Strategi Tanpa Omong kosong Anda untuk Mengelola Ketidakhadiran Karyawan

Ketidakhadiran karyawan adalah masalah besar yang sangat nyata bagi organisasi.

Beberapa perusahaan tidak mengetahui dampak keuangan dan operasional dari ketidakhadiran sehingga tidak memiliki alat yang tepat untuk mengidentifikasi masalah ketidakhadiran. Ini berarti mereka kehilangan uang dan produktivitas secara sia-sia. Itulah mengapa sangat penting bagi organisasi untuk memahami apa itu ketidakhadiran karyawan, apa penyebabnya, dan bagaimana mengendalikannya.

Apa itu absensi karyawan?

Sederhananya, ketidakhadiran karyawan didefinisikan sebagai seringnya absen dari tempat kerja. Tetapi ada berbagai jenis ketidakhadiran. Dua jenis ketidakhadiran yang berbeda itu tidak bersalah dan bersalah . Meskipun keduanya mahal, ketidakhadiran yang tidak disengaja disebabkan oleh masalah yang sah dan dalam banyak kasus, tidak dapat dikendalikan. Ketidakhadiran yang salah terjadi tanpa sebab dan berada dalam kendali karyawan.

Penelitian menunjukkan tren peningkatan absensi karyawan, dan beberapa perkiraan menunjukkan sebanyak 20 persen dari biaya penggajian disebabkan oleh hal itu.

Siapa yang paling mungkin dengan sengaja bolos kerja?

Sebagian besar perusahaan memahami alasan sah untuk bolos kerja. Kondisi kesehatan kronis menyebabkan beberapa ketidakhadiran, serta penyebab pribadi lainnya, termasuk masalah keluarga dan perawatan orang tua atau anak.

Ketidakhadiran yang disengaja lebih ambigu. Waktu paling umum untuk ketidakhadiran adalah hari Senin, Jumat, dan sekitar hari libur, acara olahraga, atau festival. Orang-orang yang kemungkinan besar sengaja tidak masuk kerja adalah mereka yang:

• Tidak merasa dihargai/diakui atas pekerjaan mereka
• Merasa terlepas dari peran/pekerjaannya
• Sedang dalam perjalanan keluar (mencari pekerjaan lain)
• Ditindas atau dilecehkan di tempat kerja
• Apakah merasa terbakar?
• Memiliki rasa berhak

Pada akhirnya, alasan-alasan ini bermuara pada stres dan kebutuhan pribadi, dan terserah kepada pemberi kerja untuk mengidentifikasi masalah di balik ketidakhadiran dan cara terbaik untuk menyelesaikannya.

6 cara untuk mengurangi ketidakhadiran di tempat kerja

Rata-rata pekerja per jam membebani perusahaan AS $2.660 karena ketidakhadiran berlebih setiap tahun. Bergantung pada ukuran bisnis Anda, Anda bisa kehilangan ribuan hingga jutaan dolar karena ketidakhadiran. Inilah cara Anda dapat mengambil alih dan mengurangi ketidakhadiran di organisasi Anda.

1. Buat kebijakan absensi karyawan

Sebelum menangani masalah absensi, Anda harus mengembangkan kebijakan absensi komprehensif yang dipahami semua orang dengan jelas. Kebijakan ini idealnya mencakup:

• Cuti (resmi dan tidak sah)
• Keterlambatan
• Jam keluar lebih awal
• Tidak hadir

Penelitian telah menemukan bahwa kebijakan ketidakhadiran yang mencakup pengakuan dan penghargaan karena hadir serta konsekuensi atas ketidakhadiran yang berlebihan lebih efektif. Daripada memiliki kebijakan yang hanya memberikan konsekuensi negatif, cobalah untuk memasukkan beberapa kebijakan penguatan positif juga.

Kebijakan kehadiran yang baik akan memberikan pedoman bagi semua orang tidak hanya tentang apa yang diharapkan, tetapi juga tentang hukuman dan penghargaan terkait ketidakhadiran. Kebijakan tersebut harus secara jelas mendefinisikan perbedaan antara ketidakhadiran yang dimaafkan dan tidak dimaafkan.

Ketidakhadiran yang dimaafkan termasuk mereka yang:

• Karyawan meminta cuti terlebih dahulu yang telah mereka peroleh sebagai waktu istirahat berbayar (PTO).
• Karyawan membuat permintaan dalam jangka waktu tertentu yang wajar sebelum menerimanya (idealnya pemberitahuan dua minggu meskipun hal ini tidak selalu memungkinkan).
• Waktu istirahat yang diminta disetujui oleh supervisor.

Absen tanpa alasan adalah mereka yang tidak memenuhi salah satu pedoman yang disebutkan di atas. Ada kalanya keadaan darurat terjadi dan kebijakan Anda harus memungkinkan untuk itu. Misalnya, jika seorang karyawan tiba-tiba mengalami sakit atau kecelakaan/cedera, hal ini tidak dapat dikendalikan, jadi pastikan Anda memiliki sesuatu yang menangani kasus tersebut. Dalam kasus ini, Anda dapat meminta karyawan untuk memberi Anda catatan dokter atau bukti alasan di balik ketidakhadiran mereka.

Terkadang, seorang karyawan yang berharga mungkin mengalami kesulitan pribadi, mungkin kematian dalam keluarga, masalah transportasi, atau kebutuhan mendadak untuk pindah. Cobalah untuk mengingat contoh-contoh seperti itu ketika membuat kebijakan kehadiran yang komprehensif karena hal-hal ini dapat dan memang terjadi. Anda tidak ingin harus memberhentikan karyawan karena peristiwa atau keadaan pribadi yang tidak menguntungkan.

2. Melacak absen karyawan

Bergantung pada struktur perusahaan Anda, mencatat ketidakhadiran bisa lebih menantang bagi sebagian orang daripada yang lain. Perusahaan bata-dan-mortir dapat memantau secara fisik ketika karyawan bekerja. Namun, banyak organisasi saat ini menawarkan pekerjaan jarak jauh atau penjadwalan yang fleksibel. Faktanya, pekerjaan jarak jauh telah meningkat selama 10 tahun terakhir sebesar 91 persen.

Perusahaan dengan pekerja lapangan atau jarak jauh menghadapi tantangan unik dalam hal melacak ketidakhadiran. Untuk situasi ini, teknologi berbasis cloud, pelacakan waktu, dan penjadwalan shift dapat menjadi penyelamat. Penjadwalan sangat penting untuk menjaga produktivitas, menurunkan tingkat turnover, menjaga operasi berjalan lancar, dan membantu dalam penggajian dan pelacakan waktu.

Bahkan untuk perusahaan di kantor, ada cara baru, lebih akurat, dan efektif untuk menggunakan hal-hal seperti jam kios dan solusi pelacakan waktu berbasis web yang menyederhanakan pelacakan jam dan ketidakhadiran karyawan. Karyawan yang tidak hadir dan tidak menelepon juga menghabiskan banyak uang bagi perusahaan. Jika seorang karyawan adalah pekerja yang tidak hadir/tidak dipanggil, pastikan Anda memiliki proses yang jelas tentang cara menanganinya.

3. Mengatasi absensi berulang (tidak terjadwal) dengan karyawan

Setelah Anda memiliki rencana untuk memantau ketidakhadiran dan kebijakan ketidakhadiran, Anda dan karyawan Anda akan mengetahui dengan jelas apa yang dapat mereka harapkan dengan ketidakhadiran yang berulang dan tidak disetujui. Ingatlah, Anda harus siap untuk mengikuti prosedur ini.

Jika Anda memiliki karyawan yang secara historis tepat waktu tetapi tiba-tiba lebih sering terlambat daripada tidak, mungkin ada alasan yang sah mengapa. Demikian juga, karyawan yang biasanya dapat diandalkan yang sering absen, mungkin mengalami sesuatu di luar pekerjaan yang memengaruhi kehadiran mereka.

Sebagai pemimpin mereka, terserah Anda untuk menentukan apakah ketidakhadiran atau keterlambatan yang berlebihan memerlukan konsekuensi (yaitu pengabaian yang mencolok) atau apakah itu adalah situasi yang dapat diperbaiki dengan penyesuaian pada penjadwalan mereka (yaitu masalah transportasi atau pengasuhan anak).

4. Tentukan berapa banyak yang terlalu banyak

Untuk mengetahui berapa banyak ketidakhadiran yang terlalu banyak, pertimbangkan rata-ratanya. Saat ini tidak ada persyaratan PTO dari pemerintah federal, tetapi banyak perusahaan diharuskan untuk menghormati Family and Medical Leave Act (FMLA) yang memberikan cuti tidak berbayar hingga 12 minggu.

Meskipun tidak ada persyaratan federal untuk PTO, 11 negara bagian dan District of Columbia mewajibkan perusahaan tertentu untuk memberikan cuti sakit berbayar kepada karyawan mereka.

Data terbaru CDC menunjukkan bahwa orang dewasa berusia 18 hingga 64 tahun melewatkan rata-rata empat hari kerja dari tahun sebelumnya. BLS melaporkan bahwa lebih dari separuh pemberi kerja memberikan lima sampai sembilan hari cuti sakit berbayar setelah satu tahun bekerja, seperempat menawarkan kurang dari lima hari, dan seperempat lainnya menawarkan lebih dari 10 per tahun. Bergantung pada ukuran organisasi Anda, angka-angka ini dapat membantu Anda menentukan berapa banyak ketidakhadiran yang terlalu banyak untuk bisnis spesifik Anda.

5. Buat rencana tindakan untuk pelanggar berulang

Ketika Anda memiliki kebijakan absensi, penting untuk mematuhinya. Ketidakhadiran yang berlebihan tidak hanya menghabiskan biaya dalam dolar. Penelitian menunjukkan bahwa sebanyak 36,6 persen produktivitas hilang karena ketidakhadiran yang tidak direncanakan. Hal ini tentu akan mempengaruhi semangat kerja karyawan.

Untuk pelanggar kebiasaan, rencana tindakan mungkin:

• Pelanggaran pertama: Peringatan lisan
• Pelanggaran kedua: Peringatan lisan dengan peringatan tertulis yang menjelaskan konsekuensi dari ketidakhadiran lagi
• Pelanggaran ketiga: Cuti atau pemutusan hubungan kerja yang tidak dibayar

Anda atau supervisor atau departemen SDM harus menyimpan catatan akurat tentang semua pelanggaran ini dan tindakan terkait yang diambil. Penting juga untuk memastikan setiap orang diperlakukan dengan harapan dan konsekuensi yang sama. Ini tidak hanya membantu mengendalikan ketidakhadiran yang berlebihan tetapi juga dengan moral perusahaan.

Anda juga harus yakin bahwa Anda siap untuk menindaklanjuti dengan prosedur yang diuraikan. Tentu saja, bukanlah hal yang nyaman untuk memberhentikan seseorang, tetapi terkadang itu penting untuk kemajuan perusahaan dan moral karyawan secara keseluruhan.

6. Puji karyawan yang kembali ke jalurnya

Pujian dan pengakuan untuk "pekerjaan hebat" dihargai oleh para pekerja, tentu saja, tetapi pujian menyeluruh ini tidak benar-benar membahas ketepatan waktu mereka secara khusus.

Daripada berkomentar positif secara umum, cobalah untuk lebih spesifik: Saya suka betapa andalnya Anda. Senang rasanya bisa mengandalkan Anda berada di sini. Saya suka fakta bahwa Anda selalu tepat waktu.

Pernyataan-pernyataan ini memperkuat tindakan spesifik yang menurut psikolog Carol Dweck jauh lebih efektif dalam memotivasi dan menginspirasi orang.

Templat kebijakan kehadiran karyawan

Kebijakan absensi tidak harus rumit dan berbelit-belit, penuh jargon hukum dan SDM. Contoh sederhananya adalah seperti ini:

Kebijakan kehadiran

Kehadiran yang baik sangat penting untuk setiap pekerjaan dan menunjukkan sikap yang bertanggung jawab dan profesional. Sebaliknya, ketidakhadiran tanpa alasan atau berlebihan adalah pelanggaran serius.

Harap ikuti panduan ini saat Anda tidak hadir:

• Atasan langsung Anda harus diberitahu tentang semua ketidakhadiran yang diharapkan sesegera mungkin: pemberitahuan dua minggu lebih disukai.
• Pemberitahuan tentang ketidakhadiran yang tidak terduga harus diberikan sesegera mungkin, tetapi setidaknya satu jam sebelum giliran kerja Anda dimulai.
• Jika Anda tidak dapat memberikan pemberitahuan sebelumnya, harap bicarakan dengan supervisor dan SDM Anda sesegera mungkin. Kami ingin tahu mengapa Anda tidak dapat memberikan pemberitahuan.
• Jika Anda gagal kembali bekerja setelah cuti yang dijadwalkan atau tidak hadir tanpa pemberitahuan selama dua hari kerja berturut-turut, kami akan menganggap bahwa Anda telah meninggalkan pekerjaan Anda, dan kami akan mengirimkan surat penghentian pekerjaan Anda kepada Anda.

Tidak ada aturan pasti yang dapat ditetapkan untuk mengatur disiplin atas ketidakhadiran atau keterlambatan yang berlebihan. Keadaan individu dan tuntutan pekerjaan berbeda. Oleh karena itu, kami berhak untuk mendisiplinkan Anda atas ketidakhadiran atau keterlambatan yang berlebihan setiap kali kami menentukan bahwa ketidakhadiran atau keterlambatan Anda, jika tidak dilindungi oleh hukum, secara tidak wajar mengganggu pekerjaan kami atau merugikan operasi yang efisien atau moral karyawan.

Perhitungkan budaya tempat kerja Anda

Kami mendengar banyak tentang hal-hal seperti keseimbangan kerja / kehidupan, kesejahteraan karyawan, dan budaya perusahaan saat ini.

Itu karena memiliki lingkungan kerja yang sehat yang meningkatkan kesejahteraan secara keseluruhan sebenarnya membantu keuntungan perusahaan. Pekerja yang bahagia lebih produktif, jadi jika Anda melihat penurunan moral, keterlibatan, dan kehadiran karyawan, mungkin ini saat yang tepat untuk melihat budaya tempat kerja Anda.

• Apakah Anda melihat karyawan Anda sebagai manusia dengan masalah nyata?
• Apakah Anda berbicara dengan mereka untuk mengetahui apakah mereka baik-baik saja?
• Apakah Anda memiliki cara yang mudah dan nyaman bagi karyawan untuk berbagi masalah perundungan atau pelecehan di tempat kerja?
• Apakah mereka merasa nyaman berbicara dengan Anda?
• Apakah Anda mendapatkan umpan balik dari mereka tentang cara membuat tempat kerja menjadi lebih baik?

Ketika karyawan Anda merasa bahwa mereka adalah bagian dari sesuatu yang lebih besar dari diri mereka sendiri dan mereka penting bagi perusahaan Anda, mereka akan cenderung melakukan yang terbaik. Alih-alih mencari alasan untuk bolos kerja, mereka akan merangkul peran yang mereka pegang di organisasi Anda karena mereka merasa itu penting dan bukan hanya cara untuk mendapatkan gaji.

Buat semuanya tetap sederhana

Ingat kebijakan kehadiran Anda tidak harus begitu rumit sehingga tidak ada yang bisa memahaminya dan juga tidak perlu berlebihan. Konsistensi dan kesederhanaan bisa sangat membantu.

Pastikan itu termasuk dalam buku pegangan karyawan Anda dan didistribusikan ke seluruh tempat kerja Anda sehingga semua orang jelas tentang harapan yang Anda miliki untuk kehadiran mereka. Pastikan bahwa semua supervisor juga jelas tentang harapan dan konsekuensi yang terkait dengan ketidakhadiran. Jika Anda memiliki satu penyelia atau pemimpin tim yang "menurut aturan" dan lainnya yang cenderung membiarkan segala sesuatunya berlalu, Anda berisiko menciptakan lingkungan ketidakpercayaan dan ketidakkonsistenan.

Kesimpulan

Meskipun kami tidak dapat menghilangkan ketidakhadiran sepenuhnya, ini jelas merupakan masalah yang dihadapi sebagian besar perusahaan. Dengan perencanaan, komunikasi, transparansi, dan akuntabilitas, perusahaan Anda dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi secara signifikan dengan memastikan orang-orang Anda tidak hanya datang untuk bekerja ketika mereka seharusnya tetapi bahkan menikmati waktu yang mereka habiskan di sana.

Cara lain yang kurang konvensional untuk menangani ketidakhadiran karyawan adalah memperkenalkan program PTO tanpa batas ke kantor Anda. Lihat bagaimana Anda dapat memperoleh manfaat dari perubahan kebijakan hari ini.