Strategia ta fără prostii pentru gestionarea absenteismului angajaților

Absentismul angajaților este o problemă foarte reală și mare pentru organizații.

Unele companii nu cunosc impactul financiar și operațional al absenteismului și, prin urmare, nu au instrumentele potrivite pentru a identifica problemele legate de absente. Aceasta înseamnă că pierd bani și productivitate inutil. De aceea, este esențial pentru organizații să înțeleagă ce este absenteismul angajaților, ce îl cauzează și cum să-l controleze.

Ce este absenteismul angajatului?

Mai simplu spus, absenteismul angajaților este definit ca absența frecventă de la locul de muncă. Dar există diferite tipuri de absenteism. Cele două tipuri diferite de absenteism sunt inocente și vinovate . Deși ambele sunt costisitoare, absenteismul inocent este cauzat de probleme legitime și, în majoritatea cazurilor, nu poate fi controlat. Absentismul culpabil se întâmplă fără motiv și se află în controlul angajatului.

Cercetările indică o tendință ascendentă a absenteismului angajaților, iar unele estimări arată că până la 20% din cheltuielile cu salariile sunt atribuite acestuia.

Cine este cel mai probabil să lipsească în mod intenționat de la serviciu?

Majoritatea companiilor înțeleg motivele legitime pentru a lipsi de la muncă. Condițiile cronice de sănătate provoacă un oarecare absenteism, precum și alte cauze personale, inclusiv probleme de familie și îngrijirea persoanelor în vârstă sau a copiilor.

Absenteismul intenționat este mai ambiguu. Cele mai frecvente perioade de absenteism sunt luni, vineri și în preajma sărbătorilor, evenimentelor sportive sau festivalurilor. Persoanele cu cea mai mare probabilitate de a lipsi intenționat de la serviciu sunt cele care:

• Nu vă simțiți apreciați/recunoscuți pentru munca lor
• Simțiți-vă dezamăgit de rolul/slujba lor
• Sunt pe cale de plecare (care caută un alt loc de muncă)
• Sunteți hărțuiți sau hărțuiți la locul de muncă
• Se simt ars
• Să aibă un sentiment de drept

În cele din urmă, aceste motive se rezumă la stres și nevoi personale, iar angajatorii trebuie să identifice problemele din spatele absențelor și cum pot fi rezolvate cel mai bine.

6 moduri de a reduce absenteismul la locul de munca

Muncitorul mediu orar costă companiilor din SUA 2.660 de dolari în exces de absenteism în fiecare an. În funcție de dimensiunea afacerii tale, ai putea pierde oriunde de la mii la milioane de dolari din cauza absenteismului. Iată cum poți prelua controlul și reduce absenteismul în organizația ta.

1. Creați o politică privind absenteismul angajaților

Înainte de a aborda problema absenteismului, ar trebui să dezvoltați o politică cuprinzătoare privind absenteismul, pe care toată lumea o înțelege clar. Această politică va acoperi în mod ideal:

• Frunze (autorizate și neautorizate)
• Întârziere
• Clock-out devreme
• Neprezentări

Cercetările au descoperit că politicile de absenteism care includ recunoașterea și recompensele pentru prezenta, precum și consecințele pentru absenteismul excesiv sunt mai eficiente. În loc să aveți o politică care prevede doar consecințe negative, încercați să includeți și câteva politici de consolidare pozitivă.

O politică excelentă de prezență va oferi tuturor linii directoare nu doar cu privire la ceea ce se așteaptă, ci și cu privire la penalizări și recompense în ceea ce privește absenteismul. Politica ar trebui să definească clar diferențele dintre absențe justificate și nejustificate.

O absență justificată le include pe cele în care:

• Angajatul solicită timp liber în avans pe care l-au acumulat ca concediu plătit (PTO).
• Angajatul face cererea într-o perioadă de timp rezonabilă specificată înainte de a o prelua (în mod ideal, un preaviz de două săptămâni, deși acest lucru nu este întotdeauna posibil).
• Timpul liber solicitat este aprobat de supervizor.

Absențele nejustificate sunt cele care nu îndeplinesc niciuna dintre regulile menționate mai sus. Există momente în care se întâmplă situații de urgență și politica dvs. ar trebui să permită acest lucru. De exemplu, dacă un angajat se confruntă cu o boală sau un accident/rănire bruscă, acest lucru nu poate fi controlat, așa că asigurați-vă că aveți ceva în vigoare care să abordeze astfel de cazuri. În aceste cazuri, puteți solicita angajaților să vă furnizeze o notă a medicului sau o dovadă a motivului care a stat la baza absenței lor.

Uneori, un angajat valoros s-ar putea confrunta cu o dificultate personală, poate un deces în familie, probleme de transport sau o nevoie bruscă de a se muta. Încercați să țineți cont de astfel de situații atunci când construiți o politică cuprinzătoare de participare, deoarece aceste lucruri se pot întâmpla și se întâmplă. Nu doriți să fiți nevoit să concediați un angajat pentru un eveniment sau o circumstanță personală nefericită.

2. Ține evidența absențelor angajaților

În funcție de structura companiei dvs., urmărirea absențelor poate fi mai dificilă pentru unii decât pentru alții. Unitățile din cărămidă și mortar pot monitoriza fizic când lucrează angajații. Cu toate acestea, multe dintre organizațiile de astăzi oferă fie lucru la distanță, fie programare flexibilă. De fapt, munca la distanță a crescut în ultimii 10 ani cu 91 la sută.

Companiile cu lucrători pe teren sau la distanță se confruntă cu provocări unice atunci când vine vorba de urmărirea absențelor. Pentru aceste situații, tehnologia bazată pe cloud, de urmărire a timpului și de programare a schimburilor poate salva viața. Programarea este esențială pentru menținerea productivității, scăderea ratelor de rotație, menținerea operațiunilor funcționale fără probleme și asistarea în urmărirea salariilor și a timpului.

Chiar și pentru unitățile din birou, există modalități noi, mai precise și eficiente de a utiliza lucruri precum ceasurile chioșc și soluțiile de urmărire a timpului bazate pe web, care simplifică urmărirea orelor și absențelor angajaților. De asemenea, angajații care nu se prezintă și nu apelează costă mulți bani. Dacă un angajat este un lucrător care nu se prezintă/nu apelează, asigurați-vă că aveți un proces clar despre cum să faceți față.

3. Abordați absențele repetate (neprogramate) cu angajatul

Odată ce aveți un plan de monitorizare a absențelor și o politică de absenteism, dvs. și angajații dvs. veți fi clar la ce se pot aștepta cu absențe repetate, neaprobate. Rețineți că va trebui să fiți pregătit să urmați aceste proceduri.

Dacă aveți un angajat care este punctual din punct de vedere istoric, dar întârzie brusc mai des, poate exista un motiv legitim. De asemenea, angajații care sunt în mod obișnuit de încredere și care lipsesc frecvent, ar putea experimenta ceva în afara muncii, care le afectează prezența.

În calitate de lider al lor, ține de tine să stabilești dacă absenteismul excesiv sau întârzierea justifică consecințe (adică nesocotirea flagrantă) sau dacă este o situație care ar putea fi remediată cu o ajustare a programului lor (adică probleme de transport sau îngrijire a copiilor).

4. Stabiliți câte sunt prea multe

Pentru a vă da seama câte absențe sunt prea multe, luați în considerare mediile. În prezent, nu există cerințe PTO din partea guvernului federal, dar multe companii sunt obligate să respecte Legea privind concediul medical și familial (FMLA), care prevede până la 12 săptămâni de concediu fără plată.

Deși nu există cerințe federale pentru PTO, 11 state și Districtul Columbia solicită anumitor companii să ofere concediu medical plătit angajaților lor.

Cele mai recente date ale CDC arată că adulții cu vârste cuprinse între 18 și 64 de ani au ratat în medie patru zile de muncă față de anul precedent. BLS raportează că peste jumătate dintre angajatori oferă cinci până la nouă zile de concediu medical plătit după un an de serviciu, un sfert oferă mai puțin de cinci zile, iar un alt sfert oferă mai mult de 10 pe an. În funcție de dimensiunea organizației dvs., aceste numere vă pot ajuta să determinați câte absențe sunt prea multe pentru afacerea dvs. specifică.

5. Creați un plan de acțiune pentru recidivitorii

Când aveți o politică de absență în vigoare, este important să vă respectați. Absentismul excesiv nu costă doar în dolari. Cercetările arată că până la 36,6% din productivitate se pierde din cauza absențelor neplanificate. Acest lucru va afecta cu siguranță moralul angajaților.

Pentru infractorii obișnuiți, un plan de acțiune ar putea fi:

• Prima abatere: avertisment verbal
• A doua abatere: Avertisment verbal cu un avertisment scris care explică consecințele unei alte absențe
• A treia abatere: concediu fără plată sau reziliere

Este important ca dvs. sau supervizorul sau departamentul de resurse umane să păstrați înregistrări exacte ale tuturor acestor infracțiuni și acțiunilor corespunzătoare care sunt întreprinse. De asemenea, este important să vă asigurați că toată lumea este tratată cu aceleași așteptări și consecințe. Acest lucru nu ajută doar la controlul absenteismului excesiv, ci și la moralul companiei.

De asemenea, ar trebui să vă asigurați că sunteți pregătit să urmați procedurile prezentate. Desigur, nu este un lucru confortabil să trebuiască să concediezi pe cineva, dar uneori este esențial pentru îmbunătățirea companiei și a moralului general al angajaților.

6. Lăudați angajații care revin pe drumul cel bun

Laudele și recunoașterea pentru o „slujbă grozavă” sunt apreciate de lucrători, desigur, dar aceste laude generale nu se adresează cu adevărat punctualității lor în mod specific.

În loc să remarci pozitiv în general, încearcă să fii mai specific: îmi place cât de fiabil ai fost. Este grozav să pot conta pe tine aici. Îmi place faptul că ești mereu la timp.

Aceste afirmații întăresc o acțiune specifică despre care psihologul Carol Dweck spune că sunt mult mai eficiente în motivarea și inspirarea oamenilor.

Șablon de politică de prezență a angajaților

O politică de prezență nu trebuie să fie complexă și complicată, plină de jargon legal și de resurse umane. Un exemplu simplu este ceva de genul acesta:

Politica de prezență

Prezența bună este esențială pentru fiecare loc de muncă și demonstrează o atitudine responsabilă, profesională. În schimb, absențele nejustificate sau excesive sunt infracțiuni grave.

Vă rugăm să urmați aceste instrucțiuni atunci când sunteți absent:

• Supraveghetorul dvs. direct ar trebui să fie informat cu privire la toate absențele așteptate cât mai curând posibil: este de preferat un preaviz de două săptămâni.
• Înștiințarea absențelor neașteptate trebuie făcută cât mai curând posibil, dar cu cel puțin o oră înainte de începerea turei.
• Dacă nu puteți notifica în prealabil, vă rugăm să discutați cu supervizorul dumneavoastră și cu HR-ul cât mai curând posibil. Vom dori să știm de ce nu ați putut notifica.
• Dacă nu vă întoarceți la serviciu după un concediu programat sau lipsiți fără preaviz timp de două zile lucrătoare consecutive, vom presupune că v-ați abandonat locul de muncă și vă vom trimite o scrisoare de încheiere a angajării.

Nu poate fi stabilită nicio regulă clară care să guverneze disciplina pentru absenteism sau întârziere excesivă. Circumstanțele individuale și cerințele postului diferă. Prin urmare, ne rezervăm dreptul de a vă disciplina pentru absenteism sau întârziere excesivă oricând determinăm că absențele sau întârzierile dumneavoastră, dacă nu sunt protejate de lege, perturbă în mod nerezonabil munca noastră sau dăunează operațiunilor eficiente sau moralului angajaților.

Ține cont de cultura ta la locul de muncă

În zilele noastre, auzim multe despre lucruri precum echilibrul dintre viața profesională și viața privată, bunăstarea angajaților și cultura companiei.

Acest lucru se datorează faptului că a avea un mediu de lucru sănătos care promovează bunăstarea generală este de fapt util pentru rezultatele companiilor. Lucrătorii fericiți sunt mai productivi, așa că dacă observați o scădere a moralului, angajamentului și prezenței angajaților, ar putea fi un moment bun să aruncați o privire asupra culturii dvs. la locul de muncă.

• Vă priviți angajații ca pe oameni cu probleme reale?
• Vorbești cu ei pentru a afla dacă se descurcă bine?
• Aveți o modalitate ușoară și confortabilă pentru angajați de a împărtăși problemele de hărțuire sau hărțuire la locul de muncă?
• Se simt confortabil să vorbească cu tine?
• Primești feedback de la ei cu privire la modalități de a îmbunătăți locul de muncă?

Când angajații tăi simt că fac parte din ceva mai mare decât ei înșiși și contează pentru compania ta, vor avea mai multe șanse să obțină cele mai bune rezultate. În loc să găsească scuze pentru a lipsi de la muncă, ei vor accepta rolul pe care îl dețin în organizația ta, deoarece consideră că este important și nu doar o modalitate de a câștiga un salariu.

Păstrați lucrurile simple

Amintiți-vă că politica dvs. de prezență nu trebuie să fie atât de complicată încât nimeni să nu o poată înțelege și nici nu trebuie să fie obținută. Consecvența și simplitatea pot merge mult.

Asigurați-vă că este inclus în manualul angajaților și distribuit la locul de muncă, astfel încât toată lumea să aibă clar așteptările pe care le aveți pentru participarea lor. Asigurați-vă că toți supraveghetorii sunt, de asemenea, clari cu privire la așteptările și consecințele care sunt asociate cu absențe. Dacă ai un supervizor sau un lider de echipă care se ocupă „de carte” și altul care tinde să lase lucrurile să alunece, riști să creezi un mediu de neîncredere și inconsecvență.

Concluzie

Deși nu putem elimina complet absenteismul, este în mod clar o problemă cu care se confruntă majoritatea companiilor. Cu planificare, comunicare, transparență și responsabilitate, compania dvs. poate îmbunătăți semnificativ productivitatea și eficiența, asigurându-vă că oamenii dvs. nu numai că vin la muncă atunci când ar trebui, ci chiar se bucură de timpul pe care îl petrec acolo.

Un alt mod mai puțin convențional de a face față absenteismului angajaților este introducerea unui program PTO nelimitat în biroul dumneavoastră. Vedeți cum ați putea beneficia astăzi de o schimbare a politicii.