กลยุทธ์ที่ไร้สาระของคุณสำหรับการจัดการการขาดงานของพนักงาน

การขาดงานของพนักงานเป็นปัญหาที่ใหญ่มากสำหรับองค์กร

บางบริษัทไม่ทราบถึงผลกระทบทางการเงินและการดำเนินงานของการขาดงาน ดังนั้นจึงไม่มีเครื่องมือที่เหมาะสมในการระบุปัญหาที่ขาดงาน ซึ่งหมายความว่าพวกเขากำลังสูญเสียเงินและประสิทธิภาพการทำงานโดยไม่จำเป็น เหตุนี้จึงสำคัญสำหรับองค์กรที่จะต้องเข้าใจว่าพนักงานขาดงานคืออะไร อะไรเป็นสาเหตุ และจะควบคุมได้อย่างไร

การขาดงานของพนักงานคืออะไร?

พูดง่ายๆ การขาดงานของพนักงานหมายถึงการขาดงานบ่อยครั้ง แต่มีประเภทของการขาดงาน การขาดงานสองประเภทที่แตกต่างกันนั้น ไร้เดียงสา และ น่าตำหนิ แม้ว่าทั้งคู่จะมีค่าใช้จ่ายสูง แต่การขาดงานโดยบริสุทธิ์ใจนั้นเกิดจากปัญหาที่ชอบด้วยกฎหมาย และในกรณีส่วนใหญ่ เราไม่สามารถควบคุมได้ การขาดงานที่ไม่สามารถตำหนิได้เกิดขึ้นโดยไม่มีสาเหตุและอยู่ภายใต้การควบคุมของพนักงาน

การวิจัยบ่งชี้ว่าแนวโน้มการขาดงานของพนักงานมีแนวโน้มสูงขึ้น และการประมาณการบางอย่างแสดงให้เห็นมากถึง 20 เปอร์เซ็นต์ของค่าใช้จ่ายเงินเดือนที่เกี่ยวข้อง

ใครที่ตั้งใจจะพลาดงานมากที่สุด?

บริษัทส่วนใหญ่เข้าใจเหตุผลที่ถูกต้องตามกฎหมายที่จะพลาดงาน ภาวะสุขภาพเรื้อรังทำให้เกิดการขาดงาน รวมทั้งสาเหตุส่วนตัวอื่นๆ รวมถึงปัญหาครอบครัวและการดูแลผู้สูงอายุหรือเด็ก

การขาดงานโดยเจตนามีความคลุมเครือมากขึ้น ช่วงเวลาที่ขาดงานมากที่สุดคือวันจันทร์ วันศุกร์ และช่วงวันหยุด การแข่งขันกีฬาหรือเทศกาล บุคคลที่มีแนวโน้มจะตั้งใจพลาดงานมากที่สุดคือผู้ที่:

• ไม่รู้สึกชื่นชม/ยอมรับในผลงานของตน
• รู้สึกหลุดพ้นจากบทบาท/หน้าที่การงาน
• กำลังออกเดินทาง (หางานอื่น)
• กำลังถูกรังแกหรือรังแกในที่ทำงาน
• รู้สึกหมดไฟ
• มีสติสัมปชัญญะ

ท้ายที่สุด เหตุผลเหล่านี้ล้วนเกิดจากความเครียดและความต้องการส่วนบุคคล และขึ้นอยู่กับนายจ้างที่จะระบุปัญหาเบื้องหลังการขาดงานและวิธีแก้ไขที่ดีที่สุด

6 วิธีลดการขาดงานในที่ทำงาน

พนักงานรายชั่วโมงโดยเฉลี่ยมีค่าใช้จ่าย 2,660 ดอลลาร์สหรัฐฯ สำหรับการขาดงานเกินในแต่ละปี ขึ้นอยู่กับขนาดของธุรกิจของคุณ คุณอาจสูญเสียได้ทุกที่ตั้งแต่หลายพันถึงล้านดอลลาร์เนื่องจากการไม่มาประชุม นี่คือวิธีที่คุณจะรับผิดชอบและลดการขาดงานในองค์กรของคุณ

1. สร้างนโยบายการขาดงานของพนักงาน

ก่อนที่จะจัดการกับปัญหาการขาดงาน คุณควรพัฒนานโยบายการขาดงานแบบครอบคลุมที่ทุกคนเข้าใจอย่างชัดเจน นโยบายนี้จะครอบคลุมถึง:

• ใบไม้ (ได้รับอนุญาตและไม่ได้รับอนุญาต)
• มาช้า
• หมดเวลานาฬิกา
• ไม่มีการแสดง

การวิจัยพบว่านโยบายการขาดงานซึ่งรวมถึงการยอมรับและให้รางวัลสำหรับการมีอยู่ตลอดจนผลที่ตามมาของการขาดงานมากเกินไปนั้นมีประสิทธิภาพมากกว่า แทนที่จะมีนโยบายที่ให้ผลด้านลบเท่านั้น ให้พยายามรวมนโยบายการเสริมแรงเชิงบวกด้วย

นโยบายการเข้างานที่ดีจะเป็นแนวทางสำหรับทุกคน ไม่เพียงแต่ในสิ่งที่คาดหวัง แต่ยังรวมถึงบทลงโทษและรางวัลเกี่ยวกับการขาดงานด้วย นโยบายควรกำหนดความแตกต่างระหว่างการขาดงานโดยไม่ได้รับการยกเว้นและไม่ได้รับการยกเว้นอย่างชัดเจน

การขาดงานที่ได้รับการยกเว้นรวมถึงกรณีที่:

• พนักงานขอเวลาหยุดล่วงหน้าว่าพวกเขาได้รับค่าจ้างนอกเวลา (PTO)
• พนักงานส่งคำขอภายในระยะเวลาที่กำหนดและสมเหตุสมผลก่อนที่จะดำเนินการ (ควรแจ้งให้ทราบล่วงหน้าสองสัปดาห์แม้ว่าจะไม่สามารถทำได้เสมอไป)
• เวลาที่ร้องขอได้รับการอนุมัติจากหัวหน้างาน

การขาดงานโดยไม่ได้รับการยกเว้นคือการขาดงานที่ไม่เป็นไปตามหลักเกณฑ์ใด ๆ ที่กล่าวถึงข้างต้น มีบางครั้งที่เหตุฉุกเฉินเกิดขึ้นและนโยบายของคุณควรอนุญาต ตัวอย่างเช่น หากพนักงานประสบกับการเจ็บป่วยกะทันหันหรืออุบัติเหตุ/บาดเจ็บ สิ่งนี้ไม่สามารถควบคุมได้ ดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีบางอย่างที่พร้อมรับมือกับกรณีดังกล่าว ในกรณีเหล่านี้ คุณสามารถกำหนดให้พนักงานแสดงบันทึกของแพทย์หรือหลักฐานแสดงเหตุผลที่ไม่อยู่ได้

บางครั้ง พนักงานที่มีคุณค่าอาจประสบกับความลำบากส่วนตัว บางทีอาจเสียชีวิตในครอบครัว ปัญหาด้านการเดินทาง หรือจำเป็นต้องย้ายถิ่นฐานกะทันหัน พยายามนึกถึงกรณีดังกล่าวเมื่อสร้างนโยบายการเข้างานอย่างครอบคลุม เพราะสิ่งเหล่านี้สามารถเกิดขึ้นได้ คุณคงไม่อยากต้องเลิกจ้างพนักงานเพราะเหตุการณ์หรือพฤติการณ์ส่วนตัวที่โชคร้าย

2. ติดตามการขาดงานของพนักงาน

ขึ้นอยู่กับโครงสร้างของบริษัทของคุณ การติดตามการขาดงานอาจเป็นเรื่องยากสำหรับบางคนมากกว่าคนอื่นๆ สถานประกอบการอิฐและปูนสามารถตรวจสอบร่างกายเมื่อพนักงานกำลังทำงาน อย่างไรก็ตาม องค์กรในปัจจุบันจำนวนมากเสนองานทางไกลหรือการจัดกำหนดการที่ยืดหยุ่น อันที่จริง งานทางไกลเพิ่มขึ้นในช่วง 10 ปีที่ผ่านมาถึง 91 เปอร์เซ็นต์

บริษัทที่มีภาคสนามหรือพนักงานที่อยู่ห่างไกลต้องเผชิญกับความท้าทายที่ไม่เหมือนใครในการติดตามการขาดงาน สำหรับสถานการณ์เหล่านี้ เทคโนโลยีบนคลาวด์ การติดตามเวลา และการจัดตารางเวลากะสามารถช่วยชีวิตได้ การจัดกำหนดการมีความสำคัญต่อการรักษาประสิทธิภาพการทำงาน การลดอัตราการหมุนเวียน การรักษาให้การดำเนินงานดำเนินไปอย่างราบรื่น และช่วยในการติดตามเงินเดือนและเวลา

แม้แต่สำหรับสถานประกอบการในสำนักงาน ก็มีวิธีใหม่ๆ ที่ถูกต้องมากขึ้น และมีประสิทธิภาพในการใช้สิ่งต่างๆ เช่น นาฬิกาคีออสก์และโซลูชันการติดตามเวลาบนเว็บที่ช่วยลดความยุ่งยากในการติดตามชั่วโมงและการขาดงานของพนักงาน พนักงานที่ไม่แสดงตัวและไม่ต้องรับสายทำให้บริษัทต้องเสียเงินเป็นจำนวนมากเช่นกัน หากพนักงานเป็นคนไม่แสดงตัว/ไม่รับสาย ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีกระบวนการที่ชัดเจนในการจัดการกับมัน

3. อยู่ซ้ำ (ไม่ได้กำหนด) ขาดกับพนักงาน

เมื่อคุณมีแผนในการตรวจสอบการขาดงานและนโยบายการขาดงาน คุณและพนักงานของคุณจะมีความชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาคาดหวังได้จากการขาดงานซ้ำๆ และไม่ได้รับอนุมัติ โปรดจำไว้ว่า คุณจะต้องเตรียมพร้อมที่จะปฏิบัติตามขั้นตอนเหล่านี้

หากคุณมีพนักงานที่ตรงต่อเวลาในอดีตแต่จู่ๆ มาสายบ่อยกว่าปกติ อาจมีเหตุผลที่ถูกต้องว่าทำไม ในทำนองเดียวกัน พนักงานที่มักจะไว้ใจได้และขาดงานบ่อยๆ อาจกำลังประสบกับบางสิ่งนอกงานซึ่งส่งผลต่อการแสดงตนของพวกเขา

ในฐานะผู้นำ คุณต้องพิจารณาว่าการขาดงานหรือการมาสายเกินควรทำให้เกิดผลที่ตามมาหรือไม่ (เช่น การเพิกเฉยอย่างโจ่งแจ้ง) หรือเป็นสถานการณ์ที่สามารถแก้ไขได้ด้วยการปรับตารางเวลา (เช่น ปัญหาด้านการเดินทางหรือการดูแลเด็ก)

4. กำหนดจำนวนที่มากเกินไป

หากต้องการทราบจำนวนที่ขาดไปมากเกินไป ให้พิจารณาค่าเฉลี่ย ขณะนี้ไม่มีข้อกำหนด PTO จากรัฐบาลกลาง แต่หลายบริษัทจำเป็นต้องปฏิบัติตามกฎหมาย Family and Medical Leave Act (FMLA) ซึ่งให้การลาโดยไม่ได้รับค่าจ้างสูงสุด 12 สัปดาห์

แม้ว่าจะไม่มีข้อกำหนดของรัฐบาลกลางสำหรับ PTO แต่ 11 รัฐและ District of Columbia กำหนดให้บริษัทบางแห่งจ่ายเงินลาป่วยให้กับพนักงานของตน

ข้อมูลล่าสุดของ CDC แสดงให้เห็นว่าผู้ใหญ่อายุ 18-64 ปีพลาดงานเฉลี่ยสี่วันจากปีที่แล้ว BLS รายงานว่านายจ้างมากกว่าครึ่งหนึ่งให้การลาป่วยโดยได้รับค่าจ้างห้าถึงเก้าวันหลังจากทำงานมาหนึ่งปี เสนอให้หนึ่งในสี่น้อยกว่าห้าวัน และอีกไตรมาสเสนอให้มากกว่า 10 วันต่อปี ขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กรของคุณ ตัวเลขเหล่านี้สามารถช่วยให้คุณกำหนดจำนวนการขาดงานมากเกินไปสำหรับธุรกิจเฉพาะของคุณ

5. จัดทำแผนปฏิบัติการสำหรับผู้กระทำผิดซ้ำ

เมื่อคุณมีนโยบายที่ขาดงาน สิ่งสำคัญคือต้องยึดถือตามนั้น การขาดงานมากเกินไปไม่เพียงแต่ต้องเสียเป็นดอลลาร์เท่านั้น การวิจัยแสดงให้เห็นว่ามากถึง 36.6% ของผลิตภาพสูญเสียไปจากการขาดงานโดยไม่ได้วางแผนไว้ สิ่งนี้จะส่งผลต่อขวัญกำลังใจของพนักงานอย่างแน่นอน

สำหรับผู้กระทำผิดที่เป็นนิสัย แผนปฏิบัติการอาจเป็น:

• ความผิดครั้งแรก: คำเตือนด้วยวาจา
• ความผิดครั้งที่สอง: คำเตือนด้วยวาจาพร้อมคำเตือนเป็นลายลักษณ์อักษรที่อธิบายถึงผลที่ตามมาของการขาดงานอีก
• ความผิดที่สาม: การลาหรือเลิกจ้างโดยไม่ได้รับค่าจ้าง

เป็นสิ่งสำคัญที่คุณหรือหัวหน้างานหรือแผนกทรัพยากรบุคคลต้องเก็บบันทึกการกระทำความผิดทั้งหมดเหล่านี้อย่างถูกต้องและการดำเนินการที่เกี่ยวข้องที่ดำเนินการ สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าทุกคนได้รับการปฏิบัติด้วยความคาดหวังและผลที่ตามมาเหมือนกัน สิ่งนี้ไม่เพียงช่วยควบคุมการขาดงานมากเกินไป แต่ยังรวมถึงขวัญกำลังใจของบริษัทด้วย

คุณควรแน่ใจว่าคุณพร้อมที่จะปฏิบัติตามขั้นตอนที่ระบุไว้ แน่นอนว่าไม่ใช่เรื่องสะดวกที่จะต้องเลิกจ้างใครสักคน แต่บางครั้งก็จำเป็นสำหรับการพัฒนาบริษัทและขวัญกำลังใจของพนักงานโดยรวมให้ดีขึ้น

6. ยกย่องพนักงานที่กลับมาสู่เส้นทาง

คำชมเชยและการยอมรับสำหรับ "งานที่ยอดเยี่ยม" เป็นที่ชื่นชมของคนทำงาน แต่คำชมแบบครอบคลุมเหล่านี้ไม่ได้กล่าวถึงการตรงต่อเวลาของพวกเขาโดยเฉพาะ

แทนที่จะพูดในแง่บวกโดยทั่วไป พยายามทำให้เฉพาะเจาะจงมากขึ้น: ฉันชอบที่คุณเชื่อถือได้ เป็นการดีที่คุณสามารถวางใจได้ว่าคุณอยู่ที่นี่ ฉันชอบความจริงที่ว่าคุณตรงต่อเวลาเสมอ

ข้อความเหล่านี้สนับสนุนการกระทำเฉพาะที่นักจิตวิทยา Carol Dweck กล่าวว่ามีประสิทธิภาพมากขึ้นในการจูงใจและสร้างแรงบันดาลใจให้กับผู้คน

แม่แบบนโยบายการเข้างานของพนักงาน

นโยบายการเข้างานไม่จำเป็นต้องซับซ้อนและซับซ้อน เต็มไปด้วยศัพท์แสงทางกฎหมายและทรัพยากรบุคคล ตัวอย่างง่ายๆ มีลักษณะดังนี้:

นโยบายการเข้างาน

การเข้างานที่ดีเป็นสิ่งสำคัญสำหรับทุกงานและแสดงให้เห็นถึงทัศนคติที่มีความรับผิดชอบและเป็นมืออาชีพ ในทางกลับกัน การขาดงานโดยไม่ได้รับคำแก้ตัวหรือขาดเรียนมากเกินไปถือเป็นความผิดร้ายแรง

โปรดปฏิบัติตามหลักเกณฑ์เหล่านี้เมื่อคุณไม่อยู่:

• หัวหน้างานโดยตรงของคุณควรได้รับแจ้งถึงการขาดงานที่คาดหวังทั้งหมดโดยเร็วที่สุด: ขอแนะนำให้แจ้งล่วงหน้าสองสัปดาห์
• ควรแจ้งให้ทราบถึงการขาดงานโดยไม่คาดคิดโดยเร็วที่สุด แต่อย่างน้อยหนึ่งชั่วโมงก่อนที่กะของคุณจะเริ่มต้นขึ้น
• หากคุณไม่สามารถแจ้งล่วงหน้าได้ โปรดพูดคุยกับหัวหน้างานและ HR ของคุณโดยเร็วที่สุด เราต้องการทราบว่าเหตุใดคุณจึงไม่สามารถแจ้งได้
• หากคุณไม่กลับไปทำงานหลังจากวันหยุดตามกำหนดหรือขาดงานโดยไม่ได้แจ้งให้ทราบเป็นเวลาสองวันทำงานติดต่อกัน เราจะถือว่าคุณละทิ้งงานของคุณ และเราจะส่งจดหมายสิ้นสุดการจ้างงานให้คุณ

ไม่สามารถกำหนดกฎเกณฑ์ที่แน่นอนเพื่อควบคุมวินัยสำหรับการขาดงานหรือความล่าช้ามากเกินไป สถานการณ์ส่วนบุคคลและความต้องการงานแตกต่างกัน ดังนั้น เราขอสงวนสิทธิ์ที่จะลงโทษคุณสำหรับการขาดงานหรือความล่าช้ามากเกินไป เมื่อใดก็ตามที่เราพิจารณาแล้วว่าการไม่อยู่หรือมาสายของคุณ หากไม่ได้รับการคุ้มครองตามกฎหมาย เป็นการรบกวนการทำงานของเราอย่างไม่สมเหตุสมผลหรือส่งผลเสียต่อการปฏิบัติงานที่มีประสิทธิภาพหรือขวัญกำลังใจของพนักงาน

บัญชีสำหรับวัฒนธรรมการทำงานของคุณ

เราได้ยินมามากมายเกี่ยวกับเรื่องต่างๆ เช่น ความสมดุลในการทำงาน/ชีวิต ความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงาน และวัฒนธรรมของบริษัทในปัจจุบัน

นั่นเป็นเพราะการมีสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดีซึ่งส่งเสริมคุณภาพชีวิตโดยรวมนั้นมีประโยชน์ต่อผลประกอบการของบริษัท พนักงานที่มีความสุขมีประสิทธิผลมากกว่า ดังนั้นหากคุณเห็นว่าขวัญกำลังใจ การมีส่วนร่วม และการแสดงตนของพนักงานลดลง อาจเป็นเวลาที่ดีที่จะพิจารณาวัฒนธรรมในที่ทำงานของคุณ

• คุณมองว่าพนักงานของคุณเป็นมนุษย์ที่มีปัญหาจริงหรือไม่?
• คุณกำลังคุยกับพวกเขาเพื่อดูว่าพวกเขาสบายดีไหม
• คุณมีวิธีที่ง่ายและสะดวกสบายสำหรับพนักงานในการแบ่งปันปัญหาการกลั่นแกล้งหรือการล่วงละเมิดในงานหรือไม่?
• พวกเขารู้สึกสบายใจที่จะพูดคุยกับคุณหรือไม่?
• คุณได้รับคำติชมจากพวกเขาเกี่ยวกับวิธีการทำให้สถานที่ทำงานดีขึ้นหรือไม่?

เมื่อพนักงานของคุณรู้สึกว่าพวกเขาเป็นส่วนหนึ่งของบางสิ่งที่ยิ่งใหญ่กว่าตัวเองและมีความสำคัญต่อบริษัทของคุณ พวกเขามีแนวโน้มที่จะทำผลงานได้ดีที่สุด แทนที่จะหาข้ออ้างที่จะพลาดงาน พวกเขาจะยอมรับบทบาทที่พวกเขาถืออยู่ในองค์กรของคุณ เพราะพวกเขารู้สึกว่ามันสำคัญและไม่ใช่แค่วิธีหารายได้

ทำสิ่งต่างๆ ให้เรียบง่าย

โปรดจำไว้ว่านโยบายการเข้างานของคุณไม่จำเป็นต้องซับซ้อนจนไม่มีใครสามารถเข้าใจได้และไม่จำเป็นต้องเอาแต่ใจ ความสม่ำเสมอและความเรียบง่ายสามารถไปได้ไกล

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รวมอยู่ในคู่มือพนักงานของคุณและแจกจ่ายไปทั่วที่ทำงานของคุณ เพื่อให้ทุกคนมีความชัดเจนเกี่ยวกับความคาดหวังที่คุณมีสำหรับการเข้าร่วมของพวกเขา ตรวจสอบให้แน่ใจว่าหัวหน้างานทุกคนมีความชัดเจนเกี่ยวกับความคาดหวังและผลที่ตามมาที่เกี่ยวข้องกับการขาดงาน หากคุณมีหัวหน้างานหรือหัวหน้าทีมคนหนึ่งที่ "ทำตามหนังสือ" และอีกคนหนึ่งมีแนวโน้มที่จะปล่อยให้สิ่งต่างๆ เลื่อนลอย คุณอาจเสี่ยงที่จะสร้างสภาพแวดล้อมที่ไม่ไว้วางใจและไม่สอดคล้องกัน

บทสรุป

แม้ว่าเราไม่สามารถขจัดการขาดงานได้อย่างสมบูรณ์ แต่ก็เป็นปัญหาที่บริษัทส่วนใหญ่เผชิญอย่างชัดเจน ด้วยการวางแผน การสื่อสาร ความโปร่งใส และความรับผิดชอบ บริษัทของคุณสามารถปรับปรุงผลิตภาพและประสิทธิภาพได้อย่างมาก โดยทำให้แน่ใจว่าพนักงานของคุณไม่เพียงมาทำงานในเวลาที่ควรเท่านั้น แต่ยังสนุกกับเวลาที่พวกเขาอยู่ที่นั่นด้วย

อีกวิธีหนึ่งที่ไม่ธรรมดาในการจัดการกับการขาดงานของพนักงานคือการแนะนำโปรแกรมส่งกำลังอัตโนมัติแบบไม่จำกัดให้กับสำนักงานของคุณ ดูว่าคุณอาจได้รับประโยชน์จากการเปลี่ยนแปลงนโยบายในวันนี้อย่างไร