您管理员工缺勤的严肃策略

对于组织来说，员工旷工是一个非常现实的大问题。

一些公司不了解缺勤对财务和运营的影响，因此没有合适的工具来识别缺勤问题。 这意味着他们正在不必要地损失金钱和生产力。 这就是为什么组织必须了解员工缺勤是什么、导致它的原因以及如何控制它的原因。

什么是员工旷工？

简而言之，员工旷工被定义为经常缺勤。 但是有不同类型的旷工。 这两种不同类型的旷工是无辜的和有罪的。 虽然两者都代价高昂，但无辜缺勤是由合法问题引起的，并且在大多数情况下是无法控制的。 有罪的旷工是无故发生的，并且在员工的控制范围内。

研究表明，员工缺勤率呈上升趋势，一些估计显示多达 20% 的工资支出可归因于此。

谁最有可能故意错过工作？

大多数公司都了解错过工作的正当理由。 慢性健康状况会导致一些旷工，以及其他个人原因，包括家庭问题和老人或儿童保育。

故意旷工更加模棱两可。 缺勤最常见的时间是周一、周五以及节假日、体育赛事或节日前后。 最有可能故意错过工作的人是：

• 不要对他们的工作感到赞赏/认可
• 感觉脱离了他们的角色/工作
• 正在离开（寻找另一份工作）
• 在工作场所受到欺凌或骚扰
• 感觉筋疲力尽
• 有权利感

归根结底，这些原因归结为压力和个人需求，雇主需要确定缺勤背后的问题以及如何最好地解决这些问题。

减少工作场所旷工的6种方法

美国公司的平均小时工每年因超额缺勤而损失 2,660 美元。 根据您的业务规模，您可能会因旷工而损失数千至数百万美元。 以下是您如何在组织中负责并减少旷工的方法。

1.制定员工旷工政策

在解决旷工问题之前，您应该制定一个每个人都清楚了解的全面的旷工政策。 理想情况下，该政策将涵盖：

• 离开（授权和未授权）
• 迟到
• 提前打卡
• 缺席

研究发现，包括对在场的认可和奖励以及过度缺勤的后果的缺勤政策更为有效。 与其制定只提供负面后果的政策，不如尝试包括一些积极的强化政策。

一项出色的出勤政策将为每个人提供指导，不仅针对预期内容，还针对旷工的处罚和奖励。 该政策应明确界定因故缺勤和无故缺勤之间的区别。

因故缺席包括以下情况：

• 员工提前申请休假，他们已累积为带薪休假 (PTO)。
• 员工在提出请求之前的指定合理时间段内提出请求（最好是两周通知，尽管这并不总是可能的）。
• 请求的休假由主管批准。

无故缺勤是指不符合上述任何准则的缺勤。 有时会发生紧急情况，您的政策应该允许这种情况发生。 例如，如果员工突然生病或意外/受伤，这是无法控制的，因此请确保您有适当的措施来解决此类情况。 在这些情况下，您可以要求员工向您提供医生证明或他们缺勤原因的证明。

有时，有价值的员工可能会遇到个人困难，可能是家人去世、交通问题或突然需要搬迁。 在制定全面的出勤政策时，请尽量记住这些情况，因为这些事情可能而且确实会发生。 您不希望因不幸的个人事件或情况而解雇员工。

2. 跟踪员工缺勤情况

根据贵公司的结构，跟踪缺勤情况对某些人来说可能比其他人更具挑战性。 实体店可以在员工工作时进行物理监控。 但是，当今的许多组织都提供远程工作或灵活的日程安排。 事实上，远程工作在过去 10 年中增长了惊人的 91%。

在跟踪缺勤方面，拥有现场或远程工作人员的公司面临着独特的挑战。 对于这些情况，基于云的时间跟踪和轮班调度技术可以挽救生命。 调度对于维持生产力、降低周转率、保持运营平稳运行以及协助工资单和时间跟踪至关重要。

即使对于办公室机构，也有新的、更准确和有效的方法来使用信息亭时钟和基于 Web 的时间跟踪解决方案，以简化跟踪员工的工作时间和缺勤情况。 不出现和不打电话的员工也让公司付出了很多钱。 如果员工是不出现/不打电话的工作人员，请确保您有一个明确的处理流程。

3. 与员工一起解决重复（非预定）缺勤问题

一旦您制定了监控缺勤的计划和缺勤政策，您和您的员工就会清楚地知道他们对重复的、未经批准的缺勤的期望。 请记住，您需要准备好遵循这些程序。

如果您的员工历来守时，但经常突然迟到，这可能是有正当理由的。 同样，通常可靠但经常缺席的员工可能会在工作之外遇到一些影响他们存在的事情。

作为他们的领导者，您有责任确定过度缺勤或迟到是否会导致后果（即公然无视），或者是否可以通过调整他们的日程安排来纠正这种情况（即交通或儿童保育问题）。

4.确定多少是太多

要确定有多少缺勤太多，请考虑平均值。 联邦政府目前没有 PTO 要求，但许多公司必须遵守家庭和医疗休假法案 (FMLA)，该法案提供长达 12 周的无薪休假。

尽管 PTO 没有联邦要求，但 11 个州和哥伦比亚特区要求某些公司为其员工提供带薪病假。

疾病预防控制中心的最新数据显示，18 至 64 岁的成年人与上一年相比平均缺勤 4 天。 BLS 报告说，超过一半的雇主在服务一年后提供 5 到 9 天的带薪病假，四分之一提供少于五天的带薪病假，另外四分之一提供每年超过 10 天的带薪病假。 根据您组织的规模，这些数字可以帮助您确定有多少缺勤对于您的特定业务来说太多了。

5. 为屡犯者制定行动计划

当您制定了缺勤政策时，坚持下去很重要。 过度缺勤不仅仅花费美元。 研究表明，多达 36.6% 的生产力因计划外缺勤而损失。 这肯定会影响员工的士气。

对于惯犯，行动计划可能是：

• 初犯：口头警告
• 第二次违规：口头警告和书面警告，解释再次缺席的后果
• 第三次违规：无薪休假或解雇

您或主管或人力资源部门必须准确记录所有这些违规行为以及所采取的相应措施，这一点很重要。 确保每个人都得到相同的期望和后果也很重要。 这不仅有助于控制过度缺勤，还有助于提高公司士气。

您还应该确保您已准备好按照概述的程序进行后续操作。 当然，不得不解雇某人并不是一件舒服的事情，但有时这对于改善公司和整体员工士气至关重要。

6. 表扬重回正轨的员工

对“出色工作”的赞美和认可自然会受到工人的赞赏，但这些笼统的赞美并没有真正具体解决他们的守时问题。

与其说一般的正面评价，不如说得更具体一些：我喜欢你的可靠程度。 能指望你在这里真是太好了。 我喜欢你总是准时的事实。

这些陈述强化了心理学家卡罗尔·德韦克（Carol Dweck）所说的在激励和激励人们方面更有效的具体行动。

员工考勤政策模板

出勤政策不必复杂繁复，充满法律和人力资源术语。 一个简单的例子是这样的：

出勤政策

良好的出勤率对每项工作都至关重要，并表现出负责任、专业的态度。 相反，无故缺勤或过度缺勤是严重的违法行为。

当您缺席时，请遵循以下准则：

• 应尽快通知您的直接主管所有预计缺勤：最好提前两周通知。
• 应尽快发出意外缺勤通知，但至少要在轮班开始前一小时发出。
• 如果您无法提前通知，请尽快与您的主管和 HR 联系。 我们想知道你为什么不能发出通知。
• 如果您在计划休假后未能返回工作岗位或连续两个工作日无通知缺勤，我们将假定您已放弃工作，我们将向您发送终止工作的信函。

没有明确的规则来管理过度缺勤或迟到的纪律。 个人情况和工作要求不同。 因此，如果我们确定您的缺勤或迟到（如果不受法律保护）会对我们的工作造成不合理的干扰或不利于高效运营或员工士气，我们保留对您过度缺勤或迟到进行处罚的权利。

说明您的工作场所文化

我们现在听到很多关于工作/生活平衡、员工福利和公司文化的事情。

那是因为拥有促进整体福祉的健康工作环境实际上有助于公司的盈利。 快乐的员工工作效率更高，因此，如果您发现员工士气、敬业度和存在感下降，这可能是了解您的工作场所文化的好时机。

• 您是否将您的员工视为有实际问题的人？
• 您是否与他们交谈以了解他们是否过得好？
• 您是否有一种简单舒适的方式让员工分享工作中的欺凌或骚扰问题？
• 他们觉得和你说话舒服吗？
• 您是否从他们那里获得了有关如何改善工作场所的反馈？

当你的员工觉得他们是比他们自己更重要的事情的一部分并且他们对你的公司很重要时，他们更有可能表现最好。 他们不会找借口错过工作，而是会接受他们在您的组织中担任的角色，因为他们认为这很重要，而不仅仅是一种赚取薪水的方式。

保持简单

请记住，您的出勤政策不必复杂到没人能理解，也不必太霸道。 一致性和简单性可以大有帮助。

确保它包含在您的员工手册中并在您的工作场所分发，以便每个人都清楚您对他们出勤的期望。 确保所有主管也清楚与缺勤相关的期望和后果。 如果您有一个主管或团队负责人“按部就班”，而另一个主管或团队负责人则倾向于任其发展，那么您就有可能造成不信任和不一致的环境。

结论

虽然我们不能完全消除旷工，但这显然是大多数公司面临的问题。 通过计划、沟通、透明度和问责制，您的公司可以显着提高生产力和效率，确保您的员工不仅在他们应该上班的时候来上班，甚至享受他们在那里度过的时光。

处理员工缺勤的另一种不太传统的方法是在您的办公室引入无限制的 PTO 计划。 看看您如何从今天的政策转变中受益。