Sua estratégia prática para gerenciar o absenteísmo dos funcionários

O absenteísmo dos funcionários é um problema muito real e grande para as organizações.

Algumas empresas não conhecem os impactos financeiros e operacionais do absenteísmo e, portanto, não possuem as ferramentas certas para identificar problemas de absenteísmo. Isso significa que eles estão perdendo dinheiro e produtividade desnecessariamente. É por isso que é crucial que as organizações entendam o que é o absenteísmo dos funcionários, o que o causa e como controlá-lo.

O que é absenteísmo de funcionários?

Simplificando, o absenteísmo dos funcionários é definido como ausência frequente do local de trabalho. Mas existem diferentes tipos de absenteísmo. Os dois tipos diferentes de absenteísmo são inocentes e culposos . Embora ambos sejam caros, o absenteísmo inocente é causado por problemas legítimos e, na maioria dos casos, não pode ser controlado. O absenteísmo culposo ocorre sem justa causa e está sob o controle do empregado.

Pesquisas indicam uma tendência ascendente no absenteísmo dos funcionários, e algumas estimativas mostram que até 20% das despesas com folha de pagamento são atribuíveis a isso.

Quem tem maior probabilidade de faltar intencionalmente ao trabalho?

A maioria das empresas entende os motivos legítimos para faltar ao trabalho. As condições crônicas de saúde causam algum absenteísmo, bem como outras causas pessoais, incluindo questões familiares e cuidados com idosos ou crianças.

O absenteísmo intencional é mais ambíguo. Os horários mais comuns de absenteísmo são segundas, sextas e feriados, eventos esportivos ou festivais. Os indivíduos com maior probabilidade de faltar intencionalmente ao trabalho são aqueles que:

• Não se sente apreciado/reconhecido por seu trabalho
• Sentir-se desvinculado de sua função/trabalho
• Estão de saída (procurando outro emprego)
• Estão sendo intimidados ou assediados no local de trabalho
• Estão se sentindo queimados
• Tenha um senso de direito

Em última análise, esses motivos se resumem ao estresse e às necessidades pessoais, e cabe aos empregadores identificar os problemas por trás das ausências e a melhor forma de solucioná-los.

6 maneiras de reduzir o absenteísmo no local de trabalho

O trabalhador por hora médio custa às empresas americanas $ 2.660 em excesso de absenteísmo a cada ano. Dependendo do tamanho do seu negócio, você pode estar perdendo de milhares a milhões de dólares devido ao absenteísmo. Veja como você pode assumir o controle e reduzir o absenteísmo em sua organização.

1. Crie uma política de absenteísmo dos funcionários

Antes de abordar a questão do absenteísmo, você deve desenvolver uma política abrangente de absenteísmo que todos entendam claramente. Esta política irá cobrir idealmente:

• Folhas (autorizadas e não autorizadas)
• Atraso
• Saídas antecipadas
• Sem apresentações

A pesquisa descobriu que as políticas de absenteísmo que incluem reconhecimento e recompensas por estar presente, bem como consequências para o absenteísmo excessivo, são mais eficazes. Em vez de ter uma política que só prevê consequências negativas, tente incluir também algumas políticas de reforço positivo.

Uma ótima política de assiduidade fornecerá orientações para todos não apenas sobre o que é esperado, mas também sobre penalidades e recompensas em relação ao absenteísmo. A política deve definir claramente as diferenças entre ausências justificadas e não justificadas.

Uma ausência justificada inclui aquelas em que:

• O funcionário solicita folgas com antecedência que foram acumuladas como folgas pagas (PTO).
• O funcionário faz a solicitação dentro de um período de tempo razoável e especificado antes de aceitá-la (idealmente, um aviso prévio de duas semanas, embora isso nem sempre seja possível).
• A folga solicitada é aprovada pelo supervisor.

Ausências não justificadas são aquelas que não atendem a nenhuma das diretrizes mencionadas acima. Há momentos em que as emergências acontecem e sua política deve permitir isso. Por exemplo, se um funcionário sofrer uma doença repentina ou acidente/lesão, isso não pode ser controlado, portanto, certifique-se de ter algo em vigor que resolva esses casos. Nesses casos, você pode exigir que os funcionários forneçam atestado médico ou comprovante do motivo da ausência.

Às vezes, um funcionário valioso pode passar por uma dificuldade pessoal, talvez uma morte na família, problemas de transporte ou uma necessidade repentina de se mudar. Tente manter esses casos em mente ao construir uma política de atendimento abrangente, porque essas coisas podem acontecer e acontecem. Você não quer ter que demitir um funcionário por um evento ou circunstância pessoal infeliz.

2. Acompanhe as ausências dos funcionários

Dependendo da estrutura da sua empresa, acompanhar as ausências pode ser mais desafiador para alguns do que para outros. Os estabelecimentos físicos podem monitorar fisicamente quando os funcionários estão trabalhando. No entanto, muitas das organizações de hoje estão oferecendo trabalho remoto ou agendamento flexível. De fato, o trabalho remoto aumentou nos últimos 10 anos em impressionantes 91%.

Empresas com trabalhadores remotos ou de campo enfrentam desafios únicos quando se trata de rastrear ausências. Para essas situações, a tecnologia baseada em nuvem, rastreamento de tempo e programação de turnos pode ser um salva-vidas. A programação é fundamental para manter a produtividade, diminuir as taxas de rotatividade, manter as operações funcionando sem problemas e auxiliar no controle da folha de pagamento e do tempo.

Mesmo para estabelecimentos no escritório, existem maneiras novas, mais precisas e eficazes de usar coisas como relógios de quiosque e soluções de rastreamento de tempo baseadas na Web que simplificam o rastreamento de horas e ausências dos funcionários. Funcionários que não comparecem e não ligam também custam muito dinheiro às empresas. Se um funcionário for um funcionário que não compareceu/não ligou, certifique-se de ter um processo claro sobre como lidar com isso.

3. Resolver ausências repetidas (não programadas) com o funcionário

Uma vez que você tenha um plano para monitorar as ausências e uma política de absenteísmo, você e seus funcionários terão clareza sobre o que podem esperar com ausências repetidas e não aprovadas. Lembre-se de que você precisará estar preparado para seguir esses procedimentos.

Se você tem um funcionário que é historicamente pontual, mas de repente está atrasado com mais frequência, pode haver uma razão legítima para isso. Da mesma forma, funcionários que normalmente são confiáveis ​​e que se ausentam com frequência podem estar experimentando algo fora do trabalho que está afetando sua presença.

Como seu líder, cabe a você determinar se o absenteísmo excessivo ou atrasos justificam consequências (ou seja, desrespeito flagrante) ou se é uma situação que pode ser remediada com um ajuste em sua programação (ou seja, questões de transporte ou creche).

4. Determine quantos são demais

Para descobrir quantas ausências são demais, considere as médias. Atualmente, não há requisitos de PTO do governo federal, mas muitas empresas são obrigadas a honrar a Lei de Licença Médica e Familiar (FMLA), que fornece até 12 semanas de licença não remunerada.

Embora não haja requisitos federais para o PTO, 11 estados e o Distrito de Columbia exigem que certas empresas forneçam licença médica remunerada a seus funcionários.

Os dados mais recentes do CDC mostram que adultos de 18 a 64 anos perderam uma média de quatro dias de trabalho em relação ao ano anterior. O BLS relata que mais da metade dos empregadores fornece de cinco a nove dias de licença médica paga após um ano de serviço, um quarto oferece menos de cinco dias e outro quarto oferece mais de 10 por ano. Dependendo do tamanho da sua organização, esses números podem ajudá-lo a determinar quantas ausências são demais para o seu negócio específico.

5. Crie um plano de ação para reincidentes

Quando você tem uma política de absenteísmo, é importante cumpri-la. Absenteísmo excessivo não custa apenas em dólares. Pesquisas mostram que até 36,6% da produtividade é perdida em ausências não planejadas. Isso certamente afetará o moral dos funcionários.

Para criminosos habituais, um plano de ação pode ser:

• Primeira ofensa: advertência verbal
• Segunda infração: Advertência verbal com advertência por escrito que explica as consequências de outra ausência
• Terceira infração: licença não remunerada ou rescisão

É importante que você ou o supervisor ou o departamento de RH mantenham registros precisos de todas essas ofensas e das ações correspondentes tomadas. Também é importante garantir que todos sejam tratados com as mesmas expectativas e consequências. Isso não apenas ajuda a controlar o absenteísmo excessivo, mas também o moral da empresa.

Você também deve ter certeza de que está preparado para acompanhar os procedimentos descritos. Claro, não é uma coisa confortável ter que demitir alguém, mas às vezes é essencial para a melhoria da empresa e do moral geral dos funcionários.

6. Elogie os funcionários que voltam aos trilhos

Elogios e reconhecimento por um “ótimo trabalho” são apreciados pelos trabalhadores, naturalmente, mas esses elogios gerais não abordam especificamente sua pontualidade.

Em vez de comentar positivamente em geral, tente ser mais específico: eu amo o quão confiável você tem sido. É muito bom poder contar com você aqui. Eu amo o fato de que você está sempre na hora certa.

Essas declarações reforçam uma ação específica que a psicóloga Carol Dweck diz ser muito mais eficaz para motivar e inspirar as pessoas.

Modelo de política de presença de funcionários

Uma política de atendimento não precisa ser complexa e complicada, cheia de jargões jurídicos e de RH. Um exemplo simples é algo assim:

Política de frequência

A boa assiduidade é essencial em qualquer trabalho e demonstra uma atitude profissional e responsável. Por outro lado, faltas injustificadas ou excessivas são ofensas graves.

Por favor, siga estas orientações quando estiver ausente:

• Seu supervisor direto deve ser informado de todas as ausências esperadas o mais rápido possível: é preferível um aviso prévio de duas semanas.
• O aviso de ausências inesperadas deve ser dado o mais rápido possível, mas pelo menos uma hora antes do início do seu turno.
• Se você não puder avisar com antecedência, fale com seu supervisor e com o RH o mais rápido possível. Queremos saber por que você não pôde avisar.
• Se você não retornar ao trabalho após uma licença programada ou se ausentar sem aviso prévio por dois dias úteis consecutivos, assumiremos que você abandonou seu emprego e enviaremos uma carta terminando seu emprego.

Nenhuma regra definida pode ser estabelecida para governar a disciplina por excesso de absenteísmo ou atraso. Circunstâncias individuais e demandas de trabalho diferem. Portanto, nos reservamos o direito de puni-lo por faltas ou atrasos excessivos sempre que determinarmos que suas ausências ou atrasos, se não forem protegidos por lei, são injustificadamente prejudiciais ao nosso trabalho ou prejudiciais às operações eficientes ou ao moral dos funcionários.

Preste atenção à cultura do seu local de trabalho

Estamos ouvindo muito sobre coisas como equilíbrio trabalho/vida pessoal, bem-estar dos funcionários e cultura da empresa hoje em dia.

Isso porque ter um ambiente de trabalho saudável que promova o bem-estar geral é realmente útil para os resultados das empresas. Trabalhadores felizes são mais produtivos, portanto, se você estiver vendo um declínio no moral, no engajamento e na presença dos funcionários, talvez seja um bom momento para dar uma olhada na cultura do seu local de trabalho.

• Você está olhando para seus funcionários como seres humanos com problemas reais?
• Você está conversando com eles para descobrir se eles estão bem?
• Você tem uma maneira fácil e confortável para os funcionários compartilharem problemas de bullying ou assédio no trabalho?
• Eles se sentem à vontade para falar com você?
• Você está recebendo feedback deles sobre maneiras de melhorar o local de trabalho?

Quando seus funcionários sentem que são parte de algo maior do que eles mesmos e que são importantes para sua empresa, eles estarão mais propensos a dar o melhor de si. Em vez de encontrar desculpas para faltar ao trabalho, eles abraçarão o papel que ocupam em sua organização porque sentem que é importante e não apenas uma maneira de ganhar um salário.

Mantenha as coisas simples

Lembre-se de que sua política de atendimento não precisa ser tão complicada que ninguém possa entendê-la nem precisa ser arrogante. Consistência e simplicidade podem percorrer um longo caminho.

Certifique-se de que ele esteja incluído no manual do funcionário e distribuído em todo o local de trabalho para que todos tenham clareza sobre as expectativas que você tem em relação à participação deles. Certifique-se de que todos os supervisores também sejam claros sobre as expectativas e consequências associadas às ausências. Se você tem um supervisor ou líder de equipe que segue as regras e outro que tende a deixar as coisas de lado, corre o risco de criar um ambiente de desconfiança e inconsistência.

Conclusão

Embora não possamos eliminar completamente o absenteísmo, é claramente um problema que a maioria das empresas enfrenta. Com planejamento, comunicação, transparência e responsabilidade, sua empresa pode melhorar significativamente a produtividade e a eficiência, garantindo que seus funcionários não apenas venham trabalhar quando deveriam, mas também aproveitem o tempo que passam lá.

Outra maneira menos convencional de lidar com o absenteísmo dos funcionários é introduzir um programa de PTO ilimitado em seu escritório. Veja como você pode se beneficiar de uma mudança na política hoje.