Çalışan Devamsızlığını Yönetmek için Saçma Olmayan Stratejiniz

Çalışan devamsızlığı, kuruluşlar için çok gerçek ve büyük bir sorundur.

Bazı şirketler, devamsızlığın finansal ve operasyonel etkilerini bilmiyorlar ve bu nedenle devamsızlık sorunlarını belirlemek için doğru araçlara sahip değiller. Bu, gereksiz yere para ve verimlilik kaybettikleri anlamına gelir. Bu nedenle, kuruluşların çalışan devamsızlığının ne olduğunu, buna neyin sebep olduğunu ve nasıl kontrol edileceğini anlaması çok önemlidir.

Çalışan devamsızlığı nedir?

Basitçe söylemek gerekirse, çalışan devamsızlığı, işyerinde sık sık devamsızlık olarak tanımlanır. Ancak farklı devamsızlık türleri vardır. Devamsızlığın iki farklı türü masum ve suçludur . Her ikisi de maliyetli olsa da masum devamsızlık meşru sorunlardan kaynaklanır ve çoğu durumda kontrol edilemez. Kusurlu devamsızlık sebepsiz gerçekleşir ve çalışanın kontrolündedir.

Araştırma, çalışan devamsızlığında artış eğilimine işaret ediyor ve bazı tahminler, bordro giderlerinin yüzde 20'sinin buna atfedilebileceğini gösteriyor.

Kimin kasıtlı olarak çalışmayı kaçırması daha olasıdır?

Çoğu şirket, işi kaçırmanın meşru nedenlerini anlıyor. Kronik sağlık koşulları, aile sorunları ve yaşlı veya çocuk bakımı dahil olmak üzere diğer kişisel nedenlerin yanı sıra bazı devamsızlıklara da neden olur.

Kasıtlı devamsızlık daha belirsizdir. Devamsızlığın en yaygın olduğu zamanlar Pazartesi, Cuma ve tatil günleri, spor etkinlikleri veya festivallerdir. İşi kasten kaçırma olasılığı en yüksek olan kişiler:

• Çalışmaları için takdir edildiğini/kabul edildiğini hissetmeyin
• Rollerinden/işlerinden kopuk hissetmek
• Çıkış yolundalar (başka bir iş arıyorlar)
• İşyerinde zorbalığa veya tacize uğruyorlar
• yanmış hissediyorum
• Hak etme duygusuna sahip olmak

Sonuç olarak, bu nedenler strese ve kişisel ihtiyaçlara indirgenir ve devamsızlıkların arkasındaki sorunları ve bunların en iyi nasıl çözülebileceğini belirlemek işverenlere kalmıştır.

İşyerinde devamsızlığı azaltmanın 6 yolu

Ortalama bir saatlik işçi, ABD şirketlerine her yıl fazladan devamsızlık için 2.660$'a mal oluyor. İşletmenizin büyüklüğüne bağlı olarak, devamsızlık nedeniyle binlerce ila milyonlarca dolar arasında kaybediyor olabilirsiniz. Kuruluşunuzda sorumluluğu nasıl üstlenebileceğiniz ve devamsızlığı nasıl azaltabileceğiniz aşağıda açıklanmıştır.

1. Bir çalışan devamsızlık politikası oluşturun

Devamsızlık konusunu ele almadan önce, herkesin açıkça anladığı kapsamlı bir devamsızlık politikası geliştirmelisiniz. Bu politika ideal olarak şunları kapsayacaktır:

• İzinler (yetkili ve yetkisiz)
• gecikme
• Erken çıkışlar
• Gösteri yok

Araştırmalar, orada bulunmanın tanınması ve ödüllendirilmesinin yanı sıra aşırı devamsızlığın sonuçlarını içeren devamsızlık politikalarının daha etkili olduğunu bulmuştur. Yalnızca olumsuz sonuçlar sağlayan bir politikaya sahip olmak yerine, bazı olumlu pekiştirme politikalarını da dahil etmeye çalışın.

Harika bir katılım politikası, herkes için sadece ne beklendiği konusunda değil, aynı zamanda devamsızlıkla ilgili cezalar ve ödüller konusunda da rehberlik sağlayacaktır. Politika, mazeretli ve mazeretsiz devamsızlık arasındaki farkları açıkça tanımlamalıdır.

Mazeretsiz devamsızlık şunları içerir:

• Çalışan, ücretli izin (PTO) olarak tahakkuk ettiği izin süresini önceden talep eder.
• Çalışan, talebi kabul etmeden önce belirli, makul bir süre içinde yapar (bu her zaman mümkün olmasa da ideal olarak iki haftalık bir bildirim).
• Talep edilen izin amir tarafından onaylanır.

Mazeretsiz devamsızlıklar, yukarıda belirtilen yönergelerden herhangi birine uymayanlardır. Acil durumların meydana geldiği zamanlar vardır ve politikanız buna izin vermelidir. Örneğin, bir çalışan ani bir hastalık veya kaza/yaralanma yaşarsa, bu kontrol edilemez, bu nedenle bu tür durumlara yönelik bir şeyler hazırladığınızdan emin olun. Bu durumlarda, çalışanlardan size bir doktor raporu veya devamsızlıklarının nedenini kanıtlamalarını isteyebilirsiniz.

Bazen değerli bir çalışan kişisel bir sıkıntı yaşayabilir, belki ailede bir ölüm, ulaşım sorunları veya ani bir yer değiştirme ihtiyacı yaşayabilir. Kapsamlı bir katılım politikası oluştururken bu tür durumları aklınızda tutmaya çalışın çünkü bunlar olabilir ve olabilir. Talihsiz bir kişisel olay veya durum için bir çalışanı işten çıkarmak istemezsiniz.

2. Çalışan devamsızlıklarını takip edin

Şirketinizin yapısına bağlı olarak, devamsızlıkları takip etmek bazıları için diğerlerinden daha zor olabilir. Tuğla-harç kuruluşları, çalışanların ne zaman çalıştığını fiziksel olarak izleyebilir. Ancak, günümüz organizasyonlarının çoğu ya uzaktan çalışma ya da esnek zamanlama sunuyor. Aslında, uzaktan çalışma son 10 yılda yüzde 91 gibi şaşırtıcı bir artış gösterdi.

Sahada veya uzaktan çalışanlara sahip şirketler, devamsızlıkların izlenmesi söz konusu olduğunda benzersiz zorluklarla karşı karşıyadır. Bu durumlar için bulut tabanlı, zaman izleme ve vardiya planlama teknolojisi hayat kurtarıcı olabilir. Planlama, üretkenliği korumak, devir oranlarını azaltmak, operasyonların sorunsuz çalışmasını sağlamak ve bordro ve zaman takibine yardımcı olmak için kritik öneme sahiptir.

Ofis içi kuruluşlar için bile, kiosk saatleri ve çalışanların saatlerini ve devamsızlıklarını izlemeyi basitleştiren web tabanlı zaman izleme çözümleri gibi şeyleri kullanmanın yeni, daha doğru ve etkili yolları vardır. No-show ve no-call çalışanları da şirketlere çok pahalıya mal oluyor. Bir çalışan, gelmeyen/çağrılmayan bir çalışansa, bununla nasıl başa çıkacağınız konusunda net bir süreciniz olduğundan emin olun.

3. Çalışanla adres tekrarı (planlanmamış) devamsızlıkları

Devamsızlıkları ve devamsızlık politikasını izlemek için bir planınız olduğunda, siz ve çalışanlarınız tekrarlanan, onaylanmamış devamsızlıklardan ne bekleyebilecekleri konusunda net olacaksınız. Bu prosedürleri takip etmek için hazırlıklı olmanız gerekeceğini unutmayın.

Geçmişte dakik olan ancak birdenbire geç kalan bir çalışanınız varsa, bunun meşru bir nedeni olabilir. Benzer şekilde, genellikle güvenilir olan ve sıklıkla işe gelmeyen çalışanlar, iş dışında varlıklarını etkileyen bir şey yaşıyor olabilir.

Liderleri olarak, aşırı devamsızlığın veya geç kalmanın sonuçları garanti edip etmediğini (yani bariz ihmal) veya bunun, programlarında yapılan bir ayarlamayla giderilebilecek bir durum olup olmadığını (yani ulaşım veya çocuk bakımı sorunları) belirlemek size düşer.

4. Kaç tanesinin çok fazla olduğunu belirleyin

Kaç devamsızlığın çok fazla olduğunu bulmak için ortalamaları göz önünde bulundurun. Şu anda federal hükümetten herhangi bir PTO şartı yoktur, ancak birçok şirketin 12 haftaya kadar ücretsiz izin sağlayan Aile ve Tıbbi İzin Yasası'na (FMLA) uyması gerekmektedir.

PTO için federal bir gereklilik olmamasına rağmen, 11 eyalet ve Columbia Bölgesi, bazı şirketlerin çalışanlarına ücretli hastalık izni vermesini şart koşuyor.

CDC'nin en son verileri, 18 ila 64 yaş arasındaki yetişkinlerin bir önceki yıla göre ortalama dört günlük çalışmayı kaçırdığını gösteriyor. BLS, işverenlerin yarısından fazlasının bir yıllık hizmetten sonra beş ila dokuz günlük ücretli hastalık izni sağladığını, dörtte birinin beş günden daha az ve diğer bir çeyreğin yılda 10'dan fazla ücretli hastalık izni sunduğunu bildirmektedir. Kuruluşunuzun büyüklüğüne bağlı olarak, bu sayılar, belirli işiniz için kaç devamsızlığın çok fazla olduğunu belirlemenize yardımcı olabilir.

5. Tekrarlayan suçlular için bir eylem planı oluşturun

Bir devamsızlık politikanız olduğunda, buna bağlı kalmak önemlidir. Aşırı devamsızlık sadece dolara mal olmaz. Araştırmalar, üretkenliğin yüzde 36,6'sının plansız devamsızlıklar nedeniyle kaybedildiğini gösteriyor. Bu kesinlikle çalışanların moralini etkiler.

Alışılmış suçlular için bir eylem planı şunlar olabilir:

• İlk suç: Sözlü uyarı
• İkinci suç: Başka bir devamsızlığın sonuçlarını açıklayan yazılı bir uyarı ile sözlü uyarı
• Üçüncü suç: Ücretsiz izin veya fesih

Sizin veya amirinizin veya İK departmanının tüm bu suçların ve gerçekleştirilen ilgili eylemlerin doğru kayıtlarını tutmanız önemlidir. Herkese aynı beklentiler ve sonuçlarla davranıldığından emin olmak da önemlidir. Bu sadece aşırı devamsızlığı kontrol etmeye değil, aynı zamanda şirket moraline de yardımcı olur.

Ayrıca, özetlenen prosedürleri takip etmeye hazır olduğunuzdan da emin olmalısınız. Tabii ki, birini işten çıkarmak zorunda olmak rahat bir şey değil ama bazen şirketin iyileşmesi ve genel olarak çalışan morali için gereklidir.

6. Yoluna devam eden çalışanları övün

“Harika bir iş” için övgü ve takdir, doğal olarak işçiler tarafından takdir edilir, ancak bu genel övgüler, özellikle dakikliklerini gerçekten ele almaz.

Genel olarak olumlu şeyler söylemek yerine, daha spesifik olmaya çalışın: Ne kadar güvenilir olduğunuzu seviyorum. Burada olduğunuza güvenebilmek harika. Her zaman zamanında olduğun gerçeğini seviyorum.

Bu ifadeler, psikolog Carol Dweck'in insanları motive etmede ve ilham vermede çok daha etkili olduğunu söylediği belirli bir eylemi pekiştiriyor.

Çalışan katılım politikası şablonu

Bir katılım politikasının karmaşık ve karmaşık, yasal ve İK jargonuyla dolu olması gerekmez. Basit bir örnek şöyle bir şeydir:

Katılım Politikası

İyi katılım, her iş için esastır ve sorumlu, profesyonel bir tutum sergiler. Tersine, mazeretsiz veya aşırı devamsızlık ciddi suçlardır.

Lütfen yokken bu yönergeleri izleyin:

• Beklenen tüm devamsızlıklar hakkında doğrudan amiriniz mümkün olan en kısa sürede bilgilendirilmelidir: iki haftalık bir bildirim tercih edilir.
• Beklenmeyen devamsızlıklar, mümkün olan en kısa sürede, ancak vardiyanızın başlamasından en az bir saat önce bildirilmelidir.
• Önceden haber veremezseniz, lütfen mümkün olan en kısa sürede amiriniz ve İK ile görüşün. Neden haber veremediğinizi bilmek isteriz.
• Planlanmış bir izinden sonra işe geri dönmezseniz veya art arda iki iş günü boyunca haber vermeden işe dönmezseniz, işinizi bıraktığınızı varsayacağız ve size işinize son veren bir mektup göndereceğiz.

Aşırı devamsızlık veya gecikme için disiplini yönetmek için kesin bir kural oluşturulamaz. Bireysel koşullar ve iş talepleri farklıdır. Bu nedenle, devamsızlıklarınızın veya gecikmelerinizin, yasalarca korunmuyorsa, çalışmamızı makul olmayan bir şekilde kesintiye uğrattığını veya verimli operasyonlar veya çalışan morali için zararlı olduğunu belirlediğimizde, aşırı devamsızlık veya geç kalma nedeniyle sizi disipline etme hakkımızı saklı tutarız.

İşyeri kültürünüzü hesaba katın

Günümüzde iş/yaşam dengesi, çalışan refahı ve şirket kültürü gibi şeyler hakkında çok şey duyuyoruz.

Bunun nedeni, genel refahı destekleyen sağlıklı bir çalışma ortamına sahip olmanın aslında şirketlerin kârlılıkları için yararlı olmasıdır. Mutlu çalışanlar daha üretkendir, bu nedenle çalışanın moralinde, katılımında ve varlığında bir düşüş görüyorsanız, işyeri kültürünüze bir göz atmak için iyi bir zaman olabilir.

• Çalışanlarınıza gerçek sorunları olan insanlar olarak mı bakıyorsunuz?
• İyi olup olmadıklarını öğrenmek için onlarla mı konuşuyorsun?
• Çalışanların işte zorbalık veya taciz sorunlarını paylaşmaları için kolay ve rahat bir yolunuz var mı?
• Sizinle konuşurken kendilerini rahat hissediyorlar mı?
• İşyerini daha iyi hale getirmenin yolları hakkında onlardan geri bildirim alıyor musunuz?

Çalışanlarınız kendilerinden daha büyük bir şeyin parçası olduklarını ve şirketiniz için önemli olduklarını hissettiklerinde, ellerinden gelenin en iyisini yapma olasılıkları daha yüksek olacaktır. İşi kaçırmak için mazeretler bulmak yerine, sadece maaş kazanmanın bir yolu değil, önemli olduğunu düşündükleri için kuruluşunuzda üstlendikleri rolü benimseyeceklerdir.

İşleri basit tutun

Katılım politikanızın kimsenin anlayamayacağı kadar karmaşık veya zorba olması gerekmediğini unutmayın. Tutarlılık ve basitlik uzun bir yol kat edebilir.

Çalışan el kitabınıza dahil edildiğinden ve işyerinize dağıtıldığından emin olun, böylece herkes katılımlarından beklentileriniz konusunda net olabilir. Tüm denetçilerin, devamsızlıklarla ilişkili beklentiler ve sonuçlar konusunda da net olduğundan emin olun. “Kitabına göre” giden bir süpervizörünüz veya ekip lideriniz ve işlerin kaymasına izin verme eğiliminde olan başka bir yöneticiniz varsa, bir güvensizlik ve tutarsızlık ortamı yaratma riskiniz vardır.

Çözüm

Devamsızlığı tamamen ortadan kaldıramasak da, çoğu şirketin karşılaştığı bir sorun olduğu açıktır. Planlama, iletişim, şeffaflık ve hesap verebilirlik ile şirketiniz, çalışanlarınızın sadece gerektiği zaman işe gelmelerini değil, hatta orada geçirdikleri zamandan keyif almalarını sağlayarak üretkenliği ve verimliliği önemli ölçüde artırabilir.

Çalışan devamsızlığıyla başa çıkmanın daha az geleneksel bir yolu da ofisinize sınırsız bir PTO programı getirmektir. Bugün politikadaki bir değişiklikten nasıl yararlanabileceğinizi görün.