Su estrategia sensata para gestionar el ausentismo de los empleados

El ausentismo de los empleados es un gran problema muy real para las organizaciones.

Algunas empresas no conocen los impactos financieros y operativos del ausentismo y, por lo tanto, no cuentan con las herramientas adecuadas para identificar los problemas de ausentismo. Esto significa que están perdiendo dinero y productividad innecesariamente. Por eso es crucial que las organizaciones entiendan qué es el ausentismo de los empleados, qué lo causa y cómo controlarlo.

¿Qué es el ausentismo de los empleados?

En pocas palabras, el ausentismo de los empleados se define como la ausencia frecuente del lugar de trabajo. Pero hay diferentes tipos de absentismo. Los dos tipos diferentes de ausentismo son inocentes y culpables . Si bien ambos son costosos, el ausentismo inocente es causado por problemas legítimos y, en la mayoría de los casos, no se puede controlar. El ausentismo culposo ocurre sin causa y está bajo el control del empleado.

Las investigaciones indican una tendencia al alza en el ausentismo de los empleados, y algunas estimaciones muestran que hasta el 20 por ciento de los gastos de nómina se le atribuyen.

¿Quién tiene más probabilidades de faltar intencionalmente al trabajo?

La mayoría de las empresas entienden las razones legítimas para faltar al trabajo. Las condiciones de salud crónicas causan cierto ausentismo, así como otras causas personales, incluidos los problemas familiares y el cuidado de ancianos o niños.

El ausentismo intencional es más ambiguo. Los momentos más comunes de ausentismo son los lunes, viernes y alrededor de días festivos, eventos deportivos o festivales. Las personas con más probabilidades de faltar al trabajo intencionalmente son aquellas que:

• No se sienten apreciados/reconocidos por su trabajo
• Se siente desconectado de su rol/trabajo
• Están a punto de salir (buscando otro trabajo)
• Están siendo intimidados o acosados ​​en el lugar de trabajo.
• Se sienten quemados
• Tener un sentido de derecho

En última instancia, estas razones se reducen al estrés y las necesidades personales, y depende de los empleadores identificar los problemas detrás de las ausencias y la mejor manera de resolverlas.

6 maneras de reducir el ausentismo en el lugar de trabajo

El trabajador promedio por hora le cuesta a las empresas estadounidenses $ 2,660 en exceso de ausentismo cada año. Según el tamaño de su empresa, podría estar perdiendo entre miles y millones de dólares debido al ausentismo. Así es como puede hacerse cargo y reducir el ausentismo en su organización.

1. Crea una política de ausentismo de los empleados

Antes de abordar el tema del ausentismo, debe desarrollar una política integral de ausentismo que todos entiendan claramente. Esta póliza cubrirá idealmente:

• Licencias (autorizadas y no autorizadas)
• Tardanza
• Salidas anticipadas
• No más especáculos

La investigación ha encontrado que las políticas de ausentismo que incluyen el reconocimiento y las recompensas por estar presente, así como las consecuencias del ausentismo excesivo, son más efectivas. En lugar de tener una política que solo tenga en cuenta las consecuencias negativas, intente incluir también algunas políticas de refuerzo positivo.

Una excelente política de asistencia brindará pautas para todos, no solo sobre lo que se espera, sino también sobre las sanciones y recompensas relacionadas con el ausentismo. La política debe definir claramente las diferencias entre ausencias justificadas e injustificadas.

Una ausencia justificada incluye aquellas en las que:

• El empleado solicita tiempo libre por adelantado que ha acumulado como tiempo libre pagado (PTO).
• El empleado hace la solicitud dentro de un período de tiempo razonable y especificado antes de tomarla (idealmente, un aviso de dos semanas, aunque esto no siempre es posible).
• El tiempo libre solicitado es aprobado por el supervisor.

Las ausencias injustificadas son aquellas que no cumplen con ninguna de las pautas mencionadas anteriormente. Hay momentos en que ocurren emergencias y su política debe permitir eso. Por ejemplo, si un empleado experimenta una enfermedad repentina o un accidente/lesión, esto no se puede controlar, así que asegúrese de tener algo preparado para abordar esos casos. En estos casos, puede exigir a los empleados que le proporcionen una nota del médico o una prueba del motivo de su ausencia.

A veces, un empleado valioso puede experimentar dificultades personales, tal vez la muerte de un familiar, problemas de transporte o una necesidad repentina de mudarse. Trate de tener en cuenta estos casos cuando construya una política integral de asistencia porque estas cosas pueden suceder y suceden. No desea tener que despedir a un empleado por un evento o circunstancia personal desafortunada.

2. Lleve un registro de las ausencias de los empleados

Dependiendo de la estructura de su empresa, hacer un seguimiento de las ausencias puede ser más difícil para algunos que para otros. Los establecimientos físicos pueden monitorear físicamente cuando los empleados están trabajando. Sin embargo, muchas de las organizaciones actuales ofrecen trabajo remoto o programación flexible. De hecho, el trabajo remoto ha aumentado en los últimos 10 años en un asombroso 91 por ciento.

Las empresas con trabajadores de campo o remotos enfrentan desafíos únicos cuando se trata de realizar un seguimiento de las ausencias. Para estas situaciones, la tecnología basada en la nube, de seguimiento del tiempo y de programación de turnos puede ser un salvavidas. La programación es fundamental para mantener la productividad, disminuir las tasas de rotación, mantener las operaciones funcionando sin problemas y ayudar en la nómina y el seguimiento del tiempo.

Incluso para los establecimientos en la oficina, existen formas nuevas, más precisas y efectivas de usar cosas como los relojes de los quioscos y las soluciones de seguimiento de tiempo basadas en la web que simplifican el seguimiento de las horas y las ausencias de los empleados. Los empleados que no se presentan y no llaman también cuestan mucho dinero a las empresas. Si un empleado es un trabajador que no se presenta/no llama, asegúrese de tener un proceso claro sobre cómo tratarlo.

3. Aborde las ausencias repetidas (no programadas) con el empleado

Una vez que tenga un plan para monitorear las ausencias y una política de ausentismo, usted y sus empleados tendrán claro lo que pueden esperar con las ausencias repetidas y no aprobadas. Tenga en cuenta que deberá estar preparado para seguir estos procedimientos.

Si tiene un empleado que históricamente es puntual pero de repente llega tarde la mayoría de las veces, puede haber una razón legítima para ello. Del mismo modo, los empleados que suelen ser confiables y que se ausentan con frecuencia pueden estar experimentando algo fuera del trabajo que afecta su presencia.

Como su líder, le corresponde a usted determinar si el ausentismo o la tardanza excesivos justifican las consecuencias (es decir, un desprecio flagrante) o si es una situación que podría remediarse con un ajuste en su horario (es decir, problemas de transporte o cuidado de niños).

4. Determina cuántos son demasiados

Para saber cuántas ausencias son demasiadas, considere los promedios. Actualmente no hay requisitos de PTO del gobierno federal, pero muchas empresas deben cumplir con la Ley de licencia médica y familiar (FMLA), que proporciona hasta 12 semanas de licencia sin goce de sueldo.

Aunque no existen requisitos federales para PTO, 11 estados y el Distrito de Columbia exigen que ciertas empresas brinden licencia por enfermedad remunerada a sus empleados.

Los datos más recientes de los CDC muestran que los adultos de 18 a 64 años perdieron un promedio de cuatro días de trabajo con respecto al año anterior. El BLS informa que más de la mitad de los empleadores brindan de cinco a nueve días de licencia por enfermedad remunerada después de un año de servicio, una cuarta parte ofrece menos de cinco días y otra cuarta parte ofrece más de 10 por año. Dependiendo del tamaño de su organización, estos números pueden ayudarlo a determinar cuántas ausencias son demasiadas para su negocio específico.

5. Crear un plan de acción para los reincidentes

Cuando tiene una política de ausentismo, es importante cumplirla. El ausentismo excesivo no solo cuesta en dólares. Las investigaciones muestran que hasta un 36,6 % de la productividad se pierde debido a ausencias no planificadas. Esto seguramente afectará la moral de los empleados.

Para los delincuentes habituales, un plan de acción podría ser:

• Primera ofensa: Advertencia verbal
• Segunda infracción: Advertencia verbal con una advertencia escrita que explica las consecuencias de otra ausencia
• Tercera ofensa: licencia sin goce de sueldo o despido

Es importante que usted o el supervisor o el departamento de recursos humanos mantengan registros precisos de todos estos delitos y las acciones correspondientes que se toman. También es importante asegurarse de que todos sean tratados con las mismas expectativas y consecuencias. Esto no solo ayuda a controlar el ausentismo excesivo, sino también a la moral de la empresa.

También debe asegurarse de estar preparado para seguir los procedimientos descritos. Por supuesto, no es algo cómodo tener que despedir a alguien, pero a veces es esencial para el mejoramiento de la empresa y la moral general de los empleados.

6. Elogie a los empleados que vuelven a la normalidad

Naturalmente, los trabajadores aprecian los elogios y el reconocimiento por un “gran trabajo”, pero estos elogios generales en realidad no abordan específicamente su puntualidad.

En lugar de comentar positivamente en general, intente ser más específico: me encanta lo confiable que ha sido. Es genial poder contar contigo estando aquí. Me encanta el hecho de que siempre llegas a tiempo.

Estas declaraciones refuerzan una acción específica que, según la psicóloga Carol Dweck, son mucho más efectivas para motivar e inspirar a las personas.

Plantilla de política de asistencia de empleados

Una política de asistencia no tiene que ser compleja y complicada, llena de jerga legal y de recursos humanos. Un ejemplo simple es algo como esto:

Politica de asistencia

La buena asistencia es esencial para cada trabajo y demuestra una actitud responsable y profesional. Por el contrario, las ausencias injustificadas o excesivas son faltas graves.

Siga estas pautas cuando esté ausente:

• Su supervisor directo debe ser informado de todas las ausencias esperadas tan pronto como sea posible: se prefiere un aviso de dos semanas.
• El aviso de ausencias inesperadas debe darse lo antes posible, pero al menos una hora antes de que comience su turno.
• Si no puede dar aviso previo, hable con su supervisor y Recursos Humanos lo antes posible. Queremos saber por qué no pudo dar aviso.
• Si no regresa al trabajo después de una licencia programada o se ausenta sin previo aviso durante dos días hábiles consecutivos, asumiremos que ha abandonado su trabajo y le enviaremos una carta para finalizar su empleo.

No se puede establecer una regla definitiva para gobernar la disciplina por ausentismo o tardanzas excesivas. Las circunstancias individuales y las demandas laborales difieren. Por lo tanto, nos reservamos el derecho de sancionarlo por ausencias o tardanzas excesivas en cualquier momento que determinemos que sus ausencias o tardanzas, si no están protegidas por la ley, son irrazonablemente perjudiciales para nuestro trabajo o perjudiciales para las operaciones eficientes o la moral de los empleados.

Tenga en cuenta la cultura de su lugar de trabajo

Hoy en día, escuchamos mucho sobre cosas como el equilibrio entre el trabajo y la vida personal, el bienestar de los empleados y la cultura de la empresa.

Esto se debe a que tener un ambiente de trabajo saludable que promueva el bienestar general es realmente útil para los resultados de las empresas. Los trabajadores felices son más productivos, por lo que si observa una disminución en la moral, el compromiso y la presencia de los empleados, podría ser un buen momento para analizar la cultura de su lugar de trabajo.

• ¿Ve a sus empleados como seres humanos con problemas reales?
• ¿Estás hablando con ellos para saber si están bien?
• ¿Tiene una manera fácil y cómoda para que los empleados compartan problemas de intimidación o acoso en el trabajo?
• ¿Se sienten cómodos hablando contigo?
• ¿Recibe comentarios de ellos sobre formas de mejorar el lugar de trabajo?

Cuando sus empleados sientan que son parte de algo más grande que ellos mismos y que son importantes para su empresa, es más probable que se desempeñen al máximo. En lugar de encontrar excusas para faltar al trabajo, aceptarán el rol que tienen en su organización porque sienten que es importante y no solo una forma de ganar un cheque de pago.

Mantén las cosas simples

Recuerde que su política de asistencia no tiene que ser tan complicada que nadie pueda entenderla ni tiene que ser autoritaria. La consistencia y la simplicidad pueden recorrer un largo camino.

Asegúrese de incluirlo en su manual del empleado y distribuirlo en su lugar de trabajo para que todos tengan claras las expectativas que tiene para su asistencia. Asegúrese de que todos los supervisores también tengan claras las expectativas y las consecuencias asociadas con las ausencias. Si tiene un supervisor o líder de equipo que va "por el libro" y otro que tiende a dejar pasar las cosas, corre el riesgo de crear un ambiente de desconfianza e inconsistencia.

Conclusión

Si bien no podemos eliminar el ausentismo por completo, es claramente un problema que enfrentan la mayoría de las empresas. Con planificación, comunicación, transparencia y responsabilidad, su empresa puede mejorar significativamente la productividad y la eficiencia al garantizar que su gente no solo venga a trabajar cuando debe, sino que incluso disfrute del tiempo que pasa allí.

Otra forma menos convencional de lidiar con el ausentismo de los empleados es introducir un programa PTO ilimitado en su oficina. Vea cómo podría beneficiarse de un cambio en la política hoy.