Panduan Anda untuk Check-In Kinerja Karyawan

Ketika manajer lebih sering bertemu dengan karyawan mereka, mereka mendapatkan gambaran yang lebih baik tentang pengalaman mereka di tempat kerja.

Ini termasuk kinerja, pertumbuhan dan pengembangan karir, dan bahkan keterlibatan karyawan. Check-in kinerja memberi manajer data yang mereka butuhkan untuk melatih karyawan saat ini, alih-alih mengevaluasi masa lalu.

Bantuan check-in kinerja karyawan:

• Karyawan memahami kontribusi dan dampaknya
• Manajer memberikan umpan balik reguler yang selaras dengan kinerja tim
• Pemimpin membangun tenaga kerja yang kompetitif dengan menyelaraskan kesuksesan karyawan dan bisnis

Check-in kinerja seharusnya tidak hanya mengukur kinerja. Ketika didekati dengan pola pikir yang benar, check-in dapat mendorong kesuksesan karyawan dan bisnis.

Apa itu check-in kinerja karyawan?

Tinjauan kinerja karyawan tradisional terjadi setahun sekali dan menilai kinerja masa lalu. Tetapi program manajemen kinerja modern mendorong strategi kemajuan dan pertumbuhan yang berkelanjutan. Masukkan check-in kinerja karyawan.

Check-in kinerja karyawan adalah percakapan antara manajer dan karyawan mereka. Tujuan pertemuan ini adalah agar para peserta memberi dan menerima umpan balik kinerja.

Manajer menggunakan pertemuan ini untuk mendiskusikan topik yang memengaruhi pengalaman karyawan. Tergantung pada kebutuhan karyawan Anda, check-in dapat meninjau:

• Pertumbuhan dan perkembangan karir

• Pengakuan dan perasaan dihargai
• Tujuan dan penyelarasan peran
• Kinerja pekerjaan
• Umpan balik organisasi
• Hubungan dan efektivitas manajer
• Keseimbangan kehidupan kerja

Bagaimana melakukan check-in kinerja dengan karyawan Anda

Untuk mendapatkan hasil maksimal dari check-in kinerja Anda, pemimpin orang perlu menetapkan harapan yang jelas. Ketika kedua belah pihak tahu apa yang diharapkan, mereka dapat mempersiapkan diri dengan lebih baik. Sebelum check-in kinerja pertama Anda, pastikan Anda sudah mengetahui logistiknya.

Inilah cara melakukan pemeriksaan kinerja yang berarti dengan karyawan Anda.

1. Pilih irama yang tepat

Check-in kinerja adalah percakapan berkelanjutan. Mereka dapat terjadi setiap tiga bulan, setiap bulan, atau bahkan setiap minggu. Rapat yang sering memungkinkan manajer bertindak sebagai pelatih untuk membantu karyawan berhasil. Untuk memengaruhi kinerja karyawan Anda, mulailah dengan membangun irama yang konsisten.

Pakar tempat kerja merekomendasikan untuk melakukan pemeriksaan kinerja karyawan setidaknya setiap bulan untuk membantu manajer:

• Tetap up-to-date pada kemajuan kinerja
• Pastikan keselarasan pada tujuan individu dan tim
• Rayakan kesuksesan dan dukung kegagalan
• Bangun hubungan yang terbuka dan saling percaya

Bergantung pada susunan tim Anda, irama triwulanan mungkin lebih tepat. Frekuensi ini masih memungkinkan karyawan untuk menyesuaikan dan menyelesaikan tujuan triwulanan atau tahunan. Tetapi check-in mingguan dapat membantu manajer memahami kemajuan dan pembaruan harian.

2. Pilih lokasi

Mengubah pemandangan Anda untuk check-in kinerja dapat meningkatkan diskusi Anda. Tidak seperti tinjauan kinerja, check-in memungkinkan percakapan yang lebih bebas (dan terkadang pribadi). Pergi makan siang atau minum kopi dengan seorang karyawan untuk check-in dapat membantu mengatur suasana diskusi.

3. Tetapkan niat Anda

Pertemuan satu lawan satu yang teratur membantu manajer mengurangi bias saat mengevaluasi kinerja. Penilaian tahunan tidak mencerminkan contoh kinerja atau kemajuan waktu nyata. Ini dapat memengaruhi cara manajer mengukur peluang karyawan untuk meningkat.

Praktik terbaik check-in kinerja karyawan

Check-in kinerja mudah dipahami, tetapi bisa jadi sulit untuk dijalankan. Ikuti kiat berikut untuk menerapkan percakapan kinerja yang menarik.

Bangun agenda bersama

Ingin tahu cara terbaik untuk membuat karyawan berpartisipasi aktif dalam kinerja mereka di tempat kerja? Buat agenda bersama. Ketika karyawan dapat menyumbangkan topik diskusi, mereka akan lebih menerima umpan balik. Dan ketika manajer mengetahui apa yang ingin didiskusikan oleh karyawan, mereka dapat bersiap untuk melatih vs. memberi kuliah.

Agenda bersama sama dengan kepemilikan bersama. Ini membantu kedua belah pihak:

• Berkolaborasi terlebih dahulu
• Bawa konten yang relevan ke meja
• Tingkatkan diskusi untuk kesuksesan masa depan

Agenda yang tepat akan memastikan pertemuan Anda mencakup semua aspek pengalaman karyawan. Jika Anda tidak tahu harus mulai dari mana, manfaatkan templat rapat satu lawan satu. Template GOOD (Goals, Obstacles, Opportunities, and Decisions) memastikan manajer dan karyawan menghabiskan waktu yang sama untuk mengidentifikasi titik-titik masalah dan bekerja sama untuk memecahkan masalah tersebut ke depan.

Ajukan pertanyaan check-in kinerja yang tepat

Setelah Anda menyusun agenda, Anda perlu meluangkan waktu untuk mempersiapkan percakapan. Check-in memungkinkan percakapan yang lebih gesit. Topik dapat berkisar dari pertumbuhan dan pengembangan karir hingga preferensi pengakuan, berdasarkan kebutuhan karyawan Anda.

Tetapi fleksibilitas tanpa batas ini dapat terasa menakutkan bagi para manajer. Itulah mengapa penting untuk mengajukan pertanyaan yang tepat.

Jadilah spesifik dan jujur

Memilih pertanyaan yang tepat untuk memandu percakapan Anda hanyalah langkah pertama. Sebelum check-in kinerja berikutnya, pastikan Anda mengetahui umpan balik apa yang ingin Anda bagikan. Bersiaplah dengan contoh untuk mendukung umpan balik Anda. Mungkin sulit untuk menerima dan mengaktifkan umpan balik tanpa pemahaman bersama.

Dekati setiap percakapan dengan jujur. Itu selalu yang terbaik untuk mengatakan apa yang Anda maksud, dan bersungguh-sungguh dengan apa yang Anda katakan. Percakapan ini akan membantu karyawan Anda tumbuh dan mengatasi tantangan. Mengadopsi mindset berkembang—pola pikir di mana setiap orang memiliki potensi untuk menjadi lebih baik.

Ambil catatan

Seiring berjalannya waktu, konteks check-in Anda bisa menjadi kurang jelas. Mencatat—baik dengan tulisan tangan atau melalui alat online—membantu membangun akuntabilitas. Mendokumentasikan percakapan Anda mengurangi bias dan memasukkan umpan balik kritis ke dalam penilaian kinerja Anda.

Tetapi mencatat demi dokumentasi tidak berharga. Bertemu lebih banyak berarti lebih banyak percakapan untuk dilacak. Dengan membuat catatan, Anda dapat mengembangkan arsip riwayat check-in sebelumnya. Ini akan membantu Anda memberikan gambaran yang lebih lengkap tentang kinerja karyawan dari waktu ke waktu.

Catatan rapat harus mencatat:

• Topik yang dibahas
• Peluang untuk dijelajahi
• Langkah selanjutnya yang dapat ditindaklanjuti

Catatan yang baik memberi karyawan pemahaman yang jelas tentang diskusi Anda dan apa yang dapat mereka lakukan selanjutnya untuk meningkatkan kinerja mereka.

Berkolaborasi pada langkah selanjutnya

Aturan praktis yang baik untuk rapat apa pun adalah jangan pernah pergi tanpa menetapkan langkah selanjutnya. Meskipun langkah selanjutnya adalah menyentuh pangkalan sebelum check-in berikutnya, mencatat tindakan atau keputusan mendorong kemajuan dan kepemilikan.

Dalam beberapa kasus, check-in kinerja dapat mengarah pada tujuan pribadi yang lebih besar. Dalam hal ini, item tindakan Anda mungkin termasuk menetapkan tujuan individu atau tim. Pastikan ini selaras dengan tujuan organisasi. Ini memastikan karyawan memahami bagaimana kontribusi mereka memengaruhi kesuksesan organisasi Anda.

Tindak lanjut antara check-in

Jika check-in kinerja Anda terjadi lebih sedikit sepanjang tahun, akan lebih penting untuk menindaklanjuti di antara rapat. Basis yang menyentuh membantu memotivasi karyawan untuk mencapai tujuan mereka. Ini juga memungkinkan manajer untuk memeriksa kemajuan item tindakan yang disepakati.

Semakin cepat Anda menemukan hambatan potensial, semakin baik Anda dapat membantu mereka tetap berada di jalur menuju kesuksesan. Dan semakin banyak Anda berinteraksi, semakin Anda dapat mendorong dan merayakan tim Anda.

5 manfaat check-in kinerja karyawan

Ada hubungan yang tak terpisahkan antara keterlibatan dan kinerja. Karyawan yang terlibat memiliki posisi yang lebih baik untuk melakukan yang terbaik. Tetapi mendorong keterlibatan dan motivasi di tempat kerja bisa jadi sulit. Di situlah percakapan kinerja terus-menerus ikut bermain.

Check-in kinerja memberi manajer kesempatan untuk memberikan umpan balik kinerja yang penting. Ketika digunakan dengan baik, umpan balik ini dapat meningkatkan keterlibatan, kinerja, dan retensi karyawan.

Faktanya, penelitian oleh Quantum Workplace menemukan korelasi berbeda antara umpan balik kinerja yang sering dan keterlibatan karyawan. Ketika karyawan menerima umpan balik yang kritis dan teratur dari manajer mereka, mereka adalah:

• Dua kali lebih mungkin untuk sangat terlibat
• Dua kali lebih mungkin untuk mengatakan bahwa mereka akan bekerja di perusahaan mereka saat ini di tahun depan

Tampaknya check-in kinerja paling menguntungkan karyawan. Namun, manajer juga dapat memetik manfaat dari percakapan yang berkelanjutan.

Meningkatkan keterlibatan dan retensi dalam organisasi Anda adalah elemen penting untuk kesuksesan bisnis. Berikut adalah 5 manfaat lain dari melakukan check-in kinerja karyawan di organisasi Anda.

1. Bangun hubungan karyawan-manajer yang lebih kuat

Antara tinjauan kinerja tahunan dan pembaruan status harian, manajer dapat kehilangan banyak hal. Besar sebagian karena begitu banyak yang terjadi dalam setahun. Saat karyawan memasuki fase kehidupan yang berbeda, manajer dapat membantu tim mereka menavigasi wilayah baru.

Check-in kinerja berkelanjutan sangat bagus untuk membuat pertumbuhan tambahan dalam hubungan karyawan-manajer. Dan memeriksa lebih banyak memberi karyawan kesempatan untuk terhubung dengan manajer mereka pada tingkat yang lebih pribadi dan manusiawi.

Untuk memastikan check-in Anda memupuk hubungan yang baik di tempat kerja, hadir dan bersikap baiklah. Berikan contoh dengan mengambil peran aktif dalam percakapan berikut:

• Dengarkan untuk mendapatkan pemahaman
• Selidiki lebih dalam dengan pertanyaan yang tepat
• Tutup telepon, email, dan Slack Anda

Umpan balik kritis mungkin sulit diterima. Umpan balik kinerja Anda harus datang dari tempat kepedulian. Berhati-hatilah dengan penyampaian Anda dalam percakapan ini.

2. Temukan area untuk peluang sebelum berdampak pada kinerja

Baik karyawan maupun manajer bertanggung jawab atas peningkatan kinerja. Tetapi pertemuan setahun sekali untuk membicarakan kinerja dapat membuat karyawan kecewa dan mengganggu manajer.

Karyawan tidak akan merasa didukung atau didorong untuk bertahan di organisasi jika mereka hanya memiliki satu kali kesempatan untuk:

• Meminta bantuan
• Bagikan sudut pandang mereka
• Lakukan penyesuaian

Jika manajer tidak memahami apa yang dibutuhkan karyawan mereka untuk berhasil, mereka tidak akan efektif dalam mendorong tujuan tim atau hasil bisnis.

Check-in kinerja yang sering memungkinkan manajer untuk menunjukkan kekuatan mereka sebagai ahli materi pelajaran. Alih-alih meminta pembaruan status, manajer dapat membimbing karyawan mereka dan memberikan saran ahli.

Dan ketika karyawan dapat mendiskusikan kinerja mereka lebih banyak, manajer dapat menanggapi masalah waktu nyata. Mereka bahkan dapat memberi individu kesempatan untuk mengoreksi. Penyesuaian kecil dapat membuat perbedaan besar dalam hasil tujuan individu dan tim.

3. Menyelaraskan tujuan individu dan tim dengan hasil bisnis

Karyawan yang terlibat memahami bagaimana mereka berkontribusi pada kesuksesan bisnis. Itulah mengapa penting untuk mendiskusikan tujuan karyawan di luar tinjauan kinerja tahunan.

Pastikan check-in kinerja Anda memberikan ruang bagi karyawan untuk mengajukan pertanyaan. Melakukan hal itu membantu mereka mendapatkan pemahaman seputar "mengapa" di balik tujuan mereka. Tujuan dengan tujuan yang jelas:

• Memberikan kejelasan untuk mencapai kesuksesan
• Membangun keselarasan dengan tujuan tim dan bisnis
• Menetapkan harapan untuk mengevaluasi kinerja

Rapat check-in juga merupakan waktu yang tepat untuk merayakan pencapaian—besar atau kecil. Pengakuan adalah pendorong keterlibatan karyawan yang dikenal. Ini juga berkorelasi dengan kinerja tinggi dan kesuksesan bisnis. Manfaatkan check-in untuk menunjukkan penghargaan Anda pada tingkat yang intim dan individual.

4. Dorong refleksi untuk membuat rencana sukses

Jika check-in Anda hanya membahas kinerja karyawan, Anda kehilangan sasaran. Pada tahun 2020, hanya 38% dari karyawan yang keluar mengatakan bahwa mereka melihat peluang pertumbuhan dan pengembangan karir untuk diri mereka sendiri di tempat kerja. Hal ini menunjukkan bahwa karyawan yang melihat masa depan di suatu organisasi lebih mungkin untuk tinggal, dan mereka yang tidak akan pergi.

Check-in kinerja sempurna untuk memahami apa yang diinginkan dan dibutuhkan karyawan—sekarang dan di masa depan. Pertumbuhan karir yang jelas dan peluang pengembangan profesional:

• Dorong keterlibatan dan kinerja
• Bantu karyawan mendapatkan keterampilan baru
• Tingkatkan kemampuan mereka untuk memengaruhi tujuan perusahaan

Saat menetapkan atau merevisi sasaran, pastikan untuk mengumpulkan 360 umpan balik. Mengkompilasi berbagai perspektif dapat membantu Anda mendapatkan pandangan yang lebih komprehensif tentang kinerja karyawan. Umpan balik ini dapat membantu Anda menentukan kemungkinan retensi dan keberhasilan mereka.

Merefleksikan percakapan kinerja masa lalu membantu karyawan dan manajer mendorong kesuksesan di masa depan. Gali catatan atau item tindakan dari diskusi sebelumnya untuk melihat bagaimana karyawan telah tumbuh dan berkembang. Temukan hambatan apa yang menghalangi, dan di mana mereka dapat fokus untuk terus mencapai tujuan mereka.

5. Memberikan wawasan berharga untuk membuat keputusan yang lebih cerdas dan berdasarkan data

Survei keterlibatan karyawan membantu organisasi melihat gambaran besar keterlibatan. Tetapi data survei seringkali bersifat rahasia dan dikumpulkan, sehingga sulit bagi para pemimpin untuk membuat dampak yang berarti. Percakapan kinerja memberi para pemimpin konteks yang tak ternilai. Konteks ini membantu para pemimpin memahami apa yang memengaruhi keterlibatan, kinerja, dan retensi karyawan.

Mengetahui apa yang mengurangi kesuksesan karyawan harus memberdayakan Anda untuk bertindak. Tapi akting tidak selalu cukup. Tunjukkan komitmen Anda untuk bertindak dan komunikasikan apa yang Anda lakukan untuk meningkatkan. Ketika Anda melakukannya, karyawan akan lebih termotivasi untuk membantu organisasi Anda tumbuh dan sukses.

Investasikan waktu untuk memahami persepsi karyawan tentang pekerjaan, tim, dan keterlibatan organisasi. Pasangkan wawasan ini dengan konteks yang diberikan karyawan Anda dan Anda akan segera mengambil keputusan bisnis yang lebih cerdas.

Kesimpulan

Saat bisnis Anda berubah, karyawan Anda akan membutuhkan dukungan terus-menerus dari manajer mereka. Manajer memainkan peran penting dalam memastikan karyawan tetap terlibat dan berkinerja pada potensi tertinggi mereka. Check-in kinerja karyawan adalah alat yang hebat untuk manajer dan karyawan. Cobalah pertemuan ini untuk mengatasi rintangan, menjadi pelatih yang lebih baik, dan mendorong kesuksesan individu, tim, dan bisnis.