Bagaimana Membangun dan Memelihara Budaya Kolaborasi yang Memberdayakan

Kami telah melihat semuanya: mulai dari kisah Instagram penuh gaya dan kantor penuh warna hingga tas jinjing bermerek.

Tetapi apakah barang dagangan perusahaan dan wallpaper keren menjamin suasana tim yang baik? Ini tidak diragukan lagi merupakan langkah ke arah yang benar, tetapi juga jauh dari unsur mendasar dalam membangun budaya kolaboratif.

Elemen arsitektur dapat membantu mengatur mood untuk lingkungan kerja. Tetapi kunci dari budaya kolaboratif adalah tim dan hubungan interpersonal Anda. Jadi, bagaimana Anda bisa menumbuhkan suasana yang konstruktif dan mengatur semangat tim yang tepat? Mari kita cari tahu.

Kolaborasi sejati, ketika semua orang terbuka, transparan, dan berbagi informasi dengan bebas, menawarkan peluang terbesar untuk inovasi bagi perusahaan dan karyawannya.

Apakah Anda membangun budaya kolaboratif?

Ada garis tipis antara membangun dan memelihara lingkungan kerja kolaboratif dan mengikuti tren terbaru untuk sedikit memanjakan tim Anda. Tidak ada yang salah dengan memanjakan karyawan Anda, tetapi jika Anda berkomitmen untuk meletakkan dasar untuk kolaborasi yang efektif, Anda perlu melangkah lebih jauh.

Lingkungan kolaboratif menghilangkan beberapa efek samping yang tidak diinginkan dari bekerja dalam kolektif besar secara default. Cliques dan klan pasti terbentuk ketika karyawan menghabiskan waktu mereka bekerja dengan orang yang sama dan pada tugas yang sama atau serupa.

Menanamkan kolaborasi dalam organisasi Anda membutuhkan Anda untuk selangkah lebih maju. Cara yang baik untuk melakukannya adalah dengan menjelaskan deskripsi pekerjaan, tanggung jawab, dan kontribusi yang Anda harapkan dari setiap departemen, tim, dan karyawan. Temui tim sesering mungkin, beri tahu mereka, dan pastikan semua orang menyadari tumpang tindih antara pekerjaan mereka dan tim lain.

Cara Anda mengatur segalanya dapat membuat semua perbedaan dalam masukan tim. Kolaborasi mengintegrasikan kebutuhan dan tanggung jawab. Perbedaan makna yang bernuansa antara koalisi, aliansi, dan kemitraan dapat berarti gaya kepemimpinan yang berbeda. Pahami perbedaan antara gaya manajemen ini saat Anda membangun tim.

Bagaimana menciptakan budaya kolaboratif

Banyak tren saat ini dalam membangun tempat kerja kolaboratif tidak sepenuhnya baru. Pengunduran Diri Hebat, diikuti oleh pandemi, membuka beberapa perdebatan besar dan topik hangat untuk pekerjaan secara umum.

Dalam situasi yang ternyata menjadi badai yang sempurna, pekerjaan jarak jauh akhirnya menjadi norma, mendorong perkembangan teknologi yang lebih cepat untuk mendukungnya. Budaya tempat kerja berubah dari manfaat menjadi keharusan saat segala sesuatunya terbentuk. Karyawan akhirnya menyuarakan keprihatinan tentang burnout 9-5 yang biasa, dan tren tempat kerja mulai berubah.

Beberapa industri yang mengandalkan tenaga kerja yang ada secara fisik menyadari hambatan ini dan pentingnya retensi. Hal ini memaksa perusahaan untuk fokus pada pengalaman karyawan, terutama dalam lanskap bisnis saat ini.

Departemen SDM harus mengikutinya. Dari merancang pengalaman kandidat dan perjalanan karyawan hingga perekrutan, banyak hal perlu diubah menjadi lebih baik. Mempekerjakan orang yang tepat untuk tim dan pekerjaan yang tepat berarti memastikan retensi dan mengkomunikasikan harapan dan komitmen Anda kepada tim dan kandidat baru.

Di atas segalanya, perhatikan tidak hanya keterampilan teknis dan pengalaman profesional, tetapi juga pada keterampilan lunak dan integrasi yang lebih mudah. Pelatihan orang dengan pengetahuan yang mereka butuhkan untuk pekerjaan sehari-hari mereka layak. Tetapi melatih kandidat untuk soft skill dan karakter untuk memastikan mereka cocok dengan tim cukup menantang.

Perekrut saat ini perlu menggali lebih dalam di samping diploma dan resume, dimulai dengan wawancara yang lebih terstruktur, tugas tes yang disesuaikan, dan proses orientasi yang lebih lama dan lebih menyeluruh.

Jika dilakukan dengan benar, orientasi dapat mencakup semua poin pengetahuan kandidat, memungkinkan mereka untuk menyesuaikan diri dengan tim dan mengenal orang sedikit demi sedikit. Jika Anda juga menyesuaikan proses untuk setiap kandidat, Anda sudah siap untuk membuat resep sukses. Jam yang Anda masukkan ke dalam proses memastikan pengembalian investasi (ROI) yang jelas.

1. Manajemen orang 101

Bagaimana Anda memperkenalkan karyawan Anda pada budaya perusahaan Anda adalah kunci untuk membuat kesan pertama yang berharga. Orang-orang Anda adalah aset terpenting Anda. Bahkan alat AI paling canggih pun tidak dapat berfungsi tanpa pengawasan manusia. Karena itu, Anda perlu memberi banyak perhatian kepada karyawan Anda seperti halnya aset teknologi atau mekanis yang penting.

Kesejahteraan karyawan harus menjadi konservasi utama sumber daya manusia. Ketika Anda melakukan perawatan reaktif, Anda memimpin tim Anda menuju kegagalan. Di sisi lain, jika Anda berada di dalamnya untuk jangka panjang dan mengharapkan karyawan Anda menunjukkan tingkat keterlibatan yang sama, Anda harus proaktif.

Anda harus mendengarkan tim Anda dan memantau kinerja mereka tanpa mengganggu. Ingat, untuk alasan pemeliharaan, Anda tidak memeriksa kinerjanya untuk mendapatkan angka, Anda memastikan semuanya berjalan lancar dan tidak ada yang kehabisan tenaga.

Pintu kepemimpinan yang terbuka dan suasana santai bisa sangat membantu dalam menjaga hubungan karyawan. Kombinasikan ini dengan lingkungan yang memotivasi, dan Anda dapat menginspirasi keuletan, mendorong pengembangan keterampilan, dan mengembangkan ketekunan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas kerja secara efisien.

Hal ini menyebabkan karyawan memahami bahwa mereka tidak hanya "melakukan pekerjaan" tetapi juga berkontribusi pada keuntungan perusahaan dengan keterampilan dan kemampuan unik mereka.

Membina kolaborasi antar departemen yang sering dan bermanfaat, didukung oleh pertemuan dan debat. Pastikan semua orang tahu kontribusi mereka sangat penting untuk langkah berikutnya, dan apa pun yang lebih jauh bergantung pada persiapan yang solid.

2. Ukur yang terukur, ukur yang terukur

Dan ini membawa kita ke pertimbangan kolaborasi berikutnya: menetapkan KPI yang jelas dan terdefinisi dengan baik untuk orang dan tim Anda. KPI bergantung pada industri tempat Anda berada, dinamika bisnis Anda, dan spesifikasi niche Anda.

Setelah menetapkan tonggak untuk karyawan Anda, pertanyaan besar berikutnya adalah: siapa yang memantau KPI dan apa tujuan utama mereka? Apakah mereka hanya membutuhkan KPI untuk mengukur kinerja dan mengoptimalkan proses produksi atau mendapatkan wawasan yang lebih dalam tentang kesehatan tim? SDM perlu melacak kinerja karyawan, memproses data menjadi laporan yang dapat diakses, dan segera menindaklanjutinya untuk memastikan hasil selaras dengan tujuan akhir.

Ketika karyawan Anda tahu bagaimana kinerja mereka dan melihat metrik terukur untuk meninjau pekerjaan mereka, mereka merasa diberdayakan dan lebih termotivasi dan akan terus belajar dari umpan balik kuantitatif.

Sumber: Limble CMMS

3. Transparan tentang metrik Anda

Mengukur dan mengkuantifikasi kinerja dan hasil kerja menciptakan stres – tidak perlu dipikirkan lagi. Namun, memastikan semua pemangku kepentingan memahami tujuan di balik metrik dan sasaran yang Anda tetapkan dapat menghemat banyak stres.

Stres diharapkan setiap kali Anda memberi seseorang tanggung jawab. Salurkan stres ini menjadi sesuatu yang lebih kreatif dan produktif yang memotivasi dan mendorong Anda dan orang-orang Anda. Saat Anda menetapkan strategi dan taktik, buat sasaran Anda terlihat oleh karyawan dan bantu mereka memahami tujuan pengukuran kinerja.

Sesuaikan tujuan Anda agar sesuai dengan kebutuhan bisnis dan keterampilan tim Anda. Anda harus tahu seberapa sibuk karyawan Anda. Ketika sebuah proyek besar ada di depan mata, pertahankan langkah-langkah di antara yang diperhitungkan untuk pencapaian kecil.

Tujuan dan KPI Anda harus mudah dipahami, dapat dicapai, realistis, mudah diukur, dan nyata serta memberikan nilai bagi bisnis Anda. Kolaborasi membutuhkan kontribusi, dan penetapan tujuan adalah cara lain untuk mempublikasikan kontribusi yang diharapkan.

4. Model perilaku kolaboratif dari awal

Untuk membentuk budaya perusahaan Anda, tentukan peran dan tanggung jawab sejelas mungkin. Buat garis besar dengan jelas, sehingga semua orang tahu tanggung jawab mereka dan apa yang diharapkan dari peran mereka sepanjang perjalanan karyawan.

Selain itu, semua pemangku kepentingan harus menyadari kontribusi satu sama lain untuk mencapai hasil bersama. Peta jalan yang dapat diakses yang menunjukkan apa yang Anda pedulikan dapat sangat membantu dalam mendorong motivasi dan inisiatif.

Ini mungkin mengharuskan Anda untuk membuat SOP untuk semua proses, termasuk daftar periksa, peta jalan, peta pikiran – apa pun yang menurut Anda terbaik untuk tim Anda. Perhatikan kekuatan, kelemahan, dan preferensi tim Anda untuk menumbuhkan budaya kolaboratif.

5. Merampingkan proses

Setelah Anda menyelesaikan semuanya, susun dan sistematiskan alur kerja Anda. Mulailah dari yang kecil dan tingkatkan dengan menangani aktivitas penting sehari-hari seperti rapat. Rencanakan rapat, buat agenda, dan bagikan dengan tim Anda agar mereka siap sebelumnya.

Ketika sesuatu yang kecil seperti rapat pembaruan mingguan memiliki struktur yang jelas, Anda tahu ke mana arahnya, dan begitu juga karyawan Anda. Rencana yang terdefinisi dengan baik memungkinkan karyawan untuk merencanakan pekerjaan mereka, menetapkan tujuan, merampingkan tugas, dan mendorong mentalitas self-starter.

6. Membangun tenaga kerja yang beragam

Apakah akan membantu jika tim Anda berspesialisasi hanya dalam satu bidang? Tidak terlalu.

Anda membutuhkan karyawan dengan latar belakang dan keterampilan yang berbeda untuk menciptakan budaya kerja yang beragam dan inklusif. Untuk membentuk tim kolaboratif, bidik campuran berbagai keterampilan, pengalaman kerja, dan latar belakang pendidikan.

Tidak semua orang akan memiliki pengalaman yang relevan dalam industri Anda, tetapi jika Anda melatih dan melatih karyawan dengan benar, mereka dapat mengembangkan keterampilan yang tepat dan memberikan nilai yang besar dari waktu ke waktu.

Saat merekrut, pertimbangkan keragaman dan cari kandidat yang keterampilan dan pengalamannya akan dimasukkan ke dalam proses Anda dan menambah perspektif baru. Pekerjakan kandidat tidak hanya karena hard skill mereka, tetapi juga untuk soft skill mereka. Karyawan yang autentik dan baik hati sangat membantu dalam membangun budaya kolaboratif.

7. Komunikasi adalah kuncinya

Dalam hal kolaborasi lintas fungsi, komunikasi terbuka menonjol. Menciptakan budaya kolaboratif membutuhkan mempertahankan kebijakan pintu terbuka. Bersikap terbuka tentang hambatan akan mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki masalah dan merampingkan rutinitas.

8. Berikan umpan balik yang tepat

Pertama, pahami perbedaan antara kritik konstruktif dan umpan balik versus komentar non-konstruktif. Menunjuk jari adalah kebalikan dari budaya kolaboratif. Ada garis tipis antara berbicara tentang masalah dan menyalahkan seseorang.

Umpan balik harus terbuka, komprehensif, dan diterima secara positif oleh kedua belah pihak. Ini akan membantu karyawan belajar dan tumbuh alih-alih membuat mereka merasa putus asa dan bertanggung jawab ketika ada sesuatu yang tidak beres.

9. Kelola tim jarak jauh Anda

Pekerjaan jarak jauh dapat menyebabkan kurangnya kontak pribadi langsung. Tim Anda seharusnya tidak pernah merasa terasing dan melupakan tujuan yang selaras. Ciptakan budaya kolaboratif di mana semua orang tahu bahwa Anda selalu tersedia.

Bangun tumpukan teknologi yang tepat

Teknologi komunikasi modern dapat berkontribusi pada budaya kolaboratif dalam banyak hal. Dengan teknologi yang tepat, Anda dapat tetap berhubungan dengan karyawan Anda melalui konferensi video dan obrolan.

Gunakan alat komunikasi, kolaborasi, dan manajemen proyek yang memungkinkan input dan manajemen jarak jauh. Memelihara rasa kebersamaan, bahkan mungkin memiliki, mendorong produktivitas dan kesuksesan.

10. Berinvestasi dalam manajemen pembelajaran

Buat basis pengetahuan dan prosedur untuk anggota tim baru Anda. Luangkan waktu untuk mendiskusikan kemajuan teknis, bertukar pengetahuan, dan mengumpulkan ide. Manajemen pengetahuan tidak harus kaku tetapi ramping dan lugas.

Karyawan menjadi mandiri bila dibekali dengan pengetahuan yang memadai. Sistem manajemen pengetahuan yang baik melibatkan pembuatan dokumen internal yang relevan seperti buku budaya, buku merek, dan manual atau template dalam alat manajemen proyek. Anda juga dapat membuat gudang materi pelatihan internal untuk karyawan baru.

Dokumentasi yang dikombinasikan dengan strategi distribusi pengetahuan yang tepat membantu karyawan mendapatkan lebih banyak wawasan tentang bagaimana tempat kerja mereka beroperasi, membuat mereka merasa lebih siap untuk memahami dan menyelaraskan dengan tujuan bisnis secara keseluruhan.

Dalam hal berbagi pengetahuan dan manajemen, setiap orang harus berkontribusi sama pada basis pengetahuan. Berbagi tanggung jawab dapat membantu menciptakan lingkungan di mana karyawan secara aktif mencari pembaruan dan menumbuhkan rasa kebersamaan.

Tim Anda adalah komunitas Anda

Untuk menyatukan tim Anda, Anda membutuhkan orang-orang yang sejalan dengan visi dan tujuan Anda. Peta jalan menuju lingkungan kolaboratif bukanlah ilmu roket, tetapi juga bukan permainan anak-anak.

Anda mulai dengan fase perekrutan, memodelkan perilaku melalui orientasi dan pembaruan yang sering, menetapkan, mengukur, dan mengoptimalkan tujuan, membentuk tim, memastikan komunikasi yang mudah, dan berbagi pengetahuan, kiat, dan wawasan.

Rasa kebersamaan adalah rahasia untuk menyalakan semangat karyawan dan meningkatkan produktivitas.

Apa lagi yang dapat Anda lakukan untuk meningkatkan kolaborasi tim? Pilih metaverse untuk acara perusahaan, suatu bentuk realitas digital yang membentuk masa depan acara tim.