a drugiego, który ma tendencję do posuwania się naprzód, ryzykujesz stworzeniem atmosfery nieufności i niespójności.

Wniosek

Chociaż nie możemy całkowicie wyeliminować absencji, jest to wyraźnie problem, z którym boryka się większość firm. Dzięki planowaniu, komunikacji, przejrzystości i odpowiedzialności, Twoja firma może znacznie poprawić produktywność i wydajność, zapewniając, że Twoi pracownicy nie tylko przychodzą do pracy, kiedy powinni, ale nawet cieszą się czasem, który tam spędzają.

Innym mniej konwencjonalnym sposobem radzenia sobie z nieobecnością pracowników jest wprowadzenie do biura programu nielimitowanego WOM. Zobacz, jak możesz skorzystać na dzisiejszej zmianie polityki.