您管理員工缺勤的嚴肅策略

對於組織來說，員工曠工是一個非常現實的大問題。

一些公司不了解缺勤對財務和運營的影響，因此沒有合適的工具來識別缺勤問題。 這意味著他們正在不必要地損失金錢和生產力。 這就是為什麼組織必須了解員工缺勤是什麼、導致它的原因以及如何控制它的原因。

什麼是員工曠工？

簡而言之，員工曠工被定義為經常缺勤。 但是有不同類型的曠工。 這兩種不同類型的曠工是無辜的和有罪的。 雖然兩者都代價高昂，但無辜缺勤是由合法問題引起的，並且在大多數情況下是無法控制的。 有罪的曠工是無故發生的，並且在員工的控制範圍內。

研究表明，員工缺勤率呈上升趨勢，一些估計顯示多達 20% 的工資支出可歸因於此。

誰最有可能故意錯過工作？

大多數公司都了解錯過工作的正當理由。 慢性健康狀況會導致一些曠工，以及其他個人原因，包括家庭問題和老人或兒童保育。

故意曠工更加模棱兩可。 缺勤最常見的時間是周一、週五以及節假日、體育賽事或節日前後。 最有可能故意錯過工作的人是：

• 不要對他們的工作感到讚賞/認可
• 感覺脫離了他們的角色/工作
• 正在離開（尋找另一份工作）
• 在工作場所受到欺凌或騷擾
• 感覺筋疲力盡
• 有權利感

歸根結底，這些原因歸結為壓力和個人需求，雇主需要確定缺勤背後的問題以及如何最好地解決這些問題。

減少工作場所曠工的6種方法

美國公司的平均小時工每年因超額缺勤而損失 2,660 美元。 根據您的業務規模，您可能會因曠工而損失數千至數百萬美元。 以下是您如何在組織中負責並減少曠工的方法。

1.制定員工曠工政策

在解決曠工問題之前，您應該制定一個每個人都清楚了解的全面的曠工政策。 理想情況下，該政策將涵蓋：

• 離開（授權和未授權）
• 遲到
• 提前打卡
• 缺席

研究發現，包括對在場的認可和獎勵以及過度缺勤的後果的缺勤政策更為有效。 與其製定只提供負面後果的政策，不如嘗試包括一些積極的強化政策。

一項出色的出勤政策將為每個人提供指導，不僅針對預期內容，還針對曠工的處罰和獎勵。 該政策應明確界定因故缺勤和無故缺勤之間的區別。

因故缺席包括以下情況：

• 員工提前申請休假，他們已累積為帶薪休假 (PTO)。
• 員工在提出請求之前的指定合理時間段內提出請求（最好是兩週通知，儘管這並不總是可能的）。
• 請求的休假由主管批准。

無故缺勤是指不符合上述任何準則的缺勤。 有時會發生緊急情況，您的政策應該允許這種情況發生。 例如，如果員工突然生病或意外/受傷，這是無法控制的，因此請確保您有適當的措施來解決此類情況。 在這些情況下，您可以要求員工向您提供醫生證明或他們缺勤原因的證明。

有時，有價值的員工可能會遇到個人困難，可能是家人去世、交通問題或突然需要搬遷。 在製定全面的出勤政策時，請盡量記住這些情況，因為這些事情可能而且確實會發生。 您不希望因不幸的個人事件或情況而解僱員工。

2. 跟踪員工缺勤情況

根據貴公司的結構，跟踪缺勤情況對某些人來說可能比其他人更具挑戰性。 實體店可以在員工工作時進行物理監控。 但是，當今的許多組織都提供遠程工作或靈活的日程安排。 事實上，遠程工作在過去 10 年中增長了驚人的 91%。

在跟踪缺勤方面，擁有現場或遠程工作人員的公司面臨著獨特的挑戰。 對於這些情況，基於雲的時間跟踪和輪班調度技術可以挽救生命。 調度對於維持生產力、降低周轉率、保持運營平穩運行以及協助工資單和時間跟踪至關重要。

即使對於辦公室機構，也有新的、更準確和有效的方法來使用信息亭時鐘和基於 Web 的時間跟踪解決方案，以簡化跟踪員工的工作時間和缺勤情況。 不出現和不打電話的員工也讓公司付出了很多錢。 如果員工是不出現/不打電話的工作人員，請確保您有一個明確的處理流程。

3. 與員工一起解決重複（非預定）缺勤問題

一旦您制定了監控缺勤的計劃和缺勤政策，您和您的員工就會清楚地知道他們對重複的、未經批准的缺勤的期望。 請記住，您需要準備好遵循這些程序。

如果您的員工歷來守時，但經常突然遲到，這可能是有正當理由的。 同樣，通常可靠但經常缺席的員工可能會在工作之外遇到一些影響他們存在的事情。

作為他們的領導者，您有責任確定過度缺勤或遲到是否會導致後果（即公然無視），或者是否可以通過調整他們的日程安排來糾正這種情況（即交通或兒童保育問題）。

4.確定多少是太多

要確定有多少缺勤太多，請考慮平均值。 聯邦政府目前沒有 PTO 要求，但許多公司必須遵守家庭和醫療休假法案 (FMLA)，該法案提供長達 12 週的無薪休假。

儘管 PTO 沒有聯邦要求，但 11 個州和哥倫比亞特區要求某些公司為其員工提供帶薪病假。

疾病預防控制中心的最新數據顯示，18 至 64 歲的成年人與上一年相比平均缺勤 4 天。 BLS 報告說，超過一半的雇主在服務一年後提供 5 到 9 天的帶薪病假，四分之一提供少於五天的帶薪病假，另外四分之一提供每年超過 10 天的帶薪病假。 根據您組織的規模，這些數字可以幫助您確定有多少缺勤對於您的特定業務來說太多了。

5. 為屢犯者制定行動計劃

當您制定了缺勤政策時，堅持下去很重要。 過度缺勤不僅僅花費美元。 研究表明，多達 36.6% 的生產力因計劃外缺勤而損失。 這肯定會影響員工的士氣。

對於慣犯，行動計劃可能是：

• 初犯：口頭警告
• 第二次違規：口頭警告和書面警告，解釋再次缺席的後果
• 第三次違規：無薪休假或解僱

您或主管或人力資源部門必須準確記錄所有這些違規行為以及所採取的相應措施，這一點很重要。 確保每個人都得到相同的期望和後果也很重要。 這不僅有助於控製過度缺勤，還有助於提高公司士氣。

您還應該確保您已準備好按照概述的程序進行後續操作。 當然，不得不解僱某人並不是一件舒服的事情，但有時這對於改善公司和整體員工士氣至關重要。

6. 表揚重回正軌的員工

對“出色工作”的讚美和認可自然會受到工人的讚賞，但這些籠統的讚美並沒有真正具體解決他們的守時問題。

與其說一般的正面評價，不如說得更具體一些：我喜歡你的可靠程度。 能指望你在這裡真是太好了。 我喜歡你總是準時的事實。

這些陳述強化了心理學家卡羅爾·德韋克（Carol Dweck）所說的在激勵和激勵人們方面更有效的具體行動。

員工考勤政策模板

出勤政策不必復雜繁複，充滿法律和人力資源術語。 一個簡單的例子是這樣的：

出勤政策

良好的出勤率對每項工作都至關重要，並表現出負責任、專業的態度。 相反，無故缺勤或過度缺勤是嚴重的違法行為。

當您缺席時，請遵循以下準則：

• 應盡快通知您的直接主管所有預計缺勤：最好提前兩週通知。
• 應盡快發出意外缺勤通知，但至少要在輪班開始前一小時發出。
• 如果您無法提前通知，請盡快與您的主管和 HR 聯繫。 我們想知道你為什麼不能發出通知。
• 如果您在計劃休假後未能返回工作崗位或連續兩個工作日無通知缺勤，我們將假定您已放棄工作，我們將向您發送終止工作的信函。

沒有明確的規則來管理過度缺勤或遲到的紀律。 個人情況和工作要求不同。 因此，如果我們確定您的缺勤或遲到（如果不受法律保護）會對我們的工作造成不合理的干擾或不利於高效運營或員工士氣，我們保留對您過度缺勤或遲到進行處罰的權利。

說明您的工作場所文化

我們現在聽到很多關於工作/生活平衡、員工福利和公司文化的事情。

那是因為擁有促進整體福祉的健康工作環境實際上有助於公司的盈利。 快樂的員工工作效率更高，因此，如果您發現員工士氣、敬業度和存在感下降，這可能是了解您的工作場所文化的好時機。

• 您是否將您的員工視為有實際問題的人？
• 您是否與他們交談以了解他們是否過得好？
• 您是否有一種簡單舒適的方式讓員工分享工作中的欺凌或騷擾問題？
• 他們覺得和你說話舒服嗎？
• 您是否從他們那裡獲得了有關如何改善工作場所的反饋？

當你的員工覺得他們是比他們自己更重要的事情的一部分並且他們對你的公司很重要時，他們更有可能表現最好。 他們不會找藉口錯過工作，而是會接受他們在您的組織中擔任的角色，因為他們認為這很重要，而不僅僅是一種賺取薪水的方式。

保持簡單

請記住，您的出勤政策不必復雜到沒人能理解，也不必太霸道。 一致性和簡單性可以大有幫助。

確保它包含在您的員工手冊中並在您的工作場所分發，以便每個人都清楚您對他們出勤的期望。 確保所有主管也清楚與缺勤相關的期望和後果。 如果您有一個主管或團隊負責人“按部就班”，而另一個主管或團隊負責人則傾向於任其發展，那麼您就有可能造成不信任和不一致的環境。

結論

雖然我們不能完全消除曠工，但這顯然是大多數公司面臨的問題。 通過計劃、溝通、透明度和問責制，您的公司可以顯著提高生產力和效率，確保您的員工不僅在他們應該上班的時候來上班，甚至享受他們在那裡度過的時光。

處理員工缺勤的另一種不太傳統的方法是在您的辦公室引入無限制的 PTO 計劃。 看看您如何從今天的政策轉變中受益。