Ihre No-Nonsense-Strategie zur Verwaltung der Abwesenheit von Mitarbeitern

Fehlzeiten von Mitarbeitern sind ein sehr reales, großes Problem für Unternehmen.

Einige Unternehmen kennen die finanziellen und betrieblichen Auswirkungen von Fehlzeiten nicht und verfügen daher nicht über die richtigen Tools, um Fehlzeiten zu identifizieren. Das bedeutet, dass sie unnötig Geld und Produktivität verlieren. Aus diesem Grund ist es für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, zu verstehen, was Fehlzeiten von Mitarbeitern sind, was sie verursacht und wie sie kontrolliert werden können.

Was ist Arbeitnehmerausfall?

Vereinfacht ausgedrückt wird die Abwesenheit von Arbeitnehmern als häufige Abwesenheit vom Arbeitsplatz definiert. Aber es gibt verschiedene Arten von Fehlzeiten. Die zwei verschiedenen Arten von Fehlzeiten sind unschuldig und schuldhaft . Während beide kostspielig sind, werden unschuldige Fehlzeiten durch legitime Probleme verursacht und können in den meisten Fällen nicht kontrolliert werden. Schuldhaftes Fernbleiben geschieht ohne Grund und liegt im Einflussbereich des Mitarbeiters.

Untersuchungen zeigen einen Aufwärtstrend bei den Fehlzeiten von Mitarbeitern, und einige Schätzungen zeigen, dass bis zu 20 Prozent der Lohnkosten darauf zurückzuführen sind.

Wer verpasst am ehesten absichtlich die Arbeit?

Die meisten Unternehmen kennen die legitimen Gründe für Fehlzeiten. Chronische Gesundheitsprobleme verursachen einige Fehlzeiten sowie andere persönliche Ursachen, einschließlich familiärer Probleme und der Betreuung älterer Menschen oder Kinder.

Vorsätzliches Fehlen ist mehrdeutig. Die häufigsten Zeiten für Fehlzeiten sind montags, freitags und um Feiertage, Sportveranstaltungen oder Festivals herum. Personen, die am ehesten absichtlich der Arbeit entgehen, sind diejenigen, die:

• Fühlen Sie sich nicht geschätzt/anerkannt für ihre Arbeit
• Fühlen sich von ihrer Rolle/ihrem Job losgelöst
• Sind auf dem Weg nach draußen (auf der Suche nach einem anderen Job)
• am Arbeitsplatz gemobbt oder belästigt werden
• Fühlen sich ausgebrannt
• Habe ein Anspruchsdenken

Letztendlich laufen diese Gründe auf Stress und persönliche Bedürfnisse hinaus, und es liegt an den Arbeitgebern, die Probleme hinter den Abwesenheiten zu identifizieren und wie sie am besten gelöst werden können.

6 Möglichkeiten, Fehlzeiten am Arbeitsplatz zu reduzieren

Der durchschnittliche stündliche Arbeitnehmer kostet US-Unternehmen jedes Jahr 2.660 $ an Fehlzeiten. Abhängig von der Größe Ihres Unternehmens können Sie durch Fehlzeiten Tausende bis Millionen von Dollar verlieren. So können Sie die Verantwortung übernehmen und Fehlzeiten in Ihrem Unternehmen reduzieren.

1. Erstellen Sie eine Abwesenheitsrichtlinie für Mitarbeiter

Bevor Sie das Thema Fehlzeiten angehen, sollten Sie eine umfassende Fehlzeitenrichtlinie entwickeln, die jeder klar versteht. Diese Police deckt idealerweise Folgendes ab:

• Blätter (befugt und unbefugt)
• Verspätung
• Frühes Ausstempeln
• Keine Aufführungen

Untersuchungen haben ergeben, dass Fehlzeitenstrategien, die Anerkennung und Belohnungen für die Anwesenheit sowie Konsequenzen für übermäßige Fehlzeiten beinhalten, effektiver sind. Anstatt eine Richtlinie zu haben, die nur negative Konsequenzen vorsieht, versuchen Sie, auch einige positive Verstärkungsrichtlinien einzubeziehen.

Eine gute Anwesenheitsrichtlinie bietet Richtlinien für alle, nicht nur darüber, was erwartet wird, sondern auch über Strafen und Belohnungen bei Fehlzeiten. Die Richtlinie sollte die Unterschiede zwischen entschuldigten und unentschuldigten Abwesenheiten klar definieren.

Als entschuldigtes Fernbleiben gilt, wenn:

• Der Mitarbeiter beantragt im Voraus Freizeit, die er als bezahlte Freizeit (PTO) angesammelt hat.
• Der Mitarbeiter stellt den Antrag innerhalb einer bestimmten, angemessenen Frist, bevor er ihn entgegennimmt (idealerweise eine zweiwöchige Kündigungsfrist, obwohl dies nicht immer möglich ist).
• Die beantragte Freistellung wird vom Vorgesetzten genehmigt.

Unentschuldigte Absenzen sind solche, die keine der oben genannten Richtlinien erfüllen. Es gibt Zeiten, in denen Notfälle passieren, und Ihre Police sollte dies berücksichtigen. Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter plötzlich krank wird oder einen Unfall/eine Verletzung erleidet, kann dies nicht kontrolliert werden. Stellen Sie daher sicher, dass Sie für solche Fälle etwas bereithalten. In diesen Fällen können Sie von den Mitarbeitern ein ärztliches Attest oder einen Nachweis über den Abwesenheitsgrund verlangen.

Manchmal erlebt ein wertvoller Mitarbeiter eine persönliche Notlage, vielleicht einen Todesfall in der Familie, Transportprobleme oder einen plötzlichen Umzug. Versuchen Sie, solche Fälle zu berücksichtigen, wenn Sie eine umfassende Anwesenheitsrichtlinie erstellen, da diese Dinge passieren können und passieren. Sie möchten einem Mitarbeiter nicht wegen eines unglücklichen persönlichen Ereignisses oder Umstands kündigen müssen.

2. Verfolgen Sie die Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter

Abhängig von der Struktur Ihres Unternehmens kann es für manche eine größere Herausforderung sein, den Überblick über Abwesenheiten zu behalten als für andere. Lokale Betriebe können physisch überwachen, wann die Mitarbeiter arbeiten. Viele der heutigen Unternehmen bieten jedoch entweder Fernarbeit oder flexible Zeitplanung an. Tatsächlich hat die Fernarbeit in den letzten 10 Jahren um erstaunliche 91 Prozent zugenommen.

Unternehmen mit Außendienstmitarbeitern oder Remote-Mitarbeitern stehen bei der Erfassung von Abwesenheiten vor besonderen Herausforderungen. In diesen Situationen kann eine cloudbasierte Zeiterfassungs- und Schichtplanungstechnologie ein Lebensretter sein. Die Planung ist entscheidend, um die Produktivität aufrechtzuerhalten, die Fluktuationsraten zu senken, den reibungslosen Betrieb aufrechtzuerhalten und die Gehaltsabrechnung und Zeiterfassung zu unterstützen.

Sogar für Büroeinrichtungen gibt es neue, genauere und effektivere Möglichkeiten, Dinge wie Kioskuhren und webbasierte Zeiterfassungslösungen zu verwenden, die die Erfassung der Stunden und Abwesenheiten der Mitarbeiter vereinfachen. Auch No-Show- und No-Call-Mitarbeiter kosten Unternehmen viel Geld. Wenn ein Mitarbeiter ein No-Show/No-Call-Arbeiter ist, stellen Sie sicher, dass Sie einen klaren Prozess haben, wie Sie damit umgehen.

3. Besprechen Sie wiederholte (ungeplante) Abwesenheiten mit dem Mitarbeiter

Sobald Sie einen Plan zur Überwachung von Abwesenheiten und eine Abwesenheitsrichtlinie erstellt haben, wissen Sie und Ihre Mitarbeiter, was sie bei wiederholten, nicht genehmigten Abwesenheiten erwarten können. Denken Sie daran, dass Sie darauf vorbereitet sein müssen, diese Verfahren durchzuführen.

Wenn Sie einen Mitarbeiter haben, der historisch immer pünktlich ist, aber plötzlich häufiger als selten zu spät kommt, kann es einen berechtigten Grund dafür geben. Ebenso können Mitarbeiter, die normalerweise zuverlässig sind und häufig abwesend sind, etwas außerhalb der Arbeit erleben, das ihre Anwesenheit beeinträchtigt.

Als ihr Vorgesetzter müssen Sie entscheiden, ob die übermäßige Abwesenheit oder Verspätung Konsequenzen rechtfertigt (z. B. offensichtliche Missachtung) oder ob es sich um eine Situation handelt, die durch eine Anpassung ihrer Zeitplanung behoben werden könnte (z. B. Transport- oder Kinderbetreuungsprobleme).

4. Bestimmen Sie, wie viele zu viele sind

Um herauszufinden, wie viele Abwesenheiten zu viele sind, betrachten Sie die Durchschnittswerte. Derzeit gibt es keine PTO-Anforderungen der Bundesregierung, aber viele Unternehmen müssen das Family and Medical Leave Act (FMLA) einhalten, das bis zu 12 Wochen unbezahlten Urlaub vorsieht.

Obwohl es keine bundesstaatlichen Anforderungen für PTO gibt, verlangen 11 Bundesstaaten und der District of Columbia von bestimmten Unternehmen, ihren Mitarbeitern bezahlten Krankenurlaub zu gewähren.

Die neuesten Daten der CDC zeigen, dass Erwachsene im Alter von 18 bis 64 im Vergleich zum Vorjahr durchschnittlich vier Arbeitstage verpasst haben. Die BLS berichtet, dass über die Hälfte der Arbeitgeber nach einem Dienstjahr fünf bis neun Tage bezahlten Krankenstand gewähren, ein Viertel weniger als fünf Tage und ein weiteres Viertel mehr als 10 Tage pro Jahr. Abhängig von der Größe Ihres Unternehmens können Ihnen diese Zahlen dabei helfen, festzustellen, wie viele Abwesenheiten für Ihr spezifisches Unternehmen zu viele sind.

5. Erstellen Sie einen Aktionsplan für Wiederholungstäter

Wenn Sie eine Abwesenheitsregelung haben, ist es wichtig, sich daran zu halten. Übermäßige Fehlzeiten kosten nicht nur in Dollar. Untersuchungen zeigen, dass bis zu 36,6 Prozent der Produktivität durch ungeplante Abwesenheiten verloren gehen. Dies wirkt sich sicher auf die Arbeitsmoral der Mitarbeiter aus.

Für Gewohnheitstäter könnte ein Aktionsplan wie folgt aussehen:

• Erster Verstoß: Mündliche Verwarnung
• Zweiter Verstoß: Mündliche Verwarnung mit schriftlicher Verwarnung, die die Folgen eines erneuten Fehlens erläutert
• Dritter Verstoß: Unbezahlter Urlaub oder Kündigung

Es ist wichtig, dass Sie oder der Vorgesetzte oder die Personalabteilung genaue Aufzeichnungen über all diese Verstöße und die entsprechenden Maßnahmen führen. Es ist auch wichtig sicherzustellen, dass alle mit den gleichen Erwartungen und Konsequenzen behandelt werden. Dies hilft nicht nur bei der Kontrolle übermäßiger Fehlzeiten, sondern auch bei der Unternehmensmoral.

Sie sollten auch sicher sein, dass Sie bereit sind, die beschriebenen Verfahren weiterzuverfolgen. Natürlich ist es nicht bequem, jemandem kündigen zu müssen, aber manchmal ist es für die Verbesserung des Unternehmens und der allgemeinen Mitarbeitermoral unerlässlich.

6. Loben Sie Mitarbeiter, die wieder auf Kurs kommen

Lob und Anerkennung für einen „guten Job“ werden von den Arbeitern natürlich geschätzt, aber diese pauschalen Lobeshymnen sprechen nicht wirklich ihre Pünktlichkeit an.

Anstatt sich allgemein positiv zu äußern, versuchen Sie konkreter zu werden: Ich finde es toll, wie zuverlässig Sie waren. Es ist großartig, auf Sie zählen zu können. Ich liebe die Tatsache, dass du immer pünktlich bist.

Diese Aussagen verstärken eine bestimmte Handlung, von der die Psychologin Carol Dweck sagt, dass sie Menschen viel effektiver motiviert und inspiriert.

Vorlage für die Anwesenheitsrichtlinie der Mitarbeiter

Eine Anwesenheitsrichtlinie muss nicht komplex und kompliziert sein, voller Rechts- und Personaljargon. Ein einfaches Beispiel sieht so aus:

Anwesenheitspolitik

Eine gute Anwesenheit ist für jeden Job unerlässlich und zeugt von einer verantwortungsvollen, professionellen Einstellung. Umgekehrt sind unentschuldigtes oder übermäßiges Fehlen schwere Vergehen.

Bitte befolgen Sie diese Richtlinien, wenn Sie abwesend sind:

• Ihr direkter Vorgesetzter sollte so früh wie möglich über alle zu erwartenden Abwesenheiten informiert werden, vorzugsweise mit einer zweiwöchigen Kündigungsfrist.
• Unerwartete Abwesenheiten sollten so früh wie möglich, jedoch mindestens eine Stunde vor Schichtbeginn, mitgeteilt werden.
• Wenn Sie dies nicht im Voraus tun können, sprechen Sie bitte so bald wie möglich mit Ihrem Vorgesetzten und der Personalabteilung. Wir wollen wissen, warum Sie nicht kündigen konnten.
• Wenn Sie nach einem geplanten Urlaub nicht an den Arbeitsplatz zurückkehren oder an zwei aufeinanderfolgenden Werktagen unentschuldigt abwesend sind, gehen wir davon aus, dass Sie Ihren Job aufgegeben haben, und senden Ihnen ein Kündigungsschreiben.

Es kann keine definitive Regel aufgestellt werden, um Disziplinarmaßnahmen bei übermäßigem Fehlen oder Verspätung zu regeln. Individuelle Lebensumstände und berufliche Anforderungen sind unterschiedlich. Daher behalten wir uns das Recht vor, Sie wegen übermäßiger Fehlzeiten oder Verspätung zu bestrafen, wenn wir feststellen, dass Ihre Abwesenheiten oder Verspätungen, wenn sie nicht gesetzlich geschützt sind, unsere Arbeit unangemessen stören oder sich nachteilig auf den effizienten Betrieb oder die Moral der Mitarbeiter auswirken.

Berücksichtigen Sie Ihre Arbeitsplatzkultur

Heutzutage hört man viel über Dinge wie Work-Life-Balance, Mitarbeiterwohlbefinden und Unternehmenskultur.

Das liegt daran, dass ein gesundes Arbeitsumfeld, das das allgemeine Wohlbefinden fördert, tatsächlich hilfreich für das Endergebnis von Unternehmen ist. Zufriedene Mitarbeiter sind produktiver. Wenn Sie also einen Rückgang der Mitarbeitermoral, des Engagements und der Präsenz feststellen, ist es möglicherweise ein guter Zeitpunkt, einen Blick auf Ihre Arbeitsplatzkultur zu werfen.

• Betrachten Sie Ihre Mitarbeiter als Menschen mit echten Problemen?
• Sprichst du mit ihnen, um herauszufinden, ob es ihnen gut geht?
• Haben Sie eine einfache und bequeme Möglichkeit für Mitarbeiter, Mobbing- oder Belästigungsprobleme am Arbeitsplatz zu teilen?
• Fühlen sie sich wohl, wenn sie mit Ihnen sprechen?
• Erhalten Sie Feedback von ihnen, wie Sie den Arbeitsplatz verbessern können?

Wenn Ihre Mitarbeiter das Gefühl haben, Teil von etwas Größerem zu sein und für Ihr Unternehmen wichtig zu sein, werden sie mit größerer Wahrscheinlichkeit ihr Bestes geben. Anstatt Ausreden zu finden, um die Arbeit zu verpassen, werden sie die Rolle annehmen, die sie in Ihrem Unternehmen einnehmen, weil sie der Meinung sind, dass dies wichtig ist und nicht nur eine Möglichkeit, einen Gehaltsscheck zu verdienen.

Halten Sie die Dinge einfach

Denken Sie daran, dass Ihre Anwesenheitsrichtlinie weder so kompliziert sein muss, dass niemand sie verstehen kann, noch überheblich sein muss. Konsistenz und Einfachheit können viel bewirken.

Stellen Sie sicher, dass es in Ihr Mitarbeiterhandbuch aufgenommen und an Ihrem Arbeitsplatz verteilt wird, damit sich jeder darüber im Klaren ist, welche Erwartungen Sie an seine Teilnahme haben. Stellen Sie sicher, dass sich alle Vorgesetzten auch über die Erwartungen und Konsequenzen im Zusammenhang mit Abwesenheiten im Klaren sind. Wenn Sie einen Vorgesetzten oder Teamleiter haben, der „nach Vorschrift“ vorgeht, und einen anderen, der dazu neigt, die Dinge schleifen zu lassen, riskieren Sie, ein Umfeld des Misstrauens und der Widersprüchlichkeit zu schaffen.

Fazit

Obwohl wir Fehlzeiten nicht vollständig eliminieren können, ist dies eindeutig ein Problem, mit dem die meisten Unternehmen konfrontiert sind. Mit Planung, Kommunikation, Transparenz und Rechenschaftspflicht kann Ihr Unternehmen die Produktivität und Effizienz erheblich verbessern, indem sichergestellt wird, dass Ihre Mitarbeiter nicht nur pünktlich zur Arbeit kommen, sondern auch die dort verbrachte Zeit genießen.

Eine weitere weniger konventionelle Möglichkeit, mit Fehlzeiten von Mitarbeitern umzugehen, ist die Einführung eines unbegrenzten PTO-Programms in Ihrem Büro. Sehen Sie, wie Sie heute von einem Politikwechsel profitieren könnten.