Ваша серьезная стратегия управления прогулами сотрудников

Прогулы сотрудников — очень реальная и большая проблема для организаций.

Некоторые компании не знают о финансовых и операционных последствиях невыхода на работу и, следовательно, не имеют подходящих инструментов для выявления проблем с прогулами. Это означает, что они теряют деньги и производительность напрасно. Вот почему для организаций крайне важно понимать, что такое невыход на работу сотрудников, что его вызывает и как его контролировать.

Что такое прогулы сотрудников?

Проще говоря, невыход на работу определяется как частое отсутствие на рабочем месте. Но есть разные виды абсентеизма. Два разных типа невыхода на работу -- невинный и преступный . Хотя и то, и другое дорого обходится, невинный прогул вызван законными проблемами и в большинстве случаев не поддается контролю. Виновный прогул происходит без причины и находится под контролем работника.

Исследования указывают на тенденцию к росту числа прогулов сотрудников, и по некоторым оценкам, до 20 процентов расходов на заработную плату связаны с этим.

Кто чаще всего намеренно пропускает работу?

Большинство компаний понимают законные причины пропуска работы. Хронические состояния здоровья вызывают некоторые прогулы, а также другие личные причины, включая семейные проблемы и уход за пожилыми людьми или детьми.

Преднамеренный прогул более неоднозначен. Чаще всего прогулы проходят по понедельникам, пятницам, а также во время праздников, спортивных мероприятий или фестивалей. Люди, которые, скорее всего, преднамеренно пропустят работу, это те, кто:

• Не чувствуют себя оцененными/признанными за свою работу
• Чувствовать себя оторванным от своей роли/работы
• Уходят (ищут другую работу)
• Подвергаются издевательствам или преследованиям на рабочем месте
• Чувствуют себя выгоревшими
• Иметь чувство права

В конечном счете, эти причины сводятся к стрессу и личным потребностям, и именно работодатели должны определить причины отсутствия и найти способ их решения.

6 способов уменьшить прогулы на рабочем месте

В среднем почасовой рабочий обходится американским компаниям в 2660 долларов в год из-за невыхода на работу. В зависимости от размера вашего бизнеса вы можете потерять от тысяч до миллионов долларов из-за невыхода на работу. Вот как вы можете взять на себя ответственность и сократить прогулы в своей организации.

1. Создайте политику отсутствия сотрудников

Прежде чем заняться проблемой прогулов, вы должны разработать всеобъемлющую политику прогулов, которая будет понятна всем. Этот полис в идеале покрывает:

• Выезды (санкционированные и несанкционированные)
• опоздание
• Ранние перерывы
• Неявки

Исследования показали, что политика невыхода на работу, которая включает признание и вознаграждение за присутствие, а также последствия чрезмерного прогула, более эффективна. Вместо политики, предусматривающей только негативные последствия, постарайтесь включить в нее и некоторые позитивные политики подкрепления.

Правильная политика посещаемости даст каждому руководство не только в отношении того, что ожидается, но и в отношении штрафов и поощрений за прогулы. Политика должна четко определять различия между отсутствием по уважительной причине и отсутствием по уважительной причине.

Отсутствие по уважительной причине включает случаи, когда:

• Сотрудник запрашивает отгул заранее, который он накопил как оплачиваемый отпуск (PTO).
• Сотрудник делает запрос в течение определенного разумного периода времени до его принятия (в идеале за две недели, хотя это не всегда возможно).
• Запрошенный отпуск утверждается руководителем.

Пропуски без уважительной причины — это те, которые не соответствуют ни одному из вышеперечисленных правил. Бывают случаи, когда случаются чрезвычайные ситуации, и ваша политика должна допускать это. Например, если сотрудник внезапно заболел или получил травму или несчастный случай, это невозможно контролировать, поэтому убедитесь, что у вас есть что-то для таких случаев. В этих случаях вы можете потребовать от сотрудников предоставить вам справку от врача или доказательство причины их отсутствия.

Иногда ценный сотрудник может столкнуться с личными трудностями, возможно, со смертью члена семьи, транспортными проблемами или внезапной необходимостью переехать. Старайтесь помнить о таких случаях при разработке всеобъемлющей политики посещаемости, потому что такие вещи могут происходить и случаются. Вы же не хотите увольнять сотрудника из-за неудачного личного события или обстоятельств.

2. Отслеживайте отсутствие сотрудников

В зависимости от структуры вашей компании отслеживание отсутствий может быть более сложным для некоторых, чем для других. Обычные предприятия могут физически контролировать, когда сотрудники работают. Однако многие современные организации предлагают либо удаленную работу, либо гибкий график. Фактически, удаленная работа увеличилась за последние 10 лет на ошеломляющий 91 процент.

Компании с полевыми или удаленными работниками сталкиваются с уникальными проблемами, когда речь идет об отслеживании отсутствия. В таких ситуациях облачные технологии отслеживания времени и планирования смен могут спасти жизнь. Планирование имеет решающее значение для поддержания производительности, снижения текучести кадров, обеспечения бесперебойной работы и помощи в расчете заработной платы и отслеживании рабочего времени.

Даже для офисных учреждений существуют новые, более точные и эффективные способы использования таких вещей, как часы в киосках и веб-решения для отслеживания времени, которые упрощают учет рабочего времени и отсутствия сотрудников. Неявки и незвонки сотрудников также обходятся компаниям в большие деньги. Если сотрудник не является или не звонит, убедитесь, что у вас есть четкий процесс того, как с этим бороться.

3. Обращайтесь к сотруднику в случае повторных (незапланированных) отсутствий.

После того, как у вас будет план по отслеживанию отсутствий и политика в отношении невыходов на работу, вы и ваши сотрудники будете четко понимать, чего им ожидать в случае повторяющихся пропусков без разрешения. Имейте в виду, что вам нужно быть готовым выполнить эти процедуры.

Если у вас есть сотрудник, исторически пунктуальный, но неожиданно опаздывающий чаще, чем опаздывающий, на то может быть законная причина. Аналогичным образом, обычно надежные сотрудники, которые часто отсутствуют, могут испытывать что-то вне работы, что влияет на их присутствие.

Как их лидер, вы должны определить, влечет ли чрезмерный прогул или опоздание последствия (например, вопиющее пренебрежение) или это ситуация, которую можно исправить, изменив их расписание (например, проблемы с транспортом или уходом за детьми).

4. Определите, сколько слишком много

Чтобы выяснить, сколько отсутствий слишком много, рассмотрите средние значения. В настоящее время федеральное правительство не предъявляет требований к отгулам, но многие компании обязаны соблюдать Закон о семейных и медицинских отпусках (FMLA), который предусматривает до 12 недель неоплачиваемого отпуска.

Хотя федеральных требований к отгулам на работе нет, 11 штатов и округ Колумбия требуют, чтобы некоторые компании предоставляли своим сотрудникам оплачиваемый отпуск по болезни.

Последние данные CDC показывают, что взрослые в возрасте от 18 до 64 лет пропустили в среднем четыре дня работы по сравнению с предыдущим годом. BLS сообщает, что более половины работодателей предоставляют оплачиваемый отпуск по болезни от пяти до девяти дней после одного года работы, четверть предлагает менее пяти дней, а еще четверть предлагает более 10 дней в год. В зависимости от размера вашей организации эти цифры могут помочь вам определить, сколько отсутствий слишком много для вашего конкретного бизнеса.

5. Создайте план действий для рецидивистов

Когда у вас есть политика отсутствия, важно ее придерживаться. Чрезмерные прогулы оплачиваются не только в долларах. Исследования показывают, что до 36,6% производительности снижается из-за незапланированных прогулов. Это обязательно отразится на моральном состоянии сотрудников.

Для закоренелых правонарушителей план действий может быть следующим:

• Первое нарушение: Устное предупреждение
• Второе нарушение: Устное предупреждение с письменным предупреждением, объясняющим последствия еще одного отсутствия.
• Третье правонарушение: неоплачиваемый отпуск или увольнение

Важно, чтобы вы, начальник или отдел кадров вели точный учет всех этих правонарушений и предпринятых соответствующих действий. Также важно убедиться, что ко всем относятся с одинаковыми ожиданиями и последствиями. Это помогает не только контролировать чрезмерные прогулы, но и моральный дух компании.

Вы также должны быть уверены, что готовы выполнить описанные процедуры. Конечно, увольнять кого-то неприятно, но иногда это необходимо для улучшения компании и морального духа сотрудников в целом.

6. Хвалите сотрудников, которые возвращаются в нужное русло

Рабочие, естественно, ценят похвалу и признание за «отличную работу», но эти общие похвалы на самом деле не относятся конкретно к их пунктуальности.

Вместо того, чтобы замечать положительно в целом, постарайтесь быть более конкретным: Мне нравится, насколько вы надежны. Здорово, что я могу рассчитывать на то, что ты здесь. Мне нравится, что ты всегда вовремя.

Эти утверждения подкрепляют конкретное действие, которое, по словам психолога Кэрол Двек, намного эффективнее мотивирует и вдохновляет людей.

Образец политики посещаемости сотрудников

Политика посещаемости не должна быть сложной и запутанной, наполненной юридическим и кадровым жаргоном. Простой пример примерно такой:

Политика посещаемости

Хорошая посещаемость важна для любой работы и демонстрирует ответственное, профессиональное отношение. И наоборот, неуважительные или чрезмерные пропуски занятий являются серьезными правонарушениями.

Пожалуйста, следуйте этим правилам, когда вы отсутствуете:

• Ваш непосредственный руководитель должен быть проинформирован обо всех ожидаемых отсутствиях как можно скорее: предпочтительнее уведомление за две недели.
• Уведомление о неожиданном отсутствии должно быть сделано как можно скорее, но не менее чем за час до начала вашей смены.
• Если вы не можете заранее уведомить об этом, как можно скорее обратитесь к своему руководителю и в отдел кадров. Мы хотим знать, почему вы не могли уведомить об этом.
• Если вы не вернетесь на работу после запланированного отпуска или отсутствуете без предупреждения в течение двух рабочих дней подряд, мы будем считать, что вы уволились с работы, и отправим вам письмо о прекращении вашей работы.

Невозможно установить определенное правило, регулирующее дисциплину за чрезмерные прогулы или опоздания. Индивидуальные обстоятельства и требования к работе различаются. Поэтому мы оставляем за собой право наложить на вас дисциплинарные взыскания за чрезмерные прогулы или опоздания в любое время, когда мы решим, что ваши отсутствия или опоздания, если они не защищены законом, необоснованно мешают нашей работе или наносят ущерб эффективной работе или моральному духу сотрудников.

Учитывайте культуру вашего рабочего места

В настоящее время мы много слышим о таких вещах, как баланс между работой и личной жизнью, благополучие сотрудников и корпоративная культура.

Это связано с тем, что здоровая рабочая среда, которая способствует общему благополучию, на самом деле полезна для прибыли компаний. Счастливые работники более продуктивны, поэтому, если вы видите снижение морального духа, вовлеченности и присутствия сотрудников, возможно, самое время взглянуть на культуру вашего рабочего места.

• Вы смотрите на своих сотрудников как на людей с реальными проблемами?
• Вы разговариваете с ними, чтобы узнать, все ли у них в порядке?
• Есть ли у вас простой и удобный способ для сотрудников рассказать о проблемах издевательств или домогательств на работе?
• Им удобно с вами разговаривать?
• Получаете ли вы от них отзывы о том, как сделать рабочее место лучше?

Когда ваши сотрудники чувствуют, что они являются частью чего-то большего, чем они сами, и они важны для вашей компании, они с большей вероятностью будут работать наилучшим образом. Вместо того, чтобы искать предлоги, чтобы пропустить работу, они примут роль, которую они играют в вашей организации, потому что они считают ее важной, а не просто способом заработать зарплату.

Держите вещи простыми

Помните, что ваша политика посещаемости не должна быть настолько сложной, чтобы никто не мог ее понять, и при этом она не должна быть властной. Последовательность и простота могут иметь большое значение.

Убедитесь, что он включен в ваш справочник для сотрудников и распространен на вашем рабочем месте, чтобы все четко знали, чего вы ожидаете от их присутствия. Убедитесь, что все руководители также четко понимают ожидания и последствия, связанные с отсутствием. Если у вас есть один супервайзер или руководитель группы, который действует «по инструкции», а другой склонен пускать все на самотек, вы рискуете создать атмосферу недоверия и непоследовательности.

Вывод

Хотя мы не можем полностью избавиться от невыходов на работу, очевидно, что это проблема, с которой сталкивается большинство компаний. Благодаря планированию, коммуникациям, прозрачности и подотчетности ваша компания может значительно повысить производительность и эффективность, гарантируя, что ваши сотрудники не только придут на работу, когда они должны, но и получат удовольствие от времени, которое они там проводят.

Еще один менее традиционный способ борьбы с прогулами сотрудников — введение в вашем офисе программы неограниченных отгулов. Посмотрите, какую пользу вы можете извлечь из изменения политики уже сегодня.