Votre stratégie pragmatique pour gérer l'absentéisme des employés

L'absentéisme des employés est un problème très réel et important pour les organisations.

Certaines entreprises ne connaissent pas les impacts financiers et opérationnels de l'absentéisme et ne disposent donc pas des bons outils pour identifier les problèmes d'absentéisme. Cela signifie qu'ils perdent inutilement de l'argent et de la productivité. C'est pourquoi il est crucial pour les organisations de comprendre ce qu'est l'absentéisme des employés, ce qui le cause et comment le contrôler.

Qu'est-ce que l'absentéisme des salariés ?

En termes simples, l'absentéisme des employés est défini comme une absence fréquente du lieu de travail. Mais il existe différents types d'absentéisme. Les deux différents types d'absentéisme sont innocents et coupables . Bien que les deux soient coûteux, l'absentéisme innocent est causé par des problèmes légitimes et, dans la plupart des cas, ne peut être contrôlé. L'absentéisme coupable se produit sans motif et est sous le contrôle de l'employé.

Les recherches indiquent une tendance à la hausse de l'absentéisme des employés, et certaines estimations montrent que jusqu'à 20 % des dépenses salariales y sont attribuables.

Qui est le plus susceptible de s'absenter intentionnellement du travail ?

La plupart des entreprises comprennent les raisons légitimes de s'absenter du travail. Les problèmes de santé chroniques entraînent un certain absentéisme, ainsi que d'autres causes personnelles, notamment des problèmes familiaux et des soins aux personnes âgées ou aux enfants.

L'absentéisme intentionnel est plus ambigu. Les périodes d'absentéisme les plus courantes sont les lundis, vendredis et autour des jours fériés, des événements sportifs ou des festivals. Les personnes les plus susceptibles de s'absenter intentionnellement du travail sont celles qui :

• Ne se sentent pas appréciés/reconnus pour leur travail
• Se sentir désengagé de son rôle/travail
• Sont sur le point de partir (à la recherche d'un autre emploi)
• Sont victimes d'intimidation ou de harcèlement au travail
• Se sentent épuisés
• Avoir le sens du droit

En fin de compte, ces raisons se résument au stress et aux besoins personnels, et il appartient aux employeurs d'identifier les problèmes derrière les absences et la meilleure façon de les résoudre.

6 façons de réduire l'absentéisme au travail

Le travailleur horaire moyen coûte aux entreprises américaines 2 660 $ d'absentéisme excédentaire chaque année. Selon la taille de votre entreprise, vous pourriez perdre des milliers à des millions de dollars en raison de l'absentéisme. Voici comment vous pouvez prendre en charge et réduire l'absentéisme dans votre organisation.

1. Créer une politique d'absentéisme des employés

Avant d'aborder le problème de l'absentéisme, vous devez élaborer une politique d'absentéisme complète que tout le monde comprend clairement. Cette police couvrira idéalement :

• Congés (autorisés et non autorisés)
• Lenteur
• Départs précoces
• Pas de spectacles

La recherche a montré que les politiques d'absentéisme qui incluent la reconnaissance et les récompenses de la présence ainsi que les conséquences d'un absentéisme excessif sont plus efficaces. Plutôt que d'avoir une politique qui ne prévoit que des conséquences négatives, essayez également d'inclure des politiques de renforcement positif.

Une excellente politique d'assiduité fournira des directives à tous, non seulement sur ce qui est attendu, mais également sur les sanctions et les récompenses en cas d'absentéisme. La politique devrait clairement définir les différences entre les absences excusées et non excusées.

Une absence excusée comprend celles où :

• L'employé demande à l'avance un congé qu'il a accumulé en tant que congé payé (PTO).
• L'employé fait la demande dans un délai spécifié et raisonnable avant de la prendre (idéalement un préavis de deux semaines bien que ce ne soit pas toujours possible).
• Le congé demandé est approuvé par le superviseur.

Les absences non excusées sont celles qui ne respectent aucune des directives mentionnées ci-dessus. Il y a des moments où des urgences se produisent et votre politique devrait le permettre. Par exemple, si un employé est victime d'une maladie soudaine ou d'un accident/blessure, cela ne peut pas être contrôlé, alors assurez-vous d'avoir quelque chose en place qui traite de tels cas. Dans ces cas, vous pouvez exiger que les employés vous fournissent une note du médecin ou une preuve de la raison de leur absence.

Parfois, un employé précieux peut éprouver des difficultés personnelles, peut-être un décès dans la famille, des problèmes de transport ou un besoin soudain de déménager. Essayez de garder de tels cas à l'esprit lors de l'élaboration d'une politique de présence complète, car ces choses peuvent se produire et se produisent. Vous ne voulez pas avoir à licencier un employé pour un événement ou une circonstance personnelle malheureuse.

2. Gardez une trace des absences des employés

Selon la structure de votre entreprise, le suivi des absences peut être plus difficile pour certains que pour d'autres. Les établissements physiques peuvent surveiller physiquement le moment où les employés travaillent. Cependant, de nombreuses organisations d'aujourd'hui proposent soit du travail à distance, soit des horaires flexibles. En fait, le travail à distance a augmenté de 91 % au cours des 10 dernières années.

Les entreprises qui emploient des travailleurs sur le terrain ou à distance sont confrontées à des défis uniques en matière de suivi des absences. Dans ces situations, la technologie basée sur le cloud, le suivi du temps et la planification des quarts de travail peuvent vous sauver la vie. La planification est essentielle pour maintenir la productivité, réduire les taux de roulement, assurer le bon déroulement des opérations et faciliter le suivi de la paie et du temps.

Même pour les établissements de bureau, il existe de nouveaux moyens plus précis et efficaces d'utiliser des choses comme les horloges de kiosque et les solutions de suivi du temps basées sur le Web qui simplifient le suivi des heures et des absences des employés. Les employés qui ne se présentent pas et qui n'appellent pas coûtent également beaucoup d'argent aux entreprises. Si un employé est un travailleur qui ne se présente pas/n'appelle pas, assurez-vous d'avoir un processus clair sur la façon de le gérer.

3. Abordez les absences répétées (non planifiées) avec l'employé

Une fois que vous avez mis en place un plan pour surveiller les absences et une politique d'absentéisme, vous et vos employés saurez clairement à quoi ils peuvent s'attendre en cas d'absences répétées et non approuvées. Gardez à l'esprit que vous devrez être prêt à suivre ces procédures.

Si vous avez un employé qui est historiquement ponctuel mais qui est soudainement en retard le plus souvent, il peut y avoir une raison légitime à cela. De même, les employés généralement fiables qui s'absentent fréquemment peuvent vivre quelque chose en dehors du travail qui affecte leur présence.

En tant que leader, il vous incombe de déterminer si l'absentéisme ou les retards excessifs justifient des conséquences (c'est-à-dire un mépris flagrant) ou s'il s'agit d'une situation qui pourrait être corrigée par un ajustement de leur horaire (c'est-à-dire des problèmes de transport ou de garde d'enfants).

4. Déterminez combien c'est trop

Pour déterminer combien d'absences sont trop nombreuses, considérez les moyennes. Il n'y a actuellement aucune exigence de prise de force de la part du gouvernement fédéral, mais de nombreuses entreprises sont tenues de respecter la loi sur le congé familial et médical (FMLA) qui prévoit jusqu'à 12 semaines de congé sans solde.

Bien qu'il n'y ait pas d'exigences fédérales pour la prise de force, 11 États et le district de Columbia exigent que certaines entreprises accordent des congés de maladie payés à leurs employés.

Les données les plus récentes du CDC montrent que les adultes âgés de 18 à 64 ans ont manqué en moyenne quatre jours de travail par rapport à l'année précédente. Le BLS rapporte que plus de la moitié des employeurs offrent cinq à neuf jours de congé de maladie payé après un an de service, un quart offre moins de cinq jours et un autre quart offre plus de 10 jours par an. Selon la taille de votre organisation, ces chiffres peuvent vous aider à déterminer combien d'absences sont trop nombreuses pour votre entreprise spécifique.

5. Créer un plan d'action pour les récidivistes

Lorsque vous avez mis en place une politique d'absentéisme, il est important de s'y tenir. L'absentéisme excessif ne coûte pas seulement en dollars. La recherche montre que jusqu'à 36,6 % de la productivité est perdue en raison d'absences imprévues. Cela affectera certainement le moral des employés.

Pour les récidivistes, un plan d'action pourrait être :

• Première infraction : avertissement verbal
• Deuxième infraction : Avertissement verbal avec un avertissement écrit qui explique les conséquences d'une autre absence
• Troisième infraction : Congé sans solde ou résiliation

Il est important que vous ou le superviseur ou le service des RH conservez des registres précis de toutes ces infractions et des mesures correspondantes qui sont prises. Il est également important de s'assurer que tout le monde est traité avec les mêmes attentes et conséquences. Cela aide non seulement à contrôler l'absentéisme excessif, mais aussi au moral de l'entreprise.

Vous devez également vous assurer que vous êtes prêt à suivre les procédures décrites. Bien sûr, ce n'est pas confortable de devoir licencier quelqu'un, mais c'est parfois essentiel pour l'amélioration de l'entreprise et le moral général des employés.

6. Félicitez les employés qui se remettent sur la bonne voie

Les éloges et la reconnaissance d'un « excellent travail » sont naturellement appréciés par les travailleurs, mais ces éloges généraux ne concernent pas spécifiquement leur ponctualité.

Plutôt que de faire des remarques positives en général, essayez d'être plus précis : j'aime votre fiabilité. C'est formidable de pouvoir compter sur votre présence. J'aime le fait que vous soyez toujours à l'heure.

Ces déclarations renforcent une action spécifique qui, selon la psychologue Carol Dweck, est beaucoup plus efficace pour motiver et inspirer les gens.

Modèle de politique d'assiduité des employés

Une politique de présence n'a pas besoin d'être complexe et compliquée, pleine de jargon juridique et RH. Un exemple simple est quelque chose comme ceci :

La politique de présence

Une bonne assiduité est essentielle à chaque emploi et démontre une attitude responsable et professionnelle. A l'inverse, les absences injustifiées ou excessives sont des fautes graves.

Veuillez suivre ces directives lorsque vous êtes absent :

• Votre superviseur direct doit être informé de toutes les absences prévues dès que possible : un préavis de deux semaines est préférable.
• L'avis d'absence imprévue doit être donné le plus tôt possible, mais au moins une heure avant le début de votre quart de travail.
• Si vous ne pouvez pas donner de préavis, veuillez en parler à votre superviseur et aux RH dès que possible. Nous voudrons savoir pourquoi vous n'avez pas pu donner de préavis.
• Si vous ne retournez pas au travail après un congé prévu ou si vous êtes absent sans préavis pendant deux jours ouvrables consécutifs, nous supposerons que vous avez abandonné votre emploi et nous vous enverrons une lettre mettant fin à votre emploi.

Aucune règle précise ne peut être établie pour régir la discipline en cas d'absentéisme excessif ou de retard. Les circonstances individuelles et les exigences professionnelles diffèrent. Par conséquent, nous nous réservons le droit de vous sanctionner pour absentéisme ou retard excessif chaque fois que nous déterminons que vos absences ou retards, s'ils ne sont pas protégés par la loi, perturbent de manière déraisonnable notre travail ou nuisent à l'efficacité des opérations ou au moral des employés.

Tenez compte de votre culture d'entreprise

Nous entendons beaucoup parler de choses comme l'équilibre travail/vie personnelle, le bien-être des employés et la culture d'entreprise de nos jours.

En effet, un environnement de travail sain qui favorise le bien-être général est en fait utile pour les résultats des entreprises. Les travailleurs heureux sont plus productifs, donc si vous constatez une baisse du moral, de l'engagement et de la présence des employés, c'est peut-être le bon moment pour jeter un coup d'œil à la culture de votre lieu de travail.

• Considérez-vous vos employés comme des êtres humains avec de vrais problèmes ?
• Leur parlez-vous pour savoir s'ils vont bien ?
• Avez-vous un moyen simple et confortable pour les employés de partager des problèmes d'intimidation ou de harcèlement au travail ?
• Se sentent-ils à l'aise de vous parler ?
• Recevez-vous des commentaires de leur part sur les moyens d'améliorer le lieu de travail ?

Lorsque vos employés sentent qu'ils font partie de quelque chose de plus grand qu'eux et qu'ils comptent pour votre entreprise, ils seront plus susceptibles de donner le meilleur d'eux-mêmes. Au lieu de trouver des excuses pour s'absenter du travail, ils adopteront le rôle qu'ils occupent dans votre organisation car ils estiment que c'est important et pas seulement un moyen de gagner un chèque de paie.

Gardez les choses simples

N'oubliez pas que votre politique d'assiduité n'a pas besoin d'être si compliquée que personne ne puisse la comprendre ni d'être autoritaire. La cohérence et la simplicité peuvent aller très loin.

Assurez-vous qu'il est inclus dans votre manuel de l'employé et distribué dans tout votre lieu de travail afin que tout le monde soit clair sur les attentes que vous avez concernant leur présence. Assurez-vous que tous les superviseurs sont également clairs sur les attentes et les conséquences associées aux absences. Si vous avez un superviseur ou un chef d'équipe qui suit les règles de l'art et un autre qui a tendance à laisser aller les choses, vous risquez de créer un climat de méfiance et d'incohérence.

Conclusion

Bien que nous ne puissions pas éliminer complètement l'absentéisme, il s'agit clairement d'un problème auquel la plupart des entreprises sont confrontées. Grâce à la planification, à la communication, à la transparence et à la responsabilité, votre entreprise peut améliorer considérablement la productivité et l'efficacité en veillant à ce que vos employés viennent non seulement travailler quand ils le devraient, mais profitent même du temps qu'ils y passent.

Une autre façon moins conventionnelle de gérer l'absentéisme des employés consiste à introduire un programme de prise de force illimitée dans votre bureau. Découvrez comment vous pourriez bénéficier d'un changement de politique aujourd'hui.