استراتيجيتك التي لا معنى لها لإدارة تغيب الموظفين

يعد تغيب الموظفين مشكلة حقيقية وكبيرة للمنظمات.

لا تعرف بعض الشركات الآثار المالية والتشغيلية للتغيب ، وبالتالي لا تملك الأدوات المناسبة لتحديد مشكلات الغائبين. هذا يعني أنهم يخسرون المال والإنتاجية دون داع. هذا هو السبب في أنه من الأهمية بمكان بالنسبة للمؤسسات أن تفهم ماهية تغيب الموظف ، وما الذي يسببه ، وكيفية السيطرة عليه.

ما هو تغيب الموظف؟

ببساطة ، يُعرّف التغيب عن العمل بأنه الغياب المتكرر عن مكان العمل. لكن هناك أنواعًا مختلفة من التغيب عن العمل. نوعان مختلفان من التغيب بريء ومذنب . في حين أن كلاهما مكلف ، إلا أن التغيب الأبرياء ناتج عن مشاكل مشروعة وفي معظم الحالات ، لا يمكن السيطرة عليه. يحدث التغيب عن العمل بدون سبب ويكون ضمن سيطرة الموظف.

تشير الأبحاث إلى وجود اتجاه تصاعدي في تغيب الموظفين ، وتشير بعض التقديرات إلى أن ما يصل إلى 20 في المائة من نفقات الرواتب تُعزى إليه.

من هو الأكثر احتمالا للتغيب عمدا عن العمل؟

تفهم معظم الشركات الأسباب المشروعة للتغيب عن العمل. تسبب الظروف الصحية المزمنة بعض التغيب ، بالإضافة إلى أسباب شخصية أخرى ، بما في ذلك القضايا العائلية ورعاية المسنين أو الأطفال.

التغيب المتعمد أكثر غموضا. أكثر الأوقات شيوعًا للتغيب عن العمل هي أيام الاثنين والجمعة وقرب العطلات أو الأحداث الرياضية أو المهرجانات. الأفراد الأكثر عرضة للتغيب عن العمل عمدًا هم أولئك الذين:

• لا تشعر بالتقدير / التقدير لعملهم
• يشعر بالابتعاد عن دوره / وظيفته
• في طريقهم للخروج (يبحثون عن وظيفة أخرى)
• يتعرضون للتنمر أو المضايقة في مكان العمل
• تشعر بالإرهاق
• الشعور بالاستحقاق

في النهاية ، تتلخص هذه الأسباب في الضغط والاحتياجات الشخصية ، والأمر متروك لأصحاب العمل لتحديد المشكلات الكامنة وراء حالات الغياب وأفضل طريقة لحلها.

6 طرق لتقليل التغيب عن العمل في مكان العمل

يكلف العامل المتوسط ​​بالساعة الشركات الأمريكية 2660 دولارًا أمريكيًا في حالة التغيب الزائد عن العمل كل عام. اعتمادًا على حجم عملك ، قد تخسر في أي مكان ما بين آلاف إلى ملايين الدولارات بسبب التغيب عن العمل. إليك كيف يمكنك تحمل المسؤولية وتقليل التغيب في مؤسستك.

1. إنشاء سياسة التغيب عن الموظف

قبل معالجة مسألة التغيب ، يجب عليك تطوير سياسة شاملة للتغيب يفهمها الجميع بوضوح. ستغطي هذه السياسة بشكل مثالي ما يلي:

• الأوراق (المصرح بها وغير المصرح بها)
• تأخر
• وقت مبكر
• لايظهر

لقد وجدت الأبحاث أن سياسات التغيب عن العمل التي تشمل الاعتراف والمكافآت لوجودها وكذلك عواقب التغيب المفرط هي أكثر فعالية. بدلاً من وجود سياسة لا تنص إلا على النتائج السلبية ، حاول تضمين بعض سياسات التعزيز الإيجابية أيضًا.

ستوفر سياسة الحضور الرائعة إرشادات للجميع ليس فقط بشأن ما هو متوقع ، ولكن أيضًا بشأن العقوبات والمكافآت المتعلقة بالتغيب عن العمل. يجب أن تحدد السياسة بوضوح الاختلافات بين الغياب بدون عذر.

يشمل الغياب بعذر ما يلي:

• يطلب الموظف إجازة مقدمًا بحيث تكون مستحقة عليه كإجازة مدفوعة الأجر (PTO).
• يقوم الموظف بتقديم الطلب في غضون فترة زمنية محددة ومعقولة قبل تلقيه (من الناحية المثالية إشعار مدته أسبوعان على الرغم من أن هذا ليس ممكنًا دائمًا).
• تمت الموافقة على الإجازة المطلوبة من قبل المشرف.

حالات الغياب بدون عذر هي تلك التي لا تستوفي أيًا من الإرشادات المذكورة أعلاه. هناك أوقات تحدث فيها حالات الطوارئ ويجب أن تسمح سياستك بذلك. على سبيل المثال ، إذا تعرض الموظف لمرض مفاجئ أو حادث / إصابة ، فلا يمكن السيطرة على ذلك ، لذا تأكد من وجود شيء ما في مكانه يعالج مثل هذه الحالات. في هذه الحالات ، يمكنك مطالبة الموظفين بتزويدك بمذكرة من الطبيب أو إثبات سبب غيابهم.

في بعض الأحيان ، قد يواجه الموظف القيّم صعوبات شخصية ، أو ربما وفاة في الأسرة ، أو مشاكل في النقل ، أو حاجة مفاجئة إلى الانتقال. حاول أن تضع مثل هذه الحالات في الاعتبار عند بناء سياسة حضور شاملة لأن هذه الأشياء يمكن أن تحدث وتحدث بالفعل. لا تريد أن تضطر إلى إنهاء خدمة موظف بسبب حدث أو ظرف شخصي مؤسف.

2. تتبع حالات غياب الموظف

اعتمادًا على هيكل شركتك ، قد يكون تتبع حالات الغياب أكثر صعوبة بالنسبة للبعض أكثر من البعض الآخر. يمكن لمؤسسات الطوب والملاط مراقبة أوقات عمل الموظفين فعليًا. ومع ذلك ، فإن العديد من مؤسسات اليوم تقدم إما العمل عن بعد أو الجدولة المرنة. في الواقع ، ازداد العمل عن بُعد خلال السنوات العشر الماضية بنسبة مذهلة بلغت 91 في المائة.

تواجه الشركات التي لديها عمال ميدانيون أو عن بعد تحديات فريدة عندما يتعلق الأمر بتتبع حالات الغياب. بالنسبة لهذه المواقف ، يمكن أن تكون تقنية جدولة التغيير القائمة على السحابة وتتبع الوقت والوقت منقذًا للحياة. تعد الجدولة أمرًا بالغ الأهمية للحفاظ على الإنتاجية ، وخفض معدلات الدوران ، والحفاظ على سير العمليات بسلاسة ، والمساعدة في تتبع كشوف المرتبات والوقت.

حتى بالنسبة للمؤسسات داخل المكتب ، هناك طرق جديدة وأكثر دقة وفعالية لاستخدام أشياء مثل ساعات الأكشاك وحلول تتبع الوقت المستندة إلى الويب التي تبسط تتبع ساعات الموظفين وغياباتهم. كما يكلف موظفو عدم الحضور وعدم الاتصال الشركات الكثير من المال أيضًا. إذا كان الموظف عامل عدم حضور / عدم اتصال ، فتأكد من أن لديك عملية واضحة حول كيفية التعامل معه.

3. عنوان تكرار الغياب (غير المجدول) مع الموظف

بمجرد وضع خطة لمراقبة حالات الغياب وسياسة التغيب ، ستكون أنت وموظفيك واضحين بشأن ما يمكن أن يتوقعوه من حالات الغياب المتكررة غير المعتمدة. ضع في اعتبارك أنك ستحتاج إلى أن تكون مستعدًا لمتابعة هذه الإجراءات.

إذا كان لديك موظف يلتزم بالمواعيد التاريخية ولكنه يتأخر فجأة في كثير من الأحيان ، فقد يكون هناك سبب مشروع لذلك. وبالمثل ، فإن الموظفين الذين يمكن الاعتماد عليهم عادةً والذين يتغيبون كثيرًا ، قد يواجهون شيئًا خارج العمل يؤثر على وجودهم.

بصفتك قائدهم ، فإنه يقع على عاتقك تحديد ما إذا كان التغيب المفرط أو التأخير يتطلب عواقب (أي التجاهل الصارخ) أو ما إذا كان الموقف يمكن معالجته من خلال تعديل جدولهم (أي النقل أو قضايا رعاية الأطفال).

4. حدد كم عدد كبير جدًا

لمعرفة عدد حالات الغياب كثيرة جدًا ، ضع في اعتبارك المتوسطات. لا توجد حاليًا متطلبات PTO من الحكومة الفيدرالية ، ولكن يتعين على العديد من الشركات احترام قانون الإجازة العائلية والطبية (FMLA) الذي يوفر ما يصل إلى 12 أسبوعًا من الإجازة غير مدفوعة الأجر.

على الرغم من عدم وجود متطلبات فيدرالية لـ PTO ، إلا أن 11 ولاية ومقاطعة كولومبيا تطلب من بعض الشركات توفير إجازة مرضية مدفوعة الأجر لموظفيها.

تظهر أحدث بيانات مراكز السيطرة على الأمراض والوقاية منها (CDC) أن البالغين الذين تتراوح أعمارهم بين 18 و 64 عامًا فقدوا ما متوسطه أربعة أيام من العمل مقارنة بالعام السابق. تفيد تقارير BLS أن أكثر من نصف أصحاب العمل يقدمون خمسة إلى تسعة أيام إجازة مرضية مدفوعة الأجر بعد سنة واحدة من الخدمة ، وربع يقدم أقل من خمسة أيام ، وربع آخر يقدم أكثر من 10 كل عام. اعتمادًا على حجم مؤسستك ، يمكن أن تساعدك هذه الأرقام في تحديد عدد حالات الغياب الكثيرة جدًا لعملك المحدد.

5. ضع خطة عمل لمرتكبي الجرائم المتكررة

عندما يكون لديك سياسة الغياب المعمول بها ، فمن المهم الالتزام بها. التغيب المفرط لا يكلف بالدولار فقط. تظهر الأبحاث أن ما يصل إلى 36.6 في المائة من الإنتاجية تضيع في حالات الغياب غير المخطط لها. من المؤكد أن هذا سيؤثر على معنويات الموظف.

بالنسبة للمجرمين المعتادين ، قد تكون خطة العمل:

• المخالفة الأولى: تحذير شفهي
• المخالفة الثانية: تحذير شفهي مع تحذير كتابي يشرح عواقب غياب آخر
• المخالفة الثالثة: إجازة بدون راتب أو إنهاء الخدمة

من المهم أن تحتفظ أنت أو المشرف أو قسم الموارد البشرية بسجلات دقيقة لجميع هذه الجرائم والإجراءات المقابلة التي يتم اتخاذها. من المهم أيضًا التأكد من معاملة الجميع بنفس التوقعات والعواقب. هذا لا يساعد فقط في السيطرة على التغيب المفرط ولكن أيضًا معنويات الشركة.

يجب أن تكون متأكدًا أيضًا من استعدادك لمتابعة الإجراءات الموضحة. بالطبع ، ليس من المريح أن تضطر إلى إنهاء خدمة شخص ما ، لكن في بعض الأحيان يكون ذلك ضروريًا لتحسين الشركة ومعنويات الموظفين بشكل عام.

6. امدح الموظفين الذين عادوا إلى المسار الصحيح

يحظى الثناء والتقدير على "الوظيفة الرائعة" بتقدير من قبل العمال ، بطبيعة الحال ، ولكن هذه المديح الشاملة لا تعالج التزامهم بالمواعيد على وجه التحديد.

بدلاً من التعليق بشكل إيجابي بشكل عام ، حاول أن تكون أكثر تحديدًا: أنا أحب مدى موثوقيتك. إنه لأمر رائع أن تكون قادرًا على الاعتماد على وجودك هنا. أحب حقيقة أنك دائمًا في الموعد.

تعزز هذه العبارات إجراءً محددًا تقول عالمة النفس كارول دويك إنها أكثر فاعلية في تحفيز الناس وإلهامهم.

قالب سياسة حضور الموظفين

لا يجب أن تكون سياسة الحضور معقدة ومعقدة ومليئة بالمصطلحات القانونية والموارد البشرية. مثال بسيط هو شيء من هذا القبيل:

سياسة الحضور

يعد الحضور الجيد أمرًا ضروريًا لكل وظيفة ويظهر سلوكًا مهنيًا مسؤولاً. على العكس من ذلك ، فإن الغياب بدون عذر أو الغياب المفرط يعتبر جرائم خطيرة.

يرجى اتباع هذه الإرشادات عندما تكون غائبًا:

• يجب إبلاغ مشرفك المباشر بجميع حالات الغياب المتوقعة في أقرب وقت ممكن: يُفضل إشعار لمدة أسبوعين.
• يجب إرسال إشعار بالغياب غير المتوقع في أسرع وقت ممكن ، ولكن قبل ساعة واحدة على الأقل من بدء مناوبتك.
• إذا لم تتمكن من تقديم إشعار مسبق ، فيرجى التحدث إلى مشرفك والموارد البشرية في أقرب وقت ممكن. سنرغب في معرفة سبب عدم قدرتك على إرسال إشعار.
• إذا فشلت في العودة إلى العمل بعد إجازة مجدولة أو تغيبت دون سابق إنذار لمدة يومي عمل متتاليين ، سنفترض أنك تركت وظيفتك ، وسنرسل لك خطابًا ينهي عملك.

لا يمكن وضع قاعدة محددة للتحكم في الانضباط للتغيب المفرط أو التأخير. تختلف الظروف الفردية ومتطلبات العمل. لذلك ، نحتفظ بالحق في تأديبك بسبب التغيب المفرط أو التأخير في أي وقت نقرر فيه أن غيابك أو تأخرك ، إذا لم يكن محميًا بموجب القانون ، يؤدي إلى تعطيل عملنا بشكل غير معقول أو يضر بالعمليات الفعالة أو معنويات الموظفين.

ضع في اعتبارك ثقافة مكان عملك

نسمع الكثير عن أشياء مثل التوازن بين العمل والحياة ، ورفاهية الموظفين ، وثقافة الشركة في الوقت الحاضر.

هذا لأن وجود بيئة عمل صحية تعزز الرفاهية العامة هو في الواقع مفيد للأرباح النهائية للشركات. العاملون السعداء أكثر إنتاجية ، لذا إذا كنت ترى انخفاضًا في معنويات الموظفين ومشاركتهم وحضورهم ، فقد يكون الوقت مناسبًا لإلقاء نظرة على ثقافة مكان عملك.

• هل تنظر إلى موظفيك على أنهم بشر لديهم مشاكل حقيقية؟
• هل تتحدث معهم لمعرفة ما إذا كانوا على ما يرام؟
• هل لديك طريقة سهلة ومريحة للموظفين لمشاركة مشاكل التنمر أو التحرش أثناء العمل؟
• هل يشعرون بالراحة عند التحدث معك؟
• هل تحصل على تعليقات منهم حول طرق تحسين مكان العمل؟

عندما يشعر موظفوك أنهم جزء من شيء أكبر من أنفسهم وأنهم مهمون لشركتك ، فمن المرجح أن يقدموا أفضل ما لديهم. بدلاً من العثور على أعذار للتغيب عن العمل ، سوف يتبنون الدور الذي يقومون به في مؤسستك لأنهم يشعرون أنه مهم وليس مجرد وسيلة لكسب راتب.

اجعل الأمور بسيطة

تذكر أن سياسة الحضور الخاصة بك لا يجب أن تكون معقدة للغاية بحيث لا يمكن لأحد أن يفهمها ولا تحتاج إلى أن تكون متعجرفة. الاتساق والبساطة يمكن أن تقطع شوطًا طويلاً.

تأكد من تضمينه في دليل الموظف الخاص بك وتوزيعه في جميع أنحاء مكان عملك حتى يكون الجميع واضحًا بشأن التوقعات التي لديك لحضورهم. تأكد من أن جميع المشرفين على دراية بالتوقعات والعواقب المرتبطة بالغياب. إذا كان لديك مشرف أو قائد فريق يتعامل "مع الكتاب" وآخر يميل إلى ترك الأمور تنزلق ، فإنك تخاطر بخلق بيئة من عدم الثقة وعدم الاتساق.

استنتاج

بينما لا يمكننا القضاء على التغيب تمامًا ، فمن الواضح أنه مشكلة تواجهها معظم الشركات. من خلال التخطيط والتواصل والشفافية والمساءلة ، يمكن لشركتك تحسين الإنتاجية والكفاءة بشكل كبير من خلال ضمان أن موظفيك لا يأتون إلى العمل في الوقت المناسب فحسب ، بل يستمتعون أيضًا بالوقت الذي يقضونه هناك.

هناك طريقة أخرى أقل تقليدية للتعامل مع تغيب الموظفين وهي تقديم برنامج PTO غير محدود إلى مكتبك. انظر كيف يمكنك الاستفادة من التحول في السياسة اليوم.